Aplicaciones informáticas en la gestión de stocks y almacenes

Software de gestión comercial y almacenes

Permiten organizar las actuaciones comerciales y de organización de las operaciones de almacén de una manera más eficiente.

Dependiendo del tamaño de la empresa, su organización y las actividades que desarrolla, necesitarán unos programas más o menos complejos.

En una pequeña y media empresa, puede ser suficiente un programa de gestión comercial que incluya todas las operaciones desde que se adquieren los productos o materias primas (según sean actividades de distribución o fabricación), hasta que se venden y cobran de los clientes. Estas aplicaciones suelen venir acompañadas de software de contabilidad y gestión de personal, con lo que se realiza toda la gestión de una manera integrada y uniforme.

En grandes empresas, donde la gestión de almacén, es más laboriosa por el número de referencias que se manejan, el volumen de mercancía o el tamaño de las instalaciones, las aplicaciones de gestión comercial, pueden ser insuficientes y se precisan programas de gestión logística que pueden centrarse sólo en el almacenaje, o abarcar la gestión del transporte.

En las grandes corporaciones se configuran aplicaciones a medida, accesibles a través de la web y en las que los procesos que se puedan desarrollar en múltiples centros de trabajo, se centralizan en servidores remotos con acceso a través de Internet, tanto para las compras como para el control de almacen o la contabilidad. Es lo que llamamos software ERP, Enterprise Resource Planning disponible también para grandes empresas que quieran dar el salto a la nube o cloud computing.

Existe un gran número de empresas que ofrecen estas aplicaciones adaptadas a las necesidades de cada cliente. Generalmente, son programas modulares que se pueden personalizar y modificar para los distintos tipos de empresa.

También existen aplicaciones open source y gratuitas, en las que la adquisición del programa no supone coste alguno y se paga, si es necesario, por la instalación, administración o personalización de la aplicación, así como la asistencia técnica.

Software de gestión comercial: Instalación

Existen múltiples aplicaciones gratuitas y de pago para la gestión de la empresa. Incluso entre éstas últimas, te encontrarás con versiones demo que son totalmente operativas durante un periodo de tiempo y versiones de uso limitado.

El programa que vamos a utilizar es una aplicación comercial gratuita, aunque es preciso ser usuario registrado para disponer de las actualizaciones y asistencia técnica. Se trata de la aplicación FACTUSOL de la empresa software DELSOL. Su instalación es sencilla:

1. Accede a la página web de la empresa FACTUSOL: Software FACTUSOL.
2. Haz clic en el botón DESCARGAR GRATIS (situado arriba, a la derecha).
3. Selecciona el programa o programas que deseas descargar: factusol, nominasol, contasol, tpvsol, etc.
4. Completa los datos que solicita, especificando que eres estudiante.
5. Activar la cuenta en el correo electrónico enviado por DelSol: Software DELSOL<web@sdelsol.com>. Debes ir a la bandeja de entrada del correo y dar a activar cuenta.
6. Una vez activada aparece este mensaje.
7. Ya puedes entrar en la ZONA PRIVADA y utilizar Facturasol o el programa quehayas activado.

Configuración: Datos iniciales

Antes de comenzar a trabajar con las operaciones habituales hay que introducir los datos iniciales. Para facilitar el aprendizaje, la aplicación cuenta con una empresa ejemplo, de manera que se puede importar sus datos.Todas las aplicaciones de gestión comercial suelen tener un esquema inicial muy similar, que incluye los siguientes elementos, entre otros:

• Datos de la empresa: domicilio fiscal, centros de trabajo.
• Proveedores: NIE, domicilio, forma de pago, etc.
• Clientes: NIF, domicilio, lugar de entrega, etc.
• Bancos: Datos de las cuentas de la empresa.
• Otros: transportistas, comerciales.

Por otro lado, es preciso introducir todos los datos de los artículos con los que se trabaja. Normalmente se agrupan por familias o secciones. Dentro de cada una añadiremos los datos de los artículos, de modo que, al abrir el programa FACTUSOL por primera vez, es preciso que incluyas la información inicial de tu "empresa" antes de seguir con el resto de información. Para ello, haz clic en el icono FACTUSOL. A continuación, es preciso que selecciones el usuario que va a acceder al programa. En todas las aplicaciones se pueden crear y seleccionar tipos de usuarios con niveles de seguridad distintos. En este caso, para simplificar, seleccionamos el usuario supervisor.

En la siguiente ventana nos indica los tres pasos a seguir para la creación de la empresa: botón sistema, a continuación el botón nueva empresa y finalmente añadir los datos de la empresa. Siguiendo esos pasos podemos añadir los datos iniciales, que pueden ser los siguientes:

La ventana abierta tiene una ficha más, para añadir otros datos de interés. En este caso puedes añadir los datos relativos a la página web de la empresa creada y algunas características como el uso de tallas y colores. Una vez creada, podemos acceder y modificar esta información en la pestaña administración, en el grupo de botones Empresa.

