Técnico en Gestión Administrativa: Tratamiento de la documentación contable

Módulo: Tratamiento de la documentación contable

Unidad: Preparación de documentación soporte de hechos económicos

TÉCNICO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA MÓDULO: Tratamiento de la documentación contable UNIDAD: Preparación de documentación soporte de hechos económicos CEAC FP OficialMÓDULO: Tratamiento de la documentación contable UNIDAD: Preparación de documentación soporte de hechos económicos CEAC FP Oficial @ Hipatia Educación, S.L. Madrid (España), 2024CEAC Formación Profesional Oficial

Índice

Introducción 4

1. La documentación mercantil y contable

   5

   1. Clasificación de la documentación mercantil y contable

      5

2. Documentos-justificantes mercantiles tipo. Interpretación contable

   6

   1. Documentación relacionada con compras y ventas

      6

   2. Facturas

      10

   3. Documentos relacionados con el almacén

      13

   4. Documentación fiscal

      18

   5. Documentación laboral

      22

   6. Documentos de cobros y pagos

      27

   7. Los flujos de cobros y pagos

      27

   8. Registro de los flujos de cobros y pagos y del saldo

      de tesorería 32

   9. La caja

      32

   10. Los bancos

       33

   11. Otros documentos

       43

3. Organización y archivo de los documentos mercantiles para los

   fines de la contabilidad 45

4. La legislación mercantil aplicable al tratamiento

   de la documentación 47

Resumen 49 3

Introducción

Para reflejar las variaciones en el patrimonio, el contable se apoya en documen- tos (justificantes) que explican estas variaciones. Estos documentos sirven como base para la realización de asientos contables y reflejan variaciones reales en el patrimonio. 4

La documentación mercantil y contable

La misión que cumplen los documentos comerciales es de vital importancia dado que:

• En ellos queda reflejada la relación jurídica entre las partes que intervienen

  en una determinada operación, es decir, sus derechos y obligaciones.

• Constituyen una prueba que demuestra la realización de actos de comercio.
• Su existencia es imprescindible para la contabilización de estas operaciones.
• Son útiles para el control de las operaciones practicadas por la empresa y

  la comprobación de los asientos correspondientes en la contabilidad.

Clasificación de la documentación mercantil y contable

Podemos clasificar los diferentes justificantes atendiendo a su funcionalidad. Así, tenemos:

Justificantes de compras y de ventas: facturas.

• Justificantes y documentos relacionados con el almacén: albaranes y fi-

  chas de almacén.

• Documentos relacionados con temas fiscales y laborales: liquidación de

  impuestos, nóminas, liquidación de cotizaciones a la Seguridad Social, etc.

• Documentos relacionados con cobros y pagos: letras de cambio, cheques,

  pagarés y extractos bancarios.

• Otros documentos: pólizas de seguros, escrituras, contratos de compra-

  venta, contratos de alquiler, acciones, etcétera.

Desarrollaremos a continuación esta tipología de documentación y su interpre- tación contable. 5

Documentos-justificantes mercantiles tipo. Interpretación contable

Documentación relacionada con compras y ventas

El Plan General Contable (PGC) de Pymes establece que las operaciones relacio- nadas con las compras deben registrarse en el grupo 6 Compras y gastos. Más concretamente, se especifica el subgrupo 60 Compras. Las empresas deben adaptar estos subgrupos a las características de las operaciones que realizan, con la denominación específica a que correspondan.

Ejemplo 1 de compras

Para una empresa que se dedica a la fabricación de pantalones:

Compra de pantalones Ref. 099 Compra de pantalones Ref. 097

En las cuentas (600), (601) y (602) se recogen los aprovisionamientos de la empresa de bienes incluidos en los grupos (300), (301) y (302).

Se incluyen también los trabajos que otras empresas realizan para nuestra empresa, cuenta (607).

La valoración de las compras o de esos trabajos realizados para la empresa debe atender a los siguientes criterios:

• Al importe facturado por el vendedor o quien realiza el trabajo, después

  de deducir cualquier descuento, rebaja en el precio u otras partidas similares, se añaden todos los gastos adicionales que se produzcan hasta que los bienes se hallen ubicados para su venta (por ejemplo im- puestos, salvo que sean deducibles), portes, aduanas, seguros, etc., y otros directamente atribuibles a la adquisición de las existencias, ade- más del IVA soportado no deducible. 6

En estas cuentas no se recogen:

El IVA soportado deducible, que se registrará en la cuenta (472), como luego veremos.

• Los descuentos por pronto pago que le concedan a la empresa sus

  proveedores y que no se encuentren incluidos en factura, que se regis- trarán en la cuenta (606).

• Los descuentos y similares que no se encuentran en factura y que se

  conceden por el hecho de haber alcanzado un determinado nivel de ventas (rappels s/compras). Estos se registrarán en la cuenta (609).

