Conceptos generales sobre el proceso administrativo y sus teorías

CONCEPTOS GENERALES SOBRE EL PROCESO ADMINISTRATIVO

En este primer tema entraremos a conocer la administración como un proceso fundamental para el desarrollo empresarial.

La compañía S E, es una de las mayores productoras de partes mecánicas, ha operado por más de 15 años en el mismo sitio, y su crecimiento permanente viene creando una serie de condiciones difíciles en el área de producción. S E, desea consolidar sus actividades comerciales e incrementar su participación en el mercado.

Es importante destacar que las nuevas tecnologías han hecho desaparecer una de sus fortalezas que era la producción a gran escala, y el espacio físico se ha limitado de tal manera, que está obligada a utilizar montacargas para llevar las piezas de un lugar a otro, lo que genera congestión y caos en la planta de producción. La empresa conocedora de las necesidades antes mencionadas, adquirió un terreno y está en proceso de construir una nueva planta, pero esta sólo estaría disponible en dos años.

Eugenio el Administrador, es conocedor en detalle de la compañía pero tiene por costumbre involucrarse en todas las áreas de la misma, sin darse cuenta que su interferencia permanente puede causar problemas. Sin embargo, es una persona que acepta sugerencias y alternativas siempre y cuando estén acompañadas de argumentos razonables. Buscando solucionar el retraso de la producción por parte de los operadores de montacargas y la falta de motivación a los colaboradores por parte de los supervisores de producción, suministro y mantenimiento, Eugenio el Administrador, ordenó a los Directores de estas áreas que se reunieran con el Director de Talento Humano con el fin de desarrollar un programa combinado de entrenamiento sobre disciplina y motivación, para combatir el problema. Explicó que dicho plan debería ser entregado cuando él regresara de vacaciones cuatro semanas después. La situación que presenta la compañía S E, con relación a cada uno de los personajes citados por Eugenio el Administrador, es la siguiente:

El Director de Producción, cree que la compañía va a tener un plan para lograr que el personal que opera los montacargas trabaje fuertemente sin perjudicar con sus retrasos la producción. Hace unos cinco años entregó parte del espacio físico de la planta al servicio de mantenimiento.

El Director de Suministro, no comparte la idea de establecer un programa de entrenamiento. Está convencido que el trabajo no se dificulta por la saturación, distribución de la planta, la multiplicidad de operaciones y el alto volumen de producción. La planta tiene en la actualidad 29 montacargas de 2.5 toneladas y normalmente se utilizan 21 entre el primero y segundo turnos.

El Director de Mantenimiento, no estás interesado en elaborar un programa de entrenamiento. Piensa que al instalar puestos de carga para baterías, se habrá resuelto el problema. No dispone de espacio físico para almacenar piñones y embragues que no pueden ser reparadas por el personal.

El Director de Recursos Humanos, no cree necesario establecer un programa de disciplina. Está concentrado en sus responsabilidades de conseguir la fuerza laboral, los salarios, la seguridad y la higiene, el entrenamiento del personal, el departamento médico y las relaciones laborales.

Después de conocer el problema, vamos tras las huellas de Eugenio el Administrador en este reto de aprendizaje, y a llevar a cabo todas las acciones pertinentes para solucionar la problemática de la empresa S E.

Eugenio es una persona inteligente y proactiva y se desempeña como el Administrador de La compañía S E, que es una de las mayores productoras de partes mecánicas. Es conocedor en detalle de la compañía pero tiene por costumbre involucrarse en todas las áreas de la misma, sin darse cuenta que su interferencia permanente puede causar problemas. Sin embargo, es una persona que acepta sugerencias y alternativas siempre y cuando estén acompañadas de argumentos razonables. Por eso acude a Rodríguez su asesor más cercano. De igual forma continuemos investigando acerca del tema, para darle a conocer otros conceptos de Proceso Administrativo a Eugenio el Administrador, como los que se enmarcan a través de diferentes teorías, que hacen referencia a su significado.

Lo más importante en esta etapa del camino es que Eugenio el Administrador, está muy interesado en encontrar fórmulas de solución, de forma organizada y ha comenzado pordocumentarse a través de la investigación. Él entiende que como líder visible de la empresa S E, debe estar empapado de la situación y tener a la mano las herramientas necesarias para poder ayudar a los Directores y empleados de la empresa.

