Planificación de Proyectos: Gestión de Costes en la Empresa

Planificación de Costes en Proyectos

Para acabar con este manual, vamos a presentar el tema relacionado con los costes, de modo que nos permita tener una idea general de todos los elementos y costes que debemos considerar en la planificación de nuestro proyecto. Para ello, presentaremos uno por uno los principales costes a considerar en nuestro proceso de planificación, y dedicaremos un espacio a ver la manera para poder elaborar correctamente los presupuestos.

Los Costes en la Empresa

Antes de pasar a ver los diferentes costes que debemos contemplar en nuestra planificación, resulta interesante presentar algunos conceptos básicos sobre los costes. Éstos son definidos como el indicador del gasto que supone fabricar un producto determinado u ofrecer un servicio a nuestros clientes. Aquí no solo nos referimos al precio que hemos pagado por la compra de los productos y utensilios, sino que además debemos considerar otro tipo de costes, como podrían ser los costes de personal, de estructura o los costes financieros, entre otros.

En cuanto a su clasificación general, y sin entrar en detalle en ellos, podemos hablar de los siguientes tipos de costes:

• Costes directos: se trata de aquellos costes que están directamente asociados con la actividad empresarial, como sería la fabricación de los productos que vamos a vender.
• Costes indirectos: son aquellos que son difíciles de imputar a la actividad empresarial, como podría ser el coste de la luz o el teléfono.
• Costes fijos: suponen aquellos costes que no varían con el volumen de la actividad empresarial, como podría ser el alquiler del local o los impuestos.
• Costes variables: son aquellos costes que están estrictamente ligados con la producción y varían en función de si aumenta o no la demanda. Página 82ENEB PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS
• Costes totales: se refieren al coste total de la operación del proyecto, producto o actividad. Éstos pueden ser directos o indirectos, y fijos o variables.
• Costes unitarios: son los costes de cada unidad de producto o servicio obtenido o prestado que, al igual que los costes totales, pueden ser considerados directos o indirectos y fijos o variables.
• Coste marginal: coste que supone obtener la última unidad.

Cálculo de los Costes

El tema relacionado con los costes es de gran importancia para la empresa, ya que es el paso previo a la contabilidad analítica o contabilidad de costes, que parte de las cargas incorporables de la contabilidad general a los lugares, a los portadores o a las actividades.

Pasemos a ver de manera breve algunos métodos que nos ayudarán al cálculo de los cotes, para después pasar a presentar los diferentes costes que debemos considerar.

Métodos de Cálculo de Costes Parciales

El método del coste variable

Tal y como indica su nombre, este método se centra solamente en aquellos costes de carácter variable, ya sean directos o indirectos.

Éstos son atribuidos a cada uno de los productos, mientras que los costes variables indirectos deben ser repartidos, debiendo elegir el método de reparto apropiado.

Este método nos permite calcular un margen sobre el coste variable por producto, un margen sobre el coste variable total y un porcentaje que recoge la relación entre este margen y el volumen de ventas.

El método del coste directo

Este método considera únicamente como costes del producto los costes directos, tanto si se trata de costes variables como si se trata de costes fijos. Esto implica que los Página 83PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS ENEB costes del período se reagrupan en el conjunto de costes indirectos, siendo tratados globalmente y no por productos.

El margen se calcula por diferencia entre las ventas y los costes directos, y el resultado se obtiene restando los costes indirectos al margen sobre el coste directo global.

Ligado a este método, tenemos el método del coste directo evolucionado, que considera los costes variables directos e indirectos para el cálculo del margen para después calcular la contribución de cada uno de los productos y total, restandole al margen sobre el coste variable el coste fijo directo y posteriormente llegar al resultado restando a la contribución los costes fijos indirectos. Facilitando así mayor información que el método anteriormente presentado.

Métodos de Cálculo de Coste Completos

El método del coste completo

Este método no considera los costes del período, de modo que todos los costes son repartidos a cada uno de los productos, lo que presenta la problemática relacionada con el reparto que puede hacerse de los costes indirectos, tanto si se trata de costes variables como de costes fijos.

Para llevar a cabo dicho método, consideramos, al igual que haremos con los costes variables indirectos, el volumen de ventas como magnitud de referencia. En este caso, obtendremos el resultado por productos y por el total de la empresa.

Comentar que para obtener un mejor resultado, lo que se hace es combinar ambos métodos, como es el caso del método del coste directo evolucionado del producto.

El método de imputación racional

Se trata de un método que nos permite paliar la atribución de las cargas fijas en función de las ventas, que las atribuye en función del nivel de actividad normal. Página 84PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS ENEB Si la asignación se efectúa en función de las ventas del período, el coste fijo unitario disminuye si las cantidades fabricadas en el período aumentan, y viceversa. Dicho fenómeno se acentúa todavía más respecto a los costes fijos indirectos, debido a que la parte fija unitaria asignada a un producto dado no es solamente función de la actividad relativa de este producto, es tributaria también de la fabricación de otros productos.

El principio de este método radica en imputar al producto solamente la parte de los costes fijos que corresponden a un nivel de actividad normal, que previamente haya sido definido. La diferencia entre los costes fijos totales y los costes fijos atribuidos a los productos constituye entonces un coste del período, que recibe el nombre de recargo por subactividad o coste de subactividad, cuando el nivel de actividad real es inferior al nivel de actividad normal, o bonificación por sobreactividad o costes por sobreactividad, cuando se sobrepasa el nivel de actividad normal.

