Diseño de Planes de Acción: Conceptos y Elementos Clave de Duoc UC

DuocUC R CHIL FREE LIVING

DISEÑO DE PLANES DE ACCIÓN

Experiencia de Aprendizaje 2

CONTENIDO

01 INTRODUCCIÓN

04 EJERCICIO DE APLICACIÓN

02 CONCEPTO DE PLAN DE ACCIÓN

05 IDEAS FINALES

03 ELEMENTOS DE UN PLAN DE ACCIÓN

DuocUC INTRODUCCIÓN

01 DuocUC R RESUMEN CLASE ANTERIOR

IMPLEMENTACIÓN DE UN MODELO DE MEJORA CONTINUA SEGÚN DEMING

1. PASOS PARA IMPLEMENTAR UN MODELO DE MEJORA CONTINUA

PLANTEAMIENTO DEL MODELO DE DEMING

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

IDENTIFICACIÓN DE BRECHAS

PLANIFICACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN

EJECUCIÓN DEL PLAN

REVISIÓN DEL PROCESO

RECTIFICACIÓN DE ERRORES

SE UTILIZA EL MODELO DE DEMING COMO BASE PARA LA IMPLEMENTACIÓN

SE REALIZA UN DIAGNÓSTICO UTILIZANDO HERRAMIENTAS COMO ANÁLISIS FODA, ENTREVISTAS Y ENCUESTAS

SE DETERMINAN LAS DIFERENCIAS ENTRE LO QUE SE TIENE Y LO QUE SE DESEA ALCANZAR

SE ESTABLECEN LA VISIÓN, MISIÓN, OBJETIVOS Y METAS, ASÍ COMO EL PRESUPUESTO Y EL TIEMPO DE IMPLEMENTACIÓN

SE LLEVA A CABO LO PLANIFICADO Y SE REALIZAN AJUSTES SEGÚN SEA NECESARIO

SE VERIFICA EL PROCESO MEDIANTE INDICADORES Y REUNIONES, CON EL OBJETIVO DE MEJORAR

SE INCORPORAN CAMBIOS DE FORMA PERMANENTE Y SE ANALIZAN LOS RESULTADOS PARA REALIZAR AJUSTES

2. CONSIDERACIONES SOBRE LA MEJORA CONTINUA

RESUMEN CLASE ANTERIOR

MENTALIDAD, FILOSOFÍA Y FORMA DE TRABAJO

GESTIÓN DEL CAMBIO ORGANIZACIONAL

MEJORA AL PROCESO

LA MEJORA CONTINUA ES UNA FORMA DE PENSAR, UNA FILOSOFÍA Y UNA FORMA DE TRABAJAR

LA RESISTENCIA AL CAMBIO DEBE SER GESTIONADA INCORPORANDO GRADUALMENTE A LOS TRABAJADORES

LA IMPLEMENTACIÓN DE LA MEJORA CONTINUA DEBE INCLUIR MEJORAS EN CAPACITACIÓN, TECNOLOGÍA, INFRAESTRUCTURA, PERSONAL Y ASPECTOS FINANCIEROS

3. ETAPAS DE LA IMPLEMENTACIÓN

RESUMEN CLASE ANTERIOR

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

IDENTIFICACIÓN DE BRECHAS

PLANIFICACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN

EJECUCIÓN DEL PLAN

SE UTILIZAN HERRAMIENTAS DE DIAGNÓSTICO PARA OBTENER UNA VISIÓN DETALLADA DE LA ORGANIZACIÓN

SE DETERMINAN LAS DIFERENCIAS ENTRE LO QUE SE TIENE Y LO QUE SE DESEA ALCANZAR

SE ESTABLECEN LA VISIÓN, MISIÓN, OBJETIVOS Y METAS, ASÍ COMO EL PRESUPUESTO Y EL TIEMPO DE IMPLEMENTACIÓN

SE LLEVA A CABO LO PLANIFICADO Y SE REALIZAN AJUSTES SEGÚN SEA NECESARIO

https://create.kahoot.it/details/implementacion-modelo-de-mc/00f1c731-e5aa-435f-bcc7-a871861a2516

A INTRODUCCIÓN

• Activación de conocimientos previos:
• ¿ Qué entienden por "plan de mejora"?
• ¿ Cuál es su relevancia para las organizaciones?
• Analicemos el siguiente recurso:
• https://youtu.be/clrylww fUY
• Reflexiona:
• ¿ Qué importancia tiene la fijación de objetivos claros en un plan de acción?

