Gestión de existencias e inventario en farmacia

Control del Almacén de Productos Farmacéuticos

RA2: Controla el almacén de productos farmacéuticos y parafarmacéuticos describiendo y aplicando las operaciones administratives de control de existencias

El Almacén en la Oficina de Farmacia

TEMA 5. EL ALMACÉN EN LA OFICINA DE FARMACIA

Gestión de Existencias e Inventario

TEMA 6. GESTIÓN DE EXISTENCIAS E INVENTARIO

1. Protocolos de recepción de pedidos (primer apartado del pdf en moodle = apuntes dados en classe)
2. Contenido de esta presentación: " Control de los productos. Gestión de existencias ▪ Gestión del inventario

TEMA 6: Gestión de Existencias e Inventario

1. EL CONTROL DE LOS PRODUCTOS
2. GESTIÓN DE EXISTENCIAS O STOCKS
3. GESTIÓN DEL INVENTARIO

Control de Productos y Aprovisionamiento

-1) EL CONTROL DE LOS PRODUCTOS GESTIÓN DEL APROVISIONAMIENTO CORRECTA 23RF EXISTENCIAS DE CADA PRODUCTO INDIVIDUALMENTE NÚMERO DE UNIDADES STOCKS INVENTARIO TOTALIDAD DE PRODUCTOS ALMACENADOS VALOR EN EUROS GESTIÓN COMPRAVENTA LA GESTIÓN DEL APROVISIONAMIENTO ESTÁ INFORMATIZADA

Sistema Informático para el Control de Productos

1) EL CONTROL DE LOS PRODUCTOS RF LA GESTIÓN DEL APROVISIONAMIENTO ESTÁ INFORMATIZADA El Sistema informático: TODAS LAS ENTRADAS Y SALIDAS DE PRODUCTOS SE REGISTRAN MEDIANTE SU CÓDIGO Sabe en todo momento: 1. El stock de cada artículo. 2. El inventario en su totalidad En unidades y En valor económico Dispone de varias opciones para analizar los parámetros anteriores

Gestión de Existencias o Stocks

Objetivos de la Gestión de Existencias

2) GESTIÓN DE EXISTENCIAS O STOCKS Gestión de existencias (de cada producto) Stock mínimo posible Atención ininterrumpida Procesos que se dirigen a mantener la cantidad de existencias en el mínimo necesario, pero que permita atender las necesidades de la población sin que se produzca alguna falta que obligue a interrumpir el suministro OBJETIVO Evitar la sobreacumulación OBJETIVO Evitar la ruptura de stock

Elementos Clave en la Gestión de Stocks

2) GESTIÓN DE EXISTENCIAS O STOCKS EL INTERVALO DEL STOCK OPTIMO EL PUNTO DE PEDIDO LA ROTACIÓN DE EXISTENCIAS (RE)

Intervalo del Stock Óptimo

2) GESTIÓN DE EXISTENCIAS O STOCKS EL INTERVALO DEL STOCK ÓPTIMO (Smin --- Smáx) Es la media de la existencia de ese producto que en un período determinado nos permite atender las necesidades de la clientela y obtener la máxima rentabilidad atender las necesidades de la clientela Media de la existencia en un período determinado permite obtener la máxima rentabilidad EL INTERVALO DEL STOCK ÓPTIMO Va variando ...... no se puede obtener una única cantidad óptima Se establece un intervalo delimitado por el Stock mínimo y máximo

Stock Máximo y Mínimo

2) GESTIÓN DE EXISTENCIAS O STOCKS EL INTERVALO DEL STOCK ÓPTIMO STOCK MÁXIMO: Cantidad máxima de un producto que puede haber en el almacén Depende, principalmente de: - Capacidad de la instalación Costes que representa STOCK MINIMO: Cantidad mínima de un producto que puede haber en el almacén Sin correr riesgo de que se agote Los niveles de Stock máximo o mínimo = Intervalo de stock óptimo Varían mucho si se tratan de productos de reposición DIARIA TRIMESTRAL ANUAL

Punto de Pedido

2) GESTIÓN DE EXISTENCIAS O STOCKS EL PUNTO DE PEDIDO Se fija para asegurarnos que el stock se mantenga dentro del intervalo óptimo PPE Punto de pedido Número de unidades de un producto a partir del cual hay que gestionar un nuevo pedido. SMN Stock mínimo DPR Previsión de la demanda TEN Plazo de entrega

