Identificación de las fuentes de suministro y selección de proveedores

Identificación de las fuentes de suministro

1. Identificación de las fuentes de suministro. 1 .- Identificación de las fuentes de suministro. ¿Por qué crees que la empresa busca nuevos proveedores? ¿ Piensas que todos los proveedores de nuestra empresa son igual de importantes? Tu empresa necesita productos para realizar su actividad económica por lo tanto necesita proveedores. Hay proveedores que no son cruciales, pero otros son de vital importancia puesto que repercuten en los resultados de costes de la empresa. La búsqueda del proveedor o proveedores adecuados a las necesidades de la empresa, adquiere gran importancia, tienes que conocer al máximo el mercado y realizar una búsqueda minuciosa y exhaustiva de los posibles proveedores. La complejidad de este proceso depende de las necesidades de la empresa, en aquellas con elevado volumen de compras, encontrar al mejor proveedor es más importante que en otras cuyas compras suponen un menor volumen. Una vez que el departamento de compras planifica adecuadamente la compra, debes proceder a la búsqueda de posibles proveedores para adquirir los productos o servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa.

Búsqueda de proveedores para productos o servicios adquiridos con anterioridad

1.1 .- Búsqueda de proveedores para productos o servicios adquiridos con anterioridad. Quizás te preguntes ¿ qué causas te pueden llevar a buscar nuevos proveedores para productos que ya has adquirido con anterioridad? ¿ Es siempre el incumplimiento de los proveedores lo que te llevan a esta búsqueda? La respuesta a estas preguntas es porque principalmente el proveedor o proveedores actuales no satisfacen las expectativas que has depositado en ellos. Éstos pueden incumplir los plazos de entrega, servirte productos que no se ajusten a la calidad acordada, que no te preste el servicio que esperabas, etc. Pero quizás, los proveedores hayan cumplido con lo contratado, pero se hace necesario estar siempre informado de las ofertas que el mercado te ofrece, pueden aparecer nuevos proveedores que sean de tu interés. En los casos de productos o servicios adquiridos anteriormente, el departamento de compras ya conoce algunos de los posibles proveedores, tienes una base de datos pero es imprescindible actualizar la información existente. Esto te sirve de punto de partida, pero además, debes buscar información sobre proveedores que no tenga en la base de datos.

Búsqueda de proveedores para productos o servicios adquiridos por primera vez

11. Identificación de las fuentes de suministro. 1.2 .- Búsqueda de proveedores para productos o servicios adquiridos por primera vez. Tu empresa está pensando en ampliar la oferta de productos, ¿cómo piensas que debes buscar los nuevos proveedores? ¿ O quizás opines que debes comercializar siempre los mismos productos? Quizás pueda ser beneficioso para tu empresa que innoves y ofrezcas nuevos productos a tus clientes. Estos nuevos productos pueden ser suministrados por los mismos proveedores, o tal vez, tengas que buscar nuevos, porque los que ya tienes no te pueden ofrecer los productos que necesitas, o porque tienes necesidad investigar el mercado. En los casos de productos o servicios que se adquieren por primera vez, el departamento de compras deberá buscar posibles proveedores, para lo cual partirá de fuentes de datos como revistas especializadas, personas relacionadas con el sector, Internet, etc. ocasionalmente estos proveedores son recomendados por el departamento emisor del boletín de compras.

Búsqueda de los proveedores potenciales on-line

1.3 .- Búsqueda de los proveedores potenciales on- line. ¿Cuál crees que es la principal fuente donde puedes encontrar información sobre potenciales proveedores? En la actualidad Internet se ha convertido en un medio imprescindible para nuestra empresa para buscar información sobre proveedores o para encontrar cualquier otro tipo de información que necesitemos. La búsqueda de proveedores en Internet se ha convertido en una práctica más que común en las empresas. Tanto si se usa este medio como canal de ventas, como si se trata de una empresa de modelo tradicional, cada vez es más común que todas las empresas utilicen la red para buscar nuevos proveedores con los que abastecerse, tanto de servicios como de productos. Lo que antes se hacía usando las páginas amarillas (en papel) ahora se hace usando los navegadores como Google, Mozilla Firefox, Safari, Microsoft Edge, ... Además Internet nos permite encontrar proveedores a nivel mundial, cosa impensable por métodos tradicionales sin invertir mayores recursos. Este hecho refleja la importancia para una empresa de contar con "presencia en la red". Si no estás en el espacio virtual perdemos clientes potenciales cada día que pasa. La búsqueda de proveedores on-line nos ofrece multitud de posibilidades, pero también debemos tener en cuenta que por la amplitud de información que podemos encontrar en este medio debemos marcarnos unas directrices para llevarla a cabo la búsqueda.

Búsqueda de los proveedores potenciales off-line

21. Identificación de las fuentes de suministro. 1.4 .- Búsqueda de los proveedores potenciales off-line. ¿Es Internet la única fuente donde puedes encontrar información a cerca de proveedores? Además de la búsqueda on line, puedes recopilar información sobre posibles proveedores en:

• Prensa, radio y televisión.
• Publicaciones especializadas en la actividad de la empresa.
• Publicaciones e informes de bancos y cajas de ahorro.
• Ferias y exposiciones comerciales. Una feria es uno de los mejores lugares para encontrar proveedores. Las ferias no están abiertas al público en general, son una forma de identificar a los profesionales, los proveedores se dan a conocer para promocionar productos, y los interesados en el producto, visitan los stands para tomar ideas, conocer marcas e informarse sobre artículos nuevos.
• Páginas amarillas.
• Asociaciones empresariales y profesionales, cámaras de comercio y bases de datos de organismos públicos y privados.
• La competencia.

