El Archivo: Concepto y Definición, Funciones y Servicios, Fases del Archivo

Concepto de Archivo

TEMA 35. EL ARCHIVO: CONCEPTO Y DEFINICIÓN. LOS ARCHIVOS COMO INSTITUCIONES: FUNCIONES Y SERVICIOS. LAS FASES DEL ARCHIVO. 1. Concepto de Archivo Ha estado históricamente asociado a lugares oscuros, sótanos, acumulaciones desorde- nadas de documentos y a la figura del archivero como un bibliotecario. Sin embargo, el verdadero valor de un archivo no radica en la antigüedad de sus docu- mentos, sino en la continuidad y coherencia de sus series documentales.

Importancia de la continuidad documental

1.1. Importancia de la continuidad documental. Permite realizar investigaciones fiables y completas. Un archivo fragmentado o con lagunas documentales pierde gran parte de su valor para la investigación histórica. Ejemplo: Las Actas Municipales proporcionan una visión continua del desarrollo admi- nistrativo e histórico de una ciudad.

Proceso natural de acumulación y evolución documental

1.2. Proceso natural de acumulación y su relación con la evolución documental. El archivo no es una colección artificial de documentos reunidos arbitrariamente, sino el resultado de un proceso natural de acumulación ligado a la actividad de una institu- ción, organismo o persona. Este proceso refleja la historia, funciones y gestiones de la entidad productora y está directamente relacionado con la evolución documental.

Características del proceso natural de acumulación

A. Características del proceso natural de acumulación. - Origen orgánico: Los documentos se generan de manera espontánea a medida que se desarrollan las actividades administrativas o institucionales. - Continuidad: A lo largo del tiempo, los documentos se acumulan reflejando el curso natural de la gestión y evolución de la organización. - Respetar el orden original: Para mantener la coherencia documental y facilitar su comprensión, los documentos deben conservarse siguiendo la estructura en la que fueron creados.

Relación con la evolución documental

1B. Relación con la evolución documental. El proceso natural de acumulación está vinculado con la evolución documental, ya que los documentos no permanecen estáticos, sino que transitan por distintas fases que determinan su valor y su destino final:

• Fase de uso administrativo: Los documentos tienen una utilidad inmediata para la gestión y la toma de decisiones dentro de la institución.
• Fase de archivo intermedio: Una vez finalizada su vigencia administrativa, los documentos pueden seguir siendo consultados ocasionalmente y su valor secun- dario comienza a desarrollarse.
• Fase de conservación histórica.
  • Algunos documentos adquieren un valor permanente y pasan a formar parte del PD para la investigación histórica.
  • Este proceso permite que los archivos evolucionen de acuerdo con las nece- sidades administrativas, legales e histórica.
  • Asegurando que la info sea accesible y comprensible a lo largo del tiempo.

Definición de Archivo

22. Definición. Tiene múltiples acepciones según distintos teóricos y contextos. Puede referirse a: · El edificio que contiene los documentos. · El mueble donde se almacenan. · El conjunto de documentos conservados en ellos.

Definición clave de Archivo

2.3. Definición clave. ARCHIVO = DOCUMENTOS + ORGANIZACIÓN + SERVICIO.

Definición de Antonia Heredia Herrera (1988)

2.4. Definición de Antonia Heredia Herrera (1988). Un archivo es "uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, forma y soporte materia. 1. Acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión. 2. Conservados respetando su orden original, para servir como testimonio e informa- ción a su creador, a los ciudadanos o como fuente para la historia".

Diferencia entre archivo y colección

2.5. Diferencia entre archivo y colección. 1. Un archivo es un conjunto de documentos acumulados en un proceso natural. 2. Una colección es un conjunto de documentos reunidos de forma voluntaria o arbi- traria, sin una estructura orgánica.

Definiciones legales de Archivo

2.6. Definiciones legales. Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la CAM. La legislación en materia de archivos establece distintos conceptos fundamentales:

Archivo

A. Archivo. a) Conjunto de documentos generados o recibidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus funciones. b) Tb se considera archivo la unidad administrativa, servicio o institución que custo- dia, organiza, conserva y difunde estos documentos, incluidos los electrónicos. c) Su función es garantizar la gestión administrativa, la información, la investigación y la preservación cultural.

Archivo público

B. Archivo público. Custodia docs generados por entidades púb. en el ejercicio de sus competencias. Responsable de la gestión documental en el sector público.

Archivo privado

C. Archivo privado. Custodia docs generados por entidades privadas en el desarrollo de sus funciones. Aunque no dependen del sector púb, pueden contener info de in. histórico o cultural.

Principios fundamentales del Archivo

33. Principios fundamentales. Para que un archivo tenga valor y funcionalidad, debe basarse en los siguientes principios:

Origen institucional y proceso natural

3.1. Origen institucional y proceso natural. Un archivo debe originarse en una institución con funciones y actividades establecidas. La acumulación de documentos responde a la actividad natural de la institución y no a decisiones arbitrarias.

