Appunti su definizione di progetto e Project Management per universitari

Definizione di Progetto

Il termine 'progetto' deriva dal latino "proiectum", il quale significa spingere in avanti, lanciare. La parola progetto è presente anche in altre lingue come francese, inglese e il concetto progetto significa un piano o anche un'impresa pianificata per generare un artefatto; la parola corrispondente in italiano può essere l'opera.

Definizione di Progetto secondo PMBook

Per il PMBook (Project Management Body of Knowledge) un progetto è un'impresa temporanea per creare un prodotto o un risultato unico. Per temporanea, intendiamo qualcosa che ha un inizio e una fine ben definiti, non che è di breve durata; infatti, molti progetti sono intrapresi per creare un risultato duraturo. La fine del progetto è definita quando si raggiungono gli obiettivi prefissati o si è resi conto che il progetto non arriverà mai agli obiettivi stabiliti, o quando non c'è più la necessità che esso esista.

Vincoli di un Progetto

• Scopo: Ambito di applicazione, confini del progetto
• Pianificazione: il tempo per completare le attività del progetto
• Budget: i finanziamenti a disposizione per coprire tutte le spese del progetto
• Qualità: raggiungimento delle aspettative degli stakeholder. (Gli stakeholder sono le parti interessate)

Caratteristiche di un Progetto

1. Raggiungere un risultato unico (prodotto o servizio) per un cliente interno o esterno all'organizzazione;
2. Avere un tempo limitato che inizia con la necessità di avere questo prodotto e che termina con la sua realizzazione (o incapacità di raggiungere l'obiettivo prestabilito);
3. Comprendere una serie di attività correlate (passaggi e vincoli da rispettare) con il coinvolgimento di una o più organizzazioni e sistemi di controllo e pianificazione dei risultati.
4. Assegnare delle risorse umane, fisiche e informative per eseguire e monitorare le attività;
5. Richiedere una o più figure professionali per coordinare il lavoro e raggiungere il risultato finale.

Obiettivi del Progetto: SMART

• Specific (Specifico) che è ben definito, unico e comprensibile per chiunque abbia bisogno di avere una conoscenza di base del progetto.
• Measurable (Misurabile) per il quale sono disponibili metodi, strumenti e criteri per determinare in che misura lo stesso obiettivo è stato raggiunto.
• Achievable (Realizzabile) accettato e concordato tra le parti, coerente e compatibile con l'ambiente (non deve essere impossibile da realizzare, ma al contempo stimolante).
• Realistic (Realistico) alla luce della disponibilità di risorse, conoscenza e tempo.
• Time related (Tempo correlato) deve essere accompagnato da una definizione precisa dei tempi e delle durate di realizzazione.

Prospettive del Progetto

I due tipi di prospettiva (queste due prospettive devono essere collegate fra loro e non in conflitto)

• prospettiva di pianificazione: il progetto è visto come una serie di attività svolte in un tempo definito, con un determinato budget e determinate risorse;
• prospettiva dell'organizzazione: il progetto è visto come un insieme di risorse umane, che lavoro in modo organizzato per raggiungere un obiettivo comune.

Ciclo di Vita del Progetto

Il ciclo di vita di un progetto di divide in fasi:

1. start, dove avviene la definizione e autorizzazione per avviare il progetto;
2. pianificazione, ovvero pianificare le attività, gli obiettivi e le risorse necessarie per raggiungere il risultato;
3. esecuzione, andare ad eseguire con il coordinamento del personale il piano d'azione;
4. monitoraggio, ovvero controllo e analisi dei risultati da parte di esperti, per valutare eventuali modifiche al piano per il miglioramento;
5. chiusura, fine del progetto, una volta raggiunto l'obiettivo iniziale.

Nella fase iniziale i costi sono bassi e man mano con l'avviarsi del progetto aumentano fino al massimo nella fase intermedia, per poi riabbassarsi nuovamente; mentre per i rischi di non raggiungere l'obiettivo e l'influenza degli stakeholders è alta all'inizio e diminuisce man mano che il progetto predne piede.

