Administración y Finanzas: Gestión Logística y Comercial de Almacenes

El almacén

Concepto de almacén

Las empresas deben disponer en sus instalaciones de existencias suficientes para cubrir la demanda, es decir, de stock, en mayor o menor cantidad según su criterio. Pero, además, poseen maquinaria y equipos de manipulación de mercancías que requieren de un espacio específico, denominado almacén. Se denomina almacén al lugar físico en el que las empresas realizan las funciones logísticas de recepción, manipulación, conservación y expedición de la mercancía con el fin de equilibrar la producción con la demanda de los consumidores. Algunas empresas cuentan con grandes almacenes dentro de los que incluso destinan una zona para oficinas; por el contrario, hay otras empresas que adoptan el sistema de producción JIT (Just In Time), cross docking o kanban, con lo que reducen al máximo el stock y, en consecuencia, el espacio dedicado a almacenaje y sus costes asociados

Inconvenientes del almacén Ventajas del almacén Inversión en la amortización, alquiler o financiación de las instalaciones. Elevados costes de mantenimiento de las instalaciones, la maquinaria y los equipos de manipulación, además del pago de los correspondientes seguros. Mayor flexibilidad para adaptarse a los cambios inesperados del mercado. Garantizar la oferta de determinados productos al consumidor. Coste salarial de los recursos humanos.

Objetivos de la gestión del almacén

Una correcta gestión del almacén responde a una serie de objetivos que es posible clasificar en dos grupos según se dirijan a optimizar los costes o a mejorar el servicio.

Objetivos relacionados con el coste

• Aprovechar el espacio. Disponer de una superficie adecuada a las necesidades del inventario y a los procesos de manipulación que se desarrollan en el almacén.
• Optimizar los tiempos de manipulación. Disponer de los recursos apropiados de manipulación y almacenaje, así como de un buen diseño del almacén que favorezca este objetivo.
• Facilitar el control de los inventarios. Establecer una serie de normas para garantizar el control, la organización y la distribución de las mercancías a través de un sistema de gestión de la información adecuado a las necesidades de la empresa.
• Ajustar los niveles de inversión a las necesidades del producto/cliente. Cada empresa debe invertir en aquellos recursos que mejor se ajusten a sus necesidades y capacidad financiera.

Objetivos relacionados con el servicio

• Disminuir el número de errores en el servicio al cliente. Una preparación correcta de los pedidos es muy importante a la hora de fidelizar a los clientes.
• Mantener una correcta rotación de stocks que no genere excesos ni roturas. Es importante tener una buena gestión del stock que nos permita responder rápidamente a los cambios en la demanda.
• Capacidad para adaptarse a la evolución en las necesidades de los clientes/productos. La evolución de los mercados es continua, y el almacén, desde las infraestructuras hasta los procesos operativos, debe poder adaptarse a los cambios.

Zonas del almacén

Según la actividad que desarrolle una empresa necesitará un tipo de almacén u otro. Además, la forma en que se distribuya este espacio también debe ser la adecuada. Así, no será igual el almacén de un comercio que el de una industria, pues un almacén se divide en distintas zonas en las que se desarrollan actividades diferentes. En función del espacio físico que ocupa el almacén se diferencian zonas externas y zonas internas.

Zonas externas del almacén

Son las áreas de acceso al almacén y las áreas de carga y descarga

Al almacen accederan tanto empleados como vehículos de carga. Zona de acceso La importancia de planificar bien estas áreas reside en evitar interferencias entre los propios vehículos y entre los vehículos y los peatones, que cuenten con espacio suficiente para maniobrar, y con un pavimento adecuado y resistente al peso de los camiones y furgones. Zona de carga y descarga Es necesario que esta zona esté dotada de espacio suficiente para acoger a varios vehículos al mismo tiempo y de áreas de estacionamiento adecuadas con el fin de agilizar la operación al máximo. Es apropiada su distribución en forma de Y y que la circulación se ordene en el sentido contrario a las agujas del reloj. Según el diseño del almacén, los muelles de carga y descarga podrán situarse en la misma zona o en zonas distintas para aligerar el proceso. El diseño de los muelles debe facilitar el ajuste del vehículo al suelo del almacén para minimizar el tiempo empleado en las maniobras. Es necesario tener en cuenta el tipo de vehículo a la hora de instalar puertas con cierre metálico (se abren automáticamente en presencia del vehículo y posteriormente se cierran) o con fuelle de abrigo (se acoplan al camión para evitar cambios de temperatura, como en los puentes de embarque de los aeropuertos).

Zonas internas del almacén

El interior del almacén o layout se dispondrá en función de la actividad que desarrolle la empresa, del tipo de existencias y de su rotación. Además, es necesario atender a las características propias del almacén, la superficie que ocupa, los elementos de los que dispone y su grado de automatización. Ante todo, en la distribución del almacén debe primar la eficiencia y la eficacia con el objetivo de facilitar el acceso a las distintas áreas, evitar los espacios muertos y los accidentes por atropellos o choques. Las medidas de seguridad adoptadas deben estar recogidas en el plan de prevención de riesgos laborales, así como el protocolo de actuación en caso de accidente.

