I processi di sviluppo individuale e organizzativo, gestione del sistema informativo

I processi di sviluppo individuale ed organizzativo

gestione del sistema informativo e comunicazione
interna Attività

1. HR & PROJECT MANAGEMENT

Il Project Management è la tecnica per la gestione sistemica di
un'iniziativa complessa, unica e di durata determinata, rivolta al
raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito mediante un
processo continuo di pianificazione e controllo di risorse differenziate,
con vincoli interdipendenti di costi - tempi - qualità.
In tal senso ciascun progetto è definito come la combinazione di
risorse (sia umane che tecnologiche) e fattori organizzativi riuniti
temporaneamente per raggiungere obiettivi unici, definiti, con vincoli
di tempo, costo, qualità e numero di risorse.
Un progetto è differente dalle attività di routine poiché:

• il fine di un progetto è un evento specifico;
• occorre una certa pianificazione, più o meno accurata
  secondo la complessità del progetto stesso.

I vantaggi di un approccio strutturato per progetti sono:

• pianificare il raggiungimento di obiettivi anche molto
  complessi, prevedendo fin dall'inizio i tempi di
  realizzazione delle varie fasi del progetto con le relative
  consegne intermedie, le modalità di utilizzo delle risorse,
  ed i flussi di cassa
• riduzione dei tempi
• migliore utilizzo delle risorse
• previsione delle situazioni future

In sintesi il Project Management è garanzia di Qualità
attraverso la gestione efficace ed efficiente di tempi, costi e risorse comesi evidenzia dal Triangolo del Project Management, schema alla base
dell'approccio della metodologia PMI (Project Management Institute).
La metodologia si fonda su alcuni principi guida che sono alla
base della scelta delle tecniche, degli scenari organizzativi e della
documentazione da utilizzare nella gestione di un progetto.
Il fine ultimo del project management è quello di rendere
affidabili i progetti ovvero di rendere alta la probabilità di concludere
il progetto con la piena soddisfazione del cliente interno nel rispetto di
tempi e costi.
I 7 principi guida a cui si ispira la metodologia sono quindi legati
a questa visione e rappresentano i fattori critici di successo per un
progetto:

• Continuità nel trasferimento tra gli obiettivi organizzativi
  ed i risultati tecnici
• Costruzione di un ambiente organizzativo ottimale
  attraverso la comunicazione ed il coinvolgimento
• Accessibilità delle leve di governo / coinvolgimento del
  Management
• Continuità nel movimento del progetto dal "concept" alle
  "operation"
• Definizione di piani determinati, concreti e sostenibili
• Anticipazione dei vincoli per la riduzione dei ricicli
• Capacità di assorbire gli imprevisti di percorso attraverso
  la gestione dell'incertezza

1. L'APPROCCIO HR AL PROJECT
   MANAGEMENT

Quando parliamo di progetti di in ambito Risorse Umane
dobbiamo necessariamente tenere in considerazione che essi devono
rispondere a una volatilità crescente. Abbiamo a che fare con persone e
organizzazioni complesse e soggette a evoluzioni continue. Numerosi e
spesso imprevedibili aspetti esterni e interni all'Organizzazione
possono favorire o meno l'applicazione delle innovazioni apportate
dalla formazione e tutto questo in tempi sempre difficili da prevedere.
In questo quadro di elevata complessità i progetti formativi
ideati in un determinato momento potrebbero essere largamente
inefficaci al momento del loro completamento. È sempre più importante
per tutti gli stakeholder coinvolti avere dei risultati tangibili in tempi
relativamente brevi; riuscire a ottenere qualcosa nel medio-breve
periodo è essenziale per motivare e dare la spinta necessaria a
raggiungere anche gli obiettivi più sfidanti di lungo periodo.
L'approccio HR al Project Management di maggior efficacia è
quello definito dal PMI (Project Management Institute).
L'approccio è articolato per fasi per ciascuna delle quali sono
identificati specifici strumenti.
Le quattro fasi sono le seguenti:

• Avvio - ha inizio sulla base dell'identificazione proattiva
  delle opportunità di sviluppo e si conclude nel momento in
  cui lo Sponsor (e/o il Management) approva la soluzione
  proposta.
• Pianificazione - ha inizio con l'affinamento del piano di
  progetto e si conclude con la definizione delle attività del
  team di progetto.
• Esecuzione e Controllo - ha inizio non appena il team di
  progetto è attivo nello sviluppo della soluzione e si
  conclude con l'accettazione del lavoro da parte dello
  Sponsor (e/o il Management).
• Chiusura - include la finalizzazione dei deliverables, delle
  lessons learned e l'archiviazione dei materiali di progetto.

Il coordinamento dei progetti è affidato ai Project Manager
incaricati dal Direttore HR che riporta al Management.
Il Project Leader ha la responsabilità di:

• Pianificare il raggiungimento dell'obiettivo del progetto
  rispettando le specifiche tecniche, il budget ed i tempi.
• Valutare lo stato di avanzamento fisico del progetto.
• Valutare la stima a finire, gli eventuali ritardi e
  ripianificare il progetto.
• Gestire l'insorgere di eventi accidentali rispetto ai quali
  sia necessario proporre delle varianti.

