La comunicación en la empresa: dinámicas laborales y documentación

UNIDAD DIDÁCTICA 1

LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

MÓDULO PROFESIONAL: RELACIONES EN EL ENTORNO DE TRABAJO

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Índice

RESUMEN INTRODUCTORIO

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INTRODUCCIÓN

2

CASO INTRODUCTORIO

3

1. LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

4

1.1 Comunicación verbal

5

1.2 Comunicación no verbal

6

2. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Y TAREAS ASIGNADAS A MIEMBROS DE UN EQUIPO

8

2.1 Modelo de circulares

9

2.2 Modelos de informes personales

10

2.3 Documentos de constancia

11

3. COMUNICACIÓN ORAL DE INSTRUCCIONES PARA LA CONSECUCIÓN DE OBJETIVOS

17

3.1 Las reuniones

19

3.2 Tipología de las reuniones

21

3.3 Fases en la preparación de una reunión

21

4. TIPOS DE COMUNICACIÓN

24

5. ETAPAS DEL PROCESO DE COMUNICACIÓN

26

6. REDES DE COMUNICACIÓN, CANALES Y MEDIOS

27

7. DIFICULTADES Y BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN

29

8. RECURSOS PARA MANIPULAR LOS DATOS DE LA PERCEPCIÓN

31

9. LA COMUNICACIÓN COMO GENERADORA DE COMPORTAMIENTOS

35

10. LA COMUNICACIÓN COMO FUENTE DE CRECIMIENTO

36

11. EL CONTROL DE LA INFORMACIÓN. LA INFORMACIÓN COMO FUNCIÓN DE DIRECCIÓN

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RESUMEN FINAL

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RESUMEN INTRODUCTORIO

En esta unidad vamos a analizar la importancia y el valor de la comunicación, en el contexto de una empresa, detallando los procesos de comunicación verbal y de comunicación no verbal.

A continuación, presentaremos los documentos producidos, en el seno de la empresa, debido a los procesos de comunicación y de asignación de tareas.

Después, estudiaremos el papel de la comunicación oral, a través de las reuniones, para la consecución de objetivos del equipo de trabajo de la empresa.

Además, describiremos los principales tipos de comunicación, las etapas del proceso de comunicación, las redes, los canales y los medios de comunicación y las principales dificultades y barreras surgidas en este proceso humano.

Luego, hablaremos de los recursos utilizados en el proceso de comunicación, para poder manipular y controlar los datos de la percepción.

Por último, relacionaremos el proceso comunicativo con la generación de conocimientos y como fuente de crecimiento, además de analizar el control de la información (la información como función de dirección).

INTRODUCCIÓN

Desde cualquier sector o área laboral, también en el contexto del ámbito sanitario, la comunicación en la empresa es fundamental para el desarrollo de la organización, funcionamiento de todos los procesos y para alcanzar los objetivos empresariales marcados.

Se utiliza para marcar objetivos, dar órdenes, establecer líneas de trabajo, plantear quejas y mejoras, dirigir grupos y generar comportamientos, entre otras cuestiones o elementos claves.

El proceso comunicativo resulta vital tanto para la empresa como para los trabajadores, por lo que es necesario conocer las etapas y los tipos de comunicación: oral, escrita, formal, informal, ascendente, descendente y horizontal.

Por otro lado, los profesionales sanitarios deben conocer las barreras que la misma comunicación conlleva y las redes junto con los canales y medios de la misma.

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CASO INTRODUCTORIO

Acabas de terminar tus estudios como profesional en dietetica, y tienes muchas ganas de incorporarte en el mercado laboral. Después de varias semanas enviando curriculum a distintas empresas de tu interés y apuntandote a ofertas que salen de tu sector, te llaman para realizar una entrevista en una de las clínicas que más te llaman la atención, pero es tu primera entrevista y tienes miedo de no saber expresarte, ya que no estas acostumbrada a comunicarte en el contexto profesional.

Al finalizar la unidad, serás capaz de reconocer e identificar las barreras en la comunicación que dificultan el objetivo de la misma y de proponer estrategias de comunicación eficaces.

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1. LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

Cuando te entrevista para entrar a trabajar en la clínica, recuerdas vagamente que te comentaron algo de un plan de comunicación interna en la empresa, por lo que decides preguntar sobre él.

La comunicación es un proceso a través del cual se produce un intercambio de información entre dos o más personas, ya sea a través del lenguaje oral o por otros medios.

1. EMISOR
2. RECEPTOR
3. MENSAJE 0
4. RESPUESTA
5. CANAL

Los elementos en la comunicación. Fuente: https://www.unprofesor.com/lengua-espanola/cuales-son-los-elementos-de-la-comunicacion-2447.html

Podemos decir que una comunicación es eficaz cuando el receptor recibe el mensaje, lo comprende, lo utiliza y lo retroalimenta, mostrando así al interlocutor que comprende el mensaje. Por tanto, en toda comunicación el emisor busca despertar una reacción en el receptor. No obstante, el mensaje puede ser distorsionado a lo largo del proceso de la comunicación, existen una serie de barreras que veremos a lo largo del tema.

