Apuntes de Excel 365 de IES Marcos Zaragoza: interfaz, fórmulas y gráficos

2024/25 RADOR Excel 365

1º SISTEMAS OPERATIVOS EN RED IES MARCOS ZARAGOZA

19 DE FEBRERO DE 2025M Z Departament d'informática SISTEMAS MICROINFORMÁTICOS Y REDES Módulo profesional Aplicaciones ofimáticas Tema 3 Hoja de cálculo

Contenido

1. Introducción
2. Entorno de trabajo
3. Moverse por hoja de cálculo

3 Personalización de la barra de herramientas y opciones del software 4 Rellenar celdas con datos 5 Formato de celdas 6 Fórmulas, funciones

1. Opción de menú, Fórmulas
2. Funciones más comunes
3. Insertar gráficos
4. Modificar apariencia del gráfico

7 Dar nombre a las celdas y a los rangos 8 Formato condicional. 9 Filtros, protección y ordenar.

1. Filtros
2. Ordenar
3. Proteger hoja de cálculo y libro

10 Validación de datos 11 Importar, exportar datos. csv

1. Importar

12 Funciones comunes O 16 28

1 Introducción

Vamos a empezar a utilizar las hojas de cálculo. Es una herramienta muy útil y potente, si sabemos utilizarla. En este curso nos centraremos en los aspectos más genéricos y utilizaremos las funciones más genéricas.

Antes de empezar tenemos que conocer algunos conceptos básicos de las hojas de cálculo:

Libro de trabajo. Se denomina libro de trabajo al documento que grabamos en el ordenador. Tiene la extensión .xlsx. Un libro de trabajo está formado por una o más hojas de cálculo.

Hoja de cálculo. Es cada una de las hojas que pueden formar el libro de trabajo. Es una gran hoja que está formada por filas y columnas.

Columna. Es el conjunta de celdas que están una debajo de la otra. Están identificadas por una o varias letras. G Fila. Es el conjunto de celdas que están una al lado de la otra. Están identificadas por un número. 6 Celda. Es la intersección de una columna determinada con una fila determinada. Esta celda se identifica con la letra de la columna y el número de la fila.

Celda activa. La celda que tienen unos bordes más marcados, como se ve en la imagen, y está preparada para trabajar en ella.

Fila activa. Es la que fila donde se encuentra la celda activa Columna activa. Es la columna donde se encuentra la celda activa

Rango. Es un bloque de una o más celdas contiguas (forman un rectángulo) que se trata como una unidad.

2 Entorno de trabajo

Vamos a ver las diferentes partes que forman el IDE de Excel. Lo primero que encontramos en la barra de acceso rápido. En esta versión también tenemos a la derecha los botones de Minimizar, Maximizar y Cerrar.

Autoguardado HY Libro1 - Excel Buscar × Pag. 1/43

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2 Procesador de texto La barra de acceso rápido tiene las siguientes opciones

Un poco más abajo podemos encontrar la barra de opciones de menú.

Resaltar que la opción seleccionada está subrayada.

Activar autoguardado Guardar de Personalizar barra herramientas de acceso rápido X Autoguardado 1> Libro1 - Excel a Buscar Deshacer Rehacer Nombre del libro Búsqueda de Micrososft Archivo Inicio Insertar Dibujar Disposición de página Fórmulas Datos Revisar Vista Automatizar Ayuda

Luego viene la cinta de opciones.

Insertar Aptos Narrow 11 A" A = ab % 000 Dar formato como tabla v Eliminar . O Confidencialidad Complementos Analizar datos Portapapeles IS Fuente Alineación Número Estilos de celda v Estilos Formato v Celdas Edición Confidencialidad Complementos A El contenido de la cinta siempre dependerá de la opción seleccionada.

Ahora encontramos la Barra de fórmulas.

C3 V : XV fxv Barra de fórmulas Cuadro de nombre s Insertar función Cuadro de nombre. Contiene el nombre de la celda activa. Insertar función. Se utilizará para buscar la función que deseemos introducir en la celda activa. Barra de fórmulas. Visualizará el contenido de la celda activa y podremos escribir sobre esta barra para incluir o modificar texto o fórmulas en la celda activa.

