Herramientas avanzadas de hojas de cálculo: validación de datos

Herramientas Avanzadas de Hojas de Cálculo

İLERNA. 05- Herramientas Avanzadas Optativa: Hojas de Cálculo Profesor: Armando CeaHerramientas Avanzadas · Ahora empezaremos a explorar las herramientas avanzadas que nos permitirán desbloquear el verdadero potencial de las hojas de cálculo.

Validación de Datos en Hojas de Cálculo

İLERNA. 05.1. Validación de DatosValidación de Datos · Función esencial para asegurarnos de que la información ingresada cumpla con ciertos criterios y evitar errores. · Aprenderemos a proteger y bloquear celdas, lo que es clave cuando queremos mantener ciertas áreas del archivo protegidas de cambios accidentales o no autorizados

Reglas de Validación de Datos

Hoja de cálculo sin título Archivo Editar Ver Insertar Formato 0 Datos Herramientas Extensiones Ayuda Última modificación hace unos segund G4:G6 - fx =SUMA(C4:F4) 1₣ Ordenar intervalo G H 8 Crear un filtro 2 Funcionarios Enero Total 4 Marlon 622,00 Añadir un control de filtros Nuevo 3.049,00 5 Cledison 575,00 6 Edson 654,00 7 8 www.ninjadelexcel.com 9 Ordenar aleatoriamente intervalo 10 11 12 0 Estadísticas de columna 13 Validación de datos 14 15 . Borrado de datos 16 + Dividir texto en columnas 17 18 100% € % .0 .00 1 $= Ordenar hoja A B C 1 3 Vistas de filtro 2.875,00 3.026,00 Proteger hojas e intervalos Jhm Intervalos con nombreValidación de Datos · Las reglas de validación de datos permiten limitar los tipos de datos que se pueden ingresar en una celda o rango de celdas. · Por ejemplo, puedes restringir que solo se ingresen números mayores que 0 o fechas dentro de un rango específico.

Configuración de Validación de Datos

Hoja de cálculo sin título Archivo Editar Ver Insertar Formato 0 Datos Herramientas Extensiones Ayuda Última modificación hace unos segund G4:G6 - fx =SUMA(C4:F4) 1₣ Ordenar intervalo G H 8 Crear un filtro 2 Funcionarios Enero Total 4 Marlon 622,00 Añadir un control de filtros Nuevo 3.049,00 5 Cledison 575,00 6 Edson 654,00 7 8 www.ninjadelexcel.com 9 Ordenar aleatoriamente intervalo 10 11 12 0 Estadísticas de columna 13 Validación de datos 14 15 16 + Dividir texto en columnas 17 18 100% € % .0 .00 1 $= Ordenar hoja A B C 1 3 Vistas de filtro Proteger hojas e intervalos Jhm Intervalos con nombre 2.875,00 3.026,00 . Borrado de datosValidación de Datos · Selecciona la celda o el rango de celdas donde deseas aplicar la validación. · Ve al menú Datos y selecciona Validación de datos. · En el panel que aparece, puedes establecer diferentes criterios de validación. ○ Elige el tipo de restricción que deseas aplicar, como número, texto, fecha, etc. ○ Puedes definir condiciones adicionales, como si el número debe ser mayor que 0 o si debe estar dentro de un cierto rango. · Opcionalmente, puedes agregar un mensaje de advertencia o un mensaje de error si se intenta ingresar un dato no válido. ● Haz clic en Guardar.