1. ATTIVITÀ

Di seguito sono illustrate le principali attività, ovvero le
procedure operative per gestire e partecipare il progetto HR durante le
quattro fasi del suo ciclo di vita.

Fase di avvio del progetto

È la prima delle quattro fasi nell'ambito della quale si
definiscono le premesse per l'esecuzione del Progetto. L'avvio implica
l'identificazione di una opportunità di sviluppo piuttosto che di una
criticità da affrontare. Questa fase include:

• l'identificazione del bisogno / esigenza di sviluppo
• l' identificazione della sponsorship
• l'aquisizione delle risorse da coinvolgere nel progetto

Di seguito sono descritte le singole attività per lo svolgimento
della prima fase.

• Identificazione dell'opportunità
  Dettagliare gli obiettivi di progetto e l'ambito del
  progetto
  attraverso
  un'attenta
  descrizione
  (funzionale e strutturale) dei risultati attesi e dei
  parametri correlati
• Identificazione della sponsorship

Specificare le esigenze, il livello di influenza
organizzativa ed il livello di conoscenza della prassi
da parte degli specifici interlocutori interni.

• Impostazione del progetto
  Costituire uno schema di obiettivi correlati che
  permetta di ricondurre le attività di progetto ai
  risultati attesi a livello aziendale
  Definire l'approccio metodologico da seguire, le fasi e
  i deliverable ed una prima articolazione della
  pianificazione.
  Preparare l'organigramma di progetto ed assegnare
  le responsabilità ai diversi ruoli
• Identificazione e coinvolgimento delle risorse
  Effettuare una prima stima dei tempi (Time) e
  dell'impegno risorse (Cost) necessari per raggiungere
  gli obiettivi di progetto in base alle attività dichiarate
• Comunicazione del progetto
  Predisporre di strumenti per l'ottimizzazione della
  circolazione delle informazioni sull'andamento
  delle attività

Fase di pianificazione del progetto

La fase di pianificazione parte dai presupposti e dalle ipotesi di
base contenuti nel Project Setup iniziale.
È un momento molto importante e delicato per la riuscita del
progetto poiché individua un percorso unico per il raggiungimento di
un obiettivo ancora non sperimentato, vista l'unicità che
contraddistingue ogni progetto. Si valutano, quindi, le linee guida
presenti nel Project Setup e si calano nella realtà del progetto.
In particolare in questa fase si sviluppa il piano dettagliato delle
attività di progetto, la durata delle attività, la loro concatenazione
logico-temporale ed i vincoli che le legano le une alle altre.
Alla pianificazione temporale si accompagna quella delle risorse,
la loro quantificazione ed attribuzione alle differenti attività in
rapporto al tempo stimato per la durata del progetto.
Di seguito sono identificate le singole attività per lo svolgimento
della seconda fase.

• Definizione Meccanismi di Coordinamento / Gestione
  Incertezza / Gestione materiali
  Stabilire delle regole di base, coerenti con
  l'approccio scelto, del coordinamento del progetto
  attraverso l'assegnazione delle responsabilità
  decisionali
  Stabilire delle regole di base, coerenti con
  l'approccio scelto, per la raccolta, approvazione,
  archiviazione e
  distribuzione delle
  della
  documentazione prodotta dal progetto.
• Formulare il piano di massima del progetto

Definire la cornice temporale e di impegno risorse
nel rispetto dei vincoli temporali finali ed intermedi

Elaborare il modello di simulazione, analizzare i
risultati ed intervenire sulle variabili endogene del
modello fino a rendere compatibili i risultati di
simulazione con i vincoli temporali intermedi e
finali.

Fase di esecuzione e controllo del progetto

Obiettivo della fase di esecuzione e controllo del progetto è quello
di gestire il team e lo sviluppo del progetto. Le risorse coinvolte nel
progetto realizzano le attività necessarie al raggiungimento dello
scopofinale, seguendo la schedulazione delle attività prevista dal piano
integrato e secondo le priorità in esso stabilite.
Il controllo dell'avanzamento è utile per verificare la validità del
piano, per individuare tempestivamente tutte le deviazioni dal piano
originale (Baseline) che possono causare ritardi o costi eccessivi, per
riprogrammare il piano modificato a beneficio degli step successivi e
per garantire la coerenza dei singoli deliverable / fasi rispetto a quanto
stabilito dai requisiti iniziali. Una attenta valutazione preventiva degli
scostamenti permette di anticipare o di risolvere problemi che possono
compromettere la riuscita del progetto.
Un monitoraggio costante permette di individuare e risolvere i
problemi aperti e di identificare e gestire i rischi di progetto. La
frequenza del monitoraggio e della rilevazione degli avanzamenti
dipendono dalla durata dei progetti e dalla complessità degli stessi.

• Formalizzare e sistematizzare le informazioni relative al
  progetto

Tracciare le attività di progetto effettivamente
svolte sia dal punto di vista gestionale che dal punto
di vista tecnico

• Aggiornare il progetto con i dati di consuntivo

Misurare il grado di avanzamento raggiunto dal
progetto

Selezionare le attività oggetto di rilevazione nel
periodo in esame (attività che dovevano partire nel
periodo, che dovevano terminare nel periodo, che
dovevano essere in corso nel periodo)