La empresa como sistema: subsistemas y relaciones operativas

La Empresa como Sistema

Sistemas de Información

- Tema 1 - Deusto Universidad de Deusto Deustuko Unibertsitatea University of DeustoObjetivos Entender la empresa como sistema organizativo Conocer los subsistemas básicos de la empresa Analizar los departamentos de la empresa y sus relaciones operativas

Deusto Universidad de Deusto Deustuko Unibertsitatea University of Deusto 2

La Empresa como Organización

Objetivos de la organización La organización define y orienta el trabajo en el interior de la empresa, por lo que principal objetivo es ayudar a que las metas de la empresa tengan significado y sean importantes para todos sus miembros, contribuyendo a incrementar la eficiencia organizacional.

Otros objetivos son:

• Establecer los departamentos o áreas funcionales especializadas de la empresa.
• Definir jerarquías, las que determinan el grado de autoridad y las responsabilidades inherentes a cada nivel de la empresa.
• Definir qué labor debe desempeñar cada unos de los miembros de la organización mediante la elaboración de descripciones y perfiles de puestos.

Deusto Universidad de Deusto Deustuko Unibertsitatea University of Deusto 3

Estructuras Organizativas

La estructura formal

v Es aquella que se establece de manera deliberada para alcanzar un objetivo específico. v Se caracteriza por tener una estructura claramente definida y contar con políticas y reglamentos de acción claros y conocidos por sus miembros que la conforman. v Está claramente definida en el organigrama de la empresa. DIRECCION GENERAL DIRECCION DE PRODUCCION DIRECCION COMERCIAL DIRECCION DE FINANZAS DIRECTOR DE APROVISIONAM DIRECTOR DE TALLER DIRECCION ZONA NORTE DIRECCION ZONA SUR EMPLEADOS EMPLEADOS EMPLEADOS EMPLEADOS DIRECCION ZARAGOZA DIRECCION BILBAO EMPLEADOS EMPLEADO Organigrama vertical DIRECTOR DE APROVISIONAMIENTO EMPLEADOS DIRECTOR DE PRODUCCIÓN SDIRECTOR DE MONTAJE EMPLEADOS DIRECTOR DE ACABADOS EMPLEADOS DIRECTOR GENERAL DIRECTOR DE INVERSIONES EMPLEADOS DIRECTOR DE FINANCIACIÓN DIRECTOR CONTABLE EMPLEADOS DIRECTOR COMERCIAL EMPLEADOS Organigrama horizontal JEFE DE APROVISIONAMIENTO JEFE DE VENTAS JEFE DE CALIDAD DIRECTOR DIRECTOR GENERAL DIRECTOR COMERCIAL JEFE DE MARKETING JEFE DE ACABADOS JEFE DE PRODUCCIÓN Organigrama radial

Deusto Universidad de Deusto Deustuko Unibertsitatea University of Deusto 4 DE PRODUCCIÓN

La estructura informal

v Se refiere a las relaciones que se desarrollan espontáneamente entre los miembros de la empresa, cuyas actividades no siguen reglamentos ni estructuras específicas. v Se crean normas no escritas, se esperan distintos comportamientos o roles, se asumen ciertos status y se generan canales informales de comunicación.

Organización Formal

Deusto Universidad de Deusto Deustuko Unibertsitatea University of Deusto 5

Estructura formal vs. informal

£ ESTRUCTURA FORMAL ESTRUCTURA INFORMAL DEFINICIÓN La impuesta por la dirección de la empresa La surgida espontáneamente en los grupos sociales e interdepartamentales FORMAS DE COMUNICACIÓN - Circulares -Rumores - Intranet - "Pasillo" - Memorandos - Charla informal AUTORIDAD Directivos Líder natural

Deusto Universidad de Deusto Deustuko Unibertsitatea University of Deusto 6

Coexistencia de estructuras

BZZZ BZZ J. P. SMITH & CO. PRESIDENT V .. PRES

Deusto Universidad de Deusto Deustuko Unibertsitatea University of Deusto En toda empresa coexisten siempre de forma paralela ambas estructuras, la formal y la informal. v Los directivos han de reconocer la existencia de la estructura informal. v Es una estructura que no puede ser planificada ni organizada y por lo tanto lo único que se puede hacer es conocerla tan bien como se pueda y, en la medida de lo posible, tratar de que funcione a favor de la organización. 7

La estructura informal: Caso práctico

La estructura informal propicia la colaboración y apoyo entre compañeros, pero tambien es fuente de no pocos problemas ... v En una misma empresa, los miembros del Departamento Comercial terminan su jornada laboral a las 17:00 y los viernes a las 14:30, mientras que en el Departamento de producción salen de lunes a viernes a las 18:30. v Un fin de semana, dos miembros de la misma empresa, cada uno de un departamento, coinciden en una fiesta infantil y comentan sus respectivos horarios e incluso, dado lo desenfadado del lugar, los salarios. v A través de los compañeros, y de estos a sus jefes de Departamento, llegan los agravios comparativos a la Dirección General.

Para la reflexión ... v ¿Deberían ser públicos los salarios de los empleados de la empresa? v ¿Deben fomentarse las relaciones extraprofesionales dentro de la empresa? v ¿Qué papel debe jugar la Dirección en este trasvase de información interdepartamental para evitar recelos y desmotivación y, a la vez, impulsar el trabajo de cada uno?

