Sistemas Ofimáticos: Open Writer y OpenOffice Base para Oposiciones

Los sistemas ofimáticos

TEMA 24: Los sistemas ofimáticos. Procesadores de texto: Open Writer, concepto, funcionalidades principales, plantillas, combinación de correspondencia. Bases de datos: Open Office Base, concepto, funcionalidades, tablas, formularios, consultas, informes, relaciones. Hojas de calculo: Open Office Calc., concepto, funcionalidades, tablas dinámicas, funciones, gráficos. Presentaciones: concepto y funcionalidades principales. Internet, intranet y correo electrónico: conceptos básicos, navegadores. Búsquedas de información.

Sistemas ofimáticos y procesadores de texto

1 .- Los sistemas ofimáticos. Procesadores de texto: Open Writer, concepto, funcionalidades principales, plantillas, combinación de correspondencia.

Un sistema ofimático es el conjunto de programas informáticos que se utilizan en las oficinas para crear, editar, almacenar y compartir documentos, facilitando la gestión administrativa diaria.

Estos sistemas incluyen herramientas como:

• Procesadores de texto (Open Writer, Word ... )
• Hojas de cálculo (Open Calc, Excel ... )
• Presentaciones (Impress, PowerPoint ... )
• Bases de datos (Base, Access ... )

Gestores de correo electrónico (Thunderbird, Outlook ... )

En el contexto del SESPA, el procesador de texto es especialmente útil para redactar:

• Informes administrativos.
• Comunicaciones oficiales.
• Notificaciones.
• Certificados.

Concepto de Open Writer

2. ¿ Qué es Open Writer?

Open Writer es el procesador de texto incluido en la suite LibreOffice (antes OpenOffice). Es una aplicación gratuita, de código abierto y multiplataforma, muy similar en funcionalidad a Microsoft Word.

Funcionalidades de Open Writer

2.1. ¿ Qué permite hacer?

• Redactar, editar y guardar textos.
• Aplicar formatos (negrita, subrayado, márgenes, estilos ... ).
• Insertar tablas, imágenes, gráficos y enlaces.
• Crear plantillas reutilizables.
• Generar documentos largos con índices y estilos.
• Realizar combinación de correspondencia (mail merge).
• Exportar a PDF y otros formatos.

¿ Es una herramienta clave para el personal administrativo del SESPA, especialmente en atención al usuario, gestión de recursos humanos y archivo.

Ejecución de Open Writer

3. ¿ Cómo se ejecuta Open Writer?

Ejecución en sistemas con LibreOffice

3.1. En sistemas con LibreOffice instalado:

1. Inicio - LibreOffice - Writer
2. O bien buscar "Writer" en la barra de búsqueda del sistema operativo.
3. También se puede abrir directamente un archivo con extensión .odt (documento de texto de Open Writer).

Icono y acceso directo de Open Writer

3.2. Icono y acceso directo:

• El icono suele representar una hoja blanca con líneas de texto.
• En Windows/Linux: clic doble sobre el acceso directo.

Funcionalidades principales de Open Writer

4. Funcionalidades principales de Open Writer

Edición básica de texto en Writer

4.1. Edición básica de texto

• Escribir, cortar, copiar, pegar, deshacer, rehacer.
• Acceso mediante teclas rápidas:

o Ctrl + C: copiar o Ctrl + V: pegar o Ctrl + Z: deshacer o Ctrl + S: guardar o Ctrl + N: nuevo documento

Formato de texto y párrafo en Writer

4.2. Formato de texto y párrafo

• Cambiar tipo, tamaño y color de letra.
• Aplicar negrita (Ctrl + B), cursiva (Ctrl + I), subrayado (Ctrl + U).
• Alinear texto: izquierda, centrado, derecha, justificado.
• Aplicar sangrías, tabulaciones, listas numeradas y viñetas.

Ejemplo práctico en el SESPA: Formatear una notificación con encabezado, cuerpo del texto justificado y firma alineada a la derecha.

Inserción de objetos en Writer

4.3. Insertar objetos

• Tablas - Tabla > Insertar tabla ... o icono en la barra de herramientas.
• Imágenes - Insertar > Imagen > Desde archivo.
• Hipervínculos -> Ctrl + K o Insertar > Hipervínculo.
• Saltos de página - Ctrl + Enter.