En este momento Eugenio el Administrador, se debe apropiar de la situación, para más adelante motivar a todos los directivos y empleados de S E, en la búsqueda de acabar o disminuir con las dificultades que en este momento tienen agobiada a todas las áreas de la empresa.

Teorías administrativas más importantes

Teorías administrativas más importantes, quiénes son sus máximos exponentes y cuáles son sus postulados?EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y LAS TEORÍAS ADMINISTRATIVAS.

En este segundo tema entraremos a conocer las teorías de la administración y sus principios. Para darle solución a las preguntas planteadas por nuestro amigo Eugenio el Administrador, vamos a hacer un recorrido teórico por cada una de ellas, de tal manera que le demos las respuestas correctas.

Teoría Científica

Teoría Científica: Fue iniciada a finales del siglo XIX y comienzos del siglo XX por el ingeniero norteamericano Frederick W. Taylor, a quien se denomina el Padre de la Administración Científica y fundador de la Teoría moderna General de la Administración. Taylor tuvo innumerables seguidores en esta Escuela como Henry Gantt, Gilbreth, Emerson, Ford, Barth, Charles Babbage, H. Robinson Towne y Joseph Wharthon entre otros.

Uno de los aspectos que más le llamó la atención a Eugenio el Administrador sobre esta teoría, es que expresa que el Proceso Administrativo está compuesto por cuatro principios: Planeamiento, Preparación, ControlyEjecución. El enfoque típico de la Escuela de Administración Científica es el énfasis en las tareas. La filosofía de esta Escuela obedece a la tentativa de aplicar los métodos de la ciencia a los problemas de la administración con el propósito de alcanzar elevada eficiencia industrial.

Los principios administrativos formulados por Taylor provocaron en su momento toda una revolución en el pensamiento administrativo del contexto mundo empresarial de la época. Inicialmente, la preocupación inicial de la Escuela de la Administración Científica fue tratar de eliminar el fantasma del desperdicio y de la pérdida sufrida por las empresas estadounidenses, y elevar los niveles de productividad mediante la aplicación de métodos y técnicas de ingeniería industrial.

Teoría Clásica

Teoría Clásica: Henry Fayol, cuya profesión era la ingeniería, hizo grandes aportes a la administración teniendo en cuenta los diferentes niveles organizacionales, lo que lo hizo conocer como el Padre de la Teoría Clásica de la Administración, la cual aparece como una consecuencia del afán por encontrar Lineamientos Gerenciales para administrar las empresas con un alto grado de complejidad. Otros exponentes de esta Teoría son Emerson, Henry Gantt, Gullick, Gilbreth.

Fayol, expresó en su teoría que el Proceso Administrativo está compuesto por los siguientes elementos: Planeación, Organización, Dirección, Coordinación, Control.

El objetivo de esta teoría, al igual que el de la Administración Científica era la búsqueda de la eficiencia de las organizaciones. En este sentido Eugenio el Administrador, asimiló que a pesar de que las teorías sean diferentes, pueden tener puntos de encuentro, razón por la cual se motiva por conocer en detalle todos los aspectos que caracterizan las diferentes manifestaciones administrativas, con el fin de extraer todo aquello que pueda aplicar en la empresa S E, para aportar a la solución de las problemáticas que tiene. .

Para la Teoría Clásica los aspectos más relevantes son: división del trabajo, autoridad, y responsabilidad, unidad de mando, unidad de dirección, centralización y jerarquía.

Fayol fue el primer teórico de la administración que se ocupó de sistematizar el comportamiento gerencial, estableciendo catorce principios y en dividir las operaciones industriales y comerciales en seis grupos denominados funciones básicas de la empresa, que se resumen en: Funciones técnicas, funciones comerciales, funciones financieras, funciones de seguridad, funciones contables y funciones administrativas.

Con respecto a lo anterior, Fayol decía que las cinco primeras funciones ponen en juego la materia prima y las máquinas, mientras que la función administrativa sólo obra sobre el personal, y en consecuencia, la salud y el buen funcionamiento del cuerpo social de unaempresa dependen de un cierto número de condiciones .

