La administración: principios y elementos clave en la modernización judicial

Caso de estudio sobre la modernización judicial

Pablo Ramírez es un abogado, especializado en derecho civil. Actualmente, se encuentra trabajando hace más de ocho años para el doctor Benítez. Y gracias a su buen desempeño, va concursar para el cargo de secretario de la Secretaría 14. El doctor Benítez es un importante experto en su área, sin embargo, no posee conocimientos sobre la administración y ante la necesidad de adaptarse a las nuevas reformas que impulsa las políticas de Estado, es que decide modernizarse. El poder judicial requiere contar con juzgados más eficaces y eficientes en todos los procesos, incorporar tecnología, disminuir el plazo de respuesta y mejorar el tiempo de atención. Para poder concursar Pablo Ramírez deberá presentar una propuesta integral para mejorar el desempeño del juzgado, con sus dos secretarías: la 12 y la 14. Para ello tendrá que planificar el trabajo, coordinarlo, considerar las personas que integran los equipos, la estructura, los procesos, los tiempos que lleva cada tarea, establecer cómo se harán luego los controles para evaluar los resultados, o bien qué cambios deberá hacer para mejorar. La secretaria 12, está coordinada por el doctor Arístides, quien lleva 30 años en su función. El equipo de trabajo está compuesto por cinco abogados con suficiente antigüedad para conocer muy bien sus tareas. La organización implica que, desde el inicio y hasta el final, cada expediente lo tramita el mismo empleado. Por lo que, cada uno tiene una tarea definida y ninguno se entromete con un expediente ajeno. La ausencia de algún empleado, implica que esos trámites no tengan movimiento, y como nadie tiene el rol de controlar, no existen problemas. Esta modalidad de trabajo, llevó a no compartir información, como así tampoco nuevas yactualizadas prácticas. Otra de las particularidades de este espacio de trabajo, es que no están estipuladas las horas para almorzar o tomar un descanso. Los empleados identifican a la secretaria 12 como un buen lugar de trabajo, monótono, estable y seguro. Sin embargo, manifiestan que su labor no es suficientemente valorada por las autoridades. Y especulan que, por esa razón, no se les asigna presupuesto para más personal ni para mejorar sus instalaciones de infraestructura. Por esta misma razón, consideran adecuado trabajar lo que el ritmo diario les permite, sin tener que apresurarse. Sin embargo, las personas que tienen causas en esta secretaria manifiestan que no sólo se demoran demasiado, sino que son poco eficientes. La situación es diferente en la secretaría 14, que se encuentra a cargo del doctor Ibáñez, un abogado entrado en años, pero de espíritu jovial y amigable. Él modernizó todo el esquema de trabajo desde que asumió su cargo. Desde hace cuatro años, en Tribunales destacan el alto desempeño de este equipo por la agilidad de los expedientes. El doctor Ibáñez es diferente a los demás, no solamente es un buen jurista, sino que, además, tiene formación en administración. Cuando asumió el cargo, se encargó de realizar varias reuniones con sus empleados y con otros secretarios. También recorrió los espacios de trabajo para observar cómo era el movimiento de atención a los abogados en barandilla. Sus empleados destacan que Ibáñez conoce y valora el trabajo que se realiza en el área de secretaría. Además, reconocen que su jefe es una persona contemplativa, ya que ante cualquier situación personal les permite ausentarse, como así también tomar cursos de formación en horario laboral. El equipo está conformado por cuatro abogados. Esa libertad, les permite estar comprometidos con su trabajo y no utilizar permisos especiales para días personales. Todas las semanas se pactan nuevos objetivos y sí es necesario hacen horarios adicionales en la oficina. Ibáñez también se caracteriza por ser una persona estricta. El horario y la calidad son condiciones importantes para trabajar en esta secretaría. Es por eso, que se encargó de brindar muchas capacitaciones sobre la manera de optimizar el momento de atención en barandilla.Una de las ideas para optimizar los tiempos de trabajo, fue que cada abogado se creara una cuenta de correo electrónico para que no perdieran tiempo en ir hasta tribunales para conocer si había alguna novedad con sus expedientes. Gracias a esta idea es que los procesos son mucho más ágiles y se logró avanzar con trabajos internos. Teniendo esta situación, Pablo Ramírez tendrá que presentar un plan integral de trabajo que permita estandarizar los procesos entre las secretarías, establecer indicadores de rendimiento y mejorar el clima humano.