CONCEPTO DE PLAN DE ACCIÓN

02 DuocUC R A C I .1 - C C 2 A R 3 A A 4 C I

PLAN DE ACCIÓN

• Corresponde a un conjunto de acciones orientadas a operacionalizar uno o varios objetivos. A su vez, estos objetivos están orientados a cumplir un objetivo estratégico.
• Características de los Planes de Acción:
• Se agrupan en torno a un objetivo. Por lo tanto, un objetivo puede tener varios planes de acción. Deben detallar entre otras cosas:
• El cómo se realizará la acción
• Quién es el responsable de esa actividad
• Plazo en que se ejecutará
• Costo involucrado
• Sistema de control
• Evidencias que muestran su despliegue
• El tiempo debe ser estándar para toda la planificación: las acciones se deben ejecutar en días, semanas, meses. No se puede planificar algunas acciones en días y otras en meses. Si fuese necesario, se agruparan todas las acciones que necesitan ejecutarse en días y otras en meses, pero no mezclarse.

Ejemplo de Plan de Acción - Gestión de Inventarios

Acción Cómo se realizará Responsable Plazo Costo estimado Sistema de control Evidencias

1. Identificación de productos con baja rotación Análisis de historial de movimientos en WMS (últimos 6 meses) Analista de Inventario Semana 1 $0 (uso de sistema interno) Reporte semanal del ERP Informe de productos identificados

2. Categorización ABC de inventario y definición de políticas por clase Clasificación basada en valor de consumo anual y frecuencia Jefe de Logística Semana 2 $0 Checklist y validación por supervisión Matriz ABC, políticas documentadas

3. Propuesta de liquidación o redistribución de productos excedentes Envío a sucursales de mayor rotación o ventas especiales Encargado de Bodega Semanas 3-4 $50.000 (costos de traslado) Reporte de ejecución logística Guías de despacho, listado de productos redistribuidos

4. Ajuste de parámetros de reposición en el sistema Modificación de puntos de pedido y cantidades mínimas Soporte TI + Logística Semana 5 $0 Auditoría del sistema (log de cambios) Captura de pantalla, acta de cambios en ERP

5. Capacitación al personal de inventario en políticas de control Sesión práctica de 2 horas para equipo de bodega Jefe de Operaciones Semana 6 $30.000 Lista de asistencia y retroalimentación Registro de asistencia, pauta de contenido

6. Evaluación mensual del nivel de sobrestock Comparación de KPI antes y después del plan Área de Control de Gestión Meses 2 y 3 $0 Informe de KPI mensuales Reporte con gráfica de evolución

PLAN DE ACCIÓN

Objetivos específicos

Objetivos específicos

Planificación de objetivos en etapas

Presupuesto, responsables, otros elementos

Visión

Objetivos específicos

Objetivo general para alcanzar nuestra visión

Planes de acción o mejora

Resultado del plan de acción o mejora

PLANES DE ACCIÓN Y SISTEMAS DE CONTROL

• Debido a que los Planes de Acción contemplan diversa información, se transforma en si mismo un sistema de Control o seguimiento.
• A partir de ellos, se puede controlar:
• Tiempo de ejecución, pues tenemos el dato de cuándo se inicia y cuándo termina una actividad.
• Quién es el responsable específico.
• Presupuesto involucrado.
• Evidencias que pueden demostrar que la actividad se ejecutó.
• Se puede ir midiendo por porcentaje de avance.
• Cantidad de actividades asociadas a un mismo responsable

03 ELEMENTOS DE UN PLAN DE ACCIÓN

OBJETIVOS

• Objetivo estratégico
• Corresponde al objetivo declarado por la organización para alcanzar una meta o una visión. Este objetivo es organizacional, macro y a largo plazo. Recordar que todos los objetivos deben ir en formato SMART
• Objetivo(s) del Plan de Acción
• Estos tributan al objetivo estratégico y puede ser uno o varios objetivos. Están ligados a la actividad a desarrollar.
• Debe llevar una sola actividad a desarrollar.
• Se debe contemplar un solo un objetivo por actividad.

