Ciclo operacional y transacciones comerciales, Politécnico Grancolombiano
Documento del Politécnico Grancolombiano sobre el ciclo operacional y las transacciones comerciales. El Pdf, de nivel universitario en Economía, detalla las operaciones de compra y venta, la contabilización de transacciones y presenta ejemplos prácticos para facilitar la comprensión de conceptos contables fundamentales.
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Transacciones comerciales y operacionales
Transacciones comerciales
Una transacción comercial es toda aquella operación financiera donde hay un intercambio de recursos, bienes o servicios, que es susceptible de ser contabilizada o registrada en las operaciones diarias de la empresa.
Desde el punto de vista contable únicamente se podrán registrar las operaciones que se hayan realizado bajo el principio de acumulación o devengo, es decir, donde hay aumentos o disminuciones en los recursos financieros que puedan ser cuantificados.
Dichos registros siempre deben realizarse en la moneda funcional o de común circulación. Así, para el caso colombiano se registrarán en pesos colombianos y, aquellas operaciones que se realicen en moneda extranjera, deberán monetizarse. Dicha monetización se hará conforme con la tasa representativa de mercado el día en que se realice el hecho económico.
Transacciones de compra de mercancías
El mayor volumen de operaciones de una empresa se distribuye entre las compras y las ventas, lo cual le permite a la empresa desarrollar su objeto social de manera regular. Por lo tanto, se abordan estas dos tipologías de operaciones de manera específica.
La operación de compra tiene un solo tiempo de contabilización, a diferencia de las ventas que tiene dos tiempos; toda esta información se extrae de la factura de venta y de la forma de pago.
POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 2Para comprender la manera en que deben realizarse las contabilizaciones de compra y venta es importante realizar una aclaración en la administración de los inventarios, puesto que estas operacines pueden controlarse por medio del sistema permanente o del sistema periódico. Son las empresas quienes, desde su constitución, determinan las políticas que van a seguir al respecto.
Observemos las diferencias entre los dos sistemas:
Tipos de inventarios
Tabla 1. Tipos de inventarios
| Inventarios | Sistema permanente | Sistema periódico |
| · Se afecta el inventario de forma directa en cada operación de compra, puntualmente en la cuenta del Activo Mercancías no fabricadas por la empresa.
· Se ajusta el Inventario al final de cada periodo. . Existen varios métodos de valoración: PEPS, promedio ponderado, identificación específica o retail. . Al comprar la mercancía, la operación se contabiliza en la cuenta de Costos Compras de Mercancías. . Se conoce de forma constante el valor del inventario. . Es necesario realizar el juego de inventarios para determinar el costo de la mercancía vendida. · Cuando se vende dicho inventario se cruza con la cuenta de Costos Comercio al por mayor y al por menor. · Es complejo determinar el valor o las unidades disponibles para la venta sin un arqueo físico. · Se usa frecuentemente en empresas donde los inventarios son de fácil detección y contabilización, tales como concesionarios de carros, comercializadoras de computadores, finca raíz, etc. | · Es generalmente usado por empresas que venden demasiados productos o líneas de productos al detal, como ferreterías, almacenes, papelerías, productoras o industriales, etc. |
Fuente: elaboración propia
POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 3· Compra de mercancía inventario permanente
Ejemplo de compra de mercancía
Ejemplo N. 1 Se compra mercancía por valor de $80.000.000 y se paga en efectivo. Su contabilización, sin tener en cuenta los impuestos por el momento, sería la siguiente:
Tabla 2. Contabilización de compra por 80.000.000
| EEF | Cuenta | Débito | Crédito |
| Activo | Mercancía no fabricada por la empresa | 80.000.000 | |
| Activo | Proveedores | 80.000.000 | |
| Sumas Iguales | 80.000.000 | 80.000.000 |
Fuente: elaboración propia
Las formas de pago son múltiples: en efectivo, en cheque o crédito.
Resolvamos esta situación con el siguiente caso:
Ejemplo de diferentes tipos de pago
Ejemplo N. 2 Se compra mercancía por $100.000.000; se pagan $20.000.000 en cheque y $30.000.000 en efectivo. La diferencia se pagará en 60 días.
Tabla 3. Diferentes tipos de pago
| EEF | Cuenta | Débito | Crédito |
| Activo | Mercancía no fabricada por la empresa | 100.000.000 | |
| Activo | Caja | 20.000.000 | |
| Activo | Bancos | 30.000.000 | |
| Pasivo | Proveedores | 50.000.000 | |
| Sumas Iguales | 100.000.000 | 100.000.000 |
Fuente: elaboración propia
Hay que tener en cuenta que el rubro del Pasivo Proveedores se emplea para las deudas contraídas en la adquisición de bienes o servicios que facilitan el desarrollo del objeto social de la compañía; también para la compra de inventarios que se pondrán en venta y para los servicios contratado que inciden de forma directa en el cumplimiento de la actividad económica principal.
POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 4Ejemplo N. 3 Se adquieren 10 televisores a 900.000 cada uno para ser vendido. Se paga la mitad en cheque y la diferencia a 90 días.
Ejemplo de pago en diferentes fechas
Tabla 4. Pago en diferentes fechas
| EEF | Cuenta | Débito | Crédito |
| Activo | Mercancía no fabricada por la empresa | 9.000.000 | |
| Activo | Bancos | 4.500.000 | |
| Pasivo | Proveedores | 4.500.000 | |
| Sumas Iguales | 9.000.000 | 9.000.000 |
Fuente: elaboración propia
Aplicaciones tributarias en compras
Hay que tener en cuenta que el proceso de compras de mercancía genera varios impuestos como el Impuesto al Valor Agregado (IVA) y las Retenciones en la Fuente por compras.
