Gestión de Procesos y de la Calidad en el sector sanitario

GESTION DE PROCESOS Y DE LA CALIDAD

¿En qué están basados los sistemas de gestión de procesos?

En la mejora continua: PDCA (planificar, ejecutar, controlar o medir y actuar):

¿Qué necesita la Dirección para liderar la organización?

Tener visible las actividades que se están realizando, para que se realizan y cómo se realizan y visualizar a dónde queremos llegar. Con esta visión, establece objetivos tanto a largo como a corto plazo. Una vez constituidos los objetivos, establece el cronograma detallando los plazos de consecución de las actividades definidas y responsables de la ejecución.

Definición de Objetivos

Definir qué queremos conseguir consiste en definir los objetivos. Un objetivo ha de ser:

1. Ambicioso, nos tiene que costar esfuerzo lograrlo. Esto significa que vamos a trabajar para alcanzarlo.
2. Realista, con el fin de no desilusionar a las personas por no poder llegar a conseguirlo.
3. Cuantificable, para conocer de forma objetiva el grado de consecución. Nos dará el punto de partida para fijar el objetivo del año siguiente (generalmente se marcan de forma anual, aunque podría ser otro periodo).

Características de un Sistema de Gestión

Características de un Sistema de Gestión:

1. Dinámico: En el ámbito de la salud, tenemos cambios epidemiológicos de la población, diferentes perfiles de morbimortalidad y avances tecnológicos, lo que nos modifica la eficacia y la eficiencia de las organizaciones y nos empujan al cambio continuo.
2. Integral al tener en un solo sistema de gestión la presencia de todas las áreas de la organización: seguridad del paciente, legalidad, medioambiente, prevención de riesgos laborales, sostenibilidad y responsabilidad social.

La eficiencia de las organizaciones viene determinada por la eficiencia de sus procesos

SISTEMA DE GESTION BASADO EN PROCESOS

Es una metodología de trabajo que tiene descritos todos sus procesos y definidas las relaciones entre ellos. Como define Gregorio Varvakis, "la gestión de procesos es la definición, análisis y mejora continua de los procesos con el fin de satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes".

Aquellas organizaciones sanitarias que se deciden por estos sistemas de gestión organizan las áreas de trabajo con sistemáticas enfocadas a la mejora continua comenzando por describir todos los procesos, analizarlos para identificar puntos críticos, establecer planes de acción de mejora y medir los resultados: seguir el ciclo PDCA. Se ha constatado su eficacia basada en el orden, la estructuración de los procesos y la optimización de estos a través de los cuadros de mando de indicadores, que nos dan los datos que transformaremos en información mediante el análisis para la toma de decisiones y acciones de mejora. En el sector de la sanidad es un reto trabajar en evitar los errores; tienen que ser proactivas y adelantarse evitando generar daño a los pacientes. Por todo ello se hace casi imprescindible la implantación de un sistema de gestión de calidad y seguridad del paciente. El paciente es el centro de todos los procesos en el sistema sanitario.

Podemos definir como gestión de procesos al conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto.

QUÉ ES UN PROCESO

QUÉ ES UN PROCESO: es el conjunto de actividades interrelacionadas que transforman unas entradas en resultados a partir del conocimiento de las personas y el consumo de recursos. Todas las definiciones nos llevan al concepto de proceso como un conjunto de actividades que generan valor añadido, con una secuencia lógica y que se realizan en el tiempo con un objetivo definido y alineado con la estrategia de la organización. Cuando el proceso asistencial está definido permite el análisis profundo, detectar las áreas de mejora y potenciar planes de acción que garanticen la seguridad del paciente y eviten la variabilidad en la atención. Facilita el trabajo en equipo y la colaboración entre profesionales.

Características del Proceso

El proceso debe poder ser:

1. Definible, debe tener un flujo (una secuencia de actividades), unos métodos para realizar dichas actividades (los protocolos, procedimientos), indicadores, un plan de seguimiento y control de calidad y unas metas a alcanzar.
2. Reproducible.
3. Predecible en cuanto a resultados finales.

En las organizaciones sanitarias, la mayoría de los procesos son interfuncionales. Para representar los procesos, empleamos los diagramas de flujo y los mapas de procesos.

TIPOS DE PROCESOS

TIPOS DE PROCESOS:

1. Procesos estratégicos: su definición corresponde a los cargos de dirección y gerencia. Procesos de gran importancia estratégica. Se definen en la organización alineados con la misión, visión y valores, y están directamente vinculados a las líneas estratégicas definidas por la dirección.
2. Procesos clave u operativos: se trata de todos los procesos clínico-asistenciales, identificando en cada proceso el inicio y el fin, trazando todo el recorrido, indicando tareas, actividades y subprocesos que directa o indirectamente dependan de él hasta el final. Estos procesos están directamente relacionados con la asistencia sanitaria.
3. Procesos soporte: condicionan el desempeño de procesos clave u operativos y determinan el funcionamiento de estos en tiempo y eficacia.

QUÉ ES UN DIAGRAMA DE FLUJO

QUÉ ES UN DIAGRAMA DE FLUJO. Es una representación del proceso en la que hay que incluir la secuencia de actividades y los responsables de realizar las actividades deta- lladas. El proceso es una representación del diagrama de flujos al que se añaden los servicios implicados, las personas responsables y los indicadores o metas a medir y conseguir en cada punto crítico del proceso.