Petición de ofertas de aprovisionamiento

32. Petición de ofertas de aprovisionamiento. 2 .- Petición de ofertas de aprovisionamiento. ¿Qué piensas que debes hacer con la información recopilada sobre los posibles proveedores? En primer lugar debes elegir a los proveedores que te pueden interesar. El siguiente paso será ponerte en contacto con ellos para solicitarles información a cerca de la compra que estas interesado realizar, a esto se denomina petición de ofertas. Esta petición de ofertas se basa en pedir por escrito, al proveedor, las condiciones técnicas y comerciales que nos pueden ofrecer.

Documento petición de oferta

2.1 .- Documento petición de oferta. ¿Cómo debes realizar la petición de ofertas a tus proveedores? La forma más efectiva es mediante el documento de petición de ofertas. Este documento puede ser una carta que contenga todos los datos necesarios, o bien la empresa puede tener un documento. El impreso o la carta deben contener, al menos los siguientes apartados:

• Presentación y persona de contacto dentro del departamento de compras.
• Condiciones de presentación de la oferta por parte del proveedor:
  • Soporte (papel, correo electrónico, fax, etc.)
  • Personas de contacto por parte del proveedor.
• Condiciones económicas:
  • Precio (unitario, por lote, global).
  • Descuentos (comerciales, por volumen, por pronto pago, de temporada, promociones, etc).
  • Gastos de envases, embalajes y otros servicios.
  • Transportes y seguros.
  • Forma de pago (en caso de aplazamiento con o sin intereses).
  • Gastos de instalación y montaje (en caso de bienes de inversión).
  • Moneda en que deben venir expresados los conceptos anteriores.
• Condiciones de servicio:
  • Plazo de entrega del producto o de prestación del servicio.
  • Adiestramiento o no de los empleados.
  • Servicios postventa ofrecido por el proveedor.
• Características del producto:
  • Calidad del producto.
  • Condiciones de embalaje.
  • Periodo de garantía.
• Aspectos administrativos:
  • Documentación necesaria para formalizar la operación.
  • Legislación aplicable.

42. Petición de ofertas de aprovisionamiento. Una vez que el departamento de compras está en posesión de las ofertas de los posibles proveedores, procederás a valorarlas y analizarlas para seleccionar aquella que mejor se adapta a tus necesidades, sabiendo que esta actuación constituye un paso esencial para una buena política de compras.

Pliego de condiciones

2.2 .- Pliego de condiciones. ¿Qué puedes hacer si necesitas una descripción detallada de todos los aspectos de la oferta de un producto en el que estás interesado adquirir? En este caso le pedirás a tu proveedor que te envie el pliego de condiciones. El pliego de condiciones permite a los proveedores establecer su oferta con exactitud. Esta solicitud se puede redactar de dos formas:

1. Pidiendo a cada proveedor que realice una oferta detallada de todas las condiciones. Esta manera de proceder se utiliza en el marco de los contratos públicos.
2. Interrogando al proveedor únicamente acerca de sus mejores condiciones comerciales. La respuesta que en este caso se reciba no tiene por qué ser detallada.

Criterios de selección/evaluación de proveedores

53. Criterios de selección/evaluación de proveedores. 3 .- Criterios de selección/evaluación de proveedores. ¿En qué puedes basarte para seleccionar un proveedor u otro? Tu empresa debe establecer unos criterios que serán diferentes a los que puede establecer otra empresa, porque no todas las empresas tienen las mismas necesidades ni realizan las mismas actividades. El proceso de selección de proveedores es muy importante para el éxito de la empresa, debes buscar proveedores que te ofrezcan los productos o servicios de mejor calidad, al mejor precio, también debes tener en cuenta las garantías que te ofrezcan estos proveedores. En el momento de seleccionar a un proveedor son muchos los factores que debes tener en cuenta: precio, condiciones de pago, calidad, y servicio; debes tratar que haya un equilibrio de estos componentes en la selección. De nada te sirve conseguir un excelente precio si la calidad no es buena, ya que a corto o largo plazo esto hará que baje la calidad de tus producto y seguramente las ventas. También debes analizar cuál de todos es el más importante según tu empresa: la calidad, que entreguen a tiempo, la financiación. Sin duda este es un proceso esencial para el eficiente funcionamiento de tu empresa.

Selección de proveedores

3.1 .- Selección de proveedores. ¿Por qué piensas que hay que poner especial cuidado a la hora de seleccionar los proveedores? Porque los proveedores, van a influir en el éxito de tus negocios. Una selección errónea puede ocasionarte pérdidas. Una correcta selección está precedida de cuatro fases, que debes realizar con mucho cuidado siguiendo el proceso que te explicamos a continuación. Sólo así te asegurarás la mejor selección:

1. Búsqueda de información.
2. Solicitud de información. Una vez se ha confeccionado la lista de posibles proveedores se inicia el contacto directo para solicitarles la información que interesa obtener. Debes insistir en que respondan claramente a los siguientes aspectos:
   • Calidad.
   • Condiciones económicas.
   • Otras condiciones.
3. Evaluación de los proveedores. En esta fase tienes que realizar un estudio exhaustivo de los posibles proveedores y su eliminación sucesiva basándose 6