Cálculo del Punto de Pedido

EL PUNTO DE PEDIDO PARA SU CÁLCULO SE PARTIRÁ DE STOCK MÍNIMO MEDIA DE LA DISPENSACIÓN DIARIA (DEMANDA) TIEMPO QUE SE TARDA EN ENTREGAR EL PRODUCTO DESDE QUE SE GESTIONA EL PEDIDO S MN D PR T EN SMN Stock mínimo DPR Previsión de la demanda TEN Plazo de entrega PPE = SMN + TEN . DPR

Gráfico de Gestión de Stocks

LA GESTIÓN DE STOCKS STOCK SMX Intervalos de reposición SOP QPE PPE DPR SMN TEN TEN TEN SMN Stock mínimo SMX Stock máximo Sop Stock óptimo DPR Previsión de la demanda TEN Plazo de entrega PPE Punto de pedido QPE Cantidad pedida TIEMPO PPE = SMN + ( TEN. DPR) 1 1

Ejemplo de Cálculo del Punto de Pedido

2) GESTIÓN DE EXISTENCIAS O STOCKS EJEMPLO DE CÓMO SE OBTIENE EL PUNTO DE PEDIDO Por ejemplo: el stock mínimo de un cosmético de higiene personal es de 10 unidades, la media de consumo diario es de 1 unidad y la empresa proveedora tarda 2 dias en servir un pedido. En este caso se debe tener en cuenta que en los 2 días que tardará en recibir la entrega se van a vender 2 unidades; por lo tanto, se deberá cursar el pedido cuando queden 12 unidades en el almacen para evitar que el stock baje del mínimo. El número de unidades que se deberían pedir depende del stock máximo; si en este caso fuese de 60, el pedido debería ser de 48 unidades. Smn= Stock mínimo = 10 Dpr= Previsión de demanda = 1 PPE = SMN + (TEN . DPR) TEN = Plazo de entrega = 2 días

Rotación de Existencias

2) GESTIÓN DE EXISTENCIAS O STOCKS LA ROTACIÓN DE EXISTENCIAS= ROTACIÓN UNIDADES DISPENSADAS = NÚMERO DE REPOSICIONES DE EXISTENCIAS = STOCK MEDIO Stock medio anual 20 unidades PRODUCTO A = 180 = 9 Demanda anual 180 unidades 20 PRODUCTO A = 200 = 10 20 180 PRODUCTO A = =10 18 Se puede aumentar la rotación: aumentando las ventas o disminuyendo el stock Mantener una adecuada rotación de existencias optimiza la utilización del espacio del almacén y evita pérdidas por caducidad y obsolescencia.

Cálculo y Significado de la Rotación de Existencias

2) GESTIÓN DE EXISTENCIAS O STOCKS LA ROTACIÓN DE EXISTENCIAS (RE) RE = unidades vendidas cantidad media almacenada EN UN PERÍODO DETERMINADO (GENERALMENTE 1 AÑO) Número de veces que se ha vendido el stock de ese producto durante un período determinado EJ: RE anual de un producto determinado = 5 Habremos vaciado y llenado el almacen unas 5 veces al año ▪ Mi stock dura un término medio de 64 días (365/5 = 64) Número de veces que teóricamente se habrá llenado y vaciado el almacén durante el período de tiempo considerado La rotación de stock también indica el número de veces que el capital invertido en stock se recupera a través de las ventas.

Ejemplo de Rotación Anual de Producto

2) GESTIÓN DE EXISTENCIAS O STOCKS LA ROTACIÓN DE EXISTENCIAS (RE) EJEMPLO: ROTACIÓN ANUAL DEL PRODUCTO A En un año se vendieron 150 unidades del producto A El stock medio durante ese año fue de 10 unidades RE(del producto A) = 150/10 = 15 ...... La rotación del producto A es de 15 (15 veces se gastó todo su stock en un año = 15 veces se renovó su stock medio anual)

Gestión Correcta de Stocks y Tasas de Rotación

2) GESTIÓN DE EXISTENCIAS O STOCKS LA ROTACIÓN DE EXISTENCIAS (RE) SE UTILIZA PARA SABER SI GESTIONAMOS CORRECTAMENTE LOS STOCKS EN GENERAL, ESTAREMOS HACIENDO UNA BUENA GESTIÓN DEL ALMACÉN EN GENERAL TASAS DE ROTACIÓN ALTAS = CUANTOS MÁS PRODUCTOS SE DISPENSEN CON EL MENOR VALOR MEDIO DE EXISTENCIAS PERO Según la tipología del producto inventariado en la farmacia, el coeficiente de rotación varía dado que no todos los productos tienen los mismos movimientos de ventas, ni tampoco requieren las mismas unidades de almacenamiento

