Gestión de Stocks: principios fundamentales y costes asociados

Gestión de Stocks

Los stocks o existencias

• Es el conjunto global de todos los materiales o productos almacenados.
• Su aspecto económico se refiere a la propiedad por parte de la empresa.
• Su aspecto físico está relacionado con las actividades del almacén: custodia, conservación y mantenimiento de los productos.

Podemos definir:

Stock económico o administrativo

• Conjunto de productos o materias primas que son propiedad de la empresa y que pueden estar en puntos fijos, en transito, en camino desde el proveedor, en elaboración, exposición ...

Stock físico

• Productos o materias primas que son propiedad de la empresa y que necesitan un espacio físico y medios para su manipulación. Tiene un valor económico que hay que gestionar

Aprovisionamiento del stock

• Es el conjunto de operaciones que realiza la empresa para abastecerse de los productos necesarios para realizar su actividad. Comprende la planificación y gestión de compras, almacenaje de los productos necesarios, y la aplicación de técnicas que permitan mantener unos stocks mínimos o de seguridad para cada material.
• Es necesario una buena gestión del stock para un aprovisionamiento de calidad al menor coste posible.

Funciones del stock

• Permite regular los ritmos de producción y ventas:

  >frecuencia de aprovisionamiento < existencias

• Permite obtener ventajas en los precios de compra: p. ej. si se compran grandes cantidades.

  >cantidades de compra

  existencias

  coste de almacenaje

Permite cubrir variaciones de demanda y posibles retrasos del proveedor

• Una ruptura o rotura del stock (que no hubiera stock cuando se necesita) tendría consecuencias más o menos graves, pero siempre influye negativamente en la empresa, paralizando la producción, perdiendo oportunidades de venta ...

• Para ello es necesaria un buena política de aprovisionamiento, cuyos objetivos serán:
• Establecer un inventario suficiente, para que la producción no carezca de materias primas.
• Determinar el volumen óptimo de pedido, considerando los volúmenes de producción, la capacidad de los almacenes, costes de aprovisionamiento ...
• Minimizar la inversión del stock, reduciendo costes de almacenamiento que originen perdidas y daños.
• Establecer un sistema de información eficiente entre los departamentos (compras, producción, distribución, contabilidad ... )
• Cooperar con el departamento de compras para lograr adquisiciones económicas.

Tipos de stock según su finalidad

• Stock activo: artículos que tiene una empresa para hacer frente a la demanda normal durante un periodo y que evoluciona entre un mínimo y un máximo.
• Stock de seguridad: complementario al stock activo y evita la falta de existencias cuando se produce una rotura del stock.
• Stock cero: solo aprovisionar la cantidad necesaria en el momento necesario (JIT), encarece el precio de adquisición y perdida de oportunidades de compra.

La gestión de stocks

• Una correcta gestión del stock de la empresa o almacén permite conocer con exactitud el volumen de salidas o ventas de cada artículo durante un periodo programado (día, semana, mes. con el fin de solicitar al proveedor los productos necesarios.

Hay que resolver las siguientes preguntas:

• ¿ Cuántas unidades de cada artículo debemos tener almacenadas?
• ¿ Qué cantidad debemos solicitar en cada pedido?
• ¿ Cuándo debemos emitir una orden de pedido?
• La gestión del stock debe conseguir:
• Establecer un inventario suficiente para que la producción no carezca de materias primas.
• Minimizar la inversión en stocks, para reducir al máximo los costes de almacenamiento por pérdidas o daños.
• Conocer el Volumen Optimo de Pedido
• Conocer el Punto de Pedido

Factores que influyen en la gestión del Stock

• El nivel de servicio que se pretende ofertar al cliente:

  Nivel de servicio (%)=

  Productos disponibles x 100

  Demanda

• La previsión de ventas en cada periodo concreto, permite decidir el nivel óptimo de artículos que debemos almacenar.
• Clasificaremos los productos según su demanda o uso para poner más atención a aquellos cuya rotura de stock ocasione problemas. (ABC)
• Cuanto más acertada sea la previsión de ventas, menor será el stock de seguridad necesario.
• Tendremos en cuenta las ventas en periodos anteriores y su variación ( al alza o la baja), la situación general del mercado y la evolución de la competencia.
• Los Costes de gestión
• Coste de Adquisición: Valor de compra ( factura con descuentos, embalajes, seguros, aranceles
• Coste de Alamacenaje: Coste de mantenimiento en almacenes (capital invertido que no genera rentabilidad, perdida de valor de los productos por deterioros, robos ... , costes del local, instalaciones y maquinarias ... )
• Costes de aprovisionamiento: Teléfono, material de oficina, trasporte, sueldo personal compras, elección de proveedores ...
• Costes de rotura de stock: perdida de clientes, paralizar el proceso productivo ...
• El plazo de entrega de los proveedores: tiempo que trascurre desde que se emite la orden de pedido hasta que llegan y se encuentran disponibles para su uso.

Flujos del ciclo de explotación

Almacén de materias primas

Productos en curso de fabricación

Almacén de productos terminados

Ventas

Cobros

Compras de materias primas

+

Otros costes

Consumo mat. primas, envases ...

+

Costes totales de la fabricación terminada

Otros costes

Créditos sobre clientes

=

Coste de fabricación

+

Margen de beneficio

Cobro a clientes

=

Recuperación de la inversión

Otros costes: energía, mano de obra, instalaciones ...

Representación del stock

• El Stock total es :

Stock activo + stock de seguridad

• Stock con consumo y aprovisionamiento constante:

Nivel de stock

Nivel máximo de stock

0

to

t1

t2

t3

Tiempo

Representación de los niveles de stock, cuando el consumo y el aprovisionamiento son const

Aumento de la demanda o retraso en el suministro

¿Qué ocurre cuando hay un aumento de la demanda o un retraso en el suministro?

Rotura de stock

500

1

0

10

20

30

Tiempo

Momento de la rotura de stock

Demanda insatisfecha

Figura 5.2. Representación de la rotura de stock sin stock de seguridad.

Función del stock de seguridad

700

Stock de seguridad

200

0

10

20

30

Tiempo

Ventas atendidas con el stock de seguridad

Figura 5.3. Rotura de stock cubriéndose las ventas con el stock de seguridad.