Processos administratius sanitaris: gestió d'existències i inventari

Hospital del Mar

Institut FP Sanitària Barcelona

C01 - Operacions administratives i documentació sanitària UD04: Processos administratius en l'àmbit sanitari Tema 2: Gestió d'Existències i Inventari. El Magatzem. Anna Orive Vidal aorive@hmarfp.cat Curs 2024 - 2025

Índex de Continguts

C01 - Operacions administratives i documentació sanitària

1. L'Atenció Hospitalària

1. L'economia sanitaria
2. L'empresa
3. El mercat sanitari
4. Conceptes basics
   • Productivitat
   • Rendibilitat
   • Eficiència
   • Finançament
     • Provisió
   • Concertació

1. Gestió d'existències i inventari - El magatzem

1. Magatzem
2. Revisió d'existències
3. Quantitat de material que un centre pot emmagatzemar
4. Valoració d'existències
5. Emmagatzematge de material sanitari

1. Les operacions de compra i venda

L'empresa sanitària

C01 - Operacions administratives i documentació sanitària UD 03 - T2: Gestió d'Existències i Inventari. El Magatzem. L'empresa sanitària ...

• NO fabrica materials.
• NO transforma materials per elaborar articles
• SI consumeix materials durant la prestació dels seus serveis

Magatzem Sanitari

C01 - Operacions administratives i documentació sanitària UD 03 - T2: Gestió d'Existències i Inventari. El Magatzem. 2.1. MAGATZEM

• El centre sanitari dona serveis contínuament i necessita sempre dels articles necessaris per la seva activitat, però els proveïdors subministren els seus productes de forma intermitent. Per tant, és imprescindible tenir sempre articles disponibles en els centres sanitaris (magatzem).
• Els materials s'han de guardar en un espai del centre sanitari, generalment separats de la resta d'espais.

Revisió d'Existències

C01 - Operacions administratives i documentació sanitària UD 03 - T2: Gestió d'Existències i Inventari. El Magatzem. 2.2. REVISIÓ DE LES EXISTÈNCIES És el conjunt d'actes que permeten saber quants articles de cada tipus hi ha disponibles al centre. Cal:

• Anotar contínuament el moviment d'articles.
• Recomptar.
• Revisar, un per un, els articles.

Fitxa de Magatzem

C01 - Operacions administratives i documentació sanitària UD 03 - T2: Gestió d'Existències i Inventari. El Magatzem. Fitxa de magatzem

• L'anotació contínua de cada moviment de les existències es realitza a través de les fitxes de magatzem. Es fa servir una fitxa per cada varietat de producte (ex .: xeringuilles 1cc, 2cc, 3cc)
• Ha les fitxes ha de constar:
  • Logo del centre sanitari.
  • Nom del producte i la seva varietat.
  • Data de realització de la comanda.
  • Nom del proveïdor o subministrador.
  • Data d'entrada del producte al magatzem.
  • Núm. de factura del material rebut.
  • Núm. d'unitats comprades.
  • Preu unitari de cada article.
  • Num. de serie o lot de cada producte.
  • Data de sortida del producte del magatzem.
  • Unitat on s'entrega el producte (pacient).
  • Existències restants al magatzem del producte.
  • Data de caducitat de l'article.

Inventari de Materials

C01 - Operacions administratives i documentació sanitària UD 03 - T2: Gestió d'Existències i Inventari. El Magatzem. Inventari

• Consisteix en recomptar i revisar tots els materials d'un magatzem.
• S'ha de fer com a minim un cop l'any.
• Passos de l'inventari:
  • Localitzar cada varietat de l'article del magatzem.
  • Identificar cada varietat de forma precisa.
  • Comptar el total d'articles de cada varietat.
  • Comparar aquesta dada amb la de la fitxa del magatzem, per verificar que coincideixen.

Consells per a l'Inventari

C01 - Operacions administratives i documentació sanitària UD 03 - T2: Gestió d'Existències i Inventari. El Magatzem. Inventari: Consells

• Si els objectes estan ben ordenats des de que es reben, la localització és més rapida.
• Conservar les etiquetes i embolcall originals ens ajudarà a identificar millor els articles.
• Els resultats s'han de comparar amb les fitxes de magatzem. Si l'inventari no coincideix amb les fitxes ... Buscar els motius de discordança
• Robatori
• Inventari mal fet
• Fitxes incompletes

Quantitat de Material a Emmagatzemar

C01 - Operacions administratives i documentació sanitària UD 03 - T2: Gestió d'Existències i Inventari. El Magatzem. 4.3. QUANTITAT DE MANTERIAL QUE EL CENTRE POT EMMAGATZEMAR Les empreses procuren ajustar al maxim la quantitat de cadascun dels productes que s'emmagatzemen, tenint en compte els dipòsits màxims i mínims admissibles per cada article. Diferenciem entre:

• Dipòsit màxim tolerable d'un article
• Dipòsit mínim d'un article
• Dipòsit actiu
• Dipòsit de reserva o seguretat

Dipòsit Màxim Tolerable

C01 - Operacions administratives i documentació sanitària UD 03 - T2: Gestió d'Existències i Inventari. El Magatzem. 4.3.1. Dipòsit màxim tolerable

• Depèn de diversos factors:
  • Capacitat física del magatzem
  • Costos de manteniment
  • Els materials, que es deterioren amb el temps
  • Probabilitat de robatoris
• Alguns avantatges:
  • Els proveïdors realitzen descomptes per grans volums de compres.
  • Els costos, molèsties i assegurances d'enviament s'abarateixen si es compra una gran quantitat d'un sol cop.