Estilos y formato en Writer

4.4. Estilos y formato

• Uso de estilos predeterminados o personalizados para títulos, subtítulos, cuerpo de texto.
• Permite generar automáticamente índices y sumarios.

$ Ideal para redactar documentos largos como pliegos de condiciones, manuales o informes de gestión.

Ortografía y gramática en Writer

4.5. Ortografía y gramática

• Revisión ortográfica: Herramientas > Ortografía y gramática ... o F7.
• Idiomas configurables por documento o párrafo.

Guardado y exportación en Writer

4.6. Guardado y exportación

• Guardar: Ctrl + S o Archivo > Guardar como ... (.odt, .docx, .pdf ... ).
• Exportar a PDF: Archivo > Exportar como PDF.

Plantillas en Open Writer

5. Plantillas en Open Writer

Concepto de plantilla

5.1. ¿ Qué es una plantilla?

Una plantilla es un documento preformateado que se puede reutilizar para crear nuevos documentos con la misma estructura.

Ejemplos de uso en el SESPA:

. Plantilla de informe clínico. · Modelo de resolución administrativa. · Formato para citaciones o convocatorias.

Creación de plantillas

5.2. ¿ Cómo crear una plantilla?

1. Crear un documento nuevo.
2. Aplicar formatos, encabezados, campos de texto.
3. Guardar como plantilla: Archivo > Plantillas > Guardar como plantilla ...

Uso de plantillas

5.3. ¿ Cómo usar una plantilla?

Archivo > Plantillas > Administrar plantillas -> seleccionar plantilla - crear nuevo documento.

Combinación de correspondencia en Open Writer

6. Combinación de correspondencia en Open Writer (Mail Merge)

Definición de combinación de correspondencia

6.1. ¿ Qué es?

Es una función que permite generar múltiples documentos personalizados (cartas, certificados, etiquetas, correos) a partir de un modelo y una base de datos de destinatarios.

Ejemplo práctico: Enviar una carta a todos los trabajadores de un centro con su nombre, DNI y puesto personalizado.

Pasos para la combinación de correspondencia

6.2. Pasos para realizar combinación de correspondencia

1. Preparar la base de datos: o Puede ser un archivo de Calc (.ods) con columnas: Nombre, DNI, Dirección, etc.
2. Crear el documento modelo en Writer: o Insertar campos de combinación: Insertar > Campo > Otros > Base de datos
3. Vincular la base de datos: o Herramientas > Asistente de combinación de correspondencia
4. Seleccionar destinatarios y comprobar previsualización.
5. Finalizar combinación: o Imprimir directamente o guardar cada documento por separado.

Comandos útiles para combinación de correspondencia

6.3. Comandos útiles

. Ctrl + F2: insertar campo. · Herramientas > Asistente de combinación de correspondencia para realizar todo el proceso guiado.

Funciones del Auxiliar Administrativo del SESPA con Writer

7. Funciones del Auxiliar Administrativo del SESPA con Writer

Redactar comunicaciones internas y externas. Preparar certificados, notificaciones y listados. Diseñar y guardar plantillas institucionales. Automatizar tareas repetitivas con combinación de correspondencia. Imprimir o exportar documentos en formato PDF para su firma digital. Garantizar la correcta presentación de los documentos oficiales.

Conclusión sobre Open Writer

8. Conclusión

Open Writer, como parte del sistema ofimático LibreOffice, es una herramienta fundamental en la actividad diaria del Auxiliar Administrativo del SESPA, tanto para la producción de documentos administrativos oficiales como para su gestión, personalización y archivo.

El dominio de sus funciones básicas (redacción, formato, plantillas, combinación de correspondencia) permite agilizar tareas, mejorar la presentación documental y optimizar el tiempo de trabajo administrativo.

$? Resumen clave para el examen: · Open Writer es el procesador de texto de la suite LibreOffice. · Permite redactar, editar, formatear e imprimir documentos oficiales. · Las plantillas permiten reutilizar formatos con encabezados, cuerpos y pies de página. · La combinación de correspondencia automatiza la creación de documentos múltiples. · Se ejecuta desde el menú de LibreOffice o abriendo un archivo .odt. · El auxiliar administrativo lo usa para comunicaciones, informes, certificados, notificaciones, etc.

