Ejecución del proceso de compra, recepción y almacenaje de materias primas

Ejecución del Proceso de Compra, Recepción, Almacenaje y Distribución Interna de Materias Primas

UNIDAD 5. EJECUCIÓN DEL PROCESO DE COMPRA, RECEPCIÓN, ALMACENAJE Y DISTRIBUCIÓN INTERNA DE MATERIAS PRIMAS 0 O IES Diego de Praves

Gestión de Compras y Pedidos: Métodos Administrativos

5.1. GESTIÓN DE COMPRAS Y PEDIDOS. MÉTODOS ADMINISTRATIVOS

Manualización y Gestión de Procesos

5.1.1. Manualización y gestión de procesos operativos y administrativos

Circuito Documental

5.1.2. Circuito de la documentación. Finalidad y relación entre documentos.

Sistemas de Archivo

5.1.3. Sistemas y métodos de archivo de la documentación

Normativa de Gestión Documental

5.1.4. Normativa de gestión documental.

Tecnologías en la Gestión Documental

5.1.5. Las nuevas tecnologías en la gestión e interpretación de documentos.

Selección de Proveedores

5.2. SELECCIÓN DE PROVEEDORES.

Evaluación y Toma de Decisiones

5.2.1. Puntos que hay que evaluar. Valoración y toma de decisiones.

Negociación con Proveedores

5.2.2. Negociación con proveedores. Modelos y técnicas de negociación

Determinación de Niveles de Stock

5.3.DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES MÍNIMOS DE SOLICITUD DE PEDIDO, ROTURA DE STOCKS Y EXISTENCIAS MÍNIMAS Y MÁXIMAS.

Tipos de Stocks

5.3.1. Tipos de stocks.

Modelo de Wilson

5.3.2. Modelo de Wilson

Existencias

5.4. EXISTENCIAS

Valoración de Existencias

5.4.1 Valoración de existencias

Gestión de Inventarios

5.4.2. Gestión de inventarios y métodos administrativos.

Tipos de Inventarios

5.4.3. Tipos de inventariosUNIDAD 5. EJECUCIÓN DEL PROCESO DE COMPRA, RECEPCIÓN, ALMACENAJE Y DISTRIBUCIÓN INTERNA DE MATERIAS PRIMAS O IES Diego de Praves

El aprovisionamiento y las compras es un gran reto para las empresas. Las empresas precisan minimizar los costes para conseguir alcanzar los objetivos entre los que se encuentra alcanzar la máxima rentabilidad. Si bien es cierto que adquirir los productos al menor coste posible es una de las tareas más importantes del proceso, también es preciso conseguir que la gestión de los pedidos y su almacenaje nos suponga el menor coste posible, además de trabajar para que el mantenimiento de los productos en el almacén suponga las mínimas mermas y deterioros de los productos.

Adquirir y aprovisionar los productos es un proceso complejo, que implica tener en cuenta diferentes aspectos como son conocer el mercado, los proveedores, precios, formas de pago, saber las características de los productos a adquirir, conocer los procesos y documentos necesarios para la elaboración de todo el proceso, etc. Cuanta más información podamos tener de todo el proceso será mejor para ejecutarlo con mayores garantías.

Aprovisionamiento y Compras en Restauración

5.1. APROVISIONAMIENTO Y COMPRAS EN RESTAURACIÓN.

El aprovisionamiento dentro de las empresas consiste en poner a disposición de aquellos productos, bienes y servicios necesarios para su correcto funcionamiento. Este proceso requiere de una serie de pasos como son:

• Identificación de las necesidades
• Planificar en el tiempo el momento de la necesidad
• Conocer donde localizar los productos
• Adquirir los productos
• Gestionar el transporte de los productos
• Asegurar que los productos adquiridos se puedan mantener en condiciones óptimas . Pagar al proveedor.UNIDAD 5. EJECUCIÓN DEL PROCESO DE COMPRA, RECEPCIÓN, ALMACENAJE Y DISTRIBUCIÓN INTERNA DE MATERIAS PRIMAS IES Diego de Praves

Por otra parte, debemos de conocer qué es comprar. Y consiste en obtener o adquirir un producto o servicio para poder desarrollar la actividad a cambio de un importe económico, en los momentos y tiempos establecidos y cumpliendo con los requisitos del producto.