Deusto Universidad de Deusto Deustuko Unibertsitatea University of Deusto 8

Modelos de organización formal

La estructura formal de la empresa puede organizarse en base a diversos modelos v Modelo lineal (jerárquico) v Modelo funcional v Modelo con asesoramiento (staff) v Modelo de agrupación por mercados v Modelo matricial

Deusto Universidad de Deusto Deustuko Unibertsitatea University of Deusto 9

Modelo lineal (jerárquico)

Basado en el principio de unidad de mando Estructura muy rígida Válido para pymes OVentajas v Simple v Autoridad bien definida v Rapidez en la toma de decisiones OInconvenientes v Excesiva concentración de autoridad

Deusto Universidad de Deusto Deustuko Unibertsitatea University of Deusto 10

Esquema de organización lineal

ESQUEMA DE ORGANIZACION LINEAL GERENTE ENCARGADO COMPRAS ENCARGADO PRODUCCION ENCARGADO VENTAS AUXILIAR COMPRAS OBREROS VENDEDORES

Deusto Universidad de Deusto Deustuko Unibertsitatea University of Deusto 11

Modelo funcional

Basado en la existencia de especialistas en tareas concretas dentro de la empresa v Una misma persona puede verse involucrado en tareas de diversa índole (producción, comerciales, formativas, I+D+i, ... ) Ventajas v Los procesos de capacitación y desarrollo técnico son más sencillos debido a la especialización del trabajo v Facilita la supervisión técnica (aunque no siempre la organizativa) v Ofrece fácil comprensión y seguimiento de las operaciones v Refleja la forma general de trabajar en la empresa Inconvenientes v Se pueden recibir órdenes de varios jefes (director de producción, director comercial, director de RRHH, director de innovación, ... ) => conflicto v Pueden surgir conflictos de interés entre las áreas v La coordinación se vuelve más difícil v Se ve limitado el desarrollo gerencial y una visión global de la empresa v El personal tiende a identificarse más con su departamento que con la empresa

Deusto Universidad de Deusto Deustuko Unibertsitatea University of Deusto 12

Organigrama funcional

Título del organigrama Director General Dirección Comercial Dirección de I+D Dirección de Producción Dirección Económico- Financiera Dirección de Recursos Humanos I Especialistas (informáticos, abogados, etc)

Deusto Universidad de Deusto Deustuko Unibertsitatea University of Deusto 13

Modelo con asesoramiento (staff)

Basado en soportes de asesoramiento que no tienen ningún tipo de autoridad dentro de la organización v Generalmente se dan como combinación a la estructura lineal (jerárquica) v Este modelo también es conocido como "estructura organizativa adhocrática" Ventajas v Permiten la incorporación de especialistas sin romper la estructura lineal (jerárquica) OInconvenientes v Lentitud en las decisiones por la necesidad de consultar a las áreas de asesoramiento

Deusto Universidad de Deusto Deustuko Unibertsitatea University of Deusto 14

Organigrama con asesoramiento

SECRETARIA DE EDUCACION SECRETARIA TECNICA DEL CONSEJO ESTATAL TECNICO DE LA EDUCACION SECRETARIA PARTICULAR DIRECCION DE PROYECTOS ESTRATEGICOS EN EDUCACION DIRECCION JURIDICA COORDINACION GENERAL DE EXTENSION EDUCATIVA DIRECCION DE PARTICIPACION SOCIAL EN EL PROCESO EDUCATIVO

Deusto Universidad de Deusto Deustuko Unibertsitatea University of Deusto 15

Modelo de agrupación por mercados

Basado en empresas en crecimiento en las que se van creando divisiones que funcionan como una empresa en sí mismas "Las divisiones pueden crearse atendiendo a diversas agrupaciones del mercado v por producto v por área geográfica v por tipo de cliente OVentajas v Amplia autonomía de las divisiones OInconvenientes v Pérdida de visión de los objetivos globales de la empresa v A veces las divisiones acaban actuando prácticamente en competencia directa (especialmente en el caso de las agrupaciones por producto)

Deusto Universidad de Deusto Deustuko Unibertsitatea University of Deusto 16

Organigrama por mercados

Oficina Central División Producto A División Producto B División Producto C Dirección Comercial Dirección de Producción Dirección Económica- Financiera Dirección de Personal

Deusto Universidad de Deusto Deustuko Unibertsitatea University of Deusto 17

Modelo matricial

Basado en la combinación de dos variables v Funciones ("columnas") v Proyectos ("filas") Es un modelo de doble autoridad orientado a proyectos La organización es temporal en función de la duración del proyecto Ventajas v Debido a que cada proyecto se reúnen especialistas de las diferentes áreas funcionales, éstos se sensibilizan respecto a la importancia del trabajo que realizan las áreas que no son de sus especialidad. v Ahorra costo por la flexibilidad en la utilización del personal que pasa a depender de proyectos. v La empresa tiene una orientación hacia los resultados, enfocando la generación de utilidades de los proyectos. Inconvenientes v Es muy fácil que se puedan suscitar conflictos de autoridad. v Puede crearse un vacío de autoridad con los empleados participantes en los proyectos. v La competencia entre proyectos puede llevar al desequilibrio en el apoyo a los mismo. v Problemas de coordinación => se requieren muchas reuniones de trabajo prolongadas.

Deusto Universidad de Deusto Deustuko Unibertsitatea University of Deusto 18

Organigrama matricial

Director general Director de Ingeniería Director de Fabricación Director Compras Director de Administración Director Proyecto A Grupo de Diseño Unidad de Fabricación Centro de Compras Grupo de Contratos Director Proyecto B Grupo de Diseño Unidad de Fabricación Centro de Compras Grupo de Contratos

Deusto Universidad de Deusto Deustuko Unibertsitatea University of Deusto 19