Check Out: Operaciones de Facturación y Cobro en el Sector Hotelero

MÓDULO RECEPCIÓN Y RESERVAS

1º CURSO DE GESTIÓN DE ALOJAMIENTOS TURÍSTICOS

U. T. 5: EL CHECK OUT. OPERACIONES DE FACTURACIÓN Y COBRO

Índice contenidos teóricos - prácticos

1. El subdepartamento de mano corriente: tareas y funciones.
2. Check out del cliente. Cobro de facturas.
3. Facturación según tipo de clientes:

A. Cliente particular B. Cliente de empresa C. Cliente de empresa

1. Sistemas de cobro
2. Facturas. Tipos.
3. Tipos de facturas:

En términos generales, se distinguen los siguientes tipos de facturas: · Factura completa · Factura simplificada · Factura proforma · Factura rectificativa · Factura electrónica

Tipos de facturas en SUITE: Reservador, extras, grupos y provisional, proforma, definitiva.

1. PROCESO DE FACTURACIÓN
2. Cuentas de facturación

A. Facturación de clientes individuales B. Facturación de grupos C. Cargos especiales: rappel, descuentos, comisiones, gratuidades, uso diurno, traspaso entre facturas.

Elena Díaz Díaz del Campo IES Universidad Laboral de Cáceres

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1. EL SUBDEPARTAMENTO DE MANO CORRIENTE: TAREAS Y FUNCIONES.

Recordemos, las funciones principales que este subdepartamento perteneciente al departamento de recepción, debe realizar en los diferentes turnos de trabajo en un hotel.

• Identificar y mantener actualizados los saldos de las habitaciones de salida, tratando de registrar sus cargos de la mañana rápidamente, y antes de que se produzca la salida prevista.

TURNO DE MAÑANA (Early shift)

• Realizar el cierre de las facturas y su traspaso a caja o créditos, según corresponda.
• Realizar los cargos de las habitaciones de cliente que aparecen a lo largo de la mañana, como minibar, desayuno si no hubiera sido cargado por el restaurante, compra de artículos de regalos, ...
• Cuadrar con los diferentes departamentos los cargos realizados
• Realizar los cargos generados durante la tarde, como los partes de minibar y lavandería entregados por la gobernanta, como el restaurante de almuerzos, por ejemplo, en casos de grupos que deseen factura original y la emitimos y cobramos en recepción.

TURNO DE TARDE (Late shift)

• Recibir y cuadrar la recaudación del día de los departamentos que hayan cerrado con el resumen de facturación del mismo.

. Realizar la apertura de las facturas (momento del check in en programa informático) y aplicar los precios fijados en cada caso, según las tarifas, los acuerdos, los contratos o las técnicas de Revenue Management que se indiquen. . Realizar los cargos generados durante el turno, o que no pudieron ser cargados antes del cambio.

TURNO DE NOCHE (Night shift)

• Auditar la correcta aplicación de cargos automáticos.
• Auditar los cargos aplicados a cada una de las habitaciones.
• Cuadrar con los diferentes departamentos los cargos realizados.

. Aplicar y actualizar las deducciones oportunas y las comisiones. · Realizar el cuadre y cierre del diario de producción. · Auditar el estado de apertura del diario de producción del día siguiente.

2. CHECK OUT DEL CLIENTE Y COBRO DE FACTURAS

El proceso de checkout comprende el cierre de la habitación y la liquidación y abono de todos los gastos generados por la estancia del cliente en el establecimiento. Estás tareas de comprobación de cargos, cierre y emisión de facturas, así como la gestión de su cobro, es responsabilidad de los departamentos de facturación y caja respectivamente. Sin embargo, como ya se ha comentado debido a que las funciones asumidas por el subdepartamento de mano corriente están siendo reemplazadas por los actuales sistemas informáticos de gestión, estos sus departamentos están desapareciendo y sus funciones son asumidas por el departamento de mostrador.

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Para realizar este proceso se deberá tener en cuenta en primer lugar la forma de pago, que vendrá condicionada en gran medida por la fuente de reserva de la que proceda.

Analizaremos a continuación como se lleva a cabo el proceso dependiendo del tipo de cliente y también los distintos sistemas de cobro.

2.1. Facturación según tipo de clientes:

A. Cliente particular

Pueden darse dos circunstancias:

• Que el cliente haya pagado la habitación por adelantado, en cuyo caso este pago se puede realizar mediante transferencia bancaria o a cuenta de un número de tarjeta de crédito que nos haya facilitado el cliente.

Una vez realizado el cobro enviaremos la factura por los servicios abonados por correo o la tendremos preparada junto con el resguardo de la transacción del cobro y se la entregaremos a su llegada. En ese caso en el momento del check-in, al dar de alta la habitación generaremos el alta de una factura para que se vayan volcando en ella los cargos por los consumos no abonados previamente y generados en el establecimiento. Esta se cerrará a la salida pasándola a cobro en mostrador.

Dependiendo del sistema de gestión de la política del establecimiento también se puede dejar constancia en la reserva del importe del pago a cuenta y en el momento del check in generar una única factura en la que se vayan generando y añadiendo los distintos cargos reflejando en la misma el depósito o pago a cuenta por el importe previamente abonado, cantidad que aparecerá minorando el importe total a pagar.

• Que el cliente pague directamente en el hotel en cuyo caso en el momento del check-in se dará de alta una única factura en la que se irán volcando todos los cargos y consumos que serán abonados a la salida.