Dipòsit Mínim d'un Article

C01 - Operacions administratives i documentació sanitària UD 03 - T2: Gestió d'Existències i Inventari. El Magatzem. 4.3.2. Dipòsit mínim d'un article És el minim d'articles que eviten el desabastament d'aquest article al centre.

• Per estimar quin pot ser el mínim, cal tenir en compte:
  • El termini d'entrega dels proveïdors
  • El ritme de la demanda

Idees Bàsiques sobre Quantitat

C01 - Operacions administratives i documentació sanitària UD 03 - T2: Gestió d'Existències i Inventari. El Magatzem. Idees bàsiques Les empreses procuren ajustar al maxim la quantitat de cadascun dels productes que s'emmagatzemen, tenint en compte els diposits maxims i minims admissibles per cada article.

Dipòsit Actiu

C01 - Operacions administratives i documentació sanitària UD 03 - T2: Gestió d'Existències i Inventari. El Magatzem. 4.3.3. Dipòsit actiu És la diferencia entre el dipòsit màxim i el minim, és a dir, la quantitat de material emmagatzemat que realment va utilitzant l'empresa.

Dipòsit de Reserva o Seguretat

C01 - Operacions administratives i documentació sanitària UD 03 - T2: Gestió d'Existències i Inventari. El Magatzem. 4.3.4. Dipòsit de reserva o seguretat Per afrontar els problemes per al possible endarreriment dels proveïdors o l'augment de demanda cal un dipòsit de seguretat.

Empreses Sanitàries

C01 - Operacions administratives i documentació sanitària UD 03 - T2: Gestió d'Existències i Inventari. El Magatzem. En les empreses sanitàries ...

• Com que la seva finalitat és l'assistencia als pacients, es sacrifica la rendibilitat (benefici addicional) en moltes ocasions.
• Es tenen farmacs i materials poc freqüents, però que han d'estar disponibles en situacions d'emergencia.

Empreses Petites

C01 - Operacions administratives i documentació sanitària UD 03 - T2: Gestió d'Existències i Inventari. El Magatzem. En les empreses petites ...

• Menys capital immobilitzat.
• Magatzems més petits.
• Gestió i inventaris més rapids.
• Disminueix el deteriorament dels productes.
• Disminueixen les perdues en cas de robatori, incendi ...
• La prima de l'assegurança és menor.

Revisió d'Existències i Inventari

C01 - Operacions administratives i documentació sanitària UD 03 - T2: Gestió d'Existències i Inventari. El Magatzem. Idees bàsiques

• La revisió de les existències s'efectua a través de dos sistemes complementaris:
  • Les fitxes de magatzem.
  • L'inventari.
• En cada línia de la fitxa de magatzem es registra una entrada i sortida de productes del dipòsit.
• L'inventari:
  • Es recompta a ma i es revisen tots els materials emmagatzemats.
  • Permet contrastar els registres amb la realitat.

Valoració d'Existències

C01 - Operacions administratives i documentació sanitària UD 03 - T2: Gestió d'Existències i Inventari. El Magatzem. 4.4. VALORACIÓ DE LES EXISTÈNCIES: DEFINICIÓ.

• La valoració de les existències permet esbrinar quin és el valor economic total del material emmagatzemat.
• La finalitat és repartir els costos entre els serveis que utilitzen aquests materials.

Càlcul del Capital Emmagatzemat

C01 - Operacions administratives i documentació sanitària UD 03 - T2: Gestió d'Existències i Inventari. El Magatzem. El capital emmagatzemat es calcula: Preu d'adquisició + assegurances + enviament - descompte

• Despeses de manteniment del magatzem.
• Perdues d'articles per robatori i deteriorament.

Comptabilitat del Magatzem

C01 - Operacions administratives i documentació sanitària UD 03 - T2: Gestió d'Existències i Inventari. El Magatzem. La comptabilitat del magatzem

• És molt complexa i normalment es porta a terme per serveis especialitzats.
• Si no hi ha serveis centralitzats, es repartirà pels serveis que utilitzen el magatzem.

Emmagatzematge de Material Sanitari

C01 - Operacions administratives i documentació sanitària UD 03 - T2: Gestió d'Existències i Inventari. El Magatzem. 4.5. L'EMMAGATZEMATGE DEL MATERIAL SANITARI El material sanitari son tots els articles que s'utilitzen per l'atenció d'un pacient/ usuari/ client, ja sigui durant el tractament, en la prevenció o en la rehabilitació dels seus problemes de salut.

• Trobarem ...
  • Productes sanitaris (equips sanitaris)
  • Medicaments (substancies quimiques)
• El magatzem del centre sanitari garanteix ...
  • Que els farmacs mantenen les seves caracteristiques.
  • Que els farmacs són autentics.
  • Seguiment de lots per retirar en cas de risc per la salut pública.

Consideracions sobre Material Sanitari

C01 - Operacions administratives i documentació sanitària UD 03 - T2: Gestió d'Existències i Inventari. El Magatzem. Cal recordar

• El material sanitari modifica la salut de les persones, per això cal mantenir-lo en perfectes condicions durant el seu emmagatzematge i segons el tipus de material que sigui.
• Els magatzems poden ser oberts o tancats, segons permetin o no el pas a tot el personal del centre.