• Los descuentos posteriores a la compra originados por defectos de ca-

  lidad de las existencias, que se contabilizarán en la cuenta (608).

• Los envases con facultad de devolución se reflejarán en la cuenta 406

  Envases a devolver a los proveedores.

Todas estas cuentas se cargarán a la recepción de las facturas enviadas por el proveedor y se abonarán a cuentas del subgrupo 40 Proveedores o 57 Tesorería.

Con respecto a las ventas, podemos reproducir el mismo esquema:

El PGC de Pymes establece que las ventas deben registrarse en el grupo 7, más concretamente en el subgrupo 70. Si se trata de prestación de servicios, la cuen- ta a utilizar es la 705 Prestación de servicios.

La valoración de las ventas se realizará considerando los siguientes criterios:

• Precio de las mercancías después de deducir cualquier descuento o reba-

  ja en el precio. 7

No incluiremos:

• Gastos relacionados con las ventas que vayan a cargo del vendedor (por

  ejemplo, transportes, aduanas, seguros ... ). Estas se registrarán en cuentas del grupo 6, según la naturaleza del gasto.

• Descuentos por pronto pago que conceda la empresa a sus clientes des-

  pués de emitida la factura. Estos se registrarán en la cuenta (606).

• Descuentos concedidos a clientes por haber alcanzado un determinado

  nivel de compras a la empresa. Se contabilizarán en la cuenta (709).

• Descuentos efectuados con posterioridad también a la fecha de emisión

  de la factura por haber enviado existencias con defectos de calidad. Se registrarán en la cuenta (708).

• Los envases y embalajes cedidos a los clientes con facultad de devolución

  se contabilizarán en la cuenta (437).

Ejemplo 2 de compras y ventas

Supongamos una empresa dedicada a la organización de actos conmemo- rativos y celebraciones, Antonio Miró, S.A. La empresa adquiere flores a su proveedor Floristería EMI.

Forma de pago: a 30 días.

Floristería EMI le envía posteriormente la correspondiente factura, con un IVA supuesto del 10%, que que mostramos a continuación:

Código Cliente 1589 Núm. factura 4896 Fecha 15/06/20XX Nombre Antonio Miró, S.A. Dirección C) Pamplona, 96-102 (local 15) 8

COD. PROD. DESCRIPCIÓN UNIDADES PRECIO/UNIDAD TOTAL 2 Centro variado Apasionato 7 92,15 645,05 4 Centro Suspiro 7 85,50 598,50 7 Ramo de flores exóticas Mistify 1 95,00 95,00 15 Rosas rojas 100 3,75 375,00 16 Rosas azules 100 4,75 475,00 1118 Transporte a domicilio 1 38,10 38,10 SUBTOTAL 2.226,65 DTO. COMERCIAL 8% 178,13 IVA 10% 204,85 TOTAL 2.253,37

Como vemos, el importe total de la compra asciende a 2.226,65 (se incluyen los gastos de transporte a domicilio). En la propia factura se consigna un descuento comercial del 8%. Aplicamos un tipo supuesto de IVA del 10%. El asiento que debería tener Antonio Miró, S.A., en su diario es:

2.048,52 (600) Compras de mercancías (2.226,65 - 178,13) 204,85 (472) Hacienda Pública, IVA soportado a (400) Proveedores 2.253,37 (2.048,52 × 0,10) Y en la contabilidad de Floristería EMI observaríamos el siguiente registro:

2.253,37 (430) Clientes a (700) Venta de mercancías 2.048,52 (477) IVA repercutido 204,85

Los descuentos fuera de factura se recogeran en las cuentas respectivas que hemos nombrado. Cabe señalar que estas cuentas son excepcionales. Así, las cuentas (606), (608) y (609) aparecen contabilizadas en el Haber. Lo mismo ocurre con las cuentas (706), (708) y (709). 9

Ejemplo 3 de rappels

Supongamos que Floristería EMI alcanza un determinado volumen de ventas a su cliente Antonio Miró, S.A. Por ello, decide aplicarle un descuento (rappel s/ventas) de 100 € (IVA supuesto aplicable 10%).

El asiento a realizar en la contabilidad de Antonio Miró sería:

110 (400) Proveedores a (609) Rappels s/compras 100 (472) IVA soportado 10 Y desde el punto de vista de la contabilidad de Floristería EMI:

100 (709) Rappels s/ventas 10 (477) IVA repercutido a (430) Clientes 110

Estas cuentas se abonarán por el importe de las ventas con cargo a las cuentas del grupo 43 Clientes o 57 Tesorería.

Facturas

Los empresarios y profesionales deben expedir factura por cada una de las ope- raciones que realicen. Solo la posesión de una factura correcta va a permitir al destinatario de la operación practicar la deducción de las cuotas soportadas en concepto de IVA.

La obligación general de facturar implica, a su vez, el cumplimiento de los si- guientes puntos: 10