La comunicación escrita: características, ventajas y técnicas de redacción

La comunicación escrita

TEMA 3 La comunicación escrita 1 .- La comunicación escrita. La comunicación escrita es un tipo de comunicación verbal, en la que el código utilizado es el lenguaje. Se caracteriza, a diferencia de la comunicación oral, en que se desarrolla por medio de la representación gráfica de signos, es decir, la escritura. Para interpretar correctamente los mensajes escritos es necesario conocer el código, que ha de ser común al emisor y al receptor del mensaje. En la comunicación escrita el lector es el receptor, por lo que no hay posibilidad de servirse del lenguaje no verbal ni obtener una retroalimentación inmediata.

Ventajas e inconvenientes de la comunicación escrita

1.1 .- Ventajas e inconvenientes de la comunicación escrita.

• Podemos revisar y corregir el documento antes de enviarlo, pudiendo aportar mayor claridad y precisión.
• Es más cara y hay que dedicarle más tiempo.
• Generalmente no tiene respuesta inmediata, por lo que no se puede estar seguro de que se haya recibido y leído el mensaje.
• Es permanente, ya que queda constancia de la misma
• Llega con mayor facilidad a un amplio número de receptores con el mínimo esfuerzo (un ejemplo claro está en el correo electrónico, con un simple clic podemos enviar un mensaje a multitud de destinatarios).
• No interfiere la comunicación no verbal en ella, lo cual podría ayudar a su interpretación.
• Es necesario que el receptor conozca el código usado y sepa leer.

Normas de comunicación y expresión escrita

2 .- Normas de comunicación y expresión escrita. El objetivo de toda comunicación escrita debe ser, fundamentalmente, que el mensaje llegue y sea comprendido correctamente por el destinatario y, de esta forma, podamos conseguir la respuesta más adecuada. Para que el mensaje sea entendido adecuadamente es necesario seguir unas normas de expresión escrita, que se basan en cuatro pilares fundamentales:

• Normas generales de expresión escrita.
• Normas de ortografía, sintaxis y puntuación.
• La forma, estructura y contenido de los escritos.
• Conocimiento de las siglas y abreviaturas.

Normas generales de expresión escrita

pág. 12.1 .- Normas generales de expresión escrita. La comunicación escrita, dentro de la empresa, debe cumplir una serie de requisitos generales para que el mensaje sea adecuado y fácilmente entendible por el receptor, algunos de estos requisitos, que debe cumplir la comunicación son:

• BREVEDAD: las frases largas dificultan la lectura, ya que cuando vamos llegando al final no nos acordamos del principio de la comunicación. Para conseguir que la comunicación sea breve debemos:
  1. Usar frases cortas: para ello podemos poner las ideas en varias frases en lugar de en una frase más larga o intentar decir lo mismo con menos palabras.
  2. Evitar los detalles excesivos.
• SENCILLEZ: ello hará que se nos entienda con mayor facilidad. Para ello podemos:
  1. Evitar palabras inútiles, como pueden ser adjetivos o adverbios.
  2. Evitar usar palabras complejas o excesivos tecnicismos.
  3. Usar palabras de uso común.
• DINAMISMO: cuando usamos frases dinámicas nuestro mensaje es más fácil de entender. Para ello podemos:
  1. Usar la forma activa en lugar de la pasiva: las frases activas tienen más información, son más cortas y son más reales que las frases en forma pasiva.
  2. Usar un estilo hablado y dialogado: en el que se hagan preguntas al interlocutor.
• POSITIVIDAD: es aquella que destaca lo agradable en lugar de lo desagradable, lo favorable sobre lo desfavorable. Con ello conseguiremos que nuestra comunicación sea más fluida y agradable.
• ORDEN: con un mensaje coherente y bien estructurado. Para ello podemos:
  1. Construir oraciones que tengan unidad: con solo una idea principal.
  2. Construir oraciones siguiendo el orden normal de la frase: sujeto, verbo y complemento.

Normas de ortografía

2.2 .- Normas de ortografía. Dentro de las normas de ortografía podemos encontrar cuatro aspectos a analizar:

• USO DE LAS MAYÚSCULAS.
• USO DE LAS DISTINTAS LETRAS (por ejemplo: la B, la V, la H, la G o la M).
• ACENTUACIÓN.
• LOS SIGNOS DE PUNTUACIÓN Y OTROS SIGNOS: este punto lo veremos algo más detalladamente en el siguiente apartado.

Normas de puntuación

pág. 22.3 .- Normas de puntuación. En cuanto a la puntuación de los escritos, como ocurría con el resto de normas de ortografía, lo mejor es consultar algún Manual de Gramática. No obstante, señalamos aquí lo más destacable.

• El punto indica una ruptura en el pensamiento.
• La coma señala una pausa.
• El punto y coma una pausa intermedia entre la coma y el punto, resulta útil para señalar la separación entre los elementos de una lista.
• Los dos puntos establecen una pausa en la línea de pensamiento, pero no demasiado larga.
• El guión es un signo útil. Puede tener dos significados:
  1. Se usa, principalmente, para indicar que una palabra termina en un renglón y continúa en el siguiente y para unir las dos partes de algunas palabras compuestas.
  2. Texto escrito de manera esquemática que sirve como guía o ayuda para desarrollar una exposición.
• Los puntos suspensivos indican que el pensamiento no ha finalizado, a pesar, incluso, de que la frase o el párrafo lo hayan hecho.

Normas de sintaxis

2.4 .- Normas de sintaxis. La sintaxis es la parte de la gramática que estudia las reglas por las que se combinan palabras o conjuntos de palabras y se forman las oraciones. Es decir, el orden de las palabras dentro de las oraciones.