Configuración: Proveedores y clientes

Después de añadir los datos básicos de la empresa, debes ir añadiendo los registros correspondientes a proveedores, bancos, clientes, familias o artículos. Es un proceso lento, que en una empresa real se hace conforme se avanza en las actividades diarias.

Traspaso de datos

Aquí vas a usar el fichero de la empresa ejemplo, que contiene una serie de datos ficticios de la gestión de la empresa, traspasándolos a tu empresa. Es un proceso sencillo:

1. Haz clic en el botón inicio del programa, en la zona superior izquierda.
2. Selecciona Archivo de empresas.
3. Escoge la opción Traspaso de datos de la empresa.
4. Selecciona la empresa origen, que tiene el código XD1. Añadimos el ejercicio correspondiente al año en el que estamos trabajando.
5. Selecciona la empresa destino, la empresa que acabamos de crear, con el código 001.
6. Aunque podríamos seleccionar todas las opciones, escogemos correspondientes a las principales secciones:
   1. Ventas: seleccionamos todas las opciones
   2. Compras: seleccionamos todas las opciones.
   3. Almacén: se podrían escoger artículos por código, familia o fechas. Para obtener más información con la que poder operar, también seleccionamos todas las opciones.
   4. Administración. Marcamos Costes de obra, Caja, Bancos y Personal.
7. Haz clic en Aceptar.

A partir de ese momento se copian los registros correspondientes de la empresa a nuestra empresa.

Clientes y proveedores

El proceso de registro de clientes es sencillo:

1. En el programa, accede al menú ventas.
2. Haz clic en el icono Clientes.
3. La lista, inicialmente, estará vacía. Haz clic en el icono Nuevo.
4. Añadimos los datos del cliente. En el apartado Agente Comercial es preciso hacer clic en buscar y añadir agentes, si no los tenemos. Esto supone incluir sus datos personales, de contacto y técnicos, así como la comisión a percibir.
5. Completamos los datos indicando el número de cuenta bancario si lo conocemos.
6. Hacemos clic en Guardar y cerrar.

El proceso de registro de proveedores suele ser similar e incluye habitualmente la siguiente información:

• Nombre, dirección, NIF, del proveedor.
• Datos de la persona de contacto.
• Datos bancarios, descuento y formas de pago.

Como otros programas similares, desde cada una de las ventanas de la aplicación puedes acceder a otras ventanas en las que se incorporan nuevos registros. Ej .: desde la ventana Comercial de la ficha del proveedor, podemos acceder a la ventana Formas de Pago para seleccionar o añadir una nueva forma de pago.

Configuración: Almacén

En una empresa real, deberías añadir todos los artículos que estarán a la venta en la empresa. Con los datos importados de la empresa de ejemplo, no es necesario.

Antes de seguir, unas ideas sobre codificación de artículos.

La nomenclatura definida en la codificación de nuestras referencias de artículos proporciona a cada uno de ellos una identificación clara y precisa que lo hace único y que, de hecho, DEBE hacerlo único como si fuera su DNI, por eso cualquier sistema de gestión de almacén le asigna un código único a cada artículo almacenado. No es un asunto de segundo plano sino de primera línea por importancia ya que todo lo que un SGA haga será a partir de esta información en gran medida. Debemos poner especial atención porque tenemos tendencia natural a cometer errores y uno de los más frecuentes es poner diferentes nombres al mismo artículo.

Consejos sobre codificación

1. Asigna responsables para la administración de los códigos. Restringe mucho el número de personas que pueden dar de alta y baja un artículo y no lo conviertas en un asunto de baja importancia. Dar de baja o alta un artículo, no debería ser fácil ni rápido, ni depender del criterio de una sola persona.
2. Piensa en la facilidad de uso por parte del personal y los clientes. Permite el uso de "alias", muchos SGA permiten varios alias para un mismo artículo. De hecho, el buscador mira en la nomenclatura y los alias a la hora de localizar un artículo. Piensa que, al mismo artículo, varios clientes pueden llamarlo de varias maneras y su propio personal de otra diferente y sus proveedores de otras diferentes y TODAS pueden ser profesionales y válidas.
3. Sistematiza el proceso de asignación de códigos. Diseña un sistema para el establecimiento del código numérico asociado a cada artículo, es decir, su referencia. Establecer un sistema puede ser tan sencillo como: "las numeraciones comienzan por el 0 y acaba en el infinito" sin más. En esto no hay soluciones buenas ni malas, depende de su empresa, sus artículos y familias y subfamilias.

En la ficha Almacén, comenzarás con las diferentes categorías de la sección artículos:

Almacenes. Añadiremos todos los almacenes en los que tengamos artículos en existencias. En principio, aparecen en lista el almacén general y el taller de montaje. Añadimos uno más:

1. Clic en Nuevo.
2. Añadimos los siguientes datos:
   1. Código: VEN.
   2. Descripción: Ventas.
   3. Domicilio. No es necesario de momento, pero puedes añadir una dirección.
3. Hacemos clic en Aceptar y Cerrar.