5 Strumenti per la Gestione dei Progetti Guida di Pdfor Performance Development

Contenuti

• 03. Il Project Manager, gli strumenti e le risorse
• 04. La WBS: Work Breakdown Structure
• 10. Il CPM: Critical Path Method
• 14. Il diagramma di Gantt
• 17. Il diagramma di carico
• 21. Il Budget

Il Project Manager, gli strumenti e le risorse

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5 Strumenti PM - Guida

Un Project Manager
senza essere a
conoscenza degli
strumenti del Project
Management e privo
di un team ben
organizzato e
preparato non potrà
mai intervenire in
maniera efficace.
- Cornelius Fichtner

Così come un chirurgo
senza la sua
strumentazione e un
equipe di supporto
adeguata non può
operare, alla stessa
maniera un Project
Manager senza essere a
conoscenza degli
strumenti del Project
Management e privo di
un team ben
organizzato e preparato
non potrà mai
intervenire in maniera
efficace.

Contemporaneamente
va considerato che, così
come un bisturi non è
nulla senza la mano
ferma e sapiente di un
medico, gli strumenti
atti alla gestione del
progetto non ne
garantiscono la riuscita
se non vengono
utilizzati nella maniera
appropriata.

Per sviluppare il
piano di lavoro il
Project Manager si
avvale di una serie di
strumenti che gli
consentono di:

• descrivere il
  progetto
• suddividerlo
  in fasi
• valutarne le
  tempistiche e
  le criticità
• predisporre
  il budget
• assegnare le
  risorse alle
  attività.

Inoltre può essere
un aiuto importante
potersi avvalere
dell'ausilio di un
sistema
informatico per la
gestione del progetto
che, se utilizzato
correttamente, sia in
grado di semplificare
le attività di
pianificazione al
Project Manager.

La WBS: Work Breakdown Structure

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Il primo passo è dunque quello di individuare gli obiettivi del progetto e la loro
gerarchia. Per identificare le attività che, se eseguite correttamente, portano al suo
successo, si utilizza la WBS (Work Breakdown Structure).

Immaginate di dover spostare un albero caduto. E' troppo pesante per poterlo
trasportare intero, però lo possiamo suddividere in pezzi che possiamo agevolmente
trasportare.

La WBS suddivide il progetto in fasi e sottofasi sino a giungere ai singoli work-
package, ai quali corrisponde un output prefissato. La WBS rappresenta quindi CHE
COSA è necessario fare per raggiungere gli obiettivi. La Wbs è per il progetto, quello che
la distinta base è per il prodotto: elenca tutte le attività necessarie al completamento,
senza legami logici e sequenze temporali. Talvolta viene anche denominata PBS, ossia
Project Breakdown Structure.

Suddivisione del progetto in fasi

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La WBS consiste nella suddivisione del progetto in
tutte le fasi necessarie al suo completamento, allo scopo
di inserirle in una rappresentazione gerarchica del progetto
stesso, simile ad una struttura ad albero, come gli organigrammi
aziendali.

La logica alla base di tale suddivisione del progetto in fasi può basarsi:
.

• sull'esperienza;
• sullo sviluppo di mappe mentali;
• su metodologie già sperimentate;
• su manuali tecnici di prodotto;
• sulla normativa.

Gli obiettivi del progetto rappresentano la radice; vengono poi definiti
sotto-obiettivi via via più dettagliati, sino ad arrivare ai rami, i quali
contengono le attività elementari. Il livello di dettaglio e profondità della WBS può
essere diverso ed è determinato di volta in volta, in base alle esigenze di progetto e
del project manager: non esistono criteri standard universalmente validi. Una
WBS molto dettagliata arriverà sino alle attività elementari.