OBJETIVOS

Objetivo estratégico

• Reducir los costos logísticos totales de la empresa en un 15% al 30 de noviembre de 2025, mediante mejoras en almacenamiento, transporte y gestión de inventario.

Objetivos específicos del Plan de Acción

• Disminuir el costo mensual de bodegaje en un 10% en un plazo de 3 meses, reorganizando el layout y eliminando zonas de baja utilización.
• Consolidar los pedidos de distribución urbana para reducir la cantidad de despachos semanales en un 20% antes del 15 de octubre de 2025.
• Renegociar contratos con al menos 3 operadores logísticos clave para lograr una baja de tarifas del 5%, antes del cierre del tercer trimestre de 2025.

OTROS ELEMENTOS DEL PLAN DE ACCIÓN

• Detalle actividad
• Debe ser muy precisa y acotada al objetivo, indicando cantidad, forma, canal etc. De modo que cualquier persona lea la actividad y la pueda desarrollar sin preguntar.
• Presupuesto involucrado.
• Se debe contemplar el costo total y el plazo de su desembolso. Por ejemplo: el presupuesto será de $1.000.000 pagadero en dos periodos, para contratar el servicio y una vez terminado el otro 50%.
• Responsables
• Se debe especificar con nombre de la persona a cargo, ya que si se coloca -por ejemplo- que el responsable es el departamento de Recursos Humanos, todas las actividades están a cargo del jefe de RRHH y en la práctica delegó responsabilidad.
• Por ende va el nombre de la persona y tampoco va el cargo solo. Puede ir asociado al nombre pero no por ejemplo "jefe de proyecto". La idea es identificar rápidamente quién puede otorgar información de esa actividad.

O $ $ S $ $ $

OTROS ELEMENTOS DEL PLAN DE ACCIÓN

específicos

específicos

Objetivos específicos Disminuir el costo mensual de bodegaje en un 10% en un plazo de 3 meses, reorganizando el layout y eliminando zonas de baja utilización.

Detalle Actividades Realizar un diagnóstico físico y digital del layout actual, midiendo la ocupación real de estanterías, pasillos y zonas de baja rotación mediante observación directa y análisis del WMS.

Modificar la distribución física del almacén, reduciendo pasillos innecesarios, agrupando productos de alta rotación cerca del área de despacho y eliminando zonas vacías o subutilizadas.

OTROS ELEMENTOS DEL PLAN DE ACCIÓN

Detalle Actividades

• Realizar un diagnóstico físico y digital del layout actual, midiendo la ocupación real de estanterías, pasillos y zonas de baja rotación mediante observación directa y análisis del WMS.

Presupuesto

• $27.600
• Se pagará fraccionado en 1 cuota
• Costos estimados:
• Mano de obra: Considerando una jornada de 8 horas para un analista logístico con un costo promedio de $2.200 por hora, el total sería:
• $2.200/hora × 8 horas = $17.600
• Materiales y herramientas: Si se requiere impresión de planos o adquisición de materiales adicionales, se puede considerar un monto aproximado de $10.000.
• Total estimado: $27.600

OTROS ELEMENTOS DEL PLAN DE ACCIÓN

. .

Responsable

• Realizar un diagnóstico físico y digital del layout actual, midiendo la ocupación real de estanterías, pasillos y zonas de baja rotación mediante observación directa y análisis del WMS
• Javier López Leiva, Analista logístico

Detalle Actividades -

OTROS ELEMENTOS DEL PLAN DE ACCIÓN

SUN

MON

TUE

WED

THU

FRI

SAT

• Fecha de inicio y término de la actividad
• Para obtener la fecha de inicio y término se debe tener presente si esa actividad comienza en forma independiente y no depende de ninguna actividad. Si depende de otra actividad, se debe tener fecha de término de la actividad que la precede o antecede y desde ese punto se inicia.
• Ahora, una forma de obtener el tiempo de ejecución se hace a través de una regla muy simple, por ejemplo si necesitamos cotizar un equipamiento, determinamos por experiencia cuanto es lo mínimo que se demoran en responder una cotización y cuanto es lo máximo, supongamos que es 2 días y 6 días, por lo que se suman y se divide en 2
• (2+6=8/2 = 4) o sea el tiempo medio para esa actividad será de 4 días.
• Se debe acordar por el equipo si los tiempos serán correlativo de lunes a domingo o de lunes a viernes.