Conceptos fundamentales para la propuesta integral

Funciones administrativas y su importancia

Para poder realizar esta propuesta de trabajo integral, Pablo tuvo que repasar los siguientes conceptos. Funciones administrativas La administración: una necesidad de todas las profesiones La administración, en nuestro mundo, se encuentra en todas las áreas y en todo tipo de organización. En lo cotidiano, todo necesita ser administrado y dirigido, desde una gran empresa internacional hasta una ONG (organización no gubernamental) que cuida el medioambiente, así como nuestra propia economía doméstica. Todos necesitamos administrar nuestros recursos y habilidades. La administración surgió desde que las personas comenzaron a agruparse para lograr lo que individualmente no podían. Esta es esencial para garantizar la coordinación de los esfuerzos individuales. Su papel ha crecido cada vez más a medida que los grupos organizados fueron evolucionando y el rol del administrador ha requerido mayor importancia con el paso del tiempo. (Diaz, 2009. https://bit.ly/2OBJ2aE) Como vimos en el caso de estudio "Modernización del Poder Judicial", todo tipo de organización está hoy interpelada a revisar el conjunto de sus procesos y contar con una eficiente administración.La imperiosa necesidad de una buena administración que atraviesa el juez Benítez se ha tornado la situación diaria una vez entrado el siglo XX y su auge ha sido vertiginoso desde el comienzo del siglo XXI. Se repite en hospitales, escuelas, galerías de arte, clubes y todo tipo de organización. Vemos cómo en el juzgado la buena administración en la Secretaría 14 ha logrado resultados muy valiosos. Y es que Ibáñez se ocupó de estudiar debidamente la situación al llegar, luego planificó, organizó, dirigió, controló todos los recursos que le dieron a cargo (humanos, financieros, materiales, tecnológicos) y, así, pudo alcanzar sus objetivos. Entonces, ¿la administración aplica a todas las profesiones? Exploremos algunos casos para responder estas preguntas. Un administrador de recursos humanos recibió el pedido de contratar a 20 auxiliares temporales para una campaña de promoción de la nueva línea de productos de la empresa. Necesitará realizar una planificación de su proceso, escoger los canales de reclutamiento, prever las agendas de entrevistas y administrarlas, hacer un seguimiento de los estudios de preingreso que se administren a los candidatos preseleccionados. Todos estos pasos, y las acciones que incluyen si los miramos detenidamente, necesitan de planificación, organización, dirección y control para, de esa manera, garantizar los resultados. Lo mismo sucede con quien dirige un equipo de venta que lanza una agresiva campaña publicitaria al mercado. Deberá administrar con claridad todos los recursos que tenga disponibles para sinergizar con los esfuerzos de la empresa y lograr los objetivos. Pero ¿qué sucede con quien tiene su actividad profesional individual? ¿ Un contador, un abogado, un psicólogo, un consultor independiente? Pues ellos también necesitan organizar adecuadamente su agenda semanal, audiencias, atención de clientes, cobros, tiempo de trabajo sobre sus casos o clientes. Para ello, estarán administrando recursos escasos, su tiempo, su capacidad física e intelectual. ¿Se te ocurren otros? Podemos pensar también en los que trabajan en empresas, sin distinguir a qué área o sector enfocan su carrera laboral y su experiencia. Cualquier acción que desarrollen o propongan tendrán que hacerla en función de un objetivo, siguiendo un presupuesto, evaluando con indicadores sus resultados para reflejar su eficiencia y también para encontrar nuevos puntos de mejora. Podemos afirmar que nuestra competencia para administrar es la única manera de lograr desarrollar nuestras organizaciones, hacer que crezcan y sostener su supervivencia con el paso de las décadas.La administración es, en sí misma, un área del conocimiento, que pertenece a las ciencias sociales. Continúa en desarrollo y expansión, por eso es que encontramos constantemente nuevas publicaciones, así como algunas modas que se van imponiendo, cambiando, mutando, evolucionando, respecto a cuáles son las mejoras prácticas. Existen organizaciones que tienen características diferenciadas del resto, como las culturales, por lo que es razonable también pensar que necesitan procesos administrativos distintos a las demás. Lo vemos, por ejemplo, en la función social del arte, en la que intervienen tanto los artistas como protagonistas, como así también el proceso propio de la producción artística. En esos casos, resulta frecuente que el propósito principal no sea el económico, sino la creación, difusión y preservación de la cultura, y esto requerirá procesos especiales y particulares que deberemos tener en cuenta. El caso analizado se desarrolla en el marco del Estado, dentro del Poder Judicial, organización que, en los últimos años, ha sido alcanzada plenamente por la administración pública, ya no como opción, sino como requerimiento. Si bien hay una tendencia al enfoque multidisciplinario, pretendemos, en esta materia, reconocer a la administración y aceptar también la necesaria especificidad que le demanda una impronta particular en su actividad diaria de aplicación de cara interna hacia cada profesión.

El proceso administrativo y su definición

Podemos afirmar que "la administración tiene que ver con coordinar y supervisar las actividades laborales de otras personas, de forma tal que sean realizadas de forma eficiente y eficaz" (Robbins y Coulter, 2014, p. 7). La Administración entonces es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas propuestas de la organización de manera eficiente y eficaz. (Thompson, 2018. https://bit.ly/347Gasu)