Hoja de Cálculo de Escritorio: Fundamentos y Tipos, Politécnico Grancolombiano

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

Módulo Transversal

Unidad 3 / Escenario 5

Lectura Fundamental

Hoja de cálculo de escritorio

Contenido

1. Hoja de cálculo
2. Tipos de hoja de cálculo
3. Interfaz básica
4. Archivos - extensiones
5. Ciclo de vida de una hoja de cálculo (extensión .xls)
6. Celdas
7. Fórmulas y funciones

Palabras clave: función, celda, fila, columna, tablas, datos.

1. Hoja de cálculo

1.1 Hoja de cálculo

Una hoja de cálculo es un programa o aplicación usado para crear, modificar y en general, procesar un documento que contiene datos alfanuméricos dispuestos en forma de matriz o tablas. Existen diferentes tipos de hoja de cálculo de acuerdo con varios parámetros que se revisan a continuación:

1.1.1 Tipos de hoja de cálculo

Se puede hacer una clasificación de los programas tipo hoja de cálculo de acuerdo con tres parámetros: primero, dónde están instalados y dónde se ejecutan, segundo de acuerdo con su precio, tercero, el entorno (plataforma o sistema operativo) en que pueden funcionar.

1.1.2 Aplicación de escritorio vs Online

Una hoja de cálculo puede estar instalada en un servidor en la nube. También puede estar instalada directamente en su computador. Una hoja de cálculo que está instalada en el computador del usuario, se dice que es una aplicación de escritorio. Estas aplicaciones de escritorio funcionan independientemente de su conectividad y solo hace copias locales del documento. Ejemplos de hoja de cálculo que trabajan como aplicación de escritorio son Office Excel, iWork Numbers, LibreOffice Calc y OpenOffice Calc.

Una hoja de cálculo que está en un servidor en la nube (cloud), se dice que es una aplicación online. Estas aplicaciones necesitan una conexión a permanente a internet para funcionar y el archivo que crean queda guardado en la nube (cloud). Ejemplos de procesadores de texto online son Office Excel Online, Google Sheets. Para poder usar estos sistemas online se debe crear cuentas en servicios de correo; es decir, para usar Excel online se debe crear una cuenta de correo en Microsoft (Hotmail, MSN, Outlook.com, etc.) y para poder usar Google Sheets se necesita una cuenta de Google (Google Mail, Gmail, etc.).

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1.1.3 Licencias - Precio

Las aplicaciones de escritorio de hojas de cálculo pueden ser de 3 tipos: licencia de suscripción, licencia de un único pago o gratis:

En hojas de cálculo de suscripción se debe pagar una cuota mensual o anual para el funcionamiento de la aplicación de escritorio. Ejemplo de esto es Microsoft Excel 365. En hojas de cálculo con licencia de un único pago, como su nombre lo indica, se debe pagar un monto una sola vez, para la activación de la aplicación de escritorio. Ejemplo de esto es Microsoft Excel 2003, 2007, 2010 y 2016. En las hojas de cálculo gratuitas no se debe pagar nada para activar la aplicación de escritorio.

En los tres principales sistemas operativos se tiene hojas de cálculo gratuitas:

1. En el caso de los computadores Mac, estos tienen en una hoja de cálculo que ya viene instalado (su nombre es Numbers).
2. En el caso de Linux y Windows existen hojas de cálculo que se descargan e instalan y son gratuitos. Ejemplos de este tipo de programas son OpenOffice y LibreOffice Calc12.

1.1.4 Plataforma - Entorno

Esta clasificación hace referencia al sistema operativo en el cual se puede usar la hoja de cálculo. Los sistemas operativos de los que hablaremos son Windows, OSX y Linux. En el sistema operativo Windows, solo la hoja de cálculo iWork Numbers no funciona, el resto de procesadores de texto si funcionan. En OSX, que es el sistema operativo de MAC, funcionan todas las hojas de cálculo, haciéndolo el sistema operativo con mayor compatibilidad. En Linux, que es un sistema operativo abierto, no funcionan iWork Numbers ni Microsoft Excel. Se presenta un resumen de la clasificación de los procesadores de texto en la Tabla 1.

Tabla 1. Clasificación de las hojas de cálculo

HOJA DE CÁLCULO Criterio de clasificación Excel Numbers Calc Excel Online Google Sheets Escritorio vs Online Escritorio Escritorio Escritorio Online Online

1 Tanto OpenOffice como LibreOffice tiene un programa de hojas de cálculo llamado Calc. 2 Tanto OpenOffice como LibreOffice se pueden instalar en Windows y en OSX.

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HOJA DE CÁLCULO Criterio de clasificación Excel Numbers Calc Excel Online Google Sheets Tipo de Licencia Suscripción - único Pago Gratis3 con Mac Gratis Gratis Gratis Plataforma o Sistema operativo Windows, OSX4 OSX Windows, OSX, Linux Windows, OSX, Linux Windows, OSX, Linux

Fuente: elaboración propia

2. Interfaz básica

Para hacer una práctica general de las hojas de cálculo y explicar su interfaz básica, se usará la hoja de cálculo Calc, específicamente el Calc de OpenOffice, ya que es sencillo, potente, multiplataforma y gratuito. En la Figura 1 se ilustra la interfaz típica de una hoja de cálculo; se pueden identificar las siguientes secciones:

1. Barra de título
2. Barra de formateo de texto
3. Barra de menú
4. Barra de fórmulas/funciones
5. Barra de herramientas
6. Celda/espacio de trabajo

Ha Sin título 1 - OpenOffice Calc 1 Archivo Editar Ver Insertar Formato Herramientas Datos Ventana Ayuda 2 ? 3uscar 4 Arial 10 NCS = | 1 % % % % 4 A1 NE = 5 A B C D E F G H - I 1 K L 1 6 2 3 4 5

Figura 1. Interfaz típica de una hoja de cálculo Fuente: elaboración propia

Es importante revisar las preferencias de cada una de las opciones, características y herramientas con las que cuenta la hoja de cálculo:

3 Debe tener el Computador Apple Mac, con Sistema operativo OSX. 4 El Sistema OSX solo se debe instalar en computadores marca Apple.

