Tema 6. Gestión por procesos: diseño organizacional

Diseño Organizativo

Tema 6. Gestión por procesos

Índice

Esquema Ideas clave 6.1. Introducción y objetivos 6.2. Qué es la gestión por procesos 6.3. La cadena de valor 6.4. Elementos de la gestión por procesos 6.5. Mejora continua en la gestión por procesos 6.6. Resumen 6.7. Referencias bibliográficas

A fondo

Gestión por procesos (I) Gestión por procesos (II) La cadena de valor como herramienta de gestión para una empresa de servicios ¿Qué es una cadena de valor?

Test@ Universidad Internacional de La Rioja (UNIR) 1

GESTIÓN POR PROCESOS

¿QUÉ ES LA GESTIÓN POR PROCESOS?

LA CADENA DE VALOR

ELEMENTOS DE LA GESTIÓN POR PROCESOS

MEJORA CONTINUA EN LA GESTIÓN POR PROCESOS

Variaciones de BPM Implementación

Tema 6. Esquema Diseño Organizativo 3

Esquema

Ideas clave

6.1. Introducción y objetivos

¿Qué metodología se usa desde el punto de vista organizativo? ¿ Cómo nos organizamos o trabajamos para ser más efectivos?

Entre las distintas metodologías de gestión, nos encontramos con que la gestión por procesos es una de las más aplicadas en distintos sectores empresariales. Orientada bajo criterios de mejora continua, este tipo de gestión busca invertir todos los esfuerzos en la optimización de cada proceso a través del análisis y la mejora continua de cada una de las tareas que la componen. La efectividad de este método radica en orientar la tecnología y las personas hacia los procesos, vigilando que cada uno de estos cumpla satisfactoriamente con las necesidades del cliente.

Los objetivos que perseguimos con el estudio de este tema son los siguientes:

• Estudiar el sistema de gestión por procesos.
• Entender como el sistema de gestión incide en la estructura organizacional para lograr su éxito.
• Analizar la cadena de valor como elemento constitutivo de esta gestión.
• Definir métodos para implementar este sistema con éxito.
• Conceptualizar la mejora continua como cultura organizacional en la gestión por procesos.

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Ideas clave

6.2. Qué es la gestión por procesos

E l business process management (BPM) constituye un cuerpo de métodos, técnicas y sistemas para identificar, priorizar, analizar, mejorar y monitorear los procesos de negocio de una organización. Se basa en el paradigma de la orientación a procesos, que reemplaza la perspectiva funcional tradicional de las estructuras organizacionales para abordar la creciente dinámica del mercado, una creciente presión competitiva y los avances tecnológicos. Los beneficios potenciales de BPM van desde aumentos en flexibilidad, agilidad y capacidad de respuesta hasta mejoras en innovación y atención al cliente.

El sistema de gestión por procesos o business process management (BPM) es una disciplina de gestión orientada a conseguir los mejores índices de calidad integral y productividad. La aplicación exitosa en empresas de todos los sectores y dimensiones ha confirmado la eficacia de su enfoque convirtiendolo en uno de los más aplicados en el mundo.

La gestión orientada a procesos, y no a funciones, comprende métodos y tecnologías destinados a hacer más eficientes y eficaces todos los procesos de negocio de una organización con el objetivo de optimizarlo o mejorarlo continuamente. Podría decirse que es un sistema de trabajo basado en la mejora continua, y también en la disciplina de calidad conocida como Six Sigma.

La gestión por procesos implica entender, modelar, proyectar y controlar cada proceso llevando un control documental actualizado para entender la dirección que lleva la evolución de la empresa y comprobar que sigue la estrategia y los objetivos establecidos.

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Ideas clave

Este modelo aporta una perspectiva a la gestión centrada en la cadena de valor integrando la expectativa del cliente durante todo el proceso productivo. Es una metodología estructurada, por lo que la mejora se aplica a toda la empresa.

Esta filosofía organizativa surge en Toyota. A partir de la década de 1980, la difusión internacional de la estandarización y el modelo de trabajo de esta empresa impulsó la implantación de un sistema estructural enfocado en procesos. La filosofía entiende que la empresa existe gracias a los procesos y que tratarlos de forma aislada de las personas y de las tecnologías es un error. Comprender los procesos como el corazón de la empresa, conocerlos a fondo, abre la posibilidad de medirlos, optimizarlos y cambiarlos o adaptarlos cuando sea necesario.

La clave del éxito en esta filosofía es la integración de los procesos, las personas y la tecnología orientando los dos últimos elementos hacia el primero. Esto garantiza que el producto o resultado sea de máxima calidad, ya que todo su proceso de desarrollo se ha llevado a cabo bajo criterios de calidad.

En Recursos Humanos hemos hablado continuamente del ciclo de vida del empleado. Es el momento de hablar de los procesos y, por analogía, usar el ciclo.

