Control de almacén de productos alimentarios: gestión y seguimiento

INTRODUCCIÓN

En este tema, relativo al módulo Operaciones y control de almacén en la industria alimentaria, común a varios ciclos formativos, tanto de grado medio como superior, de la familia profesional Industrias Alimentarias, se lleva a cabo el estudio de todas las actividades que comprende el control de almacenamiento de mercancías en la industria alimentaria. El control del almacenamiento de mercancías es una de las operaciones más importantes a llevar a cabo en cualquier tipo de industria, cobrando vital importancia la rapidez y minuciosidad con que se lleve a cabo en la industria alimentaria, dado el carácter perecedero de las mercancías con las que se trabaja. Además, un correcto control y ubicación de las materias primas y materiales auxiliares optimiza el espacio destinado al almacenamiento, permite realizar las actividades de colocación y extracción de forma más fluida y eficiente y fomenta una correcta conservación de los alimentos. Todas las industrias deben buscar un objetivo básico común en cuanto al control del almacenamiento: generar los mínimos costes posibles para conseguir el máximo beneficio. Existen diversos sistemas de de control de almacenamiento, por lo que cada empresa utilizará aquel que se adapte mejor a sus necesidades. Además, para facilitar la labor de control de las mercancías, el almacenaje cuenta con sistemas de codificación de los productos que ayudan a su identificación durante el proceso de almacenamiento y expedición. La organización interna del almacén, también debe permitir, mantener los diferentes productos en las mejores condiciones de conservación, higiene y seguridad alimentaria para poder asegurar un mejor control sobre los géneros y facilitar la gestión.

CONTROL DE EXISTENCIAS

Se denominan existencias o stocks de una empresa al conjunto de materiales y artículos que se almacenan, tanto aquellos que son necesarios para el proceso productivo, como los destinados a la venta.

Gestión de stocks

Supone el mantenimiento de los stocks en una empresa para producir al ritmo que el cliente demanda. Página 2 de 15Durante la gestión de los stocks hay que considerar dos factores básicos:

• Disponer de suficiente stock para cubrir la demanda.

. Minimizar los costes de almacenamiento y hacer frente a posibles imprevistos, como un aumento de clientes o un desabastecimiento por parte los proveedores. Las técnicas de gestión del stock se aplican para conocer el volumen de salidas o ventas de cada producto durante un período de tiempo programado y solicitar al proveedor los artículos para no acumular capital inmovilizado (compras) en el almacén. Reducir al mínimo posible los niveles de existencias Objetivos de la gestión de stocks Asegurar el suministro de producto (materia prima, producto terminado) en el momento adecuado

Composición e importancia de los stocks

El concepto stock es muy amplio y abarca productos muy variados, como los siguientes: Materias primas o mercaderías Fruta, verdura, etc. Productos semiterminados o intermedios. Frutas y ensaladas de 4ª gama Productos terminados: cualquier producto listo para comer Croquetas, platos precocinados ... Bienes de equipo y recambios Todo tipo de maquinaria y utensilios Envases o embalajes Etiquetas, film plástico, cartones, ... Residuos Aceites usados, etc. La importancia de la gestión de stocks está relacionada con los costes que supone y con el impacto directo que genera en los resultados de la compañía. Algunos de los factores característicos que ayudan a comprender la importancia de la gestión de stocks son:

• Evitar la escasez.

Página 3 de 15· Economía de escala (el coste de producir cada artículo disminuye a medida que aumenta su nº). · Razones comerciales: correcta gestión para cubrir la demanda de un producto.

Clasificación de los stocks

Los tipos de stocks se catalogan según la siguiente clasificación basada en la cantidad de productos disponibles en las zonas de almacenamiento.

• Stock máximo: es el límite de stock que establece la empresa.

. Stock operativo o de funcionamiento: es la cantidad de stock total que se mantiene para atender las necesidades de consumo. . Stock mínimo: es la cantidad de producto almacenado que permite hacer frente a una demanda normal hasta el momento de reaprovisionamiento. . Stock de seguridad: es la parte del stock total prevista para hacer frente a consumos superiores a los programados o a retrasos en el suministro de pedidos.

• Rotura de stocks: es la situación que se produce cuando no se reaprovisiona un artículo y sus existencias se agotan impidiendo satisfacer las necesidades de consumo. Para evitar esta situación se establece un "punto de pedido".

Tras llegar a un nivel de stocks que permita cubrir la demanda durante el plazo de entrega del proveedor, se debe emitir un pedido. Este nivel de stocks que obliga a solicitar un pedido se denomina "punto de pedido". Con este sistema no existe una periodicidad predeterminada para realizar los pedidos, ya que la frecuencia se establece automáticamente en función del ritmo de ventas. Cálculo del punto de pedido: Pp = Dm x Pe

• Punto de pedido = Demanda media x plazo de entrega del proveedor
• Demanda media = Demanda anual / nº de días de actividad

Página 4 de 15Cálculo del stock de seguridad: Ss = Dm x Pr

• Ss= Demanda media x días que se retrasa el suministro

En la actualidad, la gran mayoría de estos procesos se realizan mediante el uso de sistemas informatizados que simplifican y agilizan las operaciones.

