Gestión de archivos públicos y privados: técnicas y procedimientos

Gestión de archivos, públicos y privados

Contenido

1. Gestión de archivos, públicos y privados
2. Aplicación de técnicas de archivo documental
3. Procedimiento de registro y posterior archivo
4. Procedimientos de acceso, búsqueda, consulta, recuperación, actualización, conservación y custodia de la información ar- chivada
5. Funciones y características de los sistemas operativos y de archivo
6. Técnicas de protección de accesos públicos y privados, en ar- chivos convencionales e informáticos
7. Aplicación de procedimientos de seguridad y confidencialidad de la información

1En el siguiente capítulo vamos a tratar de hacer una pequeña introducción so- bre el concepto de archivo, haciendo mención a varias definiciones de diversos autores, funciones y otras particularidades dentro del ámbito de las ciencias de la información.

Antonio Heredia define el archivo como "uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, soporte, material y forma, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el trascurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e in- formación para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente de historia".

Si nos fijamos en algunas definiciones reconocidas por la comunidad archivís- tica sobre el concepto de archivo público y privado, podemos mencionar algu- nas de ellas:

Archivos públicos

Archivos públicos: se denominan así aquellos archivos que pertenecen a un servicio público, pueden ser consultados y se rigen por el derecho público. Otra manera de definirlos sería como "aquel conjunto de documentos que pertene- cen a entidades oficiales" y "aquellos que se derivan de la prestación de un ser- vicio público por entidades privadas". Según su actividad pueden ser judiciales, municipales o militares.

Profundizando en las características generales de los archivos públicos, en su naturaleza jurídica y en el contexto socio-cultural, podemos enunciar la siguien- te definición de María del Carmen Mastropierro sobre archivos públicos:

"El archivo público es un conjunto orgánico de documentos valiosos producidos o recibidos por la persona jurídica pública y/o entidad pública que lo sostiene, utilizado por sus creadores, conocido por la sociedad en general que tiene acce- so a los documentos, y se rige por las normas del Derecho Público, como toda propiedad pública de procedencia gubernamental. Ayuda a construir una memo- ria equilibrada y completa del conjunto de la sociedad, como real patrimonio do- cumental y archivístico".

Archivos privados

Archivos privados: son aquellas colecciones de papeles o documentos que han pertenecido a una persona pública, ya sea político, literato, científico, artista en general, o a una familia con una notable importancia histórica que presenta de modo más o menos completo la actividad o la vida del personaje, institución o grupo familiar al que pertenecieron.

También se puede definir como "el conjunto de documentos producidos o recibi- dos por personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus 3 -funciones o actividades". Estos archivos pueden ser personales, eclesiásticos, nobiliarios y de empresas.

A grandes rasgos, la diferencia entre archivo público y privado radica en la ads- cripción del organismo productor de la documentación.

Los documentos públicos producidos por un organismo de carácter público se consideran parte del patrimonio documental y por lo tanto están regulados por ley.

Por el contrario, los documentos producidos por una entidad particular o por una persona física requieren una antigüedad superior a los cien años para que pue- dan ser considerados patrimonio documental.

Actualmente entendemos por archivo tanto el edificio que alberga las coleccio- nes de documentos como el conjunto de fondos documentales producidos por una institución en el desarrollo de su actividad.

Clasificación de archivos

Otra posible clasificación de los archivos puede ser atendiendo al tipo de dere- cho al que se adscribe el organismo productor de los fondos documentales. Se pueden distinguir dos tipos:

1. Los archivos que se adscriben al derecho público:
   • Todos los archivos de la Administración Internacional, por ejemplo los archivos de la OTAN.
   • Todos los archivos de la Administración Europea, como los de la Unión Europea.
   • Todos los archivos de las Administraciones españolas, tanto de la Ad- ministración Central y Autonómica como la Local.
2. Los que se adscriben al derecho privado:
   • Los archivos civiles: todos los archivos privados, tanto de la empresa pública o privada, de asociaciones como archivos sindicales, familia- res o personales.
   • Los archivos religiosos: entre los que hay que distinguir los que for- man parte del culto católico (parroquias, monasterios y catedrales ) y los que forman parte de archivos de otros cultos.

4 -Figura 1.1. Imagen de un archivo.

Los documentos son una consecuencia necesaria de la actividad administrati- va. Los archivos se producen de forma natural por la acumulación de documen- tos, y su gestión es parte del trabajo del órgano o unidad administrativa.

