Los costes del almacén: clasificación y cálculo de embalajes

Los costes del almacén

El objetivo de cualquier organización, es ofrecer el mejor servicio al menor coste. En el almacén también se debe plantear esa meta en las actividades que se desarrollan. No basta con organizar los medios de manera adecuada, ni fijar el funcionamiento que se considere más conveniente a las necesidades. Es preciso que todas las actividades en todo momento persigan:

• Reducir los costes de funcionamiento, en especial aquellos que más tiempo ocupan como la preparación de pedidos.
• Es preciso reducir el número de manipulaciones, considerar la posibilidad de automatizar procesos y eliminar errores y reprocesos.
• Optimizar el espacio disponible. Es preferible en muchos casos aumentar la rotación de mercancías, que haya más movimiento, a tener que contratar más espacio para almacenarlas. La gestión informatizada permite aprovechar todos los huecos del almacén de manera más flexible.

Hay que tener en cuenta una serie de factores que nos obligan a analizar y mejorar las operaciones para reducir los costes:

La situación del mercado es cambiante y no es posible, contar con una estructura de costes estable: los costes de transporte pueden verse alterados por los combustibles, o un nuevo competidor puede ofertar el producto a precios inferiores.

• En muchos casos es muy difícil reducir los costes de fabricación, por lo que la reducción en el precio se debe obtener en la cadena logística, con los plazos de entrega de proveedores o en la distribución.
• Para el fabricante puede ser más ventajoso dejar las actividades de almacenaje y distribución en manos de operadores logísticos.

Es preciso, por tanto, poder medir todos los costes que intervienen en la función de almacenamiento y gestionarlos de manera adecuada para mejorar el servicio. En algunos casos, es más sencillo: sabemos lo que cuesta cada caja de cartón en la que embalamos los productos, y podemos repartir el salario del empleado entre el número de cajas embaladas para saber el coste por caja. Pero no es tan sencillo, por ejemplo, distribuir entre las cajas o pallets almacenadas los costes del equipamiento informático. Lo que no se mide, no se conoce, no se controla y nunca se podrá mejorar.

Clasificación de los costes

A la hora de plantear el cálculo de los costes, se debe considerar todos los elementos que intervienen y que en muchos casos dependen de las existencias almacenadas. Cuanto mayor sea la cantidad y el tiempo de permanencia tantos mayores serán los costes de las existencias. Los costes de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión del stock, incluyen todos los costes directamente relacionados con la propiedad de los inventarios tales como:

Costes Financieros de las existencias. · Gastos del Almacén. · Seguros. · Deterioros, pérdidas y degradación de mercancía. Podemos clasificarlos por distintos criterios:

• Por actividad: se agrupan en función de las principales funciones del flujo logístico. Se podría clasificar en:
  • Almacenamiento.
  • Manutención.
  • Preparación de pedidos.
  • Transporte.
  • Administración.
• Costes directos e indirectos: Costes directos son aquellos que pueden asignarse sin dificultad a los productos, porque intervienen directamente en su elaboración. Los costes indirectos son los que afectan a la empresa en su conjunto, y no directamente a la fabricación de un producto.
• Costes fijos y variables: Los costes fijos son los que necesita una empresa para empezar a producir, son independientes del volumen de producción. Ej .: amortización de instalaciones, mano de obra fija, alquiler de naves, etc.

Los costes variables se denominan así, porque van cambiando con la producción. Son mayores cuantas más unidades de producto se obtengan. Ej .: materias primas que se usan o las horas de trabajo empleadas en las tareas productivas, porque varían en proporción directa a la cantidad de bienes fabricados. (bienes almacenados).

