Comunicación Empresarial: Funciones y Clasificación de Empresas

UT 01: LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

La comunicación y la información

La comunicación es una actividad esencial para la empresa. La comunicación propicia la coordinación de las actividades que realizan sus miembros, favorece la consecución de los objetivos planteados y transmite la imagen de la empresa. 1

Concepto y funciones de empresa

Una empresa es una entidad productiva agrupada y dedicada a desarrollar una actividad económica con ánimo de lucro.

Las funciones empresariales más importantes son:

• Función de dirección. En la dirección de la empresa es donde se planifica, organiza, gestiona y controla que se logren los objetivos marcados.
• Función técnica o productiva. Son todas las actividades para la producción o la prestación de servicios a los que se dedica la empresa.
• Función de aprovisionamiento. Se desarrollan todas las tareas relacionadas con el análisis de las necesidades de la empresa, búsqueda y selección de proveedores, compras y almacenamiento.
• Función comercial. Son las actividades relacionados con la venta del producto o servicio, así como de marketing.
• Función económica y financiera. Se realizan tareas relacionadas con la contabilidad, la gestión de los recursos financieros y la fiscalidad, entre otras actividades.
• Gestión de los recursos humanos. Se realizan actividades de gestión del personal: selección, contratación, formación, así como tareas administrativas relacionadas con las altas.

Clases de empresas

Clases de empresas según el sector económico

Clases de empresas según el sector económico

Sector primario Empresas que se dedican a la explotación de los recursos naturales. Son las empresas agrícolas, pesqueras, ganaderas, mineras y forestales.

Sector secundario Empresas que se dedican a las actividades transformadoras o industriales. Son los productores o fabricantes.

Sector terciario Empresas comerciales y de servicios. Comunicación empresarial y atención al clienteIES JOSEFINA ALDECOA - ALCORCÓN G1D

Clases de empresas según el tamaño

CRITERIOS Clase de empresa Balance general anual (millones de €) Volumen de negocios anual (millones de €) Trabajadores (número de empleados) Microempresa No supera los 2 No supera los 2 Menos de 10 Pequeña empresa No supera los 10 No supera los 10 Menos de 50 2 Pyme No supera los 43 No supera los 50 Menos de 250 Grande Excede de 43 Excede de 50 Más o igual a 250

Clases de empresas según el objeto de su actividad

Empresas productoras de bienes Agrícolas Extractivas Artesanales Industriales de fabricación de bienes de consumo. Industriales de fabricación de bienes de equipo.

Empresas prestadoras de servicios Comerciales Transporte Seguro Financieras Cultura Comunicaciones, etc.

Clases de empresas según el ámbito de actuación

• Empresas locales.
• Empresas nacionales.
• Empresas multinacionales.

Clases de empresas según la propiedad de los medios de producción o el capital de la empresa

Empresas públicas Son propiedad del Estado o de algún organismo público

Empresas privadas Su propiedad y su gestión se encuentra en manos de la iniciativa privada.

Empresas mixtas La propiedad y la gestión de estas empresas se comparte entre corporaciones de derecho público y particulares. Comunicación empresarial y atención al clienteIES JOSEFINA ALDECOA - ALCORCÓN G1D

Clases de empresas según su forma jurídica

Empresario individual La actividad empresarial es desarrollada por una persona física (autónomo) que aporta trabajo y bienes para obtener lucro.

Sociedades La propiedad y gestión de la empresa corresponde generalmente a un grupo de personas. La sociedad tiene personalidad jurídica propia. 3

La comunicación empresarial. Concepto

La comunicación empresarial es el proceso encaminado a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se producen entre los miembros de la organización y entre la organización y su entorno.

Para que la comunicación empresarial resulte efectiva, tanto fuera como dentro de la organización, debe cumplir con los siguientes requisitos:

REQUISITOS DESCRIPCIÓN Flexible Permite la comunicación entre la organización formal e informal. Multidireccional Posibilita la comunicación ascendente, descendente, cruzada, interna y externa. Instrumentada Utiliza los medios y soportes más adecuados a cada situación.