Hay que tener en cuenta que en todos los casos el sistema permite crear varias facturas por estancia, de modo que puede darse el caso de que el cliente quiera desglosar los cargos y que aparezcan en una factura exclusivamente el garaje, en otra solo el minibar, en otra solo la habitación y así sucesivamente; para ello solo deberemos dar de alta el número de facturas que sea necesario y realizar un traspaso de cargos entre facturas. También puede suceder que se agrupan varias facturas de diferentes habitaciones, por ejemplo en una sola.

Por ejemplo se pueden agrupar los cargos de varias habitaciones en única factura cómo puede ser el caso de una familia que reserve 2 habitaciones y desea abonarlo todo junto en una única factura, o en caso de que alguien quiere invitar algún cliente, algo bastante común en el caso de celebrar una boda en el establecimiento y que se desee pagar la habitación de algún invitado.

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B. Cliente de empresa

En este caso también se pueden dar varias circunstancias:

A Que el cliente abone los gastos directamente, es decir que sea pago directo en el hotel.

Se generará una única factura que abonará a la salida. Es bastante probable que el cliente solicite la emisión de la factura a nombre de la empresa, lo cual ya vimos que esto habrá sido preguntado en el momento del check-in y agilizar el proceso de salida.

Que la empresa abone todos los gastos, es decir que sea full credit.

En este caso deberemos cerrar la factura para que el cliente la compruebe y confirme los cargos autorizando su trámite a cobro mediante su firma en la factura, si así nos lo exige la empresa. Adjuntaremos a la factura el documento que garantiza el pago de los gastos, es decir la carta de autorización de servicios, y lo remitiremos al departamento de administración para su gestión. A la factura también se adjuntarán todos los tickets emitidos por los diferentes departamentos a crédito en el los que el cliente haya hecho distintos consumos, firmados por el mismo de cara a posibles reclamaciones.

Que la empresa únicamente cubra parte de los gastos.

En ese caso se generarán dos facturas: Una denominada reservador que se remitirá a la empresa por el importe de los servicios cubiertos y otra por los extras realizados por el cliente que serán de pago directo en el establecimiento a la salida. En este caso, el titular de la primera factura será la empresa cuyos datos habremos tomado del cardex oficial de empresa, y el titular de la segunda factura o factura de extras será el cliente con los datos que hayamos recogido en el momento del registro y que habremos dado de alta en el cardex, si no estuviera ya registrado previamente.

C. Cliente de agencia de viajes

En este caso se pueden dar las mismas situaciones que ocurren con los clientes de empresa:

• Que el cliente abone los gastos directamente: en este caso el cliente reserva la habitación y los servicios complementarios que correspondan a través de una agencia de viajes o intermediario, pero se acoge a la forma de pago directo en el establecimiento, en cuyo caso se generará una única factura que el cliente abonará a la salida.

El cliente puede recibir por parte de la agencia un bono de presentación que únicamente será un justificante de los servicios reservados pero que en ningún caso suponen un medio de pago. Posteriormente, la agencia emitirá una factura al establecimiento por el importe de la comisión que hayan pactado y suscrito en el contrato de colaboración.

• Que la agencia cubra todos los gastos en cuyo caso dispondremos de un bono full credit y se generará una única factura en la que se incluyen todos los consumos y que se cerrará a crédito.

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A la salida se la presentaremos al cliente para que la revise y la firme dependiendo de lo que la agencia determine.

• Que la agencia únicamente cubra parte de los gastos, en este caso el cliente deberá presentar el bono de servicios que es el justificante y garantía de los servicios cubiertos por la agencia y que otorga el derecho al disfrute de los servicios en el escrito eximiendo por lo tanto del pago de estos al cliente.

Se generarán por lo tanto dos facturas, una por el importe de los servicios cubiertos por la agencia que es la factura de reservador y otra en la que se vayan incluyendo los gastos extras que serán abonados por el cliente a la salida que será la factura primera de extras.

En ningún caso se presentará al cliente la factura de reservador puesto que en muchos casos se contemplan tarifas confidenciales y el cliente no tiene por qué firmar esta factura.

2.2. Sistemas de cobro

Existen tres sistemas de cobro principales:

• Pago anticipado: es común que la primera vez que se contrata el servicio antes de firmar un compromiso o acuerdo por el cual se concede crédito a una empresa o agencia se pidan depósito o anticipo para comprobar su solvencia, también se suele pedir este tipo de adelanto en caso de reservas de grupos, clientes de largas estancias o depósitos en apartamentos turísticos. Este tipo de pago generalmente se realiza mediante transferencia bancaria.
• Pago a crédito: es aquel cuyo cobro se realizará a corto plazo en la fecha de vencimiento acordada. El depositario será la empresa con la que el establecimiento tiene un acuerdo establecido.

Datos de enlace de esta factura Serie Nº de Factura Fecha IMPORTE 90,53 De Número Subfactura PENDIENTE Habitación 201 Reservador P Ficha .. Estado Motivo anulación: ton Provisional 90,53 % Desc. Paquete Crear provisional después de imprimir definitiva Abrir Proforma .. Concepto % Comis. Paquete 0,00 Datos Factura Apuntes Cobros Servicios Programados Justificante ... Devolver deposito Ver asignación del depósito Fecha Balance Cobro Nombre Importe Anotado el Fecha Cobro Cod. Cobro Identificador 13/05/2020 CH CREDITO HOTEL 90.53 13/05/2020 0:11:3 alic Idie a sta lete Observaciones Origen Datos del PINPAD Tickets del PINPAD Tipo de cobro: crédito

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