Archivistica: ciclo vitale del documento e sfide informatiche

ARCHIVISTICA

La parola archivio è polisemica perché ha diversi significati a seconda del contesto in cui la si pone.

Un archivio è un luogo, un'istituzione culturale ma anche uno strumento.

Un archivio è il complesso dei documenti prodotti e ricevuti durante l'esercizio della propria attività da parte di un ente o di una persona. Questo significa che ognuno ha potenzialmente un archivio. Quindi un archivio è un complesso di documenti.

I documenti e con essi gli archivi hanno la funzione di certificazione documentativa, ovvero di registrare un atto.

Il potere degli archivi è il potere dell'uso delle informazioni.

Quindi gli archivi ci interessano soprattutto come strumenti per l'utilizzo (idea dell'archivio come interesse del cittadino) piuttosto che come retaggio del passato.

Polifunzionalità dell'archivio > l'archivio come complesso di documenti ha una molteplicità di usi.

Gli archivi sono in nucleo dell'efficienza di una società e per questo sono regolamentati da leggi ben precise.

L'archivista è un professionista dell'informazione ed è anche un mediatore.

La mediazione è, in ambito archivistico, lo sforzo di mettere in comunicazione gli utenti con la documentazione, ovvero di mettere l'utente in condizione di consultare l'archivio.

Utenti degli archivi

Chi sono gli utenti degli archivi?

Un importante utente degli archivi è lo storico ma gli utenti potenziali sono tutti i cittadini.

Non c'è un archivio più importante in assoluto, dipende dalle necessità dell'utente.

L'importanza di un archivio è data dall'interesse che quell'archivio stesso ha per quell'utente.

Quindi gli archivi non sono solo luoghi della memoria ma sono attivi nel quotidiano.

Ciclo vitale del documento

Ciclo vitale del documento e dell'archivio > il ciclo vitale dell'archivio è lo sviluppo dell'archivio finalizzato all'uso dell'archivio stesso e del tempo che scorre.

> Il documento è qualsiasi testimonianza che attesti una determinata civiltà.

Anche un reperto archeologico è un documento, tutto ciò che certifica e testimonia è un documento.

Nel caso dell'archivistica, il documento è in primis un documento scritto.

IL SUPPORTO

Un supporto è il materiale su cui si registra l'informazione.

> Un esempio di supporto è la tavoletta d'argilla, il papiro, la pergamena, la carta, ecc. Qualsiasi cosa su cui si possa registrare un'informazione è un supporto.

1La pergamena è un materiale estremamente durevole. Venne poi sostituito dalla carta.

Un problema è la durata del supporto. Le tecnologie hanno influito nel corso dei secoli sulla forma del documento, sulla sua sostanza fisica.

Gli archivi storici non raccontano la verità, solo strumenti di espressione della verosimiglianza dei fatti.

> Un supporto introdotto dalla modernità è quello digitale.

Dematerializzazione

Si parla di dematerializzazione. > è un processo di revisione complessivo della società che poi incide anche sull'archivistica. La dematerializzazione comporta un cambiamento dei comportamenti.

L'obsolescence è il processo di invecchiamento dei mezzi con cui si conserva l'informazione.

Il contesto determina la consapevolezza nell'uso delle informazioni.

L'archivistica non è una scienza esatta.

La memoria è un processo plastico di costruzione.

Storia degli archivi

La storia degli archivi si divide in 2 percezioni:

1. La prima è quella che va dalle caverne e dalle incisioni rupestri fino al '700. È una percezione che vede l'archivio come strumento di legittimazione e di azione di un potere costituito. La nascita dello stato moderno rafforza questa concezione dell'archivio.
2. La seconda è quella che va dal '700 in avanti. Il '700 è il secolo del crollo degli Antichi Regimi.

Cambia la concezione dell'archivio.

Polimorfismo degli archivi

Polimorfismo

• Archivi in senso proprio

> Archivi cartacei > Archivi informatici > Sistemi integrativi Riproduzioni e/o selezioni digitalizzate

• Dal produttore all'aggregatore

> Invented archives > Archivi partecipativi > Living archives > Aggregazioni di dati e oggetti

La figura dell'aggregatore è una figura chiave perché è il punto di vista dell'aggregatore che determina la comparsa di determinati fenomeni documentali.

2L'aggregatore non ha un bisogno fattuale ma vuole rispondere ad un'esigenza informativa che parte da un punto di vista, da un'emozione, ecc.

La costruzione dell'archivio non è solo che ci riguarda solo per come si manifesta ma ci fa riflettere su quelli che sono gli assetti informativi della nostra società.

L'accesso all'archivio non è di per sé una garanzia di conoscenza e democrazia.

Quello che lo è la capacità di usufruire di queste informazioni, ovvero bisogna avere consapevolezza e capacità di discernimento dell'archivio.

Il punto di vista delle risorse diventa l'elemento discriminante per l'interpretazione.

Se negli archivi inventati e in quelli partecipativi c'è un'organizzazione più precisa, i living archives danno voce a tutta una serie di istanze nuove e difficilmente raggruppabili.

L'archivista mediatore

L'archivista mediatore > La mediazione è il cuore dell'archivistica ed è la capacità e al tempo stesso il bisogno di garantire un accesso quanto più ampio e responsabile dell'informazione.

In ogni sua risorsa e strumento, l'archivista è mediatore. La mediazione è comunicazione.

La mediazione è quell'approccio e quell'insieme di tecniche che rende possibile la conoscenza e la trasmissione di essa. Parte dal presupposto che gli archivi sono risorse complesse, non immediatamente accessibili e consultabili. Questo a causa in primis della quantità di informazioni che vi sono riposte.

Un altro problema è il fatto che i documenti possono essere scritti in una molteplicità di lingue.