Costes por actividad

Una de las clasificaciones que más hay que tener en cuenta para el control del gasto es el de costes por actividad. La distinción entre costes directos e indirectos o fijos y variables nos ayudan a comprender las dificultades en la imputación de costes. Lo que interesa, es saber dónde se gasta y en qué conceptos. El gestor de almacén debe analizar todo el proceso y buscar la manera de hacerlo más rentable. La clasificación de costes por actividad considera las siguientes fases:

• Almacenamiento. Incluyen elementos como el coste del local (alquiler o compra), su mantenimiento, el consumo energético.
• Manutención. Aquí, consideramos elementos como los gastos de personal, la maquinaria de manutención y su mantenimiento.
• Preparación de pedidos. Por las características especiales y la dedicación en tiempo y recursos que supone, merece la pena distinguir esta fase de la manutención. Además de costes de personal o maquinaria, debemos considerar otros como los envases y embalajes.
• Transporte. No es un coste específico del almacén, pero debemos considerarlo igualmente. Por ejemplo, no tendremos la misma cantidad de mercancía almacenada, si la frecuencia de salidas es de 2 salidas diarias, que si esta es de 2 salidas semanales.
• Administración y gestión. La gestión de la documentación y organización administrativa del proceso de almacenaje, supone un consumo de recursos (personal, equipos informáticos) que se debe considerar.

Además, es preciso contar con otros costes que influyen en la valoración final del almacén:

• Coste de los stocks. El valor de la mercancía almacenada. Después de todo el proceso de compra y transporte al almacén, podemos determinar cuánto ha costado cada unidad almacenada. Pero además, es preciso contar con el coste financiero: el dinero que hemos gastado en esas mercancías no se recuperará hasta la venta y, en ese tiempo, podríamos haber empleado ese importe en inversiones que nos dieran cierta rentabilidad.
• Costes ocultos. Existen ciertas circunstancias (deterioros, pérdidas) que hacen que el valor final de la mercancía sea inferior al que se refleja en la contabilidad.

La situación ideal se daría, al conocer todos estos costes y poder definir exactamente cuánto cuesta finalmente cada unidad de producto que sale del almacén. Inductores e indicadores o unidades de medida. Los inductores son las variables o sucesos que provocan costes por usar los recursos o realización de actividades. Ej .: el número de referencias almacenadas es un inductor (mayor número de referencias supone mayor coste). Los indicadores o unidades de medida, son los ratios entre los costes producidos y las unidades físicas relacionadas con estos. Permiten conocer la evolución de la eficiencia en costes y definir objetivos de mejora.

Costes de almacenamiento

Incluyen el conjunto de gastos derivados de la utilización del espacio donde se almacenan los productos, junto con sus instalaciones fijas. Para realizar el cálculo del coste, se parte de los datos contables y la facturación que recoge los siguientes elementos:

1. Alquileres y amortizaciones de inmuebles.
   1. Alquiler. Partiendo de las cantidades pagadas, consideramos una cantidad fija por unidad de tiempo, que normalmente será el mes y por unidad de superficie, que normalmente será el metro cuadrado.
   2. Amortización. Cuando el almacén es propio, en la contabilidad se destina una cantidad anual a recuperar las cantidades que se invirtieron en la compra. Las amortizaciones habituales son la amortización del edificio, de los terrenos y de otras instalaciones: conducciones de agua, instalaciones eléctricas, etc.
2. Amortización de instalaciones fijas. Las estanterías y equipos fijos del almacén también se amortizan, por lo que las cantidades destinadas a este fin se consideran un gasto.
3. Gastos de reparación y mantenimiento anuales. Aquí incluimos conceptos como pintura, reparación del pavimento (con el uso de las carretillas suele tener un desgaste considerable).
4. Seguros. Tendremos en cuenta las primas de seguro relacionadas con el edificio e instalaciones fijas, principalmente el seguro contra incendios y contra robo.
5. Impuestos. Consideramos los impuestos que recaen sobre el edificio e instalaciones fijas. Por ejemplo, la licencia de actividad.
6. Financiación. Si la compra se ha hecho recurriendo a crédito, los intereses anuales se consideran un coste más. Si no es así, debemos considerar el coste de oportunidad, es decir, la rentabilidad que podríamos haber obtenido si, en lugar de comprar el edificio, por ejemplo, hubiéramos dedicado el dinero a otra inversión (unos bonos del estado).
7. Consumo energético, con conceptos como la iluminación, ventilación o refrigeración y congelación, que en el caso de almacén de alimentos, esta partida puede ser especialmente importante.

