Gestión de Proyectos y Recursos en la Universidad Nebrija

Gestión de Proyectos y Recursos

Joana Maria Ferragut Company Grado en Comunicación Corporativa, Protocolo y Organización de Eventos Tema 8. Gestión de los recursos

FELIPE MORENO CENTRO DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSIDAD NEBRIJACONTENIDOS

• ¿ Qué es un recurso?
• Gestión de los recursos
• Conceptos clave para la Gestión de los recursos
• Funciones del director del Proyecto en la Gestión de recursos
• Plan de gestión de recursos
• Matriz de asignación de Responsabilidades

FELIPE MORENO CENTRO DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSIDAD NEBRIJA¿Qué es un recurso?

Recurso / Resource. Miembro del equipo o cualquier elemento físico necesario para completar el proyecto.

O CEMENT CEMENTI

FELIPE MORENO CENTRO DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSIDAD NEBRIJAGestión de los recursos

Gestión de los Recursos del Proyecto / Project Resource Management. Incluye los procesos para identificar, adquirir y gestionar los recursos necesarios para la conclusión exitosa del proyecto.

Los procesos son los siguientes:

O Planificar la Gestión de los Recursos Estimar los Recursos de las Actividades Adquirir Recursos Desarrollar el Equipo Dirigir el Equipo Controlar los recursos

FELIPE MORENO CENTRO DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSIDAD NEBRIJAGestión de los recursos

Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos

Áreas de Conocimiento

Grupo de Procesos de Inicio

Grupo de Procesos de Planificación

Grupo de Procesos de Ejecución

Grupo de Procesos de Monitoreo y Control

Grupo de Procesos de Cierre

9. Gestión de los Recursos del Proyecto

9.1 Planificar la Gestión de Recursos

9.2 Estimar los Recursos de las Actividades

9.3 Adquirir Recursos

9.4 Desarrollar el Equipo

9.5 Dirigir al Equipo

9.6 Controlar los Recursos

FELIPE MORENO CENTRO DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSIDAD NEBRIJAConceptos clave para la Gestión de los recursos

Diferenciación de Recursos

RECURSOS DEL EQUIPO

RECURSOS FÍSICOS

Los recursos del equipo o personal son los recursos humanos.

Incluyen el equipamiento, los materiales las instalaciones y la infraestructura

FELIPE MORENO CENTRO DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSIDAD NEBRIJAConceptos clave para la Gestión de los recursos

Recursos del Equipo

RECURSOS DEL EQUIPO

Cada miembro tiene un rol y una responsabilidad asignada Trabajan en conjunto para conseguir uno o varios objetivos del proyecto Pueden dedicarse a tiempo completo o a tiempo parcial al Proyecto Se pueden incorporar y retirar del Proyecto según las necesidades Cada miembro tiene un rol y una responsabilidad especifica, pero la participación de todos en la toma de decisiones y en la planificación del proyecto es beneficioso, fortalece el compromiso con el Proyecto

FELIPE MORENO CENTRO DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSIDAD NEBRIJAConceptos clave para la Gestión de los recursos

Recursos Físicos

RECURSOS FÍSICOS

Asignar y utilizar los recursos físicos necesarios hace que se pueda completar con éxito el proyecto

0 La empresa debe disponer de datos sobre la demanda de los diferentes recursos No poder gestionar y controlar los recursos de manera eficiente es un riesgo para que se desarrolle de manera exitosa el proyecto No poder asegurar la disponibilidad de los recursos puede dar lugar a retrasos Utilizar material de baja calidad puede deteriorar la calidad del producto

FELIPE MORENO CENTRO DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSIDAD NEBRIJAFunciones del director del Proyecto en la Gestión de recursos

Rol del Director del Proyecto

DIRECTOR DEL PROYECTO

Invertir los esfuerzos adecuados en la adquisición, gestión, motivación y empoderamiento del equipo

0 Debe ser líder y gestor del equipo del proyecto Gestor: · Dirige utilizando poderes · Administra y gestiona · Controla Líder: · Guía · Desarrolla · Inspira Es el responsable de formar un equipo eficaz