Se consideran parte del archivo todos los documentos, ya sean de tipo gráfico, textual, fotográfico, sonoro, audiovisual o informático que son generados duran- te el ejercicio de sus funciones, conservados y organizados de forma que sirvan como antecedente y testimonio de derechos y obligaciones y como fuente de información a la administración y a los ciudadanos.

Es importante aclarar que un montón de papeles en los que no se puede encontrar nada, no se puede considerar un archivo.

Servicios que deben prestar los archivos

Los archivos deben prestar servicio:

• A la propia administración, para que pueda actuar con eficacia y garanti- zar la objetividad que exigen la Constitución y las leyes.
• A los ciudadanos, para defender sus propios derechos frente a la adminis- tración o a terceros.
• A la investigación y a la cultura. Solo un tratamiento adecuado permitirá su utilización en el futuro.

Hay que tener en cuenta que dentro de la administración todos los documentos forman parte del Patrimonio documental desde el mismo momento en que lle- gan o se expiden.

5La ley protege la gestión de archivos, obligando a sus responsables a:

• Conservarlos y protegerlos, siempre en lugares adecuados para ello.
• Evitar la apropiación de los mismos, entregándolos a aquellos que les su- ceden en sus funciones.
• Evitar la destrucción sin tener la autorización del órgano competente.

Según el artículo 59.1 de la Ley de Patrimonio Histórico Español, se definen a los archivos como "el conjunto orgánico de documentos o la reunión de varios de ellos, reunidos por personas jurídicas, públicas o privadas, durante el desa- rrollo de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa".

Como se recoge en el artículo 35 de la Ley de Régimen Jurídico de las Adminis- traciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, los ciudadanos, en relación con las Administraciones públicas, tienen los siguientes derechos:

• Conocer en cualquier momento el estado de la tramitación de los procedi- mientos en los que tengan la condición de interesados, y obtener copias de documentos contenidos en ellos.
• Acceder a los registros y archivos de las Administraciones Públicas en los términos previstos en la Constitución y en esta y otras leyes.

El patrimonio es una riqueza colectiva que sirve de testimonio de la actividad de los habitantes dentro de su Estado a lo largo de su historia y sus principales aportaciones a la cultura.

Aplicación de técnicas de archivo documental

En líneas generales, las técnicas de archivo son necesarias para conseguir la or- denación, clasificación y conservación adecuada de los documentos en un lugar determinado con el fin de poder ser fácilmente y rápidamente localizados y pro- tegerlos de pérdidas y deterioros.

Todos los documentos son colocados en el mismo orden y debidamente clasifi- cados, para facilitar su localización y manejo. Es un sistema que nos va a permi- tir clasificar y buscar rápidamente los documentos.

Es necesario mencionar el concepto de archivo total, que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Hay que tener en cuenta que el archivo es el mismo desde el momento que se produce hasta que se deposita en el archivo histórico. Nace para servir como 6testimonio de la gestión administrativa y durante la primera etapa de su vida cumple fundamentalmente esta finalidad. Con el paso del tiempo, puede desa- rrollar un valor no menos importante, como fuente de información y testimo- nio para investigación científica. Por establecer una comparación, se puede decir que tiene una vida similar a la de un organismo biológico, nace, vive y muere.

Vida de la información documental

Información documental

Fase de creación

Fase de mantenimiento y uso

Fase de expurgo

Figura 1.2. Vida de la información documental.

Por lo tanto, la documentación administrativa no es distinta de la histórica, constituye un todo unitario que atraviesa diversas etapas, en las cuales el do- cumento cumple unas funciones determinadas.

Para poder llevar a cabo este proceso los documentos pasan por diferentes ti- pos de archivos, donde reciben el tratamiento adecuado según la etapa del ciclo en la que se encuentran.

En las administraciones públicas se organizan dentro de un sistema, lo que sig- nifica que no siempre van a estar el mismo lugar, de lo contrario las oficinas no tendrían capacidad para recoger todos los documentos generados por una insti- tución a lo largo de su historia.

A medida que los expedientes son tramitados, pierden su vigencia administra- tiva o disminuye la frecuencia de su consulta, van siendo trasladados de los ar- chivos de cada una de las oficinas o unidades administrativas de las que está compuesta una institución.

Etapas del archivo

Según la mayor o menor intensidad del valor primario de los documentos, se pueden distinguir las distintas etapas del archivo a lo largo del tiempo:

1.ª etapa. Archivo de gestión. Debido al hecho de que estos documentos están bajo la responsabilidad de las unidades administrativas, es más conocido como archivo de oficina. Custodia los documentos mientras todavía están en esta- 7