Principio de Procedencia (Natalis de Wailly, 1841)

3.2. Principio de Procedencia (Natalis de Wailly, 1841). También llamado "respeto al origen y al orden natural". Cada documento debe conservarse en el fondo documental del que procede y en su orden original. · Permite preservar la estructura orgánica del archivo. · Proceso natural de acumulación. · Los documentos aumentan en número con el tiempo. · Su valor evoluciona desde administrativo a histórico. Valor de los documentos. · Primario. Uso administrativo y legal inmediato. · Secundario. Valor histórico y patrimonial a largo plazo.

Fases del Archivo y Ciclo Vital del Documento

54. Fases del Archivo y Ciclo Vital del Documento.

Teoría de las Tres Edades (Wiffels, 1972)

4.1. Teoría de las Tres Edades (Wiffels, 1972). · Documentos corrientes: En uso administrativo diario. · Documentos semicorrientes: Conservados temporalmente en archv intermedios. · Documentos no corrientes: Con valor histórico, se conservan permanentemente en archivos históricos.

Archivos Intermedios y Records Continuum

4.2. Archivos Intermedios y Records Continuum.

Creación y función de los archivos intermedios

A. Creación y función de los archivos intermedios. Surgen como respuesta a la necesidad de gestionar eficientemente los documentos que han perdido su uso administrativo inmediato, pero que aún no pueden ser elimina- dos debido a su posible utilidad futura. - Origen: Se desarrollaron en el siglo XX como una solución al creciente volumen documental en las administraciones públicas y empresas. - Función principal: Actúan como una fase de transición entre los archivos adminis- trativos y los archivos históricos. - Reducción de espacio: Permiten aliviar la carga documental en los archivos cen- trales, reservando espacio para documentos activos. - Selección documental: Son los encargados de evaluar qué documentos deben ser conservados permanentemente y cuáles deben eliminarse mediante expurgo. - Ejemplo: En países, los archivos intermedios resguardan expedientes administrati- vos hasta que cumplen el tiempo necesario para su posible conservación histórica.

Teoría del Records Continuum

B. Teoría del Records Continuum. Desarrollada por Frank Upward (1996-97), moderniza la gestión documental al intro- ducir una visión más flexible y dinámica del ciclo de vida de los documentos. - Enfoque tradicional: La teoría clásica del ciclo vital de los documentos establece fases separadas (administrativa, intermedia, histórica). - Enfoque del Records Continuum: No divide el ciclo en etapas aisladas, sino que los documentos pueden ser simultáneamente prueba administrativa, memoria his- tórica y fuente de información. - Adaptación a lo digital: Permite que la documentación en soporte electrónico sea gestionada de forma constante, sin necesidad de transferencias físicas entre fases. - Preservación continua: Facilita la integración de tecnologías de información para la conservación, acceso y recuperación de documentos en cualquier momento. La combinación de los archivos intermedios y la teoría del Records Continuum ha revolucionado la archivística moderna. Permitiendo una gestión documental más eficiente, flexible y adaptada a las necesida- des digitales actuales.

Regulación Legal sobre Acceso y Conservación de Documentos Públicos

75. Regulación Legal sobre Acceso y Conservación de Documentos Públicos. Disposiciones legales que garantizan el derecho ciudadano a la información, así como la preservación del patrimonio documental de las instituciones públicas. Las normas establecen tanto los plazos y condiciones para el acceso libre a la documen- tación, como los criterios técnicos y administrativos que rigen su conservación, eliminación o transferencia a archivos históricos.

Derecho de Acceso a los Documentos Públicos

5.1. Derecho de Acceso a los Documentos Públicos. Constituye una expresión del principio de transparencia administrativa y está garanti- zado por varias normas, entre las que destacan: · Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y Participación de la Comunidad de Madrid, que regula el acceso a la información pública. · Artículo 62 de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid, que reconoce expresamente que: - Todas las personas, a título individual o en representación. - Tienen derecho a acceder a los documentos de titularidad pública custodiados en los archivos. - Que formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid. - No es necesario justificar un interés personal ni invocar norma alguna para ejer- cer este derecho cuando los documentos son de libre acceso. Además, las administraciones públicas están obligadas a garantizar este derecho, me- diante sistemas de gestión documental que permitan: · Interoperabilidad entre administraciones. · Localización efectiva de los documentos. · Identificación automática del régimen de acceso de cada documento.

Límites al Derecho de Acceso

5.2. Límites al Derecho de Acceso. Solo podrá ser restringido por causas expresamente previstas en la normativa vigente: · Ley 10/2019, artículos 34 y 35 (protección de datos personales, seguridad, secreto profesional, etc.). · Las limitaciones deben aplicarse de forma restrictiva y razonada, según el principio de máxima publicidad. · En ausencia de una Tabla de Valoración Documental específica: - Se aplicará el criterio general de la libre consulta transcurridos 30 años desde la producción del documento,. - Según lo dispuesto en la Recomendación núm. R (2000) 13 del Consejo de Eu- ropa. 9