0 Se deben tener en cuenta los aspectos que influyen en el equipo (entrono, ubicación geográfica, cuestiones culturales, políticas internas ... ) Debe conservar y mejorar la satisfacción y motivación del equipo

FELIPE MORENO CENTRO DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSIDAD NEBRIJAPlan de gestión de recursos

Identificación y Adquisición de Recursos

1. Identificación de recursos -Identificar y determinar los recursos necesarios para llevar cabo el proyecto 2. Adquisición de recursos -Averiguar si los recursos se pueden obtener desde dentro de la organización o es necesario la adquisición de los recursos. 3. Roles y responsabilidades - Asignación del rol, la responsabilidad y la autoridad a cada miembro del equipo - El objetivo es que cada paquete de trabajo(de la EDT) tenga un responsable - Se puede representar los datos con diferentes técnicas: Diagramas jerárquicos, Formatos tipo texto o Matriz de Asignación de Responsabilidad

FELIPE MORENO CENTRO DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSIDAD NEBRIJAPlan de gestión de recursos

Gestión y Desarrollo del Equipo

4. Gestión de los recursos del equipo - Se deben describir los tiempos para cada miembro del equipo (cuando empieza su labor y cuando la termina). También se debe indicar cuando se realizarán las adquisiciones y el reclutamiento 5. Capacitación - En caso de que algunos miembros del equipo no tengan alguna de las competencias requeridas se debe desarrollar un plan de formación como parte del proyecto. 6. Desarrollo del equipo - Proceso de mejorar las competencias, la interacción de los miembros del equipo y el ambiente general para conseguir un mejor desarrollo del proyecto

FELIPE MORENO CENTRO DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSIDAD NEBRIJAPlan de gestión de recursos

Control y Reconocimiento de Recursos

7. Control de recursos - Métodos para garantizar que los recursos físicos estén disponibles en el momento necesario y que en caso de que sea una adquisición del recurso este optimizada para las necesidades del proyecto 8. Plan de reconocimiento - Tener criterios claros para las recompensas y un sistema planificado para usarlas, promoverá y reforzará los comportamientos deseados. - Para que los reconocimientos sean efectivos se deben basar en actividades que estén bajo el control de la persona - Crear un plan asegura que el reconocimiento se hará efectivo y no se olvidará a medida que se ejecute el proyecto.

FELIPE MORENO CENTRO DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSIDAD NEBRIJAMatriz de asignación de Responsabilidades

Matriz RACI

MATRIZ RACI Matriz de Asignación de Responsabilidades (RAM) / Responsibility Assignment Matrix (RAM). Cuadrícula que muestra los recursos del proyecto asignados a cada paquete de trabajo.

O (R)Responsible. Persona que va a realizar la tarea. Tiene la responsabilidad de hacer el trabajo.

O (A)Accountable. Persona responsable de asegurarse de la finalización correcta y completa de la tarea. Con frecuencia, este rol lo desempeña el director de proyecto o el patrocinador.

(C) Consulted. La persona, o personas, a las que se debe consultar antes de realizar una tarea. Habitualmente, se trata técnicos y/o expertos.

(I)Informed. Personas que deben ser informadas después de la realización de la tarea, debido a que se ven afectadas por su resultado.

FELIPE MORENO CENTRO DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSIDAD NEBRIJAMatriz de asignación de Responsabilidades

Ejemplo de Diagrama RACI

Persona Actividad Ann Ben Carlos Dina Ed Crear acta de constitución A R 1 Recopilar requisitos 1 A R C C Presentar solicitud de cambio I A R R C Desarrollar plan de pruebas A C 1 R

R = Responsible (persona con responsable de ejecutar la tarea)

A = Accountable responsabilidad última sobre la tarea)

C = Consult (persona (persona a la que se consulta sobre la tarea)

I = Inform (persona a la que se debe informar sobre la tarea)

Gráfico 9-4. Ejemplo de diagrama RACI Fuente: PMBOK sexta edición

FELIPE MORENO CENTRO DE EDUCACIÓN SUPERIOR - UNIVERSIDAD NEBRIJA Diagrama RACI