Variables que intervienen en la gestión de stocks

Las variables que pueden afectar a las medidas tomadas por la empresa en la gestión de stocks son: a) Nivel de servicio ofertado al cliente: es la relación que existe entre los productos disponibles en el almacén y los que se espera encontrar en el momento de la compra (disponibilidad o no de artículos de la carta). El nivel de servicio se refiere a la satisfacción que proporciona la empresa a sus clientes. b) Previsión de ventas de cada período: permite decidir el nivel óptimo de mercancías que se deben almacenar. Para ello, se realiza un estudio sobre el comportamiento de cada producto y, para que las previsiones de ventas sean realistas, se deben tener en cuenta los siguientes factores: c) Costes de gestión y existencias: son los que se originan por tener stock almacenado y son de 4 tipos:

• Costes de adquisición: es el valor de la compra cuando la mercancía ha llegado al almacén de destino, es decir: importe de la factura + descuentos aplicados + gastos a cargo del comprador (transportes, envases, ... )
• Costes de almacenaje: se producen por mantener los artículos almacenados. Ej .:
  • Coste del capital invertido
  o Coste del riesgo que puede sufrir el producto (mermas, obsolescencia, roturas, robos, ... ) o Costes del local, instalaciones, maquinaria, ... o Costes de conservación del producto (refrigeración, congelación, ...

Página 5 de 15- Costes de aprovisionamiento: son gastos repetitivos originados cada vez que se realiza un pedido. Ej .: gastos de teléfono, fax, material de oficina ... - Costes por rotura de stock: se producen cuando no se puede satisfacer la demanda por carecer de existencias. La empresa pierde ventas y el cliente puede cambiar de proveedor. d) Plazo de entrega de proveedores: es el tiempo que transcurre desde que se emite el pedido hasta que llegan las mercancías y éstas están disponibles para la venta o su incorporación al proceso productivo.

INVENTARIOS

Concepto

Se puede definir inventario como "Un informe o relación detallada de los materiales, productos, mercancías, artículos, etc., que posee la empresa almacenados y clasificados según categorías". El objetivo del inventario es conocer la situación exacta de los materiales, comprobar si coinciden las unidades físicas y las contables, localizar materiales obsoletos o deteriorados, concretar las necesidades de espacio e instalaciones, etc. La empresa, desde el punto vista contable, tiene que hacer inventario al menos una vez al año y, en todo caso, coincidiendo con la fecha de cierre del ejercicio, pues el inventario sirve de base para confeccionar el balance final y la cuenta de pérdidas y ganancias, y para calcular el resultado del período.

Clasificación

El personal encargado de la gestión del almacén, generalmente, utiliza dos tipos de inventarios:

• Inventario permanente o inventario contable: es el que se hace para llevar un control constante de las entradas y salidas de cada uno de los artículos.
• Inventario periódico o inventario extracontable: consiste en hacer un recuento físico de las existencias, para conocer las cantidades de stock al final de un período y

Página 6 de 15valorar dichas existencias a precios de coste o de mercado. Según cuando se realice puede ser:

• Inventario final: consiste en hacer un recuento de las existencias al final del ejercicio económico.
• Inventario rotativo: consiste en realizar el recuento de manera continua así los artículos de algunas secciones se recuentan varias veces durante el año.

Procedimiento de realización y registro

El inventario físico se realiza in situ, mediante inspección ocular y recuento de los artículos almacenados, anotando el número de unidades, lotes, referencias, etc., que existen en el momento del recuento. Cuando se realiza un inventario físico se deben realizar previamente las siguientes operaciones:

• Establecer la época del inventario: para que el recuento coincida con el período de menor actividad, de esta forma se evitan complicaciones y se dispone de más personal para poder realizarlo.
• Informar al personal: sobre la finalidad del inventario y las normas que se deben seguir durante su elaboración.
• Preparar el almacén: para que el recuento se realice en el menor tiempo posible. La preparación consiste en ordenar los artículos, reuniendo los que están dispersos en distintos estantes o zonas de cámaras o almacenes.
• Programar las fechas de trabajos: para reducir al mínimo los inconvenientes y los posibles casos de error o duplicidad.

. Preparar los impresos o formularios necesarios: para anotar las cantidades inspeccionadas. El formato de estos documentos o soportes debe permitir:

• Detallar los productos, artículos o lotes inventariados por grupos o categorías, con la descripción de sus características físicas y de venta.
• Indicar la referencia o código del artículo, la expresión cuantitativa de cada mercancía, su descripción y la unidad de medida que se utiliza (kilos, litros, unidades, etc.).

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