Documentazione e gestione delle scorte per l'impresa

INTRODUCCIÓN

La documentación es un proceso que exige tanto claridad de conceptos como precisión terminológica. Es además una parte más del marketing de una empresa porque refleja la profesionalidad de la misma.

• Una buena documentación, que es la que resuelve todas las dudas del lector final, ya sea técnico de mantenimiento o cliente, puede producir importantes ahorros en servicios de mantenimiento y en atención al cliente.
• Con la globalización, la necesidad de disponer de documentación e información en muchos idiomas es insoslayable. El primer paso es desarrollar una documentación que sea susceptible de ser manejada por las nuevas tecnologías de la traducción.

A lo largo de este tema, desarrollaremos las características de los documentos más importantes que manejan las empresas.

También explicaremos diversos aspectos relacionados con la gestión de existencias. Por gestión entendemos la administración, el control de las existencias. La gestión de stocks tiene que dar respuesta a los interrogantes siguientes:

• ¿Qué artículos pedir? (Se refiere a la clase)
• ¿ Cuántos artículos pedir? (Número de unidades de cada artículo)
• Plazo de días que se tarda en realizar el pedido

La gestión de las existencias es un proceso muy difícil, ya que depende de muchísimas variables y la mayoría de imposible control por parte de la empresa. Las principales dificultades son:

• Establecer la demanda, es decir saber el número de unidades que se van a vender y conocer el surtido o número de artículos que se van a comercializar.
• Fijar el plazo de pedidos. Este parámetro es difícil de establecer pues no siempre el proveedor está en disposición de garantizar los envíos.
• Decidir entre pedidos frecuentes o a más largo plazo. Para lo cual hay que tener presente que los pedidos a largo plazo exigen más capital inmovilizado lo que puede resentir la rentabilidad de la empresa, los pedidos frecuentes normalmente se ven penalizados porque eleva los costes administrativos.

Por otra parte, en este tema también desarrollaremos los conceptos referentes a los libros Contables que utilizan las empresas. Cabe recordar que el Código de Comercio dice q toda empresa deberá llevar una contabilidad adecuada a la actividad de su empresa, q permita un seguimiento cronológico d todas sus operaciones, así como la elaboración periódica d balances e inventarios.

F.O.L .: tema 49 - 2 -BLOQUE DE EMPRESA José Ramón Merino

Todos los libros contables deben ser llevados:

• Con claridad.
• Por orden de fechas.
• Sin espacios en blanco ni interpolaciones.
• Sin tachaduras ni raspaduras.
• Sin abreviaturas difíciles de identificar.
• Los valores expresados en euros

Además, debe tenerse en cuenta que los errores u omisiones contables deben corregirse en el momento en q éstos se adviertan. Por otra parte, los empresarios están obligados a conservar los libros de contabilidad, así como toda la documentación y la correspondencia concernientes a su negocio, durante seis años.

Por último, concluiremos este tema haciendo referencia a los impuestos que gravan la actividad económica de la empresa.

LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL DE LA EMPRESA

En las relaciones comerciales con sus clientes y proveedores, Los empresarios utilizan unos documentos relacionados con el movimiento de las mercancías y con la forma de pago de las mismas.

Los documentos se pueden clasificar en:

DOCUMENTOS DE LA COMPRA-VENTA

• Pedidos
• Albarán
• Factura

DOCUMENTOS DE PAGO y COBRO

• Recibos
• Cheques
• Letra de cambio

A continuación desarrollaremos las características más importantes de cada uno de estos documentos.

DOCUMENTOS DE LA COMPRA-VENTA

EL PEDIDO

Cuando una empresa tiene la necesidad de adquirir un determinado bien o servicio, debe solicitarlo a quienes los venden. A esta solicitud se le denomina pedido o propuesta de pedido. Éste puede realizarse:

• Por teléfono: no obstante, para dejar constancia por escrito es aconsejable que tras la llamada se realice una carta o documento por duplicado, enviando el original a la empresa vendedora.
• Por carta: no es más que el envío de una carta comercial donde se solicitan los productos que se desean adquirir, se incluirán, tambien, todas aquellas observaciones que considere se deben tener en cuenta. Esta vía no es la más aconsejable debido a su lentitud.
• Por impreso: documento preparado para su inmediata cumplimentación, aporta todos los datos necesarios para comenzar con la operación de compra-venta: las empresa que intervienen en la operación, los productos solicitados, ... Este impreso puede ser transmitido por diversos medios: fax, correo electrónico ...

