Clasificación de documentos: sistemas, ejemplos y casos resueltos

Clasificación de documentos

Sitio: I.E.S. Luis Braille Imprimido por: Patricia Ayuso Muñoz Curso: Comunicación y atención al cliente Día: martes, 1 de abril de 2025, 11:08 Libro: 4.C. Clasificación de documentosTabla de contenidos

1. La clasificación documental
1. Sistema alfabético
2. Sistema numérico
3. Sistema alfanumérico
4. Sistema cronológico
5. Sistema temático o por materias
6. Sistema geográfico

La clasificación documental

Clasificar y ordenar documentos son tareas fundamentales en la organización del archivo. Para organizar un archivo, en primer lugar se procede a clasificar los documentos y posteriormente a ordenarlos. Clasificar significa organizar un conjunto de documentos en grupos con unas características comunes. Para clasificar un conjunto de documentos hay que analizar sus características de hacer una recopilación de todos los documentos comunes. Ejemplo: los documentos del departamento de personal de una empresa se pueden clasificar en los siguientes grupos: contratos, nóminas, seguros sociales, cursos de formación y CV. Ordenar es unir todos los documentos de cada grupo según unos criterios de organización a fin de facilitar su localización. Clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos por grupos y ordenar es unir todos los elementos de cada grupo según un criterio que puede ser alfabético, numérico, cronológico, etcétera. Ejemplo: cada grupo de documentos del departamento de personal se ordena teniendo en cuenta un sistema de ordenación. Así, en el caso de los contratos, podemos ordenarlos según el sistema de ordenación alfabético. 53. 56.6 53.58 57.0 53.5 Para tener los documentos localizados debemos archivarlos siguiendo unos criterios. A estos criterios se les denomina sistemas de ordenación. Según el tipo de documento que se vaya a archivar utilizaremos un sistema de ordenación u otro o la combinación de ambos. Ejemplo: para archivar los contratos de los trabajadores podemos ordenarlos alfabéticamente por el nombre del trabajador y, en cada trabajador, por orden cronológico. En el siguiente vídeo se tratan los sistemas de ordenación y clasificación. SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS LOWTOON

Sistema alfabético

La ordenación alfabética consiste en ordenar los documentos siguiendo la secuencia del alfabeto, de la A a la Z, letra a letra empezando por la primera letra de cada palabra. Para ello se tiene en cuenta el nombre de la persona o empresa a que se refiere el documento. B G F .K Š C G K H La palabra ordenatriz es la que se toma como referencia para realizar la ordenación alfabética. Cuando los nombres están compuestos por más de una palabra, hay que establecer cuál es la palabra de orden o palabra ordenatriz, es decir aquella que vamos a tomar como clave o referencia. Palabra ordenatriz

• En los nombres de personas se toma el primer apellido para ordenar.
• En caso de coincidir el primer apellido, la palabra ordenatriz para ordenar los iguales será el segundo apellido.
• En los nombres de las empresas, se toma la primera palabra de la denominación de la empresa. Las denominaciones genéricas, como Bar, Peluquería, Sociedad, etcétera, se omiten.
• Los apellidos que contengan preposiciones, artículos o prefijos se ordenan prescindiendo de esas partículas.

Ejemplo:Nombre Palabra ordenatriz Ordenación Manuel Santos Rodríguez Santos Santos Rodríguez, Manuel Transportes Roma Transportes Roma, Transportes Caso resuelto: La empresa Grijal S. A. tiene que ordenar los siguientes nombres de sus clientes: Ángel Cabo López, Elena Román García, Jacinto Román Álvarez, Ana Gil Martín, Alberto de la Calle Domínguez y Sebastián González Tres. · Identifica la palabra ordenatriz en cada uno de estos nombres y ordenalos alfabéticamente. Solución: Nombres Palabra ordenatriz Ordenación Ángel Cabo López Cabo Cabo López, Ángel Elena Román García Román (García) Calle Domínguez, Alberto (de la) Jacinto Román Álvarez Román (Álvarez) Gil Martín, Ana Ana Gil Martín Gil González Tres, Sebastián Alberto de la Calle Domínguez Calle Román Álvarez, Jacinto Sebastián González Tres González Román García, Elena

Sistema numérico

En el sistema de ordenación numérica los documentos se ordenan siguiendo el orden de los números naturales, de modo que se asigna un número a cada documento o se toma como referencia el número del propio documento (facturas, expedientes, etcétera.) 1 2 3 4 5 En el sistema numérico los documentos se ordenan según el orden de los números naturales. Ejemplo: El índice que encontramos al inicio de un informe o de un libro de texto. Caso resuelto: Comercial Molina debe ordenar las facturas del trimestre pasado que tienen la siguiente numeración: 789; 567; 897; 456; 566; 597. Solución Factura n.º 456 Factura n.º 566 Factura n.º 567 Factura n.º 597 Factura n.º 789 Factura n.º 897 Un sistema de clasificación diferente, que también utiliza los números como base de su ordenación es el sistema decimal. La clasificación decimal consiste en organizar los documentos en diez grandes grupos. Cada grupo contiene diferentes divisiones y subdivisiones de diez, del 0 al nueve, estableciendo los niveles necesarios para organizar la información. El ejemplo más característico utilizado por profesionales de la Gestión Administrativa es el Plan General Contable: Grupo 4. Acreedores y deudores por operaciones comerciales

• 40. Proveedores
• 403. Proveedores. Empresas del grupo
• 4030. Proveedores, empresas del grupo (euros)
• 4031. Efectos comerciales a pagar, empresas del grupo

Sistema alfanumérico

La ordenación alfanumérica consiste en asignar a los documentos una combinación de números y letras. E 1234 BCD Las placas de matrículas de coches son un claro ejemplo de ordenación alfanumérica. Este sistema permite muchas variaciones, entre otras:

• Una sola letra y varios números. H/327.
• Un número y varias letras. 1/BN.
• Letras seguidas de números. JH/32.
• Números seguidos de letras. 65/JV. Un código alfanumérico es una combinación de números y letras.