Factores que influyen en los costes de almacenamiento

Hay algunos elementos que debemos considerar en los costes de almacén:

• Número de referencias en stock. Un alto número de referencias obliga a tener unas cantidades mínimas en stock para cada una, lo que condiciona el espacio disponible.
• Stock por referencias. El coste por cada pallet o caja disminuye cuando tenemos muchas unidades almacenadas y el espacio disponible se aprovecha al máximo.
• Dimensiones de la mercancía almacenada. Las necesidades de espacio y tipos de estantería a utilizar, variarán según se trate de mercancía voluminosa o pesada.
• Caducidad. En el caso de productos perecederos, es preciso ser muy cuidadosos con el orden de entrada y salida y con la cantidad de mercancía a almacenar, lo que influye, por ejemplo, en el tipo de estantería a emplear y su coste.
• Estacionalidad. El espacio disponible ha de ser mucho mayor si se dan picos de consumo, ya que es preciso almacenar mucha mercancía para su salida en periodos muy cortos. Ej .: el consumo de cava o turrón es mucho más elevado en el periodo navideño.

Cálculo del coste de almacenamiento

Para el proceso de cálculo del coste de almacenamiento se debe considerar los datos anuales. Partiendo de éstos, podemos considerar distintas unidades de medida.

• € por metro cuadrado. Una vez tenemos todos los costes anuales, podemos dividir esa cantidad entre los metros cuadrados construidos.
• € por metro cuadrado/mes. Teniendo en cuenta que muchos costes, como alquiler o electricidad, tienen un pago mensual, puede ser interesante usar este criterio.
• € por hueco de almacenamiento.
• € por unidad de carga. Esta unidad nos permite obtener más datos de productividad, ya que, si hay una elevada rotación, un hueco será usado más veces al año, de forma que el inmueble se aprovecha más que si los pallets permanecen largo tiempo almacenados.

En este caso es preciso conocer los metros cuadrados que son necesarios para cada unidad de carga.

Costes de manutención

Costes de las actividades de manipulación en el almacén, dejando de un lado los costes de preparación de pedidos. Estos a veces no se pueden ya que puede haber un empleado descargando un camión en un momento y preparando la carga de otro en un momento posterior. Esto incluye los siguientes conceptos:

1. Personal. Incluye todos los costes empresariales correspondientes al grupo de operarios destinados a la tarea de manipular la mercancía, como carretilleros o cargadores de almacén. Los componentes que se deben tener en cuenta son: salarios, SS a cargo de la empresa y otros gastos de personal: traslados, comida, vestuario, etc.
2. Amortización o alquiler de la maquinaria. El tratamiento es similar al de los inmuebles: la maquinaria en propiedad se puede amortizar a lo largo de su vida útil. En el caso del alquiler tendríamos en cuenta los importes pagados en el año.
3. Financiación. En el caso de que la adquisición se hiciera a crédito, tendríamos en cuenta los intereses pagados en la compra de la maquinaria.
4. Reparaciones y mantenimiento. En los casos de leasing de maquinaria, el mantenimiento está incluido en la cuota a pagar.
5. Consumo de energía. Dependiendo de la máquina, tendremos consumo eléctrico o de combustible (gas o diésel).

Factores que influyen en los costes de manutención

Algunos factores que influyen en estos costes son:

1. El número de referencias. Cuanto mayor sea la diversidad de artículos a manipular con características diferentes, las funciones de manipulación se van complicando, ya que son necesarios mayores desplazamientos, atención, diferentes elementos, etc.
2. La rotación de la mercancía. Si se precisa mucha movilidad y rapidez, se deberán usar equipos que puedan realizar operaciones de preparación con mayor velocidad, incluyendo la preparación de pedidos.
3. Dimensiones y peso de la mercancía. Es preferible usar siempre unidades de carga estandarizadas, como el pallet o el medio pallet europeo, con el mayor aprovechamiento posible en altura para realizar el mínimo de desplazamientos.
4. El volumen o el peso son un factor importante, ya que influyen en la productividad del personal y pueden hacer necesaria una inversión en medios técnicos superior.
5. Codificación y automatización de procesos. Los sistemas de almacenamiento gestionados con equipos informáticos y combinados con sistemas como la radiofrecuencia o comunicación por voz, garantizan el aprovechamiento del espacio y reducen los recorridos.
6. El diseño del almacén y espacio disponible. Influye en los movimientos y tiempo empleado en cada recorrido, por lo que es preciso optimizarlo. Por otro lado, las