El proceso administrativo: fases clave y evolución histórica

FCEA Facultad de Ciencias Económicas y de Administración

FCEA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y DE ADMINISTRACIÓN UNIVERSIDAD DE LA REPÚBLICA URUGUAY

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN UNIDAD CURRICULAR ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE LAS ORGANIZACIONES I

MÓDULO II EL PROCESO ADMINISTRATIVO

La versión original del presente documento fue elaborada por el Prof. Cr. Isidro Alfaya, con exclusivos fines docentes, para uso como parte de la bibliografía recomendada para el estudio del tema, y se han realizado adaptaciones mínimas para su uso en el curso de la Unidad Curricular. Se han utilizado las fuentes identificadas en el mismo.

El Proceso Administrativo: Objetivos

1. OBJETIVOS

• Visualizar la gestión de las organizaciones como un proceso administrativo compuesto de ciertas funciones, a saber: planificación, organización, dirección y control.
• Incorporar la visión de la organización como un sistema, es decir un conjunto de partes interrelacionadas con un fin común, que se pueden asimilar a las funciones que hacen a su desarrollo.
• Reconocer la importancia de planificar, organizar, dirigir y controlar y la consistencia que debe existir entre ellas así como entre los distintos niveles gerenciales, para lograr los objetivos de la organización.
• Desarrollar la comprensión, habilidades, conocimiento, juicio e intuición de los estudiantes a través del análisis de cada una de las funciones, prestando atención a la visión estática y dinámica del proceso administrativo.
• Identificar la influencia del entorno en el desarrollo de las funciones administrativas en un ambiente cada vez más globalizado, agregando al concepto de sistema, el de sistema abierto.

Desarrollo del Contenido: Definición

1. DESARROLLO DEL CONTENIDO

Definición del Proceso Administrativo

2.1) DEFINICIÓN ¿Qué es el llamado "proceso administrativo"? "Consiste en el cumplimiento ordenado y secuenciado de una serie de actividades. De ahí el concepto de "proceso". Tambien algunos autores, siguiendo esa logica, le llaman "procedimiento administrativo". Fuente: Administración - Robbins & Coulter - 12ª. Edición 2014 - Editorial Pearson - Pág. 9

Planeación Organización Dirección Control Conduce a Definir objetivos, establecer estrategias y desarrollar planes para coordinar las actividades Determinar qué se tiene que llevar a cabo, cómo debe realizarse y quién es el responsable de hacerlo Motivar, orientar y efectuar cualesquiera otras acciones involucradas en el manejo de personal Supervisar las actividades para asegurarse de que éstas son realizadas de acuerdo con los planes Alcanzar los propósitos establecidos por la organización

La planeación trata de crear el futuro deseado decidiendo con anterioridad qué, cómo. cuándo, donde. quién y con qué se va a hacer

La organización combina el trabajo que los individuos o grupos deben efectuar con los recursos necesarios para hacerlo

LANEACIÓN RGANIZACIÓN PROCESO ADMINISTRATIVO CONTROL DIRECCIÓN

El control comprueba que se están ejecutando las acciones y programas planificados, se están obteniendo o no los objetivos propuestos y plantea medidas de corrección y mejora

La dirección orienta la labor del personal hacia el logro de los objetivos de la organización a través de la comunicación, la motivación y el liderazgo

Fuente: https://www.gestiopolis.com/que-es-proceso-administrativo/

Antecedentes Históricos del Proceso Administrativo

Henry Fayol y las Funciones Gerenciales

2.2) ANTECEDENTES HISTÓRICOS La definición precedente, proviene de Henry Fayol, quien propuso por primera vez a fines del siglo XIX que todos los gerentes ejecutan cinco funciones: planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar."Para FAYOL1 el arte de gobernar o administrar exige el desarrollo de los siguientes elementos:

• Prever. Avizorar el futuro, planear todas las actividades de la empresa en el corto y largo plazo; estos programas deberán desarrollarse en forma permanente, y con mayor importancia cuando existan fluctuaciones significativas en las actividades.
• Organizar. Dotar a la empresa de la estructura de atención que las actividades exijan, tanto en lo material, como en lo financiero, de personal, etc .; deben compatibilizarse los distintos tipos de recursos de la estructura de forma que sean suficientes y eficientes en función de las necesidades de operación.
• Dirigir. Lo utiliza como sinónimo de mando, o sea la forma de conducir al personal y a la organización toda.
• Coordinar. Es la búsqueda de relación y unión de todas las actividades de la empresa; tiende a logar la armonía entre las actitudes y metas de los miembros.
• Controlar. La verificación y vigilancia de las operaciones para que se desarrollen en función de las reglas y órdenes emitidas; el control debe ser realizado en tiempo oportuno y seguido de sanciones, de lo contrario no será eficaz".

Proceso Administrativo Administrar, acto de realizar actividades administrativas: Organizar Dirigir Empresa Planear Coordinar Controlar Presente en cualquier actividad y en cualquier nivel o área de la empresa.

"Estos elementos de administración, que constituyen el llamado proceso administrativo, se hallan presentes en cualquier actividad del administrador y en cualquier nivel o área de actividad de la empresa. En otras palabras, tanto el Director, como el gerente, jefe supervisor, encargado o capataz - cada quien en su nivel - desempeñan actividades de planeación, organización, dirección, coordinación y control, puesto que son las actividades administrativas fundamentales."2

1 Versión textual del comentario de la obra de Henry Fayol, citada en: Ciencia de la Administración - Jorge Alfredo Hermida - Ediciones Contabilidad Moderna SAIC . 1979 - Pag. 129. Administración y Estrategia - Teoría y Practica - Jorge Alfredo Hermida, Roberto Serra, Eduardo Kastika - Ediciones Macchi 1992 - Pág. 38 2 Introducción a la Teoría General de la Administración - Idalberto Chiavenatto - 5ta. Edición 1999 Mc Graw Hill Pag. 91

Evolución Histórica y Conclusiones del Proceso Administrativo

Cambios en las Funciones del Proceso Administrativo

2.3) EVOLUCIÓN HISTÓRICA Y SUS CONCLUSIONES La definición original de Fayol se mantuvo sin cambios hasta bien entrada la década de 1950. A partir de ese período, diversos autores han propuesto alternativas a las funciones que componen el proceso administrativo, pero sin cambios significativos. En el ANEXO se presenta un resumen de bibliografía referida al tema que abarca desde 1986 hasta 2014 en la cual se puede inferir que:

• La amplia mayoría de los autores entiende que actualmente el Proceso Administrativo se compone de las funciones de PLANIFICAR - ORGANIZAR - DIRIGIR - CONTROLAR
• Algunos autores expresan que debería incluirse dentro del Proceso Administrativo otras funciones, entre las que se destacan las funciones de Coordinación, Integración, o Integración de Personal o Gestión de la Producción y las Operaciones.
• Otros autores presentan funciones con nombres similares, por ejemplo en lugar de Dirección, se refieren a Liderazgo o Motivación (aun cuando no son lo mismo).

Clasificación de Elementos del Proceso Administrativo según Autores

A continuación se presenta un resumen de autores3: CLASIFICACIÓN DE LOS ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO, SEGÚN DIVERSOS AUTORES

AUTOR FUNCIONES ADMINISTRATIVAS TOTAL DE FUNCIONES TITULO DE LAS OBRAS

Henry Fayol Previsión Organización Mando y Coordinación Control 5 Administración Industrial y General

Lyndall Urwick Previsión y Planificación Organización Dirección y Coordinación Control 6 Los elementos de la administración

Koontz y O'Donnell Planeación Organización e integración Dirección Control 5 Curso de administración moderna

George R. Terry Planeación Organización Ejecución Control 4 Principios de administración

A. Reyes Ponce Previsión y Planificación Organización e integración Dirección Control 6 Administración de empresas

Francisco Laris Casillas Planeación Organización e integración Dirección Control 5 Administración integral

José Antonio Fernandez Planeación Implementa- ción Control 3 El proceso administrativo

3 Administración. Teoría, proceso, área funcionales y estrategias para la competitividad. Sergio Hernández y Rodríguez. 2da. Ed. 2008 Edit Mc. GrawHill Pág 131 con fuente original de Jorge Barajas Medina, "Curso introductorio a la Administración" Edit. Trillas

Actividades Incluidas en las Funciones del Proceso Administrativo

Ahora bien, cuando se analiza cuales son las actividades concretas que se incluyen dentro de las funciones del Proceso Administrativo, ahí las diferencias son mayores. Dentro de esas diferencias se destaca la ubicación de las siguientes actividades:

• Toma de decisiones . Manejo del cambio y desarrollo organizacional
• Administración del conflicto organizacional y la creatividad
• Administración de recursos humanos

Ubicación Actual del Tema

Visión Estática del Proceso Administrativo

2.4) UBICACIÓN ACTUAL DEL TEMA 2.4.1) VISIÓN ESTÁTICA "En la práctica, el proceso administrativo no incluye cuatro conjuntos aislados o poco conexos de actividades, sino un grupo de funciones interrelacionadas. Asimismo, las cuatro funciones no necesariamente tienen lugar en la secuencia presentada en el modelo, sino que varias combinaciones de ellas se realizan simultáneamente en toda la organización." Esta visión estática es real pero no completa, ya que puede suponer que el Proceso Administrativo se ejecuta una sola vez en un determinado lapso del tiempo.

Visión Dinámica del Proceso Administrativo

2.4.2) VISIÓN DINÁMICA. La visión dinámica agrega el concepto de tiempo, significando que el proceso administrativo es repetitivo. Los gerentes los ejecutan de forma permanente y no por una única vez. Esto hace que sea más importante conocerlo ya que su uso es sistemáticamente periódico.

Planeación 0 Organización N NW NE 280 80 3 E 260 100 MS 35 S Control 09 Dirección

Fuente: Administración. Fundamentos del proceso administrativo. Enrique Louffat. Ed. Cengage Learning, 4a edición 4 Administración - Stoner - Wankel - 3ª. Edición 1989 Editorial Prentice Hall - Pag. 15P

• Misión
• Políticas
• Visión
• Programas

Planeación

• Propósitos
• Presupuestos
• Objetivos
• Procedimientos
• Estrategias

Fase mecánica 0 estructural

• Jerarquización

Organización

• División del trabajo
• Descripción de funciones

Coordinación D Dirección o ejecución

• Toma de decisiones
• Comunicación
• Integración
• Supervisión

U operativa

• Identificación de estándares
• Detección de desviaciones

Control

• Medición
• Corrección
• Comparación
• Retroalimen- tación

Fuente: www.adminprocces.blogspot.com

Visión Sistémica del Proceso Administrativo

2.4.3) VISIÓN SISTÉMICA SISTEMA AMBIENTAL / Subsistema de Objetivos y valores Cultura Filosofia Objetivos generales Subsistema Técnico Conocimiento Técnicas Equipo Instalaciones Objetivos de grupo Objetivos individuales Subsistema administrativo Fijación de objetivos Subsistema Psicosocial Recursos Humanos Actitudes Percepciones Motivación Dinámica de grupo Liderazgo Flujo de Trabajo Grupos de Trabajo Autoridad Flujo de información Procedimientos Reglas Comunicación Relaciones Interpersonales

Fuente: Administración en las Organizaciones. Un enfoque de sistemas. F. Kast y J. Rosenzweig. McGraw Hill El enfoque de sistemas desarrollado por Kast y Rosenzweig, concibe a las organizaciones como un sistema con cinco componentes:

• Subsistema inserto en su medio, orientado hacia ciertas metas (propósito, metas y valores)
• Subsistema técnico (conocimientos, técnicas, equipos, instalaciones)
• Subsistema estructural (trabajo conjunto en actividades integradas)
• Subsistema psicosocial (interrelaciones entre individuos)
• Subsistema administrativo (planea, coordina y controla el esfuerzo global)

Planeación Integración Organización Instrumentación Control Subsistema estructural Tareas C

• Motivación

Fase dinámica

• Departamentaliza- ción