Ejemplo Práctico de Validación de Datos

Hoja de cálculo sin título Archivo Editar Ver Insertar Formato 0 Datos Herramientas Extensiones Ayuda Última modificación hace unos segund G4:G6 - fx =SUMA(C4:F4) 1₣ Ordenar intervalo G H 8 Crear un filtro 2 3 Funcionarios Enero Total 4 Marlon 622,00 Añadir un control de filtros Nuevo 3.049,00 5 Cledison 575,00 2.875,00 6 Edson 654,00 3.026,00 Proteger hojas e intervalos Jhm 8 www.ninjadelexcel.com 9 Ordenar aleatoriamente intervalo 10 11 12 0 Estadísticas de columna 13 Validación de datos 14 15 . Borrado de datos 16 + Dividir texto en columnas 17 18 100% € % .0 .00 1 $= Ordenar hoja A B C 1 Vistas de filtro 7 Intervalos con nombreİLERNA. Ejemplo Práctico Ejercicio 1 - Validación de Datos Archivo Editar Ver Insertar Formato Datos 62 5 € % 0 1 .00 123 fx A B C 1 Productos Precios Stock Disponible 2 Producto A 50 30 3 Producto B 120 0 4 Producto C 200 15 5 Producto D 75 5 6 Producto E 90 10 7Validación de Datos Ejercicio 1 Trabajaremos con una tabla de productos que incluye nombre, precio y stock disponible. Objetivos: 1. Validación de precios: Configura una validación de datos en la columna "Precios" para que solo se permitan valores mayores que 0. 2. Validación de stock: Configura una validación de datos en la columna "Stock Disponible" para que los valores sean enteros mayores o iguales a 0. 3. Mensaje de error personalizado: Agrega un mensaje de error que indique "El valor ingresado no es válido, revisa las reglas de validación".

Listas Desplegables y Restricciones

Ejercicio 1 - Validación de Datos Archivo Editar Ver Insertar Formato Datos 5 0 8 5 € % .0 .00 123 fx A B C 1 1 Productos Precios Stock Disponible 2 Producto A 50 30 3 Producto B 120 0 4 Producto C 200 15 5 Producto D 75 5 6 Producto E 90 10 7Listas desplegables y restricciones · Una de las características más útiles de la validación de datos es la creación de listas desplegables, que limitan las opciones que el usuario puede elegir para ingresar en una celda. · Estas listas son útiles cuando deseas que los usuarios elijan entre un conjunto de valores predefinidos.

Configuración de Listas Desplegables

A B C 1 ID Nombre Nivel 2 1 Juan Básico 3 2 Santiago Intermedio 4 3 Sergio Avanzado 5 4 Pablo AvanzadoListas desplegables y restricciones 1. Selecciona la celda o el rango de celdas donde deseas agregar la lista desplegable. 2. Ve al menu Datos y selecciona Validación de datos. 3. En el panel que aparece, en Criterio, selecciona Lista de elementos. Escribe los valores que deseas que aparezcan en la lista, separados por comas (por ejemplo: "Aprobado, Reprobado, En espera"). 4. Opcionalmente, puedes elegir si quieres que se muestre un mensaje de advertencia o rechazar la entrada si se ingresa un valor no válido. 5. Haz clic en Guardar.

Ejemplo Práctico de Listas Desplegables

A B C 1 ID Nombre Nivel 2 1 Juan Básico 3 2 Santiago Intermedio 4 3 Sergio Avanzado 5 4 Pablo AvanzadoİLERNA. Ejemplo Práctico Ejercicio 2 - Listas desplegables Archivo Editar Ver Insertar Formato Datos Herramientas 62 ₴ 5 € % .0 1 .00 - 123 fx A B 1 Categorías Descripción 2 Electrónica Dispositivos electrónicos como móviles y laptops. 3 Ropa Prendas de vestir y accesorios de moda. 4 Alimentos Productos alimenticios y bebidas. 5 Juguetes Juguetes educativos y recreativos para niños. 6 Libros Libros de diversos generos y autores. 7Listas desplegables y restricciones Ejercicio 2 1. En la columna "Categorías", configura una validación de datos que cree una lista desplegable con las opciones: ○ Electrónica ○ Ropa £ Alimentos ○ ○ Juguetes ○ Libros 2. Asegúrate de que los usuarios solo puedan seleccionar opciones de la lista y no escribir texto adicional. 3. Personaliza el mensaje de error para que diga: "Elige una categoría válida de la lista desplegable."

Protección y Bloqueo de Celdas

Ejercicio 2 - Listas desplegables Archivo Editar Ver Insertar Formato Datos Herramientas .00 123 fx A B 1 Categorías Descripción 2 Electrónica Dispositivos electrónicos como móviles y laptops. 3 Ropa Prendas de vestir y accesorios de moda. 4 Alimentos Productos alimenticios y bebidas. 5 Juguetes Juguetes educativos y recreativos para niños. 6 Libros Libros de diversos generos y autores. 7İLERNA. 05.2. Protección y bloqueo de celdasProtección y bloqueo de celdas · Google Sheets permite proteger hojas o rangos específicos para evitar que otros usuarios los editen. · Esta funcionalidad es útil cuando trabajas en colaboración con otras personas, pero necesitas asegurarte de que ciertos datos permanezcan inalterados o que solo algunas personas puedan realizar cambios.