En lo que se refiere a este método, comentar que su complicación y dificultad radica en el hecho de definir la actividad normal.

Sistema de costes basado en la actividad ABC

El sistema ABC junto con el sistema ABM (Activity Based Management) viene acaparando la atención de los expertos desde finales de los años ochenta, ya que se centra en conocer el coste de cada actividad necesaria para la fabricación de un producto o la prestación de un servicio. De este modo, la actividad, definida como el conjunto de tareas elementales de cuya realización se obtiene un output, es el eje del modelo. Las actividades son parte de un proceso que, a su vez, también produce un output.

La imputación de los costes a las actividades se realiza mediante unos criterios previamente definidos de reparto denominados cost-drivers o inductores de costes. Algunos ejemplos de cost-drivers son:

• Número de productos diferentes a fabricar. Página 85PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS ENEB
• Número de productos nuevos.
• Número de máquinas.
• Número de órdenes de fabricación.
• Unidades obtenidas.
• Productos terminados.
• Hora máquina.

Así, a partir de los costes totales de la empresa e identificados los costes directos de cada producto, éstos se imputarán directamente a cada uno de los productos o servicios de la empresa. No obstante, la problemática reside en la distribución de los costes indirectos, ya que resultan difíciles de contabilizar y asignar.

En el apartado de anexos hemos dispuesto de algunos ejemplos en relación al cálculo de los costes con el fin de poder obtener beneficios gracias a la puesta en marcha de nuestro nuevo proyecto.

Vistas estas consideraciones previas al cálculo de costes, y teniendo una idea muy general sobre los métodos de que disponemos, pasemos ahora a ver los diferentes costes que debemos considerar en la planificación de nuestro proyecto, de modo que podamos hacernos una idea de cuanto nos costará poner en marcha nuestro proyecto.

Cuenta de Resultados y Balance

En lo que se refiere a los costes que debemos considerar para la planificación de nuestro proyecto, éstos los agruparemos en el documento que se conoce como cuenta de resultados y balance, que deberá contener las siguientes informaciones de carácter contable y económico:

• Evolución de variables generales.
• Previsión de ventas.
• Costes de producción.
• Costes de estructura.
• Inversiones y amortizaciones. Página 86PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS ENEB
• Costes de personal.
• Fondo de maniobra.
• Plan financiero.
• Cuadro de tesorería.
• Cuenta de resultados.
• Balance de situación.
• Distribución de resultados y flujo de caja.
• Evolución de las principales variables y ratios.
• Valoración de la empresa.

Pasemos entonces a conocer los elementos que debemos considerar en cada una de estas informaciones.

Evolución de Variables Generales

Es importante que identifiquemos en un cuadro la evolución de las variables generales, de modo que dicha información nos permita delimitar un contexto económico de actuación. Dicho cuadro supondrá el marco general en el que se va a desarrollar nuestra empresa o proyecto.

En relación a dichas variables, podemos considerar las siguientes:

• Evolución IPC.
• Evolución PIB.
• Evolución de las divisas.
• Cuota de mercado nacional.
• Rotación de las materias primas y los productos terminados.
• Plazo medio de cobro y plazo medio de pago.
• Nivel salarial.
• Incremento salarial medio.

Comentar que algunas de estas variables son externas al negocio o proyecto, así que cuando las incluyamos debemos valorar si nos pueden o no afectar, de modo que Página 87PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS ENEB incluiremos solamente aquellas variables que sean significativas para nuestro proyecto. Otras de las variables a incluir son propias de nuestro negocio.

Tanto en lo que se refiere a las variables internas como externas, su elección se regirá por el tipo de proyecto, y deberemos presentar solamente aquellas que sean de interés y aporten información válida sobre el tema relacionado con los costes.

Antes de avanzar, comentar que dicho documento nos resultará realmente útil para la búsqueda de financiación, de modo que la información que incluyamos, no solo en este apartado, sino en resto, deberá ser de interés y estar estrictamente relacionada con el proyecto. Siempre es mejor presentar pocos datos pero válidos, que no muchos y poco significativos.

Previsión de Ventas

En lo que se refiere a la previsión de ventas, comentar que se trata de un cuadro económico-financiero realmente importante, ya que todas las informaciones que elaboremos dentro de la cuenta de resultados girarán alrededor de dicha previsión. De este modo, se trata de un documento que requiere de tiempo y dedicación, ya que la previsión de ventas influirá sobre todos los elementos en relación a los costes que debamos contemplar. Por ejemplo, si nuestra previsión de ventas es media, los costes de producción serán más bajos que si la previsión es muy alta, de modo que debemos ir con cuidado para elaborar esta información.

Esta información debe ser presentada a partir de los doce meses que conforman el año, y para su elaboración deberemos tener en cuenta aspectos tales como:

• Histórico de años anteriores (siempre que se trate de una empresa con años de experiencia).
• Tipo de producto o servicio que ofrecemos.
• Tipo de cliente.
• Meses clave y temporadas específicas, como Navidad, el inicio del curso escolar o el período vacacional. Página 88