Estructura y contenido de los escritos

2.5 .- Estructura y contenido de los escritos. Cuando vamos a redactar un documento, lo primero que debemos hacer, antes de comenzar a escribir, es preguntarnos una serie de cuestiones como:

• ¿ Qué queremos decir? Tenemos que intentar que todo lo que queremos decir aparezca reflejado en nuestro documento, además que se entienda correctamente. Por ello debemos decirlo de forma clara y sencilla.
• ¿ A quién se lo queremos decir? Quiénes son los destinatarios y cuál es la mejor forma de ponernos en contacto con ellos, ya que quizás en vez de escribir un documento es más conveniente hacer, por ejemplo, una llamada telefónica.
• ¿ Qué medio voy a usar? Si es mejor redactar una carta comercial, un e-mail o cualquier otro tipo de documento escrito.

En la estructura de todos ellos tiene que haber, al menos, las siguientes partes:

• Introducción.
• Cuerpo.
• Conclusión.

Estilos de redacción

pág. 32.6 .- Estilos de redacción. La Real Academia de la Lengua Española define el estilo de redacción como la manera de escribir o de hablar peculiar de un escritor o de un orador. El estilo hace que el documento sea único y característico de cada persona que lo escribe. El estilo de un escritor dependerá, entre otras cosas de:

• Su forma de ser, estado de ánimo o contexto que le rodea.
• De su experiencia.
• De su visión del mundo.

Siglas y abreviaturas

2.7 .- Siglas y abreviaturas. En el mundo empresarial se usan con mucha frecuencia siglas y abreviaturas, es necesario conocer su significado para poder interpretar correctamente los documentos que recibimos y también para poder usarlas cuando la situación lo requiera. DIFERENCIA ENTRE SIGLA Y ACRÓNIMO Una sigla es una palabra formada con las letras iniciales de varias palabras. Generalmente se escriben con mayúscula y sin puntos. DNI - Documento Nacional de Identidad CD - Compact Disc (Disco compacto) FM - Frecuencia Modulada DVD - Digital Video Disk (disco de vídeo digital) Un acrónimo es un tipo de sigla que se pronuncia como una palabra y son también palabras formadas por parte de otras palabras. RENFE - Red Nacional de Ferrocarriles Españoles ONU - Organización de Naciones Unidas OVNI - Objeto Volador No Identificado OFIMÁTICA - Oficina Informática

• Una SIGLA es una palabra formada por un conjunto de letras iniciales. Por ejemplo: ARN significa Ácido Ribonucleico. También se denomina sigla a cada una de las letras que forman dicha palabra.
• ACRÓNIMO. Cuando la sigla se pronuncia como suena, se le denomina ACRÓNIMO. Por ejemplo: RAE, que son las siglas de Real Academia Española.
• Una ABREVIATURA es la representación escrita de una o varias palabras eliminando algunas de sus letras. Por ejemplo: Sr. en lugar de señor.

Hay dos tipos de abreviaturas:

1. CONVENCIONALES: que son de uso común entre la mayoría de las personas. Estas abreviaturas están más o menos normalizadas y se pueden usar al redactar documentos. Las abreviaturas convencionales pueden ser, a su vez:
   • De uso general: se usa por todos los hablantes de una lengua.
   • De uso específico: se usan en un campo o actividad. Por ejemplo: las abreviaturas comerciales.
2. PERSONALES: las que inventa cada uno según sus gustos o las necesidades de lo que escribe. Estas abreviaturas no están normalizadas y, por tanto, no deben ser usadas en documentos que deban ser enviados a un destinatario, ya que podría no entenderlas.

Técnicas para la elaboración de una comunicación escrita

pág. 43 .- Técnicas para la elaboración de una comunicación escrita: análisis de la situación. A la hora de elaborar un documento escrito debemos tener en cuenta:

• Antes de comenzar a redactarlo, debemos analizar la situación. Todo texto escrito debe realizarse bajo un plan establecido previamente. En dicho plan se deben dar respuesta a una serie de preguntas, entre otras:
  1. ¿Qué quiero comunicar?
  2. ¿Cuál es el objetivo del mensaje?
  3. ¿Quién es o quiénes son los destinatarios?
  4. ¿Por qué prefiero hacerlo por escrito?
  5. ¿Qué tipo de documento es el más adecuado?
  6. ¿Qué requisitos exige ese tipo de documento?
  7. ¿Cómo puedo hacer ese documento atractivo?
• Una vez que hemos analizado la situación debemos establecer la estructura del documento, sabiendo que, al menos, debe contener las siguientes partes:
  1. INTRODUCCIÓN: en la que se exponga aquello que se va a decir.
  2. CUERPO: en el que se desarrolla el tema.
  3. CONCLUSIÓN: Resume el contenido del documento. La conclusión es decisiva, ya que, si es demasiado larga, poco precisa o demasiado oscura, corre el riesgo de fatigar la atención del lector.

Redacción del documento

3.1 .- Redacción del documento. Con la redacción lo que hacemos es establecer el contenido del mensaje. A la hora de redactar un documento tenemos que tener en cuenta que cumpla, al menos, las siguientes condiciones:

• CLARIDAD. Para ello debemos seguir una serie de recomendaciones:
  1. Usar frases sencillas y comprensibles.
  2. Evitar una posible mala interpretación, por ello es aconsejable utilizar verbos concretos y específicos en lugar de verbos genéricos que puedan generar inexactitud o imprecisión.
  3. En las ideas complejas incluir metáforas o ejemplos, pero sin abusar.
  4. Utilizar un vocabulario adaptado al destinatario.
  5. Exposición ordenada: las ideas deben estar organizadas de forma coherente, cada idea en un párrafo, pasando de una a otra de forma secuencial y lógica y sin saltos que dificulten la comprensión.

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