Progetto e Vincoli

Ogni progetto ha dei vincoli in termini di tempo, costi e scopo e il cambiamento in ciascuna delle 3 variabili, genera una conseguenza in almeno 1 delle altre 2. I vincoli del progetto sono:

1. Cost management: gestire le risorse in tutte le fasi del progetto, apportando eventuali modifiche sempre tenendo conto dei limiti prefissati e disposizioni previste;
2. Time management: gestire il tempo in tutte le fasi del progetto, rispettando le durate e le scadenze di ogni attività;
3. Scope management: gestire lo scopo, gli obiettivi per il quale stiamo lavorando per raggiungere il risultato finale, considerando anche la qualità finale.

Tipologie di Progetto

• Su ordinazione: il cliente fa delle richieste specifiche per avere un prodotto con determinate caratteristiche. Generalmente richiede tempi di realizzazione e costi un po' più alti;
• Su catalogo: sviluppare un prodotto simile ad uno già in mercato, magari andando a differenziare qualcosa (soluzione più standardizzata);
• Cambiamento organizzativo: progetti mirati a riorganizzare ad esempio il modo di lavorare dell'impresa (processo di vendita on-line) o l'introduzione di un nuovo metodo di produzione;
• Di innovazione tecnologica e di ricerca: basato sullo studio di ricerca di nuove soluzioni, che andranno a migliorare la tecnologia e sostenere il progresso.

Project Management

La gestione del progetto, della pianificazione, del controllo dei costi, tempi e qualità e affidato alla figura del Project Management. Il suo obiettivo principale appunto è quello di garantire al cliente il completamento del progetto, nei termini stabili a monte a livello di tempi, costi e prestazioni tecniche e qualitative. Uno dei padri del project management è Archibald Russell.

Management of Projects, Program and Portofolio

Relazione tra Progetto, Programma e Portfolio

Relazione tra Progetto, programma e portfolio: il programma è un insieme di progetti, un portafoglio è un insieme di programmi e progetti.

Un programma è definito come un insieme di progetti correlati gestiti in modo coordinato per ottenere benefici e controllo non disponibili dalla loro gestione individuale. Un progetto può o non può essere parte di un programma, ma un programma avrà sempre dei progetti.La gestione del programma è definita come la gestione coordinata centralizzata di un programma per raggiungere gli obiettivi e i benefici strategici del programma. I progetti all'interno di un programma sono correlati attraverso il risultato comune o la capacità collettiva.

Un portfolio si riferisce ad una raccolta di progetti o programmi e altro lavoro, raggruppati per gestire in modo efficace il lavoro, per soddisfare gli obiettivi. I progetti o i programmi del portfolio potrebbero non essere necessariamente interdipendenti o direttamente correlati.

La gestione del portafoglio si concentra sull'assicurare che progetti e programmi siano rivisti per dare priorità all'allocazione delle risorse e che la gestione del portafoglio sia coerente e allineata alle strategie organizzative.

Project Management Office (PMO)

È un'entità che si occupa di varie responsabilità e coordinamento di diversi progetti contemporaneamente. Ha il compito di supportare i Project Manager, andando ad esempio a sviluppare nuove metodologie, pratiche migliori; svolgendo un ruolo di coaching e supervisore; coordinare la comunicazione tra i diversi progetti; la differenza tra il PMO e il PM è che il PMO gestisce i cambiamenti nei programmi dei diversi progetti per raggiungere l'obiettivo, mentre il PM si concentra solo sugli obiettivi del suo progetto.

Project's Stakeholders

Sono persone o organizzazioni (clienti, sponsor) che possono essere interni o esterni al progetto e influenzare positivamente o negativamente il progetto. Il responsabile deve cercare di gestire i soggetti interessati in base ai requisiti del progetto per avere un esito positivo.