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Ideas clave

Gestión Por Procesos

Definición ! Planificación Estratégica Lean Go TOC Gestión de Procesos Análisis y Modelización Optimización Ciclo de Vida BPM Monitorización Diseño BPM Automatización e Integración Evaluación Implementación

2017 @PedroRobledoBPM Figura 1. Ciclo de vida de la BPM. Fuente: Robledo, 2017.

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Ideas clave

La implementación de un sistema de gestión por procesos implica las siguientes fases:

FASES DE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN POR PROCESOS

Planificación estratégica Se deberá definir para qué se quiere implementar este tipo de sistemas de trabajo, qué se espera conseguir, en cuánto tiempo se prevén resultados, quién presidirá el proyecto, quiénes lo apoyarán y cómo, etc.

Análisis de la situación Es necesario conocer a fondo cada uno de los procesos, qué input emplea, qué output o producto genera, tiempos, recursos, relaciones con otros productos o procesos, etc.

Modelado Implica confeccionar un sistema de trabajo en el que las personas y los recursos se orienten a la optimización de cada fase del proceso.

Diseño Dar precisión al modelo personalizando el sistema de trabajo a cada proceso y subproceso propio de la empresa, a las personas y a los recursos materiales y tecnológicos disponibles.

Integración del sistema de trabajo Poner en práctica el sistema diseñado y llegar a un punto de automatización en cada fase del proceso.

Monitorización Hacer un seguimiento y mediciones de avances y resultados.

Optimización Buscar mejoras en el sistema implementado; revisar y comprobar avances; y detectar debilidades y posibles mejoras para reiniciar el ciclo.

Tabla 1. Fases de la implementación de un sistema de gestión por procesos. Fuente: elaboración propia.

Este ciclo fue introducido al sector empresarial por Howard Smith y Peter Fingar (2006), quienes definen tres fases principales:

• Estrategia: descubrimiento y comprensión minuciosa del proceso.
• Ejecución: que incluye las etapas de confección, implementación, pruebas, ejecución y control.
• Resultados: control y análisis de los resultados para comprobar avances y nuevas mejoras.

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Ideas clave

Variaciones de la BPM

Mejora continua a corto plazo

Se centra en la mejora evolutiva de los procesos actuales; básicamente, se trata de reducción de costes, de tiempos de ejecución o calidad del resultante. Se basa en modelado, ejecución y monitoreo, por lo que su principal debilidad es la falta de alineación con la estrategia empresarial.

Process Management Identification Plan KGIs - Objectives Process Modeling Actuate Do Control Continuous Improvement of the Process Measurement KPI's Analysis Process Monitoring Measure KPIs - Results Process Execution

2017 @PadroRobledoBPM Figura 2. Ciclo de la BPM a corto plazo. Fuente: Robledo, 2017.

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Ideas clave

Mejora continua a corto, medio o largo plazo

Process Oriented Management KBIs - Corporate Objectives Enterprise Strategy ! Quality Risks Environment Compliance IT Business 5CM CRM Application Architecture Data Architecture Technlogy Architecture Costal the Process Procves tectering Process Erection Process Management Organization ·2017 @PedroRobledoBPM Figura 3. Ciclo de la BPM a corto, medio y largo plazo. Fuente: Robledo, 2017.

Busca mejoras de mayor alcance que, además, estén alineadas con la estrategia empresarial. Atiende a la calidad, los riesgos, las normativas y las gestiones empresariales integrales. Asocia los KPI (key performance indicators) con los key business indicators. Integra la cultura empresarial. Se trata de un enfoque de la gestión. Optimiza tecnologías e identifica deficiencias. Además, permite analizar el impacto de las acciones en toda la organización.

Gestion por procesos con/sin software BPM

Por defecto implica tres fases:

• Fase de definición, que incluye la alineación con la estrategia empresarial, el análisis y el modelado de procesos.
• Definición del uso del motor BPM. Habrá dos opciones:
• · Gestión por procesos sin software BPM. La ejecución de los procedimientos dependerá enteramente de los colaboradores, quienes se guiarán por un documento

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Ideas clave

de instrucciones que controle cada aspecto de forma metódica. Todo dependerá de la ejecución de la ejecución de la mano de obra, su control y el cumplimiento de lo establecido.

• · Aplicar un software BPM. Implica respetar una fase para la implementación del proceso de negocio en un sistema BPM que se integre a las aplicaciones existentes en la empresa. Se deberá llevar a cabo en dos etapas. La primera consiste en diseñar el modelo de forma personalizada y adaptada a la empresa y sus necesidades, así como en definir modelos de datos, reglas de controles, etc. La segunda consiste en la automatización e integración, donde se ponen en práctica procesos automatizados a partir del software creado.

Process Oriented Management Definition Strategic Planning Lean 6o TOC Optimization Process Management Analysis & Modeling -0 BPM Life Cycle Monitoring Process Execution Evaluation Execution

2017 @PedroRobledoBPM Figura 4. Gestión por procesos sin software BPM. Fuente: Robledo, 2017.

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