Fundamentos para el Diseño de Indicadores en los Procesos de Gestión de Personas

Fundamentos para el Diseño de Indicadores

FUNDAMENTOS PARA EL DISEÑO DE INDICADORES EN LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE PERSONAS José Luis Torres Ordoñez Los procesos de gestión de personas buscan diversos objetivos. Los objetivos pueden ser generales o específicos en cada proceso. Principalmente, los objetivos generales se enfocan en vincular las personas idóneas para la organización, desarrollar las capacidades necesarias para la Estrategia de negocio, mejorar la calidad de vida de las personas, lograr un alto rendimiento en el trabajo, motivar la permanencia y proyección de las personas claves para la empresa, e incrementar la satisfacción de los clientes y los resultados del negocio a través del desempeño de las personas. Dentro de cada proceso de gestión de personas tambien se identifican objetivos más específicos. Por ejemplo, para el proceso de vinculación, un objetivo específico puede ser Agilizar la selección y contratación. Los Objetivos que se definan para los procesos de gestión de personas dependen de la situación y estrategia de cada organización.

Para lograr estos objetivos es necesario establecer indicadores de gestión. Los indicadores miden el avance y logro de los objetivos. Sin indicadores no podríamos saber si estamos alcanzando los objetivos que nos proponemos en cada proceso de gestión de personas. Por ejemplo, para el objetivo de Agilizar la selección y contratación, un indicador que se usa es el Tiempo promedio para cubrir una vacante. Al medir los tiempos que toma realizar las actividades para conseguir, seleccionar y vincular candidatos idóneos para cubrir un cargo vacante y al compararlo con los tiempos empleados en periodos anteriores para el mismo tipo de cargo, sabremos si estamos logrando el objetivo de agilizar la selección y contración de las personas requeridas. De esta manera, los indicadores son herramientas de información para la gestión, al permitir monitorear el logro de los objetivos, con el fin de impulsar las decisiones que se requieran para asegurar los resultados. Por lo tanto, se hace necesario definir primero los Objetivos para luego establecer los indicadores apropiados de gestión.

Es importante diferenciar entre indicadores de gestión y simples estadísticos. Los indicadores de gestión no sólo son mediciones como cualquier estadístico. Para ser verdaderos indicadores para la gestión necesitan estar vinculados a objetivos, como herramientas de evaluación y toma de decisiones para asegurar el logro de los objetivos. Por ejemplo, el porcentaje de mujeres en plantilla puede ser sólo un estadistico de género. Para que sea un indicador de gestión debe obedecer a un objetivo que se proponga la empresa como Aumentar la diversidad de género en la plantilla de personal. Al utilizar el indicador para evaluar el logro de este objetivo y tomar las decisiones necesarias, entonces sí se tratará de un indicador de gestión.

Tipos de variables

Los indicadores de gestión se contruyen con base en variables. Las variables son los aspectos que se miden y que pueden adoptar diferentes valores. Por ejemplo en el indicador de Rotación no deseada de cargos claves, las variables que se miden son el número de personas que renunciaron de cargos claves y el total de personas en cargos claves al inicio y al final del periodo de análisis.

Las variables pueden ser cuantitativas o cualitativas. Las variables cuantitativas se expresan en cantidades numéricas con posibilidad de aplicar operaciones matemáticas. Por ejemplo: total de empleados, total de horas laboradas. Las variables cualitativas expresan una característica o cualidad que normalmente se miden a través de preguntas en encuestas o entrevistas.

Las variables cualitativas se pueden medir en una escala nominal u ordinal. Las variables nominales sólo indican diferencias entre categorías de datos, sin que tengan una jerarquía u orden particular. Ejemplo: Después de la capacitación su trabajo mejoró en: () cantidad; () calidad; () oportunidad. Las variables ordinales establecen un orden entre las categorías, sin que el intervalo entre mediciones sea uniforme. Ejemplo: Su calidad de trabajo mejoró: a- levemente; b- moderadamente; c- fuertemente.

Las variables cuantitativas pueden utilizar escalas de intervalo o de relación. Las escalas de intervalo, además de establecer un orden, tienen una variación uniforme entre categorías o intervalos. Ejemplo: Califique la mejoría en la calidad de su trabajo de 0 a 5, donde 0 es sin variación percibida y 5 es que mejoró en todos sus procesos. Las variables en una escala de relación o proporción admiten todo tipo de operaciones matemáticas, incluyendo las proporciones, dado que existe un cero absoluto. Ejemplo: La capacitación impactó la calidad del trabajo al disminuir las no-conformidades en un 30%.

Los datos se registran o miden en las variables. Los indicadores como herramientas de información para la gestión deben relacionar varias variables, dándole mayor significado a los datos. Por lo tanto, una sola variable no es un indicador de gestión. Los indicadores son relaciones entre variables. Los indicadores le dan significado a los datos de las variables convirtiendolos en información útil. Por ejemplo: el numero de trabajadores que se accidentaron en un mes es una variable. Si el dato en esta variable es de 5 trabajadores accidentados, por sí solo no suministra suficiente información. Es necesario relacionarlo con otra variable para que adquiera más significado. Por ejemplo con el numero total de trabajadores o el total de horas laboradas. De esta manera podríamos calcular indicadores como: porcentaje de trabajadores accidentados o la frecuencia de accidentalidad (numero de accidentes por cada 200.000 horas laboradas).