Generalmente quello del dettaglio è un problema di trade-off: dettagliare molto
la WBS significa spendere energie molto grandi in fase di planning e controllo.
Dettagliare troppo poco significa poter trascurare aspetti del progetto importanti. Si
consiglia di "scendere" nel dettaglio fino a quando si individuano attività che si ritiene
necessario pianificare e controllare. L'obiettivo di fondo della WBS è quello di
scomporre il progetto nei suoi elementi fondanti, evidenziando tutto ciò che occorre
fare (che cosa), per poterlo controllare meglio. A livello di WBS, infatti, non vi è ancora
una sequenza temporale tra le attività ne legami. La WBS deve scomporre il progetto
in attività che devono essere:

• facilmente controllabili;
• aggregabili per la costruzione del budget;
• misurabili.

Vantaggi del processo di creazione della WBS

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A prima vista la WBS può
assomigliare ad un organigramma,
ma non va con questo confuso.
Infatti la WBS non è una struttura
organizzativa, anche se la sua
rappresentazione grafica può
risultare simile.

Il processo di creazione della WBS
garantisce in sé alcuni vantaggi. Infatti il
team di progetto è obbligato a
esaminare l'intero progetto. Questo
aspetto è fondamentale poiché consente
a tutti i membri coinvolti nella
pianificazione di avere da subito una
visione generale del progetto. I
partecipanti dovranno ciascuno
esplicitare la propria fase,
comprendendo già in fase iniziale i
possibili legami e l'influenza sul progetto
nel suo complesso. Questo tende da un
lato a responsabilizzare i diversi capi
funzione e dall'altro è un potente
strumento di coinvolgimento, in
grado di "rendere proprio" il progetto
non solo al Project Manager, ma a tutti i
partecipanti al team.

Di seguito vengono elencate le attività
necessarie per la costruzione della
WBS:

• la WBS viene costruita
  incominciando dall'elemento di
  massimo livello, che è l'obiettivo di
  progetto;
• l'obiettivo viene quindi
  scomposto in sotto-obiettivi
  (ciascuno di questi può essere
  suddiviso in ulteriori sotto-
  obiettivi);
• la suddivisione, via via
  graduale e gerarchica, riduce ad
  ogni passaggio la complessità, la
  difficoltà e il costo di ogni fase;
• il processo termina
  quando si è in grado di definire un
  oggetto da consegnare
  (deliverable).

Interfaccia
con altri
compiti
Evento di fine
Evento
d'innesco
Compito
Input
definiti
Output
definiti
di durata lavorativa
e responsabilità
definiti
Risorse

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Il project manager non controllerà il processo di
realizzazione. Infatti un functional manager avrà la
responsabilità del come realizzare l'attività. Piuttosto il
project manager dovrà verificare il progresso dei singoli
pacchetti, per verificare l'andamento complessivo.

Work Package

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I work package sono le attività
elementari che si individuano al
livello più basso della WBS. I work
package non sono ulteriormente
divisibili in altre attività. Il livello di
dettaglio di scomposizione in compiti
dipende da molti fattori, tra cui il
livello delle informazioni disponibili.

Un Work Package è un insieme di
compiti:

• connessi tra loro
• i cui obiettivi sono
  facilmente definibili
• attribuiti ad una unica
  unità organizzativa
• a cui capo vi è un
  singolo responsabile
• con tempi e costi
  definiti e misurabili.

Per ogni singolo Work Package è
necessario definire:

• gli input attesi e quelli
  critici;
• gli output attesi e quelli
  critici;
• l'evento che ne
  determina l'inizio;
• l'evento che ne
  determina la fine;
• l'interfaccia con gli altri
  compiti;
• le risorse assegnate;

i rischi specifici connessi;

• attività collegate in input
  ed in output;
• il livello di riservatezza;
• il piano di lavoro
  dettagliato;
• il budget;
• standard e
  procedure e logiche da
  seguire;
• procedura di
  documentazione;
• milestones;
• procedure di
  controllo dei costi;
• procedure per
  determinare lo stato di
  avanzamento delle
  attività.