Project Manager

È il responsabile che conduce il progetto dall'inizio fino alla conclusione della sua realizzazione. È colui che si occupa di gestire, pianificare, le risorse, il personale. È la persona incaricata a raggiungere gli obiettivi del progetto. Il PM lavora a stretto contatto con il portafoglio o con il program manager per decidere gli obiettivi e raggiungerli. Oltre alle competenze specifiche dell'area e alle competenze gestionali generali richieste per il progetto, una gestione efficace del progetto richiede che il PM possieda le seguenti caratteristiche:

1. Conoscenza: conoscere la gestione del progetto
2. Prestazioni: ciò che è in grado di fare
3. Personale: comportamento che assume mentre svolge il suo lavoro

L'efficacia personale comprende gli atteggiamenti, le caratteristiche fondamentali della personalità e la leadership, la capacità di guidare il team di progetto mentre si raggiungono gli obiettivi del progetto e si bilanciano i vincoli del progetto. Ruoli chiave del PM:

• Definire e controllare gli obiettivi del progetto;
• Definire e pianificare le attività da eseguire
• Stimare le risorse e il budget necessario
• Ottenere le risorse e creare il team
• Stabilire il livello di avanzamento del progetto (produzione, tempo, costi)
• Gestire le richieste di modifica
• Progettazione e attuazione di modifiche/correzioni
• Risolvere le controversie
• Motivare e gestire il team.

Project and Process Group

1. Gruppo di avvio del processo: definire un nuovo progetto o nuova fase ottenendo l'autorizzazione per iniziare il progetto. (firma Project Charter)
2. Gruppo di processo di pianificazione: stabilire gli obiettivi, risorse e tempistiche e linee d'azione per raggiungere gli obiettivi.
3. Esecuzione del gruppo di processo: eseguire le azioni del piano del progetto, per soddisfare le esigenze, attraverso il coordinamento tra persone e risorse.
4. Monitoraggio e controllo del gruppo di processo: serve per monitorare, tracciare e rivedere i piani di svolgimento del lavoro ed eventualmente attuare delle modifiche al piano per miglioramenti (questo processo viene eseguito anche durante le fasi precedenti).
5. Gruppo di processo di chiusura: finalizza le attività di tutti i gruppi per chiudere formalmente il progetto o la fase.

10 Knowledge Areas

1. Project Integration Management: ha il compito di identificare, definire, coordinare le attività di gestione del progetto, rispettando le aspettative degli stakeholders e i loro requisiti. Il Project Integration Management comporta: - Fare scelte sull'allocazione delle risorse; - Fare compromessi tra obiettivi e alternative concorrenti; - Gestire le interdipendenze tra le aree di conoscenza.
2. Scope Management: ha il compito di creare un piano di gestione dove verrà definito, sviluppato, monitorato e controllato il progetto.
3. Time Management: ha il compito di gestire in modo efficace ed efficiente il tempo necessarie per il progetto. La gestione efficace ed efficiente del tempo di progetto è una delle attività più critiche per un PM. È fondamentale non solo stimare la durata e le risorse necessarie per ogni attività di progetto, ma anche monitorare e controllare la loro esecuzione.
4. Cost Management: ha il compito di pianificare, gestire, stimare i costi necessari per raggiungere l'obiettivo finale del progetto, in modo da poter rientrare con le spese. L'accurata stima dei costi di progetto, la definizione del budget di progetto e l'efficace monitoraggio dei costi di progetto rappresentano un'attività fondamentale di project management per garantire la chiusura del progetto entro budget (e scadenze) predefinite. La capacità di applicare tecniche di stima dei costi e metodi di controllo dei costi consentono un monitoraggio in tempo reale del progetto, e conseguenti possibili azioni di adeguamento in tempo reale.
5. Quality Management: ha il compito di monitorare, stabilire se la qualità del prodotto e del lavoro sia conforme alle esigenze del progetto. Il Quality Management influisce sia sulla qualità della gestione del progetto, ma anche sulla qualità del prodotto del progetto. Definire, misurare e controllare gli obiettivi del progetto è fondamentale per fornire ciò che i clienti si aspettano di ricevere.
6. Human Resource Management: Le risorse umane sono un fattore critico per il successo del progetto. Il progetto deve pianificare, definire, acquisire e gestire la HR necessaria.
7. Communications Management: ha il compito di cooperare per raggiungere uno scopo comune, pianificare e gestire le comunicazioni e monitorarle
8. Risk Management: ha il compito di gestire, pianificare i rischi, andando ad identificarli ed analizzarli all'interno del progetto. Gli obiettivi sono i seguenti: - Aumentare la probabilità e l'impatto di eventi positivi; - Diminuire la probabilità e l'impatto di eventi negativi. Il rischio del progetto nasce