Políticas de Negocios de Uth Florida University: Guía Práctica

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Políticas de Negocios

MÓDULO IV: Propuesta de un Manual

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Datos Generales

Política de Negocios Código: MAN-420 Uv: 3 Prerrequisito: MAN-351

Competencia General

Proporciona el conocimiento acerca de las políticas internacionales actuales en el mundo globalizado, como también las técnicas que le permitan al estudiante, desarrollar las habilidades necesarias para los negocios, y a su vez les haga posible hacer negociaciones en diferentes ambientes de negocios

Competencias Específicas de la Asignatura

1. Adquiere la capacidad para reconocer las fases de una negociación y hacer la preparación necesaria en cada una ellas.
2. Desarrolla la habilidad de la negociación a través de diferentes criterios para hacer planteamientos serios de negociación.
3. Reconoce el contenido de una política para elaborar procedimientos de cualquier orden a través de diagramas, formar y formatos.

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Contenido del Módulo IV

MÓDULO IV PROPUESTA DE UN MANUAL 4 Manual de políticas administrativas Manual de políticas Propuesta del contenido de un manual ¿Cuántas políticas debe tener un manual? Tipos de organigramas 24 Bibliografía

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Políticas de Negocios: Módulo IV

Introducción a la Propuesta de un Manual

Muy pocas organizaciones cuentan con un manual de políticas y procedimientos administrativos. A pesar de que el 83% de los altos ejecutivos saben qué es un manual de políticas, no se reconoce la importancia que éste tiene para las organizaciones.

En este módulo se estudiará una nueva propuesta en cuanto al contenido de un manual.

Debido al alto costo (inversión) que representa la elaboración y mantenimiento de los diferentes manuales administrativos, se propone la elaboración de un solo documento que incluya toda la información requerida al cual se le denominará "Manual de políticas y procedimientos administrativos".

Manual de Políticas Administrativas

Manual de políticas ¿Es posible que en todos los países se vuelva una práctica común el uso de los manuales administrativos?

En un estudio aplicado a las pequeñas y medianas empresas de servicios de la Ciudad de Paraíso, Tabasco, México, cuyo objetivo era conocer que tanto "han tomado como referente los sistemas BACHELOR ASIGNATURA DEL ÁREA 4

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administrativos para desarrollar e implementar sistemas de información que le permitan estandarizar sus procesos", se encontraron los siguientes resultados.

Se les preguntó si contaban con manuales administrativos, el 75% respondió que sí y el 25% no.

Luego se les preguntó por el tipo de manuales que utilizaban, y el siguiente cuadro se muestra qué fue lo que respondieron. (Pérez Acosta et al. 2018)

Tipo de Manual y Porcentaje de Uso

Del 75% de los consultados que afirmaron que sí contaban con manuales administrativos, apenas el 14% cuenta con manuales de políticas, pero ¿por qué existe un porcentaje tan bajo?

Tal como lo señala Duarte (2018) en la práctica se puede observar "que la mayoría de los organismos no sienten la necesidad de establecer por escrito la coordinación y sucesión de las operaciones que componen el trabajo, no le dan la importancia aún de documentar los procesos, funciones de los colaboradores y hasta inclusive de la estructura".

También agrega que no ven la necesidad de invertir en manuales administrativos porque consideran que el costo de tenerlos actualizados es muy elevado.

Prácticamente todas las fuentes a las cuales se han tenido acceso ya sean libros impresos o a través de material electrónico como libros, revistas, publicaciones periódicas de autores tanto individuales o institucionales, siempre destacan la importancia de hacer uso de los diferentes tipos de manuales para que una organización funcione de una manera eficiente.

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Sin embargo, todas esas fuentes consultadas, siempre mencionan elaborar de manera separada todos los manuales requeridos, tales como Manual de Políticas, Manual de Procedimientos, Manual de la Organización, Manual de Puestos, Manual de Inducción, entre otros.

Pero ¿Cuántas empresas estarán dispuestas a hacer una gran inversión en la elaboración de todos esos manuales que se requieren para el buen funcionamiento de estas? Difícilmente se encontrarán organizaciones que se tomen el tiempo para elaborarlos y más difícil aun, seria encontrar empresas que estén dispuestas a hacer una inversión en todos esos manuales, ya que lo ven más como un gasto innecesario e improductivo, que como una inversión.

• A pesar de que las organizaciones tengan un conocimiento de lo que son los manuales administrativos, y a pesar de que reconozcan la importancia y beneficios de su uso, no todas los utilizan. Una cosa es que se tenga el conocimiento de algo y otra es hacer uso de ese conocimiento, son dos cosas totalmente diferentes.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas para una organización el hacer uso de los manuales de políticas y procedimientos?

120 Table Nº 15 Financial plan of company development

En lo que respecta a los manuales administrativos de políticas y procedimientos, podemos encontrar una larga lista de sus ventajas y desventajas (Amador, 2014).

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Ventajas de los Manuales Administrativos

Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas:

1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.
2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
3. Facilita el estudio de los problemas de organización.
4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.
5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.
6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.
7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición (aproximación) de funciones.
8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.
9. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada uno.
10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.
11. Sirve como una guía en el adiestramiento de principiantes.
12. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
13. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, entre otros.
14. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
15. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.
16. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
17. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

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1. Posibilitan una delegación efectiva, ya que, al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede ajustar al control por excepción.

Desventajas de los Manuales Administrativos

Entre los inconvenientes que presentan los manuales se encuentran los siguientes:

1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.
3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
4. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.
5. El costo de producción y actualización puede ser alto.
6. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
7. Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
8. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados (Vivas Folofo, 2011).

• A pesar de que las ventajas son más que las desventajas, la mayoría de las organizaciones en nuestro país no están dispuestas, o no desean, o no tienen el suficiente capital como para invertir en la elaboración y puesta en marcha de todos los manuales requeridos.

Por lo anterior, las organizaciones deberían como mínimo contar con un Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos ajustado a nuestra realidad económica. Este manual debería contener no solamente aquella información que se refiere a las políticas y procedimientos, sino que también debería tener toda aquella información general y de mayor importancia de la empresa.

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Propuesta del Contenido de un Manual

¿Qué tipo de información debería tener este manual?

Un manual de políticas y procedimientos administrativos ajustado a la realidad económica de nuestro país debería tener el siguiente contenido:

• Portada
• Índice
• Introducción
• Objetivo del Manual
• Misión
• Visión
• Valores
• Reseña Histórica
• Organigrama
• Clientes
• Proveedores
• Nomenclatura
• Políticas, Procedimientos, Diagramas y Formatos.

Portada del Manual

Por ser un documento oficial, este debe identificarse con el nombre y el logo de la organización. En lo que respecta al nombre del manual, se debe tener cuidado de indicar si este corresponde a las políticas de un departamento o corresponde a las políticas de todos los departamentos.

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