Bases de datos: Open Office Base

2 .- Bases de datos: Open Office Base, concepto, funcionalidades, tablas, formularios, consultas, informes, relaciones.

Las bases de datos son herramientas fundamentales en cualquier organización moderna. Permiten almacenar, organizar, buscar y explotar grandes cantidades de información de forma estructurada.

En la Administración pública y en el SESPA, las bases de datos permiten:

• Gestionar información de pacientes, personal o usuarios.
• Automatizar trámites administrativos.
• Controlar recursos sanitarios (medicamentos, materiales, agendas, etc.).

Una de las herramientas gratuitas y de código abierto más utilizadas para crear y gestionar bases de datos es OpenOffice Base (o LibreOffice Base, en su versión actualizada).

Concepto de OpenOffice Base

2. ¿ Qué es OpenOffice Base?

OpenOffice Base es la aplicación de gestión de bases de datos incluida en la suite ofimática Apache OpenOffice (y también en LibreOffice).

Permite al usuario crear, modificar y consultar bases de datos relacionales de manera visual e intuitiva, sin necesidad de programar en SQL, aunque admite también comandos avanzados.

Ejemplo: Un auxiliar administrativo puede utilizar Base para crear una base de datos con los datos de los pacientes citados para vacunación, organizarlos por centro, fecha y grupo de edad.

Funcionalidades principales de Base

3. Funcionalidades principales de Base

OpenOffice Base permite:

• Crear tablas para almacenar datos estructurados.
• Establecer relaciones entre tablas.
• Crear formularios para introducir datos fácilmente.
• Realizar consultas para buscar o filtrar información específica.
• Generar informes para imprimir o presentar datos resumidos.
• Diseñar bases de datos relacionales simples o complejas.

También se puede conectar con:

• Otras bases de datos externas (MySQL, PostgreSQL, Oracle ... ).
• Archivos de Calc, archivos .csv, o sistemas de gestión documental.

Estructura básica de una base de datos en Base

4. Estructura básica de una base de datos en Base

Las bases de datos en OpenOffice Base se componen de los siguientes elementos principales:

Elemento Función principal Tablas Almacenan los datos en filas (registros) y columnas (campos). Formularios Interfaz para introducir y editar datos facilmente. Consultas Permiten buscar y extraer información específica. Informes Presentan datos de manera visual y lista para imprimir. Relaciones Conectan tablas entre sí para evitar duplicación y errores.

Tablas en OpenOffice Base

5. Tablas

Definición de tabla

5.1. ¿ Qué es una tabla?

Una tabla es el componente fundamental de la base de datos. Se compone de:

• Campos (columnas): nombre, edad, dirección, etc.
• Registros (filas): cada entrada o unidad de información.

Ejemplo: Una tabla de "Pacientes" puede tener los campos: · ID (clave primaria) · Nombre · Apellidos · Fecha de nacimiento · Centro de salud · Fecha de cita

Clave primaria en tablas

5.2. Clave primaria

• Es un campo (o combinación de campos) que identifica de forma única cada registro.
• Impide duplicados.

¿ En la tabla de pacientes, el campo ID puede ser la clave primaria.

Formularios en OpenOffice Base

6. Formularios

Definición de formulario

6.1. ¿ Qué es un formulario?

Un formulario es una interfaz amigable que permite introducir, modificar o visualizar datos de una tabla de forma más sencilla.

• Los campos se muestran en modo ficha.
• Se puede insertar menús desplegables, casillas de verificación, botones ...

¿ Ejemplo: Un formulario de inscripción permite introducir fácilmente los datos de nuevos trabajadores temporales del SESPA.

Creación de formularios

6.2. ¿ Cómo se crea?

Herramientas > Asistente para formularios o Diseño de formulario -> seleccionar la tabla - arrastrar los campos - ajustar el diseño.

Consultas en OpenOffice Base

7. Consultas

Definición de consulta

7.1. ¿ Qué es una consulta?

Una consulta es una instrucción que filtra o selecciona datos específicos de una o varias tablas. Permite responder a preguntas como:

• ¿ Qué pacientes tienen cita hoy?
• ¿ Qué trabajadores cumplen años este mes?