¿SABÍAS QUE ...?

Hasta un 70% de la información que recibimos nos viene dada por el lenguaje no verbal. En la percepción del mensaje un 30% es lo que decimos y hasta un 70% como lo decimos.

En toda comunicación, el emisor necesita información del receptor para saber si éste le está comprendiendo, si le interesa lo que escucha, si está aprendiendo, etc.

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El emisor elabora la idea, la codifica, la transmite, el receptor la recibe y la decodifica e interpreta.

A través del lenguaje verbal, el emisor nos transmite a nivel intelectual o de pensamiento, da una información concreta, unos datos o unas ideas. Mientras que con el lenguaje no verbal se transmite a nivel emocional, emociones y sentimientos, a través de las miradas, tonos de voz, gestos, actitudes o postura corporal, entre otras cuestiones.

Cuando un conferenciante se dirige al auditorio para enviar un mensaje, los receptores dirigen su atención en primer lugar al aspecto, la edad, la altura, la ropa, el pelo, el peso, la expresión facial, es decir a todo aquello que se percibe por los ojos.

Después nuestro cerebro analiza la forma de hablar, la rapidez, entonación, el vocabulario, la vocalización, etc.

Por último, prestamos atención a lo que se dice, como se expone, si el comunicador es aburrido, coloquial, si utiliza tecnicismos, etc.

PARA SABER MÁS

La Programación Neurolingüística (PNL) es un modelo de comunicación conformado por una serie de técnicas, cuyo aprendizaje y práctica están enfocados al desarrollo humano. Sostiene que en última instancia toda conducta humana se desarrolla sobre una "estructura" aprendida, la cual puede ser detectada para ser modelada por otras personas y obtener con ello similares resultados.

1.1 Comunicación verbal

La comunicación verbal consiste en usar palabras para interaccionar, adaptandolas según el contexto. En la comunicación verbal podemos encontrarnos:

• Comunicación en un solo sentido. No existe retroalimentación, como ejemplo de ello tenemos los presentadores de las noticias en tv. La información fluye en un solo sentido.

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• Comunicación en ambos sentidos. El emisor comunica y el receptor proporciona retroalimentación. Puede ser:
  • Interpersonal: entre dos o más individuos, es una comunicación directa. o Colectiva: entre un emisor y un número elevado de individuos, ejemplo una reunión.
  • De masas: cuando el emisor se dirige a un gran numero de receptores. Ej. Mitin.

CITA

La forma en que nos comunicamos con otros y con nosotros mismos, determina la calidad de nuestras vidas. Anthony Robbins.

1.2 Comunicación no verbal

La comunicación no verbal son las formas que tiene el ser humano de transmitir información sin utilizar las palabras. Pueden acompañar a la comunicación verbal como cuando despedimos con la mano a la vez que decimos adiós; pueden contradecir a la verbal como cuando nos tiemblan las manos y sin embargo decimos que no estamos nerviosos; o pueden sustituir la palabra por el gesto, como cuando asentimos con la cabeza para indicar afirmación. En definitiva, es aquello que se expresa con el cuerpo, la postura, la expresión de la cara, los ojos y las manos.

CITA

Lo más importante en la comunicación es escuchar lo que no se dice. Peter Drucker.

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Sigmund Freud decía que el que tenga ojos para ver y oídos para escuchar podrá convencerse de que ningún mortal es capaz de guardar un secreto porque si sus labios guardan silencio, parloteará con la punta de los dedos. Es decir, utilizará el lenguaje no verbal.

Tenemos que tener en cuenta que el lenguaje no verbal a diferencia del verbal:

• Ocurre de forma continua.
• Se produce tanto de forma consciente como inconsciente. Si bien ésta última es la que más predomina.
• Amplia o reduce el significado.
• Puede contradecir o sustituir al lenguaje verbal.

¿SABÍAS QUE ...?

Los actores tienen que estudiar y dominar el lenguaje corporal. De hecho, cuando ves una película y dices que tal actor/actriz ha estado metido en el papel y ha hecho un buen trabajo es porque ha conseguido comunicar lo mismo de forma verbal y no verbal, sin contradicciones.

Dentro de la comunicación no verbal encontramos lo que llamamos el paralenguaje. Corresponde a los fenómenos sonoros de la comunicación que no son palabras, sino suspiros, tonos de voz, ritmos, etc., que marcan el flujo de una conversación.

Estamos programados para comunicarnos y compartir emociones e información de forma consciente e inconsciente. Continuamente comunicamos, aunque no sea con el lenguaje verbal, transmitimos a través del rostro o los gestos faciales, la mirada y los gestos posturales. Por ejemplo, imagínate que vas en el metro a las ocho de la mañana, observas la gente que va a tú alrededor, y extraes tus propias conclusiones, unos van felices, otros tristes, otros cansados. Todos te envían información, aunque sólo sea a través del lenguaje corporal.

RECUERDA

Cuando nuestro cerebro recibe mensajes contradictorios entre ambos lenguajes, de forma inconsciente y automática le hacemos más caso al lenguaje no verbal.

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