PRINCE2 7 Foundation: guida rapida alla gestione dei progetti di Peoplecert

Introduzione

PRINCE2 Foundation è destinato a project manager e aspiranti tali. È inoltre pertinente per altro personale chiave coinvolto nella progettazione, nello sviluppo e nella consegna dei progetti, tra cui: membri del comitato di progetto, team manager, garanzia del progetto, supporto al progetto e manager/personale della linea di esercizio.

L'esame PRINCE2 7 Foundation è volto a valutare se un candidato è in grado di ricordare e ha compreso il metodo di gestione del progetto di PRINCE2 (descritto nel syllabus). PRINCE2 7 Foundation è un prerequisito per l'esame PRINCE2 Practitioner, che valuta l'abilità di applicare la comprensione del metodo di gestione del progetto di PRINCE2 in un contesto.

Cosa imparerete

• Concetti chiave relativi ai