· Si el código comienza por números seguido de letras, utilizaremos el orden de numeración natural. Ejemplo: La empresa Consigna S. A., asigna un numero a cada uno de sus clientes seguido de una letra, según la provincia donde residan: Madrid (MA), Logroño (LO), Sevilla (SE) ... Código alfanumérico Ordenación 26/MA 26/MA 61/SE 45/LO 45/LO 61/SE . Si el código comienza por letras seguido de números, utilizaremos el orden alfabético para ordenarlo. Ejemplo: La empresa Alter asigna un código a cada uno de sus clientes según la procedencia: mayoristas (MA), minoristas (MI), particulares (PA) y el número según el orden de llegada.Código alfanumérico Ordenación MA/23 MA/23 MI/45 MA/31 PA/34 MI/45 MA/31 PA/34

Sistema cronológico

5 6 7 1 C 8 2 9 10 El orden cronológico es ascendente cuando la documentación se ordena desde la fecha más antigua hasta la más reciente, y es de orden descendente cuando se ordena desde la más reciente hasta la más antigua. Ejemplo: Orden ascendente Orden descendente 05/03/2018 31/11/2018 10/07/2018 10/07/2018 31/11/2018 05/03/2018 Caso resuelto: La empresa Infotax necesita ordenar unos contratos con las fechas siguientes: 5 de febrero de 2016, 14 de julio de 2016, 27 de enero de 2017, 9 de mayo de 2017 y 3 de abril de 2016. Ordena los contratos cronológicamente por orden ascendente Fecha de los contratos Ordenación 05/02/2016 05/02/2016 14/07/2016 03/04/2016 27/01/2017 14/07/2016 09/05/2017 27/01/2017 03/04/2016 09/05/2017 La ordenación cronológica consiste en ordenar los documentos según sea su fecha: por el año, mes y día de cada uno. La documentación se ordena sobre la base de la fecha de emisión, de fabricación, de compra, de vencimiento, etcétera. Se emplea para ordenar los documentos que tengan fecha, es decir, en principio, todos los documentos de una empresa pueden ser ordenados cronológicamente. 3 5 2 13 14 15 16 17 Wednesday Thursday ←

Sistema temático o por materias

La ordenación por materias consiste en agrupar los documentos por temas o asuntos. Dentro de cada materia podemos ordenar la documentación con el sistema alfabético, con el numérico, etcétera. Ejemplo: La empresa Infotax clasifica a sus clientes en función de los modos de pago que realiza cada uno. Así tenemos: Efectivo Tarjeta crédito Transferencia Caso resuelto: Infotax necesita realizar la ordenación de los siguientes expedientes según el sistema temático. Materias Nombre del cliente Efectivo Sonia Alcalde Pérez Crédito Benito Lastre Mota Transferencia Alicia Navia Vega Crédito Félix Suárez Mota Crédito Roberto Suárez Mota Efectivo Candela Alcázar Llano Ordena los expedientes de los clientes según su método de pago. Solución Materias Nombre del cliente Crédito Lastre Mota, Benito Crédito Suárez Mota, Félix Crédito Suárez Mota, Roberto Efectivo Alcalde Pérez, Sonia Efectivo Alcázar Llano, Candela Transferencia Navia Vega, Alicia ←

Sistema geográfico

El sistema geográfico resulta de mucha utilidad en aquellas empresas que cuentan con delegaciones en distintos territorios. Consiste en ordenar la documentación con arreglo a una dirección o un lugar al que haga referencia. Después, la ordenación se realiza de modo descendente por países, regiones, Comunidades Autónomas, provincias, municipios, distritos, zonas, calles, etcétera. El concepto de calle puede expresarse de muchas maneras y hacer referencia a las vías en general, es decir, avenida, carretera, paseo, plaza, etcétera. Las palabras de este tipo no se tienen en cuenta a efectos de clasificación. 30 0 Este sistema, a su vez, puede combinarse con otros sistemas como el alfabético, el numérico, etcétera. Ejemplo: Principado de Asturias Navia Exp. 324 Gijón Exp. 157 Oviedo Exp. 288 Oviedo Exp. 297 Región de Murcia Águilas Exp. 235 Águilas Exp. 344 Cartagena Exp. 325 Murcia Exp. 293 Caso resuelto: Hermes S. A., decide ordenar a sus clientes por el sistema geográfico. En el mismo domicilio viven dos hermanos, ambos clientes. ¿ Cómo realizará la ordenación en ese caso? Solución: Al vivir en el mismo domicilio, estos clientes están en el mismo nivel de ordenación geográfica. En este caso es posible añadir otro sistema adicional:

• El sistema alfabético por el nombre de los clientes ya que ambos apellidos serán idénticos al ser hermanos.
• El numérico por el expediente que tengan asignado.
• El temático si sus contratos son de distinta índole.