Gestión Integrada de Archivos y Sistemas Ofimáticos de Cesur

RESUMEN INTRODUCTORIO

A lo largo de la unidad, conoceremos los aspectos de la gestión de archivos dentro de una organización. Primeramente, aprenderemos las características técnicas de los archivos utilizados en las suites de ofimática más utilizadas a nivel empresarial. Y cómo se integran aplicaciones como hojas de cálculo, bases de datos procesadores de textos entre otras. A continuación, conoceremos aplicaciones que nos permitan adquirir archivos de diferentes formatos y reproducirlos en el ordenador, analizando el proceso de grabación, transmisión, recepción y comprensión de los mismos. Aprenderemos la importancia de incluir contenidos sonoros y visuales dentro de los documentos y en que formato se deben introducir, así como su importancia. Además, conoceremos el objetivo principal de la comunicación de los contenidos adecuados. Por último, estudiaremos los conceptos básicos de la LOPD dentro del ámbito empresarial para la gestión documental de archivos.

INTRODUCCIÓN

En el dinámico escenario profesional del mañana, la capacidad de gestionar satisfactoriamente la información se erige como un pilar fundamental. Esta unidad, que se sumerge en la gestión integrada de contenidos multimedia y su alineación con el cumplimiento normativo, no solo es una exploración de tecnologías actuales, sino una preparación esencial para el entorno laboral del futuro. La habilidad para comprender y utilizar archivos que se entrelazan entre hojas de cálculo, bases de datos, procesadores de texto, gráficos y más, es un activo que define la competencia digital en un mundo empresarial que evoluciona rápidamente. Este conocimiento no solo optimiza las operaciones cotidianas, sino que posiciona a los profesionales para liderar la revolución digital en sus respectivos campos. La inmersión en la grabación, transmisión y comprensión, junto con el manejo de dispositivos de captación y reproducción, ofrece una visión integral de cómo la información se mueve y cobra vida. Estas habilidades son esenciales no solo para la www.cesurformacion.com 2CESUR Tu Centro Oficial de FP comunicación interna y externa, sino también para la creación de contenido persuasivo y atractivo en un mundo saturado de información. La comprensión de los contenidos visuales y sonoros, y cómo se integran en diversas formas de comunicación, es un activo valioso en un contexto donde la atención se disputa intensamente. Desde presentaciones impactantes hasta la participación efectiva en mesas redondas y la creación de reportajes multimedia, estos conocimientos son la clave para destacar en la narrativa digital. El enfoque en el objetivo de la comunicación de los contenidos proporciona una perspectiva estratégica. Aquí, los participantes no solo aprenderán a crear contenido, sino también a alinear cada palabra, imagen o sonido con metas empresariales específicas. Este enfoque no solo mejora la efectividad de la comunicación, sino que también demuestra la capacidad de pensar estratégicamente. La inserción de contenidos en otros medios y no es solo una cuestión de formato, sino una habilidad. Finalmente, la unidad abordará las medidas de seguridad y la legislación vigente, destacando cómo cumplir con la LOPDGDD 3/2018. En un mundo donde la privacidad y la seguridad de la información son prioridades, estas habilidades no son solo una adición, sino un requisito esencial para el liderazgo responsable. En resumen, esta unidad no solo es una inmersión en la tecnología y las prácticas actuales, sino una inversión en las habilidades fundamentales que guiarán a los profesionales hacia un futuro laboral definido por la innovación, la adaptabilidad y la responsabilidad.

CASO INTRODUCTORIO

Te han contratado en el departamento de Administración en una empresa de construcción. Dentro de las herramientas de trabajo de oficina de las que dispones, está el paquete ofimático, el cual dominas y sabes qué tipo de archivo utilizar en cada momento dependiendo de las características de la información que manejas. Tratas archivos con poca información, con mucha información y archivos con macros. www.cesurformacion.com 3CESUR Tu Centro Oficial de FP Además, te han encargado realizar presentaciones para que los directivos y delegados de zona las expongan ante los nuevos clientes, incluyendo dentro de ellas contenido visual y contenido sonoro, captado tanto desde la Web como de dispositivos externos. Al finalizar la unidad sabrás integrar diferentes archivos con contenido visual y sonoro en presentaciones. Además, serás capaz de importar un sistema de gestión documental que permita almacenar información de forma segura y limitada según los privilegios y requisitos que marca la LOPD.