En la parte inferior del IDE tenemos la Barra de etiquetas, que lo utilizaremos para movernos por las diferentes hojas que forman el libro de trabajo y la Barra de desplazamiento.

< > Hoja1 Hoja2 + ... Barra de Etiquetas Barra de desplazamiento Y por último encontramos la Barra de estado. En la parte izquierda de esta barra podemos encontrar las siguientes opciones.

- + 100 % Zoom Vista Normal Diseño página Vista previa de salto de página Pag. 2/43

> Pegar NKS Y General Formato condicional ~

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2 Procesador de texto En la parte central del IDE encontramos las filas y columnas que formar la hoja de cálculo.

A B C D E F G H 1 J 1 2 3 4 5 6

2.1 Moverse por hoja de cálculo

Vamos a indicar para movernos por la hoja de cálculo utilizando el teclado del ordenador.

Acción	Teclas
Celda de arriba	Flecha arriba
Celda de abajo	Flecha abajo
Celda de la derecha	Flecha derecha
Celda de la izquierda	Flecha izquierda
Pantalla abajo	Avance página
Pantalla arriba	Retroceso página
Ir a la celda A1	Ctrl + Inicio
Primera celda de la columna activa	Fin Flecha arriba (se pulsan en orden no simultáneas)
Primera celda de la fila activa	Fin Flecha izquierda o inicio (no simultáneas)
Última celda de la columna activa	Fin Flecha abajo (no simultáneas)
Última celda de la fila activa	Fin Flecha derecha (no simultáneas)

Si conocemos a la celda que queremos acceder podemos escribir las coordenadas en el Cuadro de nombre. (Barra de fórmulas).

Ahora para movernos entre las hojas que forman el Libro debemos conocer las siguientes pulsaciones.

Acción	Teclas
Ir a hoja siguiente	Ctrl + AvPag
Ir a hoja anterior	Ctrl + RePag

También tenemos en la Barra de etiquetas dos botones que nos permiten cambiar entre las diferentes hojas < Otro modo de acceder a una hoja determinada a una celda determinada es escribiendo la hoja y la celda en Cuadro de nombre.

Hoja3!A2 Ya estudiaremos las referencias escritas en el cuadro de nombre.

3 Personalización de la barra de herramientas y opciones del software

Este apartado es exactamente igual al estudiado en Word.

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2 Procesador de texto Repasar.

4 Rellenar celdas con datos

Una celda puede contener gran variedad de datos. Podemos escribir los datos en la celda o en la barra de fórmulas.

Excel puede identificar el tipo de dato que se introduce y le da un formato estándar según el tipo de dato, pero, nosotros podemos variar el tipo de dato que contiene o formatear el dato según nuestras preferencias.

Empecemos introduciendo unos datos y luego ya estudiaremos los tipos de datos y dar formato a los datos.

También podemos insertar en una celda valores constantes o fórmulas.

Cuando introducimos datos en una celda y pulsamos flecha a la derecha, Intro o pulsamos sobre el botón introducir , el valor introducido se queda en la celda.

Para modificar una celda pulsaremos doble clic sobre la celda, seleccionamos la celda y pulsamos F2 o seleccionamos la celda y pulsamos clic sobre la barra de fórmulas. Si estamos modificando una fórmula, es decir, el cursor está por dentro de la fórmula y luego pulsamos en otra celda, veremos que aparece las coordenadas de la celda en la fórmula que estamos editando.

Empecemos introduciendo valores constantes. Tomamos como valores constantes valores que no van a variar, palabras, frases, número, fechas etc.

A B C D E F G 1 2 3 Empresa 1ER TRIMESTRE 2º TRIMESTRE 3ER TRIMESTRE 40 TRIMESTRE TOTAL 4 Grefusa 1.500,00 1.160,00 1.200,00 1.770,00 5 Congelados la vila 1.400,00 1.300,00 1.400,00 1.700,00 6 Mercadona 200,00 400,00 600,00 200,00 7 Spar 300,00 100,00 100,00 200,00 8 Panaderia Llorca 200,00 400,00 600,00 400,00 9 10

Para introducir fórmulas hacemos referencias a otras celdas, por tanto, podemos hablar de referencias absolutas o referencias relativas.