Por tanto, el aprovisionamiento comienza cuando se detecta la necesidad, y se adquiere, pero también se deben de incluir en este concepto, la gestión del pedido, el mantenimiento del producto en el almacén.

La importancia de la gestión de compras y pedidos es fundamental para el éxito de una empresa de restauración. A simple vista puede no tener tanta importancia, pero si nos centramos en el análisis del proceso, nos damos cuenta que llevarlo a cabo de forma correcta es esencial. Destacar que en primer lugar hay que hacer un estudio de ciertos aspectos como son:

• Contribuir al objetivo final de la empresa de restauración, ofreciendo un servicio con niveles de calidad adecuados, definidos y preestablecidos por el restaurante.
• Elaborar estudios de mercado para conocer las tendencias actuales, para poder adecuarse a los cambios, estrategias de la competencia, la evolución de los gustos de los consumidores, etc.
• Determinar y verificar los niveles de calidad establecidos para los diferentes productos y por tanto conocer las características del producto a adquirir.
• Orientar los presupuestos de compras para incrementar el rendimiento de las mismas, en función de las especificaciones del producto.
• Elegir proveedores de confianza, solventes y competitivos, garantizando la continuidad y disminuyendo riesgos.
• Disminuir el coste total de las compras, negociando las cantidades en cada pedido. Rappels.UNIDAD 5. EJECUCIÓN DEL PROCESO DE COMPRA, RECEPCION, ALMACENAJE Y DISTRIBUCIÓN INTERNA DE MATERIAS PRIMAS 0 O IES Diego de Praves
• Utilizar los tiempos y formas de pago una herramienta financiera a favor de la empresa.
• Evitar imponer plazos de entrega de difícil cumplimiento.
• Disponer de las materias primas necesarias en el momento y lugar requerido para alcanzar la mejor relación calidad - precio.
• Vigilar el desarrollo de los pedidos realizados
• Controlar el almacenaje de los productos aplicando técnicas de gestión de Stocks y estableciendo el método Just In Time,
• Gestionar los inventarios y los costes que lleva implícito el almacenaje, empleando los sistemas de manipulación y conservación de alimentos más adecuados.
• Establecer un sistema de buenas relaciones de comunicación entre departamentos, con el fin de tener siempre información sobre el proceso.
• Otros aspectos a tener en cuenta son:
• Objetivos de la empresa
• Posibilidades económicas
• Necesidades de los clientes
• Poder adquisitivo de los clientes
• Qué productos representan a la empresa
• Análisis de la competencia, para identificar los productos coincidentesUNIDAD 5. EJECUCIÓN DEL PROCESO DE COMPRA, RECEPCIÓN, ALMACENAJE Y DISTRIBUCIÓN INTERNA DE MATERIAS PRIMAS O IES Diego de Praves
• En caso de productos coincidentes se deben de proponer alternativas
• Ventajas de cada producto con respecto a otros
• Rendimiento y duración de los productos
• Información sobre proveedores, precios, descuentos, rappels,
• Ferias relacionadas con las materias primas
• Cualquier otro dato que sea relevante a la hora de llevar a cabo el proceso de compra, y pueda influir en la gestión del establecimiento.UNIDAD 5. EJECUCIÓN DEL PROCESO DE COMPRA, RECEPCIÓN, ALMACENAJE Y DISTRIBUCIÓN INTERNA DE MATERIAS PRIMAS O IES Diego de Praves

La gestión de las compras y la gestión de los pedidos, debe llevarse a cabo por personas responsables para tal actividad, y varía en función del tipo de empresa. Entre las personas que se encargan de esta tarea se encuentran:

