El Proceso Administrativo: Fases y Perspectivas

El Proceso Administrativo

III .- El Proceso Administrativo.

Concepto del Proceso Administrativo

III.1 .- Concepto. Podemos definir al proceso administrativo como el proceso que se desarrolla en una organización dirigida a el logro y materialización de los objetivos planteados, a través de la relación ininterrumpida de las etapas que integran dicho proceso. El proceso administrativo se integra por diferentes etapas que están relacionadas y se complementan entre sí para lograr el desarrollo óptimo en la organización. Dicho desarrollo, deberá también de efectuarse en cada una de las etapas integrantes del proceso. En éste trabajo se plantean las etapas de planeación, organización, integración (que incluye la motivación), dirección y control, ya que se considera que dichas etapas están profundamente relacionadas con la empresa constructora. Es muy posible encontrar gran diversidad de conceptos que definan al proceso administrativo, debido a los diversos criterios que aplican los autores o pensadores de la administración. Como a continuación podemos observar, distintos pensadores de la administración consideran diferentes etapas que deben de formar o integrar el proceso administrativo, que tal vez dependiendo de la época, el giro de la empresa y experiencias propias, las etapas varían como se muestra a continuación:

1333 23

24

Etapas del Proceso Administrativo

III.2 .- Etapas del proceso administrativo.

Planeación

III.2.1 .- Planeación. Es la determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro. La primera etapa del proceso administrativo es considerada como labase para que el proceso opere de la manera más adecuada. Si existen deficiencias en el proceso de planeación lo más probable es que las demás etapas del proceso sean afectadas aunque no necesariamente funcionarán de manera equivocada cada etapa subsiguiente. Una planeación efectiva deberá de basarse en hechos y no en emociones genéricas, por lo que será más posible evitar mayores obstáculos y claro, en caso de no poderse evitar se incluirá dentro de los planes reconociendo las previsiones respectivas. Es muy importante reconocer que el proceso de planeación es un trabajo de índole intelectual por lo que el personal que intervenga deberá tener un buen nivel de experiencias y conocimientos en relación a los hechos correspondientes a la situación que se considera. La planeación nos permite obtener un patrón o modelo de trabajo a realizar y suministra las bases sobre las cuales se desarrollaran las otras funciones directivas. Podemos considerar que en la parte mecánica del proceso administrativo, la etapa básica es el planear, ya que si administrar es realizar a través de otros, entonces es obvio la importancia de determinar la forma en que esas acciones habrán de coordinarse. En general, la planeación concierne a una serie de actividades que se van generando por cada una de las acciones que se establecen. Aquí se trata de prever y anticiparse a las eventualidades, prepararse para las contingencias y proyectar las actividades para lograr los objetivos marcados.

25

Importancia de la Planeación

• Ayuda a reducir costos y a mejorar la productividad.
• Al planear, se precisan y jerarquizan los objetivos.
• Dentro de esta etapa, se prevén situaciones futuras de incertidumbre que pudiera afrontar la dirección.
• La planeación obliga a tener preparadas varias soluciones, en lugar de que se responda con una simple reacción espontánea.
• Evita que los directivos dediquen demasiado tiempo en las actividades de rutina.
• Es una magnifica herramienta de control.
• Se aprovechan al máximo todos los recursos ..

Principios de la Planeación

1. Factibilidad .- Lo que se planee hacer debe ser realizable.
2. Objetividad .- La planeación debe de basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos.
3. Cuantificable .- La planeación debe ser medible (tiempo-costo-volumen-%)
4. Flexible .- Debe tener márgenes de holgura que permitan enfrentar situaciones imprevistas.
5. Unidad. Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan integral.
6. Cambio de estrategias .- Cuando existe un plan a largo plazo, será factible cambiar los cursos de acción de acuerdo a las condiciones de ese momento. (causa - fuerza mayor)

26

Etapas de la Planeación

• Propósito o Misión.
• Investigación.
• Premisas.(internas, externas)
• Objetivos. (estratégicos, tácticos, operacionales)
• Estrategias. (Determinación de alternativas, evaluación, selección, implementación )
• Políticas. (estratégicos, tácticos, operacionales)
• Programa S
• Presupuesto S.
• Procedimientos.
• Métodos.

Propósito o Misión

Es el inicio de la planeación ya que son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter de cualquier empresa. Estos son determinados por los altos funcionarios de una empresa y se establecen en forma paralela al inicio de la misma. Son el cimiento para los demás elementos de la planeación.

Investigación en Planeación

Es un proceso que mediante la aplicación del método científico, procura obtener información fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos. Esta proporciona información a las etapas de planeación para que se tomen decisiones más razonables. Usando la investigación en la planeación, se analizan todos los factores internos y externos que influyen en el logro de los propósitos.

27 Algunos autores la llaman etapa de la información. Las fuentes son variadas y debemos de tener acceso a ellas para ser competitivos.

Premisas de la Planeación

Son suposiciones que se deben de considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan. Es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras que pueden afectar el desarrollo de dicho plan. Las premisas se dividen en internas y externas.

Objetivos de la Planeación

Una vez establecidos los propósitos e investigando las premisas que pueden afectar su realización, se definen los objetivos que indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado y que proporcionan las directrices básicas hacia donde dirigir los esfuerzos y recursos. Estos representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y realizables en un tiempo específico. Algunos autores les llaman metas aunque estas por lo regular son a corto plazo y se fijan con posterioridad a los objetivos estratégicos. Los objetivos se dividen en: a) Estratégicos o generales .- Comprenden a toda la empresa y se realizan a largo plazo. b) Tácticos o departamentales .- Se refieren a una área o departamento de la empresa, se realiza en el mediano plazo. c)Operacionales o específicos .- Se establecen en niveles o secciones más específicas de la empresa, son a corto plazo y dependen de los departamentales y generales.

Estrategias de la Planeación

Son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.

28 La estrategia se divide en: a)Determinación de alternativas .- Buscan el mayor número de alternativas con respecto a un objetivo. b)Evaluación .- Analizar y evaluar cada alternativa (ventajas y desventajas), apoyándose en técnicas de toma de decisiones, 遍 c)Selección de alternativas .- Seleccionar las alternativas más idóneas en función de su eficiencia con respecto a los objetivos de la empresa.d) Implementación .- Se lleva a cabo la alternativa escogida.

Políticas de la Planeación

Son guías para orientar la acción, son criterios generales de ejecución a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de la organización. Las políticas se clasifican en: a)Estratégicos o generales .- Se formulan a nivel de la alta Gerencia y su función es establecer los lineamientos que guíen a la empresa, b) Tácticos o departamentales .- Son lineamientos específicos que se refieren a cada Departamento. c) Operativos o específicos .- Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada unidad de un Departamento.

Programas de la Planeación

Una vez que se han determinado las anteriores etapas de la planeación, se elabora un programa que se define como un esquema en donde se establece la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para lograr los objetivos y el tiempo requerido por efectuar cada una de sus partes, así como todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

29 29

Procedimiento para Elaborar un Programa

• Determinación de actividades,
• Orden cronológico,
• Interrelación de las actividades,
• Determinación de los tiempos,
• Determinación de la ruta crítica.

Los sistemas de programación más comunes son: Gráfica de GANTT, PERT y CPM (Ruta crítica), Simulación, Planeación con Realidad Virtual.

Presupuestos

Son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, implican una estimación del capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos.

Características de los Presupuestos

• Es un esquema sistemático.
• Es un plan expresado cuantitativamente.
• Es general porque se establece para toda la empresa.
• Es también específico por que se refiere a cada área en que se está dividiendo la organización.
• Es diseñado para un período determinado.

Procedimientos

Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

Métodos

Detallan la forma exacta de como ejecutar una actividad previamente establecida. Los métodos son más analíticos que los procedimientos y se establecen en actividades rutinarias y repetitivas.

30

Organización

III.2.2 .- Organización . Es la estructuración intencional y formalizada de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

Importancia de la Organización

• Colaboración y negociación entre individuos en un grupo mejorando la efectividad y eficiencia de las comunicaciones en la organización. - Ayuda a lograr que los