Quindi la mediazione è la base di tutto perché riguarda il divario che c'è tra l'utente e l'archivio.

La memoria e la dematerializzazione

La memoria > La memoria è un processo dinamico.

La dematerializzazione colpisce anche la mediazione archivistica.

La digitalizzazione che si sta portando avanti sta accelerando questi processi di dematerializzazione della mediazione, questo vuol dire che si stanno mettendo in rete gli inventari.

Il primo problema è garantire attraverso il computer la diffusione di adeguati strumenti di ricerca e di contesto.

L'obiettivo della digitalizzazione dei documenti non è soltanto quello di evitare che l'utente debba andare in archivio, ma anche quello di agevolare l'utente anche dal punto di vista della consapevolezza di ciò che trova.

3L'archivio è il complesso di documenti prodotti nel corso di un'attività, presuppone l'esistenza di un soggetto produttore. La parola archivio evoca nell'immaginario collettivo la conclusione di qualcosa, cioè qualcosa che finisce viene archiviato.

Tuttavia nella realtà l'archivio è all'inizio di molte cose. Archiviare qualcosa significa compiere una serie di azioni, l'archiviazione è un processo dinamico.

La dinamicità dell'archivio è un concetto fondamentale per comprendere come funzionano gli archivi.

C'è quindi un divario tra il senso comune e il reale significato del termine archivio.

Gli archivi sono dei beni culturali, tuttavia gli archivi non si creano per creare una memoria. Un archivio viene creato per rispondere ad esigenze di natura amministrativa o altro tipo. > ovvero esigenze di natura culturale.

Sistema archivistico italiano

Il sistema archivistico italiano nasce negli anni '70 dell'800 e gli archivi vengono collocati alle dipendenze del Ministero degli Interno, sottolineandone la funzione di strumenti politici, di governo e della memoria.

In seguito vengono posti sotto la tutela del ministero dei Beni culturali.

Tuttavia questo ha portato ha ridurre la polifunzionalità dell'archivio perché se ne sottolinea una sola parte. Quindi ci si focalizza sulla dimensione culturale dell'archivio.

Rapporto tra archivio e potere

Il rapporto tra archivio e potere esiste:

• in quanto l'archivio è legittimazione e certificazione del potere
• ma anche in quanto potere degli archivi ovvero il potere dell'informazione, della conoscenza.

Negli archivi è contenuta l'identità non sono perché è contenuta la cultura e la memoria, ma anche e soprattutto perché contiene documenti che sono certificazione di fatti, atti, delle nostre esistenze ed identità, basti pensare al documento d'identità.

L'archivio poi diventa una fonte storica. Tuttavia una fonte storica non è una riproduzione fedele del passato. Nella sua dimensione storica, l'archivio diventa uno strumento di rappresentazione.

Definizione di archivistica

Che cos'è l'archivistica? L'archivistica è la disciplina che studia gli archivi ed è una disciplina plurale perché ha una forte articolazione interna e che ha diversi ambiti di specializzazione perché, come abbiamo visto, gli archivi sono molto complessi e polifunzionali.

L'archivistica studia quei particolari complessi documentali chiamati archivi.

L'archivistica ne studia la struttura > la struttura di un fondo archivistico è il modello gerarchico in cui io lo rappresento (dal generale al particolare). Il fondo

4archivistico è un corpo unico tenuto insieme da un sistema di relazioni. Al primo livello di questa struttura sta un'entità informativa chiamata "fondo".

Il fondo è l'insieme delle unità che costituiscono l'archivio. Il fondo poi si scompone in unità minori dette "serie" archivistiche.

Queste unità hanno funzione organizzativa.

Tipologia di archivio

La tipologia di un archivio > gli archivi si distinguono a seconda della tipologia del soggetto produttore (archivio privato, di famiglia, aziendale, ecc.)

Il primo criterio per organizzare un archivio è quello logico-funzionale. In particolare si usa il principio di provenienza ovvero ogni elemento di un fondo archivistico deve essere riunito al suo soggetto produttore.

L'archivistica è una disciplina che si confronta necessariamente con il presente.

Fare storia degli archivi non deve diventare una disciplina antiquaria.

L'archivistica come precettistica di gestione dei documenti > nel '700 si verifica una frattura che modifica la percezione complessiva degli archivi e dà origine ad una disciplina scientifica.

Gli archivi esistono in ragione della scrittura.

Origine del termine archivio

La parola archivia viene da arkheîon -> da arkhe che significa "comando" o "autorità".

L'archivio nella sua dimensione sacrale e consacrata al potere è una raccolta di documenti che il potere ritiene necessari e utili per giustificarsi.

Allo stesso modo nella Roma sia repubblicana sia imperiale, la percezione dell'archivio rimane invariata.

Il medioevo ribadisce questa posizione. Lo ius archivii è il diritto riconosciuto a produrre documenti che abbiano validità giuridica, ovvero di conservare documenti ufficiali in un archivio, conferendo loro autenticità e pubblica fede. Questo diritto era strettamente legato al potere e garantiva che i documenti custoditi fossero riconosciuti come autentici e affidabili. Il papa e l'imperatore detenevano lo ius archivii.

I comuni si formavano intorno al loro statuto. Tuttavia ad uno statuto deve essere riconosciuto lo statuto giuridico, perciò interviene una terza persona giuridica che è il notaio.

Gli stati nazionali che si affermano nel XVIº secolo, ovvero nell'età moderna, enfatizzano la percezione dell'archivio come strumento del potere. In questo periodo nascono i cosiddetti istituti di concentrazione > sono archivi finalizzati alla protezione dei documenti.

Durante la prima età moderna, si comincia a mettere su carta qualche considerazione un po' più raffinata sugli archivi. Sono i primi trattati di archivistica

5