• El propietario del establecimiento. Habitual de empresas pequeñas o microempresas.
• Director del establecimiento. Suele estar asesorado por el jefe de cocina y por el metre.
• Departamento de administración. Suelen ser personas que conocen la situación económica - financiera de la empresa, pero desconocen aspectos específicos de los productos. Suelen precisar asesoramiento del jefe de cocina y del metre.
• Departamento de compras. Es habitual de cadenas hoteleras o de restauración. Se suelen conseguir precios muy competitivos por el volumen de compras que se lleva a cabo.
• Jefes de departamento. Es preciso en estos casos que haya una unificación de criterios, entre el jefe de cocina y el metre y la persona encargada de negociar con los proveedores.UNIDAD 5. EJECUCIÓN DEL PROCESO DE COMPRA, RECEPCIÓN, ALMACENAJE Y DISTRIBUCIÓN INTERNA DE MATERIAS PRIMAS O IES Diego de Praves

Manualización y Gestión de Procesos Operativos y Administrativos

5.1.1. MANUALIZACIÓN Y GESTIÓN DE PROCESOS OPERATIVOS Y ADMNISTRATIVOS.

El proceso operativo y administrativo de la gestión de compras y pedidos consta de una serie de etapas que hay que seguir que son las siguientes:

• Establecer objetivos a alcanzar
• Planificar las actividades de cada área o departamento. Ejemplo: cocina, sala, cafetería, etc.
• Definir la oferta prevista para cada periodo y detectar las necesidades
• Analizar los estándares de los productos que se van a usar a través de fichas de especificaciones.
• Recibir las hojas de solicitud de pedido y elaborar el pedido en función de dicha solicitud.
• Buscar fuentes de suministro. Identificar ofertas, y proveedores y seleccionar los más apropiados.
• Emitir el pedido y hacer seguimiento del mismo.
• Recepcionar la mercancía y registrarla en el libro de compras, y anotar en la ficha de registro de pedidos.
• Controlar y comprobar que los géneros han llegado en perfectas condiciones. Distribuir los productos según correspondan.
• Almacenar los productos en los lugares apropiados para cada producto. Comunicar al departamento que corresponda los posibles errores
• Efectuar el pago de las facturas.
• Cada departamento debe de hacer previamente una ficha de especificación técnica con las características de cada producto que se va a usar.UNIDAD 5. EJECUCIÓN DEL PROCESO DE COMPRA, RECEPCIÓN, ALMACENAJE Y DISTRIBUCIÓN INTERNA DE MATERIAS PRIMAS O IES Diego de Praves

Circuito de la Documentación: Finalidad y Relación entre Documentos

5.1.2. CIRCUITO DE LA DOCUMENTACIÓN. FINALIDAD Y RELACIÓN ENTRE DOCUMENTOS.

FICHA DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE PRODUCTOS Cada departamento realiza una hoja de solicitud para indicar qué productos precisa. HOJA DE SOLICITUD DE PEDIDO HOJA DE PEDIDO Recepción del pedido, y comprobación de que todo haya llegado tal y como estaba previsto FICHA DE REGISTRO DE PEDIDOS Una vez comprado y recepcionado y almacenado en el lugar adecuado se anota en el libro de registros lo que ha llegado ALBARÁN LIBRO DE REGISTRO DE ENTRADAS DE MERCANCÍAS FACTURA Recepción del pedido, y comprobación de que todo haya llegado tal y como estaba previsto VALE DE PEDIDOUNIDAD 5. EJECUCIÓN DEL PROCESO DE COMPRA, RECEPCIÓN, ALMACENAJE Y DISTRIBUCIÓN INTERNA DE MATERIAS PRIMAS O IES Diego de Praves

Para que se efectúen de forma adecuada los departamentos de comprar deben de disponer de toda la información lo más precisa posible. Por esta razón cada área debe de facilitar dicha información. Esta información se facilita a través de las fichas de especificación técnica del producto.

Documentos Necesarios para Elaboración de Pedidos y Compra de Materias Primas

• Documentos necesarios para la elaboración de los pedidos y la compra de materias primas.
• Ficha de especificaciones técnicas de productos
• Hoja de solicitud de pedidos
• Hoja de pedidos
• Ficha de registro de pedidos
• Albarán
• Libro de registros de entrada de mercancías
• Facturas
• Vale de pedidos