Esta operación exige también el conocimiento de cierta información con la que pueda determinarse el tipo de impuestos que se generan. La información pasa por determinar quién compra y quién vende, cuál es el régimen tributario y cuáles los valores de la operación, debido a las bases impositivas que deben aplicarse.
Revisemos en primera instancia el conjunto completo de cuentas o componentes de un asiento de compra, con todos los impuestos generados; es decir, un asiento contable con todas las alternativas y situaciones tributarias posibles, sin diferenciar quien compra o quien vende, y determinando las bases gravables.
POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 5Ejemplo N. 4 Se compra mercancía a crédito por $10.000.000.
IVA generado
El primer impuesto es el IVA. Para el caso específico se usará la tarifa (pueden existir diferentes tipos de tarifas de acuerdo a la operación realizada), y se aplicarán los conceptos vistos sobre el impuesto generado (IG) que es igual a la base gravable por la tarifa. De acuerdo a lo anterior, se tiene:
IG de IVA = $10.000.000 X Tarifa% (19%)= $IVA Generado $1.900.000.
Retención en la fuente
La tarifa de retención en la fuente según la tabla para compras sobre el valor de la compra. Es importante aclarar que para servicios las tarifas varían de acuerdo a la actividad, producto o servicio prestado.
IG en Rete Fte = $10.000.000 X % de retención (2.5%)= $Retención en la fuente por compras.
Retención de IVA
De acuerdo al decreto 1067 de 2012, se modificó la retención del IVA del 50% al 15%. Se debe tener en cuenta que la base de cálculo es el IVA generado. Así pues, la operación queda de la siguiente manera:
IG en IVA retenido = $1.600.000 X 15% = $240.000.
Retención de ICA
Para calcular la retención del impuesto de Industria y Comercio es necesario tomar la tarifa de ICA del vendedor. No hay que olvidar que la tarifa de ICA depende de lo estipulado por cada municipio. Para este ejercicio se trabajará con una tarifa de 4,11 X 1000.
IG en Retención de ICA = $10.000.000 X 4,11/1000 = $41.100.
POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 6Cálculo de la cuenta por pagar y contabilidad
Cálculo de la cuenta por pagar a crédito
Para este caso, el pago de la mercancía es crédito; por lo tanto el valor pendiente de pago se calcula de la siguiente manera:
Tabla 5. Cálculo de la cuenta por pagar a crédito
| Valor de la compra | $10.000.000 |
| + IVA Generado | $1.900.000 |
| - Retención en la Fuente | $250.000 |
| - Retención de IVA | $285.000 |
| - Retención de ICA | 69.000 |
| = Cuenta por pagar | $11.296.000 |
Fuente: elaboración propia
Asiento contable
El resultado de la operación es el descrito anteriormente, solo si el comprador es un gran contribuyente auto retenedor y el vendedor pertenece al régimen Responsable del IVA, tal y como se muestra en la siguiente tabla.
Tabla 6. Asiento contable
| COMPRAS | |||
| Contabilización de una compra de acuerdo a los diferentes tipos de regímenes: | |||
| Régimen del comprador | Gran contribuyente Autoretenedor | ||
| Régimen del vendedor | Responsable del IVA | ||
| Ciudad vendedor | Bogotá | ||
| Simple responsable del IVA | Sí | ||
| Compra | |||
| Base de los impuestos (Compra) | 10.000.000 | ||
| Tasa del IVA | General del 19% | 19% | 1.900.000 |
| RETENCIONES | |||
| En la fuente por compras | 2,50% | 250.000 | |
| IVA retenido | 15% | 285.000 | |
| Retención de industria y comercio (Tarifa del vendedor según tabla, Éj: 6,9X1000) | 0,69% | 69.000 | |
| Rete ICA Bogotá Resolución Número DDI-052377 | 0,69% | 69.000 |
POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 7* Observar bases de retención
| CONTABILIZACIÓN | |||
| CÓDIGO | NOMBRE DE LA CUENTA | DÉBITO | CRÉDITO |
| 1435 | Inventarios | 10.000.000 | |
| 2408 | IVA por pagar | 1.900.000 | |
| 2365 | Retención en la fuente 2,5% | 250.000 | |
| 2367 | IVA retenido 15% | 285.000 | |
| 2368 | Imp. de industria y comercio retenido (6,9×1000) | 69.000 | |
| 2205 | Proveedores (o medio de pago) | 11.296.000 | |
| Sumas Iguales | 11.900.000 | 11.900.000 |
Nota *Las compras de bienes gravados con IVA cuyo valor antes de tal impuesto no supere 27 UVT (equivalente a $925,290 por 2019) no están sujetas a reteiva. Así mismo, en el caso de los servicios, estos no pueden superar 4 UVT o $137.080 para el año 2019.
Fuente: elaboración propia
Transacciones de ventas de mercancía
Las ventas representan los ingresos de la compañía, entradas de dinero que de superar los costos y los gastos, pueden generar utilidades. Para que esto se cumpla, las ventas tienen que ser mayores que las compras. Así, debe sumarse al valor de la compra un porcentaje o valor absoluto de utilidad. Este valor puede determinarse empleando la siguiente fórmula:
PV = CT + U
Cálculo del precio de venta
Figura 1. Cálculo del precio de venta
Fuente: elaboración propia
POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 8
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