Comunicación e información

La información y la comunicación son fenómenos imprescindibles para la subsistencia de la empresa: la información porque es la base de toda decisión y la comunicación porque es el vehículo de las relaciones.

La principal diferencia entre comunicación e información es que la comunicación es un proceso de intercambio y la información se transmite en una sola dirección.

La comunicación es, por tanto, el proceso mediante el que dos o más personas se relacionan mediante el intercambio de información.

Elementos de la comunicación

Con el fin de que se produzca el proceso de la comunicación, son necesarios los siguientes elementos: emisor, receptor, mensaje, código, canal, soporte, contexto y retroalimentación.

CÓDIGO 1 EMISOR CANAL MENSAJE CANAL RECEPTOR FEEDBACK C O N T E X T O Comunicación empresarial y atención al clienteIES Josefina Aldecoa (Alcorcón) G1D

ELEMENTO DESCRIPCIÓN Emisor Es la persona o personas que inician el proceso de comunicación. Receptor Es la persona o personas que reciben el mensaje. Mensaje Es el contenido objetivo de la comunicación, es decir, la información transmitida. Código Es el lenguaje utilizado para transmitir el mensaje. El código debe ser conocido por el emisor y el receptor ya que, en caso contrario, no se produce comunicación. Canal Es el medio a través del cual se emite el mensaje y supone el soporte de la comunicación. Soporte Es el elemento material que contiene el mensaje. Contexto Es la situación concreta en que se desarrolla la comunicación. Retroalimentación Es la confirmación de que el mensaje ha sido comprendido por parte del receptor, es decir, es la información que el receptor transmite de vuelta al emisor.

Barreras en la comunicación

Las barreras de la comunicación son obstáculos o perturbaciones que dificultan la transmisión del mensaje y alteran el proceso de la comunicación.

Las barreras pueden ser semánticas, físicas, fisiológicas y personales.

BARRERAS DESCRIPCIÓN SEMÁNTICAS El receptor otorga a las palabras un significado distinto al que pretendía el emisor. FÍSICAS Son las circunstancias que se presentan en el medio ambiente y que dificultan la transmisión del mensaje: ruidos, distancia, interferencias telefónicas, iluminación, etc. FISIOLÓGICAS Son deficiencias que presentan las personas intervinientes en el proceso comunicativo. En el emisor: pronunciación defectuosa, voz ronca, etc., y en el receptor: problemas auditivos o visuales. PERSONALES Estado de ánimo, prejuicios, tristeza, etc.

La siguiente tabla resume las barreras que pueden darse en el proceso de la comunicación.

BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN EN EL EMISOR EN LA COMUNICACIÓN EN EL RECEPTOR Ausencia de código común con el receptor. Contexto o canal inadecuados. Percepción errónea del mensaje. Mensajes imprecisos y poco claros. Presencia de interferencias medioambientales (ruidos) Deformación de la información. Incongruencia entre lenguaje verbal y no verbal. Prejuicios y emociones negativas. Dimensiones físicas del lugar. Falta de atención. Falta de feedback. Falta de empatía. Falta de empatía. Comunicación empresarial y atención al cliente 4G1D

Tipos de comunicación empresarial

Criterios de clasificación

Las clases de comunicación que se producen en la empresa se agrupan según los siguientes criterios:

1. Según el canal utilizado en la comunicación
   • Auditiva: cuando el mensaje se recibe a través del oído.
   • Visual: cuando el mensaje se percibe a través de la vista.
   • Táctil: cuando el mensaje se percibe a través del tacto.
2. Mediante el uso de la palabra
   • Verbal: cuando se utiliza la palabra como medio de transmisión del mensaje. Ejemplo: una conversación o un mensaje a través de la aplicación WhatsApp.
   • No verbal: cuando se realiza mediante diferentes signos o símbolos. Ejemplo: aplaudir cuando algo nos gusta, negar o afirmar con la cabeza, sonreír, etc.
3. Número de individuos que intervienen en la comunicación Según el número de emisores y receptores, la comunicación puede ser:
   • Individual: cuando solo hay un emisor y uno o varios receptores.
   • Colectiva: cuando hay uno o más emisores y uno o más receptores.
4. Tiempo transcurrido entre emisión y recepción
   • Inmediata: si la emisión y la recepción del mensaje se producen de forma continua en el tiempo.
   • Diferida: si la emisión y la recepción del mensaje no se producen de forma continua en el tiempo.
5. Según el ámbito
   • Comunicaciones internas: se establecen entre los miembros de la empresa.
   • Comunicaciones externas: son las que se dirigen desde la empresa hacia el exterior.
6. Según los flujos de comunicación
   • Comunicaciones ascendentes: son las que se dirigen desde los subordinados hacia sus superiores.
   • Comunicaciones descendentes: son las que fluyen desde los niveles de dirección hacia los empleados.
   • Comunicaciones horizontales: son las que se establecen entre miembros de la organización con el mismo nivel jerárquico.
   • Comunicaciones cruzadas: son las que se producen entre miembros de distintos departamentos de manera diagonal.

La comunicación interna en la empresa

Permite a los directivos motivar a los empleados haciéndoles partícipes de la propia empresa y potenciar el sentimiento de pertenencia a la misma.

Las herramientas más utilizadas para conseguir una comunicación eficaz entre la dirección y los integrantes de cada departamento son:

1. Buzón de sugerencias, donde los empleados y empleadas pueden expresar sus inquietudes y propuestas de cambio, hablar y ser escuchados.
2. Intranet, red privada de la empresa con acceso restringido al personal de la empresa, donde pueden desde consultar dudas hasta hacer cursos de formación.
3. Reuniones, desayunos y almuerzos, son una forma de motivación y fomentan la participación.
4. Revista interna impresa o revista digital, analizan los temas más importantes de la empresa y donde puede participar todo el personal.
5. Tablón de anuncios, donde se informa de noticias, novedades y cambios.
6. Correo electrónico de comunicación, se envía información a todo el personal de la empresa.
7. Además, reuniones, teléfono de información, jornadas de puertas abiertas, manual de bienvenida y otras.

Las relaciones laborales en la empresa

Las relaciones humanas y laborales en la empresa

Las relaciones entre los miembros de una empresa se clasifican entre relaciones humanas y relaciones laborales.

• Ámbito personal: hace referencia a las relaciones interpersonales entre los trabajadores.
• Ámbito laboral: hace referencia a las relaciones entre los trabajadores y la empresa.

La principal diferencia entre las relaciones humanas y las relaciones laborales es que las primeras surgen espontáneamente y las segundas se establecen mediante un contrato laboral.

La organización formal es la que, establecida oficialmente por la dirección de la empresa, define las actividades, jerarquía y canales de comunicación. Queda recogida en el organigrama de la empresa.

La organización informal es el conjunto de relaciones humanas que surgen de manera espontánea cuando las personas se agrupan entre sí. La organización formal y la organización informal conviven en la empresa y la suma de ambas es la organización real.

Organización formal e informal

FORMAL Estructura que permite a las personas trabajar en común de modo eficiente para la consecución de unos objetivos. 8 Asigna a cada miembro de la organización una responsabilidad y autoridad para la ejecución eficiente de sus tareas. Permite el establecimiento de canales de comunicación adecuados. Es un elemento de la administración que tiene por objeto agrupar o identificar las tareas y trabajos que se realizan en la empresa.

INFORMAL Es la resultante de las reacciones individuales y colectivas de los individuos ante la organización formal. Está conformada por grupos relacionados entre sí. Los vínculos entre sus componentes suelen ser de tipo afectivo. Los canales de comunicación carecen de control. No existe una relación de jerarquía entre ellos. Comunicación empresarial y atención al cliente