Las ciencias de la administración, como cualquier otra ciencia, se basan en leyes o principios; Fayol adopta para sí la denominación principio, logrando con ello apartarse de cualquier concepto de rigidez, por cuanto es claro que nada es rígido o absoluto en materia administrativa. Tales principios, son maleables y se adaptan a cualquier circunstancia, tiempo o lugar.

Con todo lo anteriormente citado, y a pesar de la crítica a los postulados clásicos y a los nuevos enfoques de la organización, se comprobó que la Teoría Clásica de la Administración, nunca fue sustituida del todo por otro enfoque administrativo. Todas las teorías administrativas se sustentan finalmente en la Teoría Clásica, unas veces como punto de partida y en otras ocasiones como crítica para intentar adoptar una posición diferente, pero siempre están íntimamente relacionadas con ella.

Teoría de las Relaciones Humanas

Teoría de las Relaciones Humanas: También conocida como Escuela Humanística de la Administración, fue desarrollada por el estadounidense Elton Mayo, y está compuesta por los cuatro principios que postula la Teoría Clásica, pero está enfocada hacia la motivación, el liderazgo, la comunicación, la organización informal y la dinámica de grupos. Otros exponentes son: Mary Parker Follett, Dubin, Lewin, Cartwright, French y Zalesnick.

El objetivo de esta teoría se basa en democratizar y humanizar los conceptos rígidos de la Administración, adecuándolos a los patrones de conducta adoptados por la sociedad norteamericana, enmarcada en las malas costumbres y los hábitos de trabajo. En sus inicios la psicología y la sociología, denominadas ciencias humanas, procuran demostrar los improcedentes principios de la Teoría Clásica de la Administración.

Entre los aspectos encontrados en esta búsqueda, lo que más motivó a Eugenio el Administrador, fue cuando se enteró que Elton Mayo dirigió una investigación en una fábrica textil cercana a Filadelfia , y que fue conocida como «La experiencia de Hawthorne ». En esta investigación se muestra una compañía tenía problemas de producción y alta rotación de personal. En ella, Elton Mayo introdujo un esquema de incentivos como descansos, la contratación de servicios médicos, y dejó a criterio de los obreros la decisión de parar las máquinas cuando lo consideraran conveniente, teniendo en cuenta el nivel de responsabilidad que éstos tenían para consigo mismos y para con la empresa.

Como resultado de la experiencia se generaron muchos beneficios entre los que se destacaron el incremento de la producción y una baja en la rotación del persona, porque al contratar servicios médicos el Talento Humano se sintió protegido con relación a los accidentes de trabajo, y por tal razón trabajaba más a gusto. En síntesis la alta gerencia descubrió las necesidades de sus empleados en cuanto a seguridad e higiene. Hoy por hoy, estas situaciones están incluidas en el ejercicio empresarial, como una ley de carácter de obligatorio.

La Teoría de las Relaciones Humanas diseña estrategias encaminadas a desarrollar y aprovechar el potencial de los trabajadores en una empresa. Reconoce que son los trabajadores quienes poseen el conocimiento, la experiencia y el don de hacer que las cosas se tornen positivas, siempre y cuando se alcancen altos niveles de satisfacción laboral. Es imposible que una empresa con trabajadores insatisfechos compita en condiciones de igualdad, con otra donde la situación sea diametralmente opuesta. Cuando hay satisfacción y motivación en los empleados, y adicional a ello, se presenta un buen desempeño, fluye la producción de nuevas ideas, las cuales son la base para generar ventajas competitivas.

Teoría Burocrática

Teoría Burocrática: El alemán Max weber , profesional sociólogo, abogado y profesor de diferentes universidades alemanas, fue el mayor exponente de esta teoría.

Weber Criticó la rigurosidad de las Teoría Clásica y el Romanticismo de la Teoría de las Relaciones Humanas. Para esta teoría el Proceso Administrativo está compuesto por la Planeación, Organización, Coordinación, Control, sin permitir que las emociones interfieran en el desempeño de una persona y debe ser aplicada con racionalidad, más que con rigurosidad. Otros exponentes son Merton, Selznick, Gouldner y, Michels. Dentro de los aportes de Weber se reconoce la clasificación de las autoridades en tres categorías: legal, tradicional y carismática.

Las características del modelo burocrático se basan en un sistema de reglas y procedimientos que regulan el trabajo, donde las reglas y procedimientos cumplen diversos fines entre los que