QUÉ ES UN MAPA DE PROCESOS

QUÉ ES UN MAPA DE PROCESOS. La representación gráfica de todos los procesos es lo que llamamos mapa de procesos de una organización. Es importante representar en el mapa las diferentes interacciones entre los procesos. Mediante la construcción del mapa de procesos se pretende documentar toda la información referente a ellos: desde el funcionamiento, responsables, recursos a utilizar, entradas y salidas hasta las diferentes interrelaciones que se establecen en los distintos procesos.

QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO

QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO. Según la norma ISO 9001, un procedimiento es un modo específico de llevar a cabo una actividad o proceso. Es decir, cuando un proceso cuenta con unos pasos establecidos y ordenados para obtener un resultado se llama procedimiento.

ELEMENTOS CLAVE DE UN PROCESO

ELEMENTOS CLAVE DE UN PROCESO.

1. Entradas
2. Actividades que agregan valor a la organización
3. Salidas

Para su ejecución precisan unos recursos y se realiza un control del grado de consecución de los objetivos/ metas establecidas en cada uno. Tienen que ser eficaces, eficientes y efectivos, alcanzar las expectativas del cliente y realizarse asegurando la seguridad del paciente.

QUÉ DEBE TENER UN PROCESO

QUÉ DEBE TENER UN PROCESO:

1. Definido el objetivo: qué, para qué y quién es el responsable.
2. Definidos los límites: dónde comienza y dónde finaliza.
3. Definidas de forma secuencial todas las actividades (o tareas)
4. Definidos todos los responsables de la ejecución de estas.
5. Definidos los indicadores: a. accesibilidad b. resultado c. proceso d. satisfacción del cliente

El mapa de procesos representa el conjunto de procesos estratégicos, claves y operativos de la organización sanitaria de forma gráfica y dando visibilidad a las interrelaciones. Con la gestión por procesos se mejora la eficacia, eficiencia y calidad al estandarizar las actuaciones y protocolizar los procedimientos y vías clínicas basándonos en la evidencia científica. Con la gestión por procesos se identifican los puntos críticos en el proceso que requieren una mejora, las necesidades de los pacientes que no cubrimos y se coordinan las actuaciones de mejora tanto proactivas como reactivas. Además, se pueden identificar los costes de las actividades y los resultados obtenidos de los procesos asistenciales y no asistenciales.

Estructura de los Procesos

Para finalizar la estructura de los procesos tenemos que crear la ficha de cada uno, en la que consta:

1. Límites del proceso: inicio y fin.
2. Propietario/responsable.
3. Entradas y salidas.
4. Descripción: instrucciones, formatos, anexos ...
5. Indicadores.
6. Control documental: en este campo identificaremos los cambios que incorporamos en las diferentes versiones.
7. Diagrama de proceso.

Finalizamos los procesos con un diagrama de flujo o de actividades.

POR QUÉ ES IMPORTANTE GESTIONAR POR PROCESOS

POR QUÉ ES IMPORTANTE GESTIONAR POR PROCESOS:

1. Ayudar a la decisión. Se genera un cuadro de mando que facilita la toma de decisiones de forma ágil.
2. Tener definidas las responsabilidades.
3. Ejercer un seguimiento continuo de todos los procesos individuales y las relaciones entre ellos, con el fin de ir mejorando de forma continua.
4. Dar herramientas de priorización para determinar las acciones de mejora a implantar.
5. Gestionar riesgos.
6. Estandarizar la asistencia mediante vías clínicas consensuadas y basadas en la evidencia científica y reducir la variabilidad.
7. Adelantarnos a los posibles incidentes de seguridad mediante metodologías como AMFE.
8. Tratar los incidentes de seguridad evitando su repetición mediante metodologías como ACR.
9. Dar continuidad de cuidados asistenciales a los pacientes identificando los más susceptibles de seguimiento.
10. Mejorar la seguridad del paciente.
11. Formar a los profesionales.

CONCEPTOS DE CODIFICACION CUANDO FINALIZA UN PROCESO SANITARIO

CMBD

CMBD Cuando se codifica el episodio según la CIE, se establece un conjunto mínimo básico de datos (CMBD) a cada episodio asistencial del paciente y nos sirve para conocer la población atendida y las patologías; nos da el conocimiento sobre el grado de complejidad de nuestra organización. La característica que tiene es que se realiza de forma estandarizada y es posible la comparación entre centros según las pautas definidas en la CIE.

GRD

GRD Los grupos relacionados por el diagnóstico (GRD) son la herramienta de gestión que utilizan las organizaciones sanitarias con el fin de clasificar a los pacientes atendidos en grupos clínicamente similares y sirve para conocer el consumo de recursos sanitarios del episodio asistencial. Los GRD se utilizan para conocer el case mix de la organización y son muy útiles en la gestión de la rentabilidad de la organización. Cada GRD se divide en subclases de severidad, determinadas principalmente por diagnósticos secundarios que reflejan comorbilidades y la severidad del diagnóstico principal.

IMPLANTACIÓN DE UN PROCESO

La implantación de un proceso es la etapa que más planificación y dedicación precisa. Las fases de la implantación son:

1. Diagnóstico inicial de situación.
2. Análisis del proceso y priorización de las acciones.
3. Establecimiento del líder y los responsables.
4. Creación de grupos de implantación.