Las referencias relativas son cuando ponemos la fórmula y al copiarla en otra celda o al desplazarla cambia la referencia de las celdas. Y las referencias absolutas son cuando yo copie o desplace la fórmula la referencia a las celdas de la fórmula no varía.

Para utilizar referencias relativas colocaremos el par filacolumna para hacer referencia a la celda. Las referencias absolutas pueden ser: absoluta a la fila, absoluta a la columna (referencia mixta) o a ambas (referencia absoluta).

Veamos primero un ejemplo de referencias relativas.

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APLICACIONES OFIMÁTICAS

2 Procesador de texto Ponemos en la celda G4 la siguiente fórmula (Siempre que se introduzca una fórmula o una función en una celda de Excel se empieza con el signo igual "="). = c4+d4+e4+f4. Esta formula sumara los valores que hay en dichas celdas.

Ahora nos colocamos en la celda G4 y copiamos el contenido a la celda G5.

G5 V : X fx v =C5+D5+E5+F5 A B C D E F G 1 2 3 Empresa 1ER TRIMESTRE 2º TRIMESTRE 3ER TRIMESTRE |40 TRIMESTRE TOTAL 4 Grefusa 1.500,00 1.160,00 1.200,00 1.770,00 5.630,00 5 Congelados la vila 1.400,00 1.300,00 1.400,00 1.700,00 5.800,00 6 Mercadona 200,00 400,00 600,00 200,00

Como podemos observar hora en la celda G5 la formula hacer referencia a la fila 5. Si seguimos arrastrando la fórmula esta se irá modificando según como se realice el arrastre.

Para arrastrar la fórmula seguiremos los siguientes pasos:

1. Seleccionamos la celda donde está la fórmula. Como vemos en la imagen anterior, la celda aparece con un borde verde y un cuadrado pequeño en la esquina inferior derecha.
2. Colocamos el puntero del ratón sobre el cuadrado. El símbolo de puntero cambia a un signo de suma más sencillo.
3. Pulsamos el botón izquierdo de ratón y realizamos el movimiento.

Si hay una fórmula irá cambiando las referencias de las celdas de la fórmula, si es una constante, copiará dicha constante y si es un elemento de una serie predefinida, irá rellenando según la serie.

Ahora vamos a ver como insertar una función. En este caso veremos la función SUMA. Nos volvemos a situar en la celda G4 y tecleamos =SUMA(C4:F4) y pulsamos Intro nos dará el mismo resultado que antes.

Si arrastramos esa celda, veremos que la fórmula cambia de C4:F4 a C5:F5 y así sucesivamente mientras vayamos arrastrando la fórmula hacia abajo.

: X V fx =SUMA(C5:F5) B C D E F G : x V fx -SUMA(C4:F4) C 0 E F G TOTAL Empresa Grefusa 1.500,00 1.160,00 1.200,00 1.770,00 5.630,00 i ann nn 4 ann nn 4 ann nn E nnn nn Trabajemos ahora con las referencias absolutas.

Tomando como referencia la hoja que estamos utilizando, añadimos en la celda G2 el valor 10. En la fila H4 introducimos la siguiente formula =C4*G2/100. Pulsamos Intro es ly Fuente Alineación Número Est ... X V fx =C4*G2/100 B C E LL F G H Empresa 1ER TRIMESTRE 2º TRIMESTRE3ER TRIMESTRE 4º TRIMESTRE TOTAL Grefusa 1.500,00 1.160,00 1.200,00 1.770,00 5.630,00 150 Congelados 1.400,00 1.300,00 1.400,00 1.700,00 5.800,00 Mercadona 200,00 400,00 600,00 200,00 Vemos que el resultado. Seleccionar la celda H4 y desplazarla hacia la derecha. Revisar las fórmulas que crea.

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Empresa 1ER TRIMESTRE 2º TRIMESTRE3ER TRIMESTRE 4º TRIMESTRE TOTAL Grefusa 1.500,00 1.400,00 1.160,00 1.300,00 1.200,00 1.400,00 1.770,00 5.630,00 Congelados Mercadona 200,00 400,00 600,00 1.700,00 5.800,00 1ER TRIMESTRE 2º TRIMESTRE3ER TRIMESTRE 4º TRIMESTRE 200,00 10