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9 9 ABS ABC

1. En la barra de Título se muestra el nombre del archivo sobre el que se está trabajando. En algunas hojas de cálculo al lado del nombre puede aparecer un "*" lo que indica que el documento tiene cambios aun no guardados.
2. En la barra de menú se tiene las opciones de Archivo, Editar, Ver, Insertar, Formato, Da- tos, Ventana Y Ayuda.
3. En la barra de herramientas tiene iconos para crear un archivo nuevo, abrir, guardar un archivo, imprimir, buscar dentro del archivo, revisión de ortografía, etc. También opcio- nes de ordenar hacer gráficos y conexiones a fuentes de datos externas.
4. En la barra de formateo de texto hay opciones predeterminadas como Estilos predefini- dos, cambiar fuente, tamaño del texto, cambiar estilo, alineación de la celda, etc.
5. En la barra de funciones o fórmulas está el identificador de la celda en la cual se está trabajando y un espacio donde se puede editar el contenido de la celda.
6. Este es el espacio (celda) para escribir la información.

Un archivo de hoja de cálculo se puede también pensar como un libro, en un libro puede haber varias hojas. Esas hojas pueden o no tener relación entre sí. Se pueden insertar nuevas hojas y renombrarlas si así se requiere. En la Figura 2 se tiene las hojas de un libro de un programa hoja de cálculo.

55 56 57 58 59 K Hoja1 / Hoja2 /Hoja3 Hoja 1 / 3 Predeterminado STD

Figura 2. Hojas de un libro (archivo tipo hoja de cálculo) Fuente: elaboración propia

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3. Archivos - extensiones

No todas las hojas de cálculo trabajan nativamente con todos los archivos generados por hojas de cálculo. Por esta razón se pueden presentar problemas de compatibilidad; esto quiere decir que un usuario de Windows, usando Calc, no necesariamente puede abrir un documento creado en un MAC, con la hoja de cálculo Numbers. La compatibilidad de hojas de cálculo con extensiones (formatos de archivo) se muestra en la Tabla 2.

Tabla 2. Archivos y compatibilidad en algunas hojas de cálculo (2016)

HOJA DE CÁLCULO Criterio Excel Numbers Calc Excel Online Google sheets Extensión nativa .xls, .xlsx .numbers .ods - - NO graba como .numbers .docx, .ods .numbers .numbers, .ods .numbers

Fuente: elaboración propia

4. Ciclo de vida de una hoja de cálculo (extensión .xls)

El ciclo de vida de una hoja de cálculo consta de: crear la hoja de cálculo, posteriormente, editarla y finalmente guardarla asignándole un nombre. Como lo hemos mencionado, en la hoja de cálculo cada archivo o documento es llamado libro, si no se le ha asignado un nombre.

4.1 Crear la hoja de cálculo

Para crear un documento en una hoja de cálculo se debe seguir los siguientes pasos:

1. Abrir la hoja de cálculo (buscarlo en la lista de programas o darle doble clic a un acceso directo).
2. Buscar la opción de crear documento nuevo: Barra de menú -> Archivo -> nuevo o tam- bién puede usar Control + N en el teclado).

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4.2 Editar hoja de cálculo

Para escribir, editar, modificar el documento se deben seguir los siguientes pasos (sin orden particular):

1. Ubique el cursor en la celda a modificar.
2. Escriba el texto (letras, números).
3. Marque (con el cursor) las partes que desea modificar.
4. Aplique los cambios deseados.

El espacio de trabajo consiste en unos cuadros o celdas; estas celdas están ubicadas e identificadas con una letra y un número; la letra corresponde a la columna donde está ubicada la celda y el número corresponde a la fila donde está ubicada la celda. Con esta nomenclatura y sistema de referencia es sencillo encontrar determinado dato guardado en una celda.

4.3 Guardar una hoja de cálculo

Para guardar una hoja de cálculo por primera vez, realice el siguiente proceso:

• Opción 1: con la hoja de cálculo abierta, haga clic en Archivo, pestaña que se encuentra en la parte superior izquierda. Luego haga clic en la opción Guardar, se abrirá un cuadro de dialogo, allí debe escribir el nombre que quiere asignar en el cuadro Nombre de archivo y seleccionar la ubicación, donde desea guardarlo.
• Opción 2: a través de la Barra de herramientas de acceso rápido, haciendo clic en Guardar o presionando CTRL + G, después escriba un nombre para la hoja de cálculo y a continuación haga clic en Guardar.

Para guardar una hoja de cálculo existente con otro nombre diferente; el proceso a seguir es: con la hoja de cálculo abierta, haga clic en "Archivo" que se encuentra en la parte superior izquierda, haga clic en Guardar como, se abrirá un cuadro de dialogo; debe escribir el nombre que desea asignar en el cuadro Nombre de archivo y seleccionar la ubicación donde desea guardarlo.

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