ARCHIVOS INTEGRADOS POR VARIAS APLICACIONES

Cómo nueva integrante en el departamento de Administración de la empresa, tienes que realizar una pequeña formación de cómo se realizan las tareas tipo desde la empresa. Para ello un compañero se pone contigo y te cuenta sobre la elaboración de cartas, creación de informes, envío de correos electrónicos, entre otros y la relación entre las distintas aplicaciones para poder llevar a cabo estas tareas.

Sistemas Ofimáticos

Un Sistema Ofimático es un conjunto de aplicaciones de ordenador cuya función es ayudar al usuario a realizar tareas de oficina. Por ejemplo, algunas tareas que podemos realizar con estas aplicaciones:

• Elaboración de cartas.
• Creación de informes.
• Realización de gráficos.
• Envío de correos electrónicos.
• Administración de datos de cálculo.

Las aplicaciones que nos permiten realizar estas operaciones son:

• Procesador de texto.
• Hoja de cálculo.
• Gestor de Base de Datos.
• Gestor de Presentaciones.
• Correo electrónico.

Los paquetes ofimáticos surgen alrededor de los años 90, expandidos por empresas multinacionales que requerían el pago de una licencia para su uso y actualización. Un ejemplo muy extendido de paquete ofimático es el denominado "Microsoft Office", que necesita pago de licencia. Existe otro paquete ofimático que no necesita pago de licencia y que es un duro competidor con el anterior, "Open Office". Las aplicaciones de que se compone Microsoft Office son:

• Word.
• Excel.
• PowerPoint.
• Access.
• Outlook.

Microsoft Word: herramienta que sirve para generar documentos escritos, cartas, informes, etc. Microsoft Excel: es una hoja de cálculo que sirve para realizar cálculos con los datos que se almacenan en ella. Cada hoja está compuesta por celdas que almacenan la información. Microsoft Access: es un gestor de base de datos relacionales, que administra la información que se almacena en las tablas relacionadas. Microsoft PowerPoint: herramienta que sirve para generar presentaciones en diapositivas. Microsoft Outlook: es una aplicación de cliente de correo electrónico que administra la bandeja de entrada de correo electrónico, así como el calendario y contactos. El paquete ofimático Open Office es un software libre y de código abierto, que incluye aplicaciones de procesadores de texto, hoja de cálculo, bases de datos y presentaciones.

Diferencias entre DOC y DOCX

Como ya sabemos, un documento generado en Word y guardado en la versión de Office 365, contiene la extensión de archivo .docx. Sin embargo, en versiones anteriores a 2007, la extensión de archivo es .doc. La extensión DOC viene de la abreviatura de "documento" y contiene información almacenada en binario. La extensión DOCX, nueva versión del archivo de Word, contiene información almacenada en formato XML abierto. Este tipo de archivo contiene texto plano basado en instrucciones escritas en forma de etiquetas. La gran diferencia, aparte de las descritas anteriormente, reside en el almacenamiento de macros. Un archivo DOC puede almacenar macros, mientras que un archivo DOCX, no puede. Para almacenar macros, es necesario guardar en formato DOCM. La gran variedad de procesadores de texto, hacen que exista, además de los dos formatos más populares, otros con las siguientes características:

• ODT: formato de archivo libre basado en XML utilizado por el paquete ofimático Open Office o Libre Office.
• RTF: siglas de Rich Text Format utilizado para ser un formato utilizado en diversas plataformas como Windows o Apple.
• TXT: este formato se utiliza para almacenar texto simple sin ningún tipo de enriquecimientos como tipos de letra, imágenes, etc.
• PDF: no es un formato de procesador de texto, pero sirve para exportar cualquier archivo de texto y mostrarlo por pantalla.
• HTML: es un formato utilizado para la creación de páginas web, pero sirve también · para mostrar documentos en Internet.