I work package sono
particolarmente utili in contesti
complessi, nei quali è previsto il
coinvolgimento nel progetto di
risorse provenienti da diverse
funzioni aziendali. Rispetto ai
work package il project
manager non controllerà il
processo di realizzazione. Infatti
un functional manager avrà la
responsabilità del come
realizzare l'attività. Piuttosto il
project manager dovrà
verificare il progresso dei singoli
pacchetti, per verificare
l'andamento complessivo del
progetto. Dovrà quindi
presidiare i pacchetti più
critici, concentrare i propri
sforzi nel coordinarne
l'avanzamento o intraprendere
azioni tempestive qualora i
lavoro non procedano secondo
le previsioni.

Tipologie di strutturazione WBS

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WBS può avere diverse tipologie di strutturazione, vediamo
un esempio relativo ad un progetto di realizzazione di un
software:

• schema tecnico: per progetti che
  hanno come output un prodotto, è semplice
  scomporre il progetto stesso in fasi/aree
  omogenee dal punto di vista tecnico;

PROGETTO INFORMATICO
STUDIO
FATTIBILITA'
SOFTWARE
HARDWARE
DOCUMENTAZIONE
MODULI
MODULO 1
Analisi
tecnica
hardware
Sviluppo
documenti
tecnici
Analisi
delle
esigenze
del cliente
Analisi
funzionale
modulo 1
Analisi
tecnica
modulo 1
Sviluppo
modulo
1
Collaudo
modulo
1
Acquisto
Hardware
Sviluppo
manuale
utente
Installazione
Hardware
Sviluppo
manuale
corso
Sviluppo
studio di
fattibilità
Analisi
funzionale
modulo 2
Analisi
tecnica
modulo 2
Sviluppo
modulo
2
Collaudo
modulo
2
Collaudo
Hardware
Sviluppo Help
Installazione Software
Messa in esercizio

• schema per processi o obiettivi: in
  questa tipologia di strutturazione la WBS viene
  strutturata in base agli obiettivi dei sottoprocessi
  del progetto. Per ogni obiettivo viene definito un
  responsabile, che guida un team interfunzionale
  il cui incarico è quello di raggiungere le specifiche
  (una sorta di sottoprogetto).

PROGETTO INFORMATICO
FATTIBILITA'
ACQUISTI
ANALISI
SVILUPPO
COLLAUDI
INSTALLAZIONI
MESSA IN
ESERCIZIO
ANALISI
FUNZIONALE
SVILUPPO
MODULI
COLLAUDO
MODULI
Analisi
funzionale
modulo 1
Analisi
funzionale
modulo 2
Sviluppo
modulo
1
Sviluppo
modulo
2
Collaudo
modulo
1
Collaudo
modulo
2
Messa in
esercizio
ANALISI
TECNICA
SVILUPPO
DOCUMENTAZ.
tecnica
1
Analle
tecnica
med.lo
Anallel
tecnica
hardware
Sviluppo
docume
nei
tecnic
Sviluppo
manuale
utente
Sviluppo
manuale
corso
Installazion
e Hardware
Installazion
e Software
Acquisto
Hardware
Analisi delle
esigenze del
cliente
Sviluppo
studio di
fattibilità
Sviluppo
Help
Quando si costruisce la
WBS bisogna sempre
ricordare che:
· la WBS elenca tutte
le attività del progetto
nella stessa modalità in
cui la distinta base
elenca tutti i
componenti di un
prodotto;
· i rami tra la radice e
le foglie sono
collegamenti "logici";
· in tutte le diverse
strutturazioni che la
WBS può assumere, vi
saranno comunque
attività trasversali
come collaudi,
controllo qualità e
approvvigionamento,
che interesseranno i
rami, che potranno
essere distribuite nel
ramo del Project
Management oppure in
rami appositi;
· la struttura ad
albero permette di
identificare ogni ramo
e foglia con un codice
numerico in maniera
univoca.

Collaudo
Hardware
MODULO 2