Permisos de Edición en Hojas de Cálculo

Intervalos con nombre y protegidos X + Añadir un intervalo Control Gastos August - Example'IC3:H6 El nombre de intervalo especificado contiene un carácter no válido. ? Proteger Ok CancelarProtección y bloqueo de celdas ● Cuando proteges una hoja o un rango en Google Sheets, puedes impedir que todos los usuarios realicen modificaciones, o bien permitir que solo ciertos usuarios tengan permisos de edición en esas áreas.

Configuración de Protección de Celdas

Intervalos con nombre y protegidos X + Añadir un intervalo Control Gastos August - Example'IC3:H6 El nombre de intervalo especificado contiene un carácter no válido. ? Proteger Ok CancelarProtección y bloqueo de celdas 1. Selecciona la hoja completa o el rango de celdas que deseas proteger. Haz clic en Datos en el menú y selecciona 2. £ Proteger hojas y rangos. 3. En el panel que aparece a la derecha, puedes nombrar la protección para facilitar su identificación. 4. Luego, haz clic en Establecer permisos. 5. En la ventana de permisos, puedes elegir quién puede editar la hoja o el rango protegido: ○ Solo yo: solo tú puedes editar el rango o la hoja. ○ Personalizado: puedes seleccionar a personas específicas que podrán editar el área protegida. 6. Haz clic en Hecho para guardar la configuración.

Ejemplo Práctico de Bloqueo de Celdas

Intervalos con nombre y protegidos X + Añadir un intervalo Control Gastos August - Example'IC3:H6 El nombre de intervalo especificado contiene un carácter no válido. ? Proteger Ok CancelarİLERNA. Ejemplo Práctico 8 Ejercicio 3 - Bloquear Celdas Archivo Editar Ver Insertar Formato Datos Herramientas Extensiones Ayu 6 2 8 5 € % 0 .00 123 + B I -> fx A B C D 1 Empleado Departamento Salario Estado 2 Juan Perez Ventas 3000 Aprobado 3 Ana López Marketing 3200 Pendiente 4 Carlos Ruiz Recursos Humanos 2800 Aprobado 5 María García Finanzas 3500 Pendiente 6 Luis Fernandez Logística 3100 Aprobado 7Protección y bloqueo de celdas Ejercicio 3 Proteger hojas y rangos en Google Sheets. Objetivo: 1. Trabajaremos con una tabla que contiene información de empleados, departamentos, salarios y el estado de su aprobación. 2. Protege las columnas "Empleado" y "Salario" para evitar que otros usuarios editen estos datos sin permiso. 3. Asegúrate de que la protección permita que los datos de las columnas "Departamento" y "Estado" sean editables por colaboradores. 4. Crea un mensaje de advertencia al intentar editar un rango protegido que diga: "Esta sección está protegida. Consulta con el administrador para realizar cambios."

Gestión de Permisos de Edición

Ejercicio 3 - Bloquear Celdas Archivo Editar Ver Insertar Formato Datos Herramientas Extensiones Ayu Q 5 0 8 5 € % .0 .00 123 + B I ¥ fx A B C D 1 Empleado Departamento Salario Estado 2 Juan Perez Ventas 3000 Aprobado 3 Ana López Marketing 3200 Pendiente 4 Carlos Ruiz Recursos Humanos 2800 Aprobado 5 María García Finanzas 3500 Pendiente 6 Luis Fernandez Logística 3100 Aprobado 7Gestión de permisos de edición · La gestión de permisos te permite controlar quién puede hacer cambios en toda la hoja o en partes específicas de la misma. · Esta es una función esencial en entornos colaborativos para evitar la modificación no deseada de datos críticos y asignar permisos de edición a usuarios específicos.

Control de Acceso y Edición

Intervalos con nombre y protegidos X + Añadir un intervalo Control Gastos August - Example'IC3:H6 El nombre de intervalo especificado contiene un carácter no válido. ? Proteger Ok Cancelar