En el caso de las encuestas, cada pregunta es una variable y se pueden calcular indicadores como el porcentaje de respuestas favorables o la calificación promedio de la encuesta (si se utilizan escalas de intervalo o relación).

Tipos de indicadores según su fórmula de cálculo

Las variables se pueden relacionar en formulas de cálculo diversas que generan diferentes tipos de indicadores. Normalmente para indicadores en procesos de gestión de personas se utilizan indicadores en foma de ratios e índices.

Ratios

Los RATIOS son relaciones de cociente entre variables, tipo A / B. Los ratios pueden ser:

• PORCENTAJES: Muestran la proporcionalidad de una parte con respecto al todo o a un valor de referencia y se expresa como una fracción respecto a una totalidad de 100 unidades. Para que genere un porcentaje las 2 variables relacionadas deben tener las mismas unidades de medida. Ejemplo: tasa de promoción = (número de empleados ascendidos a un cargo de mayor responsabilidad / total de empleados) X100
• PROMEDIOS: Es la media aritmética de un conjunto de datos que se obtiene dividiendo la suma entre el numero de elementos, si todos tienen el mismo peso o multiplicando por las ponderaciones relativas. Ejemplo: Tiempo promedio para cubrir una vacante = sumatoria del total de dias hábiles transcurridos desde la requisición hasta la vinculación para todas las vacantes cubiertas / Total de vacantes cubiertas en el periodo analizado. En un promedio, el numerador y el denominador tienen diferentes unidades de medida, Para el ejemplo: dias / vacantes cubiertas
• RAZONES: Expresan la relación entre 2 variables con las mismas unidades de medida. Ejemplo: Relación entre selección interna y externa = vacantes cubiertas con personal interno / vacantes cubiertas con personal externo. Las razones son adimensionales porque sólo expresan una relación matemática. Para el ejemplo podría ser una relación de 2 a 1 (si las vacantes cubiertas con personal interno son 2 veces las vacantes cubiertas con personal externo).

Índices

Los ÍNDICES muestran el resultado de combinar diferentes variables o indicadores convertidos a una misma escala de medición. Normalmente se calculan índices para las encuestas. Estos cálculos pueden ser tan simples como la mediana de los resultados de las variables. O pueden incluir cálculos mas complejos involucrando diferentes tipos de estadisticas de variación o correlaciones. Ejemplo: Indice de Liderazgo, con base en una encuesta que evalúa 20 variables (por ejemplo: calidad de la comunicación, generación de confianza, frecuencia de retroalimentación, apoyo y soporte, etc.). Según la escala que se utilice (por ejemplo una escala ordinal de satisfacción de 1 a 5 donde 1 es muy insatisfecho y 5 Plenamente satisfecho) se calcula para cada variable el porcentaje de respuestas en las 2 escalas superiores (TTB: Top two box), en este caso, el TTB de cada variable = número de respuestas con calificación 4 o 5 / total de respuestas obtenidas para la variable. Luego se calcula un puntaje promedio ponderado al efectuar la sumatoria (TTB de cada variable X el peso de cada variable). Los pesos de cada variable se asignan considerando su importancia relativa para el Objetivo que esta midiendo el indicador y según la estrategia de la organización.

Formas de expresión de los indicadores

De acuerdo con lo anterior, los indicadores de gestión tienen 3 formas en que pueden expresarse:

1. Por su Denominación: es el nombre que se le dá al indicador. Ejemplo: índice de ausentismo
2. Por su fórmula de cálculo: es la relación matemática que se establece entre las variables o componentes del indicador. Ejemplo: (total de dias no laborados debido a enfermedad o accidentalidad / total de dias laborados por la plantilla de personal) X 100
3. Por su valor o status: es la cifra que resulta al aplicar la fórmula de cálculo con base en los datos de las variables. Ejemplo: 5% de ausentismo

Todos los indicadores para los procesos de gestión de personas deben tener una denominación, formula de cálculo y valor esperado (meta). Estos aspectos se incluyen en una ficha técnica para cada indicador, junto con otros detalles como el propósito del indicador, la definición, alcance y fuentes de información de los componentes de cálculo del indicador, la frecuencia de medición y reporte del indicador y los responsables de medición y análisis del indicador.

Tipos de atributos para medición de indicadores

Según las variables involucradas, los indicadores para los procesos de gestión de personas pueden medir diferentes tipos de atributos:

• CANTIDAD: Volumen de productos o resultados en la gestión de personas, cumplimiento de actividades, cobertura de áreas, cargos o personas. Ejemplo: porcentaje de vacantes cubiertas, cumplimiento del plan de capacitación, cobertura de beneficios a empleados
• CALIDAD: Cumplimiento o incumplimiento de especificaciones o requisitos en los procesos de gestión de personas. Ejemplo: nivel de ajuste del candidato al perfil del cargo, errores por cada mil registros de nomina, porcentaje de trabajadores que evidencian las competencias al nivel requerido
• TIEMPO: Duración de las actividades en los procesos de gestion de personas. Ejemplo: Horas promedio de formación por persona, Tiempo promedio para llenar una vacante, Dias de ausencia no programadas por empleado
• COSTO o VALOR: gastos o inversiones en procesos de gestión de personas y mediciones de productividad económica o rentabilidad. Ejemplo: costo de contratación por vacante, inversión promedia en bienestar por empleado, compensación respecto a las ventas, retorno sobre la inversión en capacitación