- 1 Gestión de albaranes, facturas y pedidos (ADMINISTRACIÓN) ÁREA DE OFICINAS (SERVICIOS) ÁREA DE PERSONAL (Comedor, baños, cafetería, taquillas ... ) L Muelle 1 Muelle 2 Muelle 3 ZONA DE ENTRADA (Recepción) Albaranes CONTROL DE CALIDAD ZONA DE ALMACENAMIENTO Certificado Pales ZONA DE PICKING PREPARACIÓN DE PEDIDOS ESTANTERÍAS Albaranes ZONA DE SALIDA (Expedición) ÁREA DE MATERIALES (Ya no se usan) Muelle 1 Muelle 2 Muelle 3 L ÁREA DE DEVOLUCIONES ÁREA DE ENVASES Y EMBALAJES (Palés, cajas, cartones, material protector ... ) 1

Distribución del almacén

No existe una única forma de distribuir un almacén, pero generalmente se mantiene una configuración que incluye las siguientes áreas: Una zona de recepción de mercancías, donde se inspecciona y se contrasta lo recibido con el albarán. Aquí es donde se registra la entrada y se codifican los productos para su posterior ubicación. Una zona de almacenamiento, cuya configuración dependerá del tipo de mercancía, su peso, su volumen y su rotación. La mercancía se puede almacenar en estanterías, en palés, apilada en el suelo, en cajones, silos o tanques. Una zona de expedición donde se preparan, embalan y etiquetan las mercacías que serán servidas a los clientes. Además, debe verificarse que son despachadas junto con la documentación correspondiente. En muchos casos, las oficinas ocupan una de las zonas del almacén, normalmente situada cerca del área de personal y de un recinto para guardar materiales diversos, como envases, embalajes o devoluciones, que precisan de menos espacio de almacenamiento y gestión. Aunque no es recomendable que los almacenes dispongan de dos plantas, situar las oficinas en una zona superior es una buena forma de integrarlas en el espacio sin que pierdan su independencia, con lo que además se evita que personas ajenas a la empresa accedan a las oficinas a través del almacén.

Tipos de almacén

A la hora de seleccionar el tipo de almacén que mejor se adapte a sus necesidades productivas y cumpla con su función de manera más eficiente y eficaz, la empresa debe considerar diferentes parámetros, entre ellos los equipos de manipulación y almacenamiento adecuados para distribuir de la forma más práctica posible las areas internas del almacén. Los principales equipos de manipulación son los siguientes

Transelevadores Elevadores automáticos que se desplazan sobre raíles y mueven la mercancía verticalmente Apiladores, carretillas y transpaletas Son máquinas dirigidas manualmente, con o sin motor, que transportan la mercancía a lo largo del almacén y permiten movimientos verticales para elevar la mercancía Cintas transportadoras Desplazan la mercancía horizontalmente

Tipos de mercancía almacenada

Diferentes tipos de mercancías requerirán distintas formas de almacenamiento, atendiendo a aspectos tales como el peso, el volumen, la fragilidad o si son perecederas o no. A su vez, los almacenes de empresas industriales albergarán materias primas, materiales de repuesto y productos intermedios empleados en el proceso de fabricación de productos terminados, que serán los que almacenen las empresas comerciales. Los almacenes pueden contener los tipos de mercancía siguientes: Mercancía paletizable. Se puede transportar y almacenar en palés; por ejemplo, cajas de libros o bebidas

215 214 Estanterías ordenadas según el método tradicional, con pasillos intermedios. LANZADERA Sistema compacto con lanzadera, en el que las paletas son desplazadas por las vigas de la estructura y quedan unas encima de otras por referencia.

Mercancía apilable. Gracias a su resistencia, esta mercancía se puede apilar, como, por ejemplo, los sacos, que se almacenan directamente sobre el suelo

Bloques apilados: se colocan directamente unos bultos sobre otros, con un máximo de apilamiento en función del peso de la mercancía. Mercancía líquida. Se suele almacenar en tanques o contenedores y se transporta en cisternas, como, por ejemplo, el aceite o el vino.

Tanque de almacenamiento de líquidos. Mercancía a granel. No requiere envases sino que se transporta directamente desde los camiones hasta los silos, por ejemplo, el pienso.

Silos: contenedores para mercancía a granel.

Gases. Se almacenan en función de la mercancía y de su transporte. Un ejemplo es el gas butano, que se transporta en camiones cisterna o en botellas especiales.

Tanque de almacenamiento de gases. Archivos. Existen empresas especializadas en archivar la documentación de otras empresas en estanterías

Almacenaje de documentos. Según la fase del proceso productivo en la que interviene la mercancía, se distinguen : Materias primas. Materiales extraídos de la naturaleza (por ejemplo, madera, petróleo o minerales) que serán transformados para fabricar otros productos. Materiales de repuesto o recambios. Piezas que se incluyen en la fabricación del producto final (cordones de zapatos o cremalleras de pantalón). Productos intermedios. Están en proceso de fabricación a falta de incorporar otros componentes. Por ejemplo, un armario que se encuentra a la espera de ser completado con las puertas que suministra otra empresa. Productos terminados. El producto listo para la venta (el armario terminado). Mercancías auxiliares. Productos necesarios para desarrollar el proceso productivo, como puede ser el combustible para las máquinas, las correas de repuesto para los motores o el aceite multiusos.