Intervalos Óptimos de Coeficiente de Rotación por Familia

2) GESTIÓN DE EXISTENCIAS O STOCKS LA ROTACIÓN DE EXISTENCIAS (RE) A continuación, se citan los intervalos de valores óptimos de coeficiente de rotación de los diferentes productos, en función de la categoría o familia a la que pertenezcan: Familia Coeficiente de rotación Familia Coeficiente de rotación Dermo-corporal 4-6 Especialidad 12-14 Especialidades de PVP>143,05€ 35-50 Dietética 6-8 Dermo-facial 4-6 Efectos infantiles 3-6 Especialidades publicitarias 8-12 Higiene infantil 4-6 Especialidad genéricas 10-16 Óptica 4-6 Dietética infantil 4-8 Natural 6-10 Higiene bucal 6-8 Vitaminas 6-8 Efectos y accesorios 6-8 Homeopatia 5-8 Solares 5-6 Ortopedia 3-5 Higiene capilar 6-8 Anticelulíticos 5-6 Higiene corporal 6-8

Decisiones sobre Rotación Baja de Productos

2) GESTIÓN DE EXISTENCIAS O STOCKS LA ROTACIÓN DE EXISTENCIAS (RE) Tomando como referencia estos intervalos, si algunas categorías de la farmacia, o algunas referencias concretas, cuentan con un índice de rotación bajo, es decir, el stock apenas rota, deberemos entonces tomar decisiones sobre la continuidad de esa categoría o familia de productos, ya que en el caso de no tratarse de productos estratégicos (por posicionamiento de la farmacia), no van a aportar beneficio y supondrán un coste de almacenamiento y financiero, que afectaran negativamente sobre la cuenta de resultados de la farmacia. A veces en vez de eliminar determinados productos de rotación baja se pueden tomar otras medidas: · Tratar de aumentar las ventas aplicando técnicas de márketing · Reducir el stock medio · Buscar productos alternativos a mejor precio Los aumentos de ventas y las disminuciones de stock hacen aumentar la rotación.

Factores que Inciden en la Rotación de Existencias

2) GESTIÓN DE EXISTENCIAS O STOCKS LA ROTACIÓN DE EXISTENCIAS (RE) Factores que inciden en la rotación de existencias Algunos otros factores que afectan a la rotación de existencias son: · El aumento de la frecuencia de venta: puede ser provocada por algunos factores externos como campaña publicitaria eficaz o alarma social. · El volumen que ocupan en el almacén: se tiende a reducir tanto como se pueda este espacio para ganar zona de exposición. · Las condiciones de las empresas proveedoras: pueden aplicar ciertos condicionantes que afecten a la rotación de existencias: · El plazo de entrega: a mayor plazo de entrega mayor número de u. en almacén ● La obligación de pedir algunos productos por cajas completas, por tanto obligación de tener un mayor número de u. en el almacén.

Efectos de un Stock Demasiado Bajo

2) GESTIÓN DE EXISTENCIAS O STOCKS LA ROTACIÓN DE EXISTENCIAS (RE) El seguimiento y revisión de los niveles de stock Efectos de un stock demasiado bajo (La venta aplazada) Se produce una ruptura de stock de un producto cuando no se puede atender la demanda de ese producto por no disponer de existencias. Puede producirse también a una RE demasiado elevada. Se propone al cliente volver para efectuar la compra en otro momento: ▪ Si está de acuerdo, se anota en el sistema de encargos a clientes. Se le entrega un resguardo numerado. Es importante gestionar administrativamente las ventas aplazadas, ya que esta información será de gran utilidad para mejorar la gestión de stocks.

Efectos de un Stock Demasiado Alto

2) GESTIÓN DE EXISTENCIAS O STOCKS LA ROTACIÓN DE EXISTENCIAS (RE) El seguimiento y revisión de los niveles de stock Efectos de un stock demasiado alto Un stock demasiado alto puede generar, a medio plazo, problemas como: · El incremento de caducidades: se deberá negociar su devolución con los proveedores. · La sobreocupación de espacios: comporta incomodidades e ineficacia en las operaciones que se efectúan.

Gestión del Inventario

3) LA GESTIÓN DEL INVENTARIO = 1 ) INTRODUCCIÓN 2) EL INVENTARIO FÍSICO 3) VALORACIÓN DE EXISTENCIAS 4) LA ROTACIÓN DE INVENTARIO