El pedido también puede ser realizado mediante representantes, cuyo trabajo consiste en ir visitando posibles compradores para sus productos. Cuando se realiza el pedido por esta vía, el impreso suele ser cumplimentado por el comercial, o lo que es lo mismo, por la empresa vendedora. Tanto en un caso como en otro, aunque no se establecen normas a la hora de diseñar el impreso, existen una serie de datos que deben incluirse en el modelo de pedido para que no haya problemas a la hora de realizarlo:

• Datos el comprador y del vendedor.
• Número de pedido.
• Fecha.
• Dirección donde deben ser entregados los productos.
• Artículos solicitados y cantidad solicitada de cada uno de ellos.
• Condiciones y forma de pago.
• En el supuesto de que el pedido haya sido realizado con anterioridad por teléfono, debe hacerse referencia.
• Si este ha sido realizado por un comercial, debe anotarse su nombre
• Puede incluirse tanto el precio unitario como el subtotal si se conociera, aunque no es imprescindible.
• Solicitar la conformidad del pedido por parte del vendedor, sobre todo en lo referente a cantidades y precios.

EL ALBARÁN

Una vez ha sido remitido el pedido a la empresa vendedora, ésta debe entregar las mercancías en el plazo acordado.

Junto con los productos, el vendedor debe remitir un impreso denominado albarán o nota de entrega, en la que el cliente acepte y confirme que las mercancías recibidas son correctas. Si no lo fueran, puede optar por devolverlas o rectificar la nota de entrega.

El albarán nos va a servir de guía para la elaboración de la factura, ya que en él se relacionarán los productos realmente entregados a los clientes.

Al igual que sucedía con el pedido, no existe ninguna norma a la hora de elaborar el albarán; pero, sí debe tener en cuenta una serie de datos elementales para la validez e interpretación del mismo:

• Nombre y dirección del vendedor.
• Nombre y direccion del comprador.
• Número del documento.
• Fecha de envío.
• Número del pedido al que corresponde.
• Lugar de entrega.
• Bultos entregados.
• Por quien están remitidos.
• Descripción de las mercancías.

LA FACTURA

Hemos estudiado los impresos que deben rellenarse cuando se solicitan y se reciben unos determinados bienes o servicios. Una vez finalizados estos procesos, debemos redactar la factura, documento legal acreditativo de la operación de compra- venta.

La factura es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la operación. La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal.

Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de exportación.

Para realizar un factura, no existe un determinado formato, pero, a diferencia de los demás documentos estudiados, sí deben contener una serie de datos para que cumplan los requisitos mínimos exigidos por Ley. Éstos son:

• Número de la factura (debe ser correlativo, aunque se pueden establecer series distintas).
• Datos de la empresa vendedora (incluido su N.I.F. o C.I.F., según proceda).
• Datos de la empresa compradora (incluido su N.I.F. o C.I.F.)
• Fecha y lugar de emisión.
• Detalle de los productos solicitados.
• Tipo de I.V.A. (y recargo de equivalencia, si procede) y su cuota.
• Importe total, incluyendo todos los gastos adicionales y descuentos que hayan podido ocasionar la operación. Es imprescindible que se refleje la moneda de valoración del documento.

Además de los datos anteriores, cuando se calcula el total de una factura, existen una serie de conceptos que debemos conocer, ya que éstos harán que su resultado final o total se modifique:

Nº de unidades físicas X precio/und. Precio de compra. Descuentos comerciales. Disminuye. Descuentos financieros. Disminuye. Gastos o suplidos. Aumenta. Subtotal o Base imponible. Aplicación de impuestos. Aumenta. TOTAL FACTURA.

DOCUMENTOS DE PAGO Y COBRO

EL RECIBO

El recibo es un documento, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago.

La persona que cobra a otra una cantidad de dinero le entrega un recibo como documento acreditativo del pago realizado; el recibo no es un medio de pago porque no es convertible en dinero.