Resumen de Ofimática: procesadores de texto, hojas de cálculo y presentaciones

RESUMEN OFIMATICA

PROCESADORES DE TEXTOS RA1

SELECCIÓN DE TEXTO

· Con el ratón: . Haciendo clic y arrastrando. · Doble clic izquierdo para seleccionar una palabra. . Control + Clic para seleccionar una frase completa hasta que cierre con un punto. · Un clic izquierdo en el margen para seleccionar una línea completa. · Tres clics izquierdos para seleccionar párrafo completo, o dos clics izquierdos en el margen. . Tres clics izquierdos en el margen para seleccionar todo el texto de todo el documento. · Con el teclado: 1 · Mayus (Shift) + flechas del teclado para seleccionar de izquierda a derecha, o al revés. · Teclas Av. Pág., Re Pág., Inicio, Fin, etc.

APLICACIÓN DE FORMATO

FUENTE

Formato que se le puede aplicar al texto: · Tipografía: estilo del trazado de cada letra. Ejemplo: Arial, Times New Román, etc. · Tamaño de letra: escala de la letra. · Detalles visuales: negrita (letras con más grosor), cursiva (letra inclinada) o subrayada (letra con una línea en la parte inferior). · Color de fuente: gama cromática de la letra. · Subrayado: color de fondo de una letra. Con la herramienta de Copiar Formato podrás replicar el formato de un texto en cualquier otra parte del documento.

PARRAFO

Alineación: posición de un texto con respecto a los márgenes de escritura. Izquierda, centrada, derecha o justificada. Listado/enumeración: automatiza el proceso de numerar diferentes saltos de línea.

COLUMNAS

Divide el texto de un párrafo en diferentes columnas. Puede dividirse en tantas columnas como se quiera. Lo que hace realmente es establecer tabulaciones.

LETRA CAPITAL

Primera letra de un párrafo en mayúsculas y en un tamaño grande.

ESTILOS

Permiten crear "grupos" de formatos de texto (incluyendo fuente, párrafo y otros parámetros). Desde Diseño. · Utilidad: o Tener todos los formatos centralizados. 2 o Aplicar cambios con un solo clic o Crear índices (tablas de contenido personalizado) o Permitir la navegación desde el panel correspondiente

TABLAS DE CONTENIDO PERSONALIZADO

En Word se denominan así a los índices. Desde Referencias. · Requieren tener los titulares con el estilo "Título" (u otro correspondiente) aplicado. · Pueden modificarse a posteriori. · Pueden tener un estilo visual diferente y personalizado.

GRÁFICOS

Son una representación gráfica de datos. · Ayudan a visualizarlos de una manera más rápida y fácil. . Aunque se inserte en Word, los datos se deben modificar en Excel.

HIPERVINCULOS

VÍNCULOS Y MARCADORES

. Vínculos: enlaces entre un texto (o elemento) de Word y otro texto, documento, archivo o página web externa. Desde Insertar. · Marcadores: permiten marcar un lugar de Word (puede ser un texto u otro elemento) para poder acceder rápidamente a él a través de, por ejemplo, un vínculo.

FORMATOS DE ALMACENAMIENTO

Formatos de texto . TXT: archivos planos, sin formato. . RTF: archivo de texto enriquecido. · DOC/X: Archivo de texto enriquecido específico de Microsoft Word. · ODT: Archivo de texto enriquecido utilizado por OpenOffice y LibreOffice. 3 *Formato enriquecido significa que dispone de color, tamaño, detalles como la negrita, la cursiva, etc. Exportar a PDF Documento de formato "Adobe". Tiene las siguientes características: · Es una versión imprimible. · Guarda las tipografías en formato trazado. Se puede visualizar, aunque no se tenga la tipografía. · No se puede editar fácilmente, requiere un editor especializado.

MARCAS DE AGUA

Textos, imágenes u otros elementos de Word que se sitúan en el fondo de las páginas con transparencia: · Objetivo: evitar el plagio.

ENCABEZADOS, PIES DE PAGINA Y SECCIONES

ENCABEZADO

Contenido que se sitúa siempre en la parte superior de una página. Pueden ser textos, imágenes u otro tipo de elementos.

PIE DE PÁGINA

Contenido que se sitúa siempre en la parte inferior de una página. Pueden ser textos, imágenes u otro tipo de elementos. · Numeración: permite identificar el número de página en la que se encuentre.

NOTAS AL PIE

Vincula una palabra o texto a un número en superíndice que, posteriormente, sirve para que en este número se pueda encontrar más información. · Puede situarse al pie de página. · Puede situarse al final del documento. 4

CONTROL DE CAMBIOS (DESDE REVISAR)

COMENTARIOS

Ciertas zonas de un documento de texto se pueden marcar y añadir un comentario. · Es meramente informativo, no se visualiza. · Sirve para el trabajo compartido. · El nombre de usuario del comentario va ligado al usuario del ordenador. · Se pueden resolver o eliminar.

CONTROL DE CAMBIOS

Herramientas que son muy utilizadas para realizar revisiones de documentos. · Insertar comentarios. · Seguimiento: permite ver los cambios que se han hecho en un texto.· Cambios: permite aceptar o rechazar los cambios que se han hecho con la herramienta de control de cambios activada. RESTRINGIR EDICIÓN Bloque la edición del documento. · Utilidad: - Evitar que usuarios ajenos al documento o invitados modifiquen información. - Evitar el plagio o la copia de información.

HERRAMIENTAS DE DESARROLLADOR

MACROS

Permiten capturar una secuencia de acciones realizadas en Word. Esto sirve para: 5 · Poder automatizar un proceso. · Evitar tener que repetir un proceso que se puede automatizar.

FORMULARIOS

Permite insertar campos y otro tipo de formularios en un Word. Pueden ser: · Campos de texto. · Subida de imagen. · Chequeo de casillas. · Listado desplegable · Selector de fechas

HOJAS DE CALCULO RA2

Definición de hojas de calculo

Una hoja de cálculo es una herramienta que organza datos en filas y columnas, permitiendo realizar cálculos y análisis de datos. La principal ventaja es que se pueden realizar cálculos automáticos con formulas y funciones, permitiendo obtener resultados de manera rápida.

Elementos principales

· Libro de trabajo: Archivo que contiene una o más hojas de calculo · Hoja: Es donde se organizan los datos, las fórmulas y las funciones · Celda: Cada intersección de una columna y fila se llama celda Celda activa: celda sore la que se esta trabajando. Celda seleccionada. Ejemplo: La primera celda es A1 (columna A, fila1) · Rango: Un conjunto de celdas seleccionadas Ejemplo: A1:A4, sería la selección de las celdas A1, A2, A3, A4 · Región de datos: conjunto de celdas adyacentes de una hoja de calculo que contiene datos y que esta delimitado por varias celdas vacías.

Formatos de las celdas

· El formato de las celdas es importante que los datos sean claros y comprensibles. Podemos cambiar el formato de las celdas según el tipo de información que estamos manejando. 6· Tipos de formatos: · General: Usado para valores de texto Numero: Formato para operar con valores numéricos · Moneda: Formato monetario, que incluye el símbolo de la moneda · Fecha: Guarda valores como fechas · Porcentaje: Muestra el numero como un porcentaje · Otros: Hora, Científico, Mas ...

Estilos de las celdas

· Un estilo de la celda es un conjunto de características predefinidas que puedes aplicara una celda de manera rápida para darle formato. Esto incluye el tipo de fuente, el tamaño de la letra, el formato de números (como moneda o porcentaje), bordes, sombreados, entre otros aspectos. · Los estilos permiten asegurarse de que las celdas mantengan u formato coherente y profesional sin tener que aplicar cada formato por separado

¿Porque usar estilos de celdas?

· Ahorra tiempo: Puedes aplicar varios formaos a la vez en lugar de uno a uno. · Coherencia: Mantienes un formato en todo tu documento, lo que hace que los datos sean más fáciles de leer y profesionales.

Introducción a las fórmulas y Funciones

En Excel, las fórmulas y funciones son herramientas esenciales que permiten realzar cálculos y automatizar tareas. Formulas y funciones tienen diferencias clave: 7

Formulas

› Son creadas directamente por el usuario combinando operadores y referencias de celdas. Pueden ser muy simples o complejas según el cálculo que quieras realizar. > Ejemplo: Si tienes los valores 5 en la celda A1 y valor de 10 en la celda A2, puedes sumar estos valores con la formula= A1 + A2 donde el resultado será 15

Funciones

Son fórmulas predefinidas por Excel, diseñadas para simplificar cálculos En lugar de escribir una formula manualmente, puedes utilizar una función que ya tiene el cálculo programado. > Ejemplo de función: La función SUMA es una de las mas utilizadas en Excel y sirve para sumar un rango de celdas. En lugar de escribir la fórmula manualmente, puedes usar esta función para sumar los valores de A1=5 y A2 =10 donde en la celda A3 ponemos= SUMA (A1:A2) donde el resultado será 15. 8

Tipos de funciones

De todas las funciones, nos vamos a centrar en las siguientes:

Funciones de Matemáticas

· SUMA () para sumar celdas

Funciones estadísticas

· MIN () para encontrar el valor mínimo · MAX () para encontrar el valor máximo · PROMEDIO () para calcular la media de ventas

Funciones de Lógicas

SI () para mostrar si una condición es verdadera o falsa

Funciones de Búsqueda

BUSCARV () para buscar el recio de un producto

Funciones de Fecha y Hora

HOY () para obtener la fecha actual

Tratamiento y análisis de datos

Importación y exportación

. Excel permite trabajar con datos tanto internos como externos, ofreciendo flexibilidad en la forma de acceder y enlazar información de distintos archivos y aplicaciones. - Para importar datos externos, Excel ofrece opciones como "Importar datos " · Desde CSV · Desde Web . Desde Excel . Desde PDF ▪ .. - En cuanto a la exportación, se puede guardar en formatos como .csv, ideal para compartir con bases de datos y aplicaciones externas, ya que cada celda queda delimitada por caracteres como comas o punto y coma. 9

Interrelación con otras aplicaciones

Excel tiene integración otras aplicaciones de Microsoft Office, como Word, PowerPoint y Access: · De Word a Excel, es posible copiar y pegar contenido, incluso tablas, que se convierten automaticamente en celdas de Excel. · De Access a Excel, que permite importar datos de una base de datos de Access · De Excel a Word, Copiar vinculando valores . De Excel a PowerPoint, Copiar vinculando valores

Protección de los datos

· Excel ofrece opciones de protección para asegurar que los datos en una hoja de calculo estén protegidos frente a cambios no autorizados. · Estas opciones de protección son fundamentales cuando se trabaja en colaboración, para mantener la integridad de los datos y definir los niveles de acceso adecuados. En la pestaña Revisar, se encuentran las siguientes opciones de seguridad: · Proteger hoja: Permite bloquear una hoja especifica mediante una contraseña y definir permisos para los usuarios, como la capacidad de seleccionar celdas, insertar o eliminar filas, etc. · Proteger libro: Bloquea el documento completo con una contraseña, impidiendo que cualquier usuario haga cambios en todo el archivo sin permiso. · Permitir editar rangos: Esta opción permite rangos específicos que otros usuarios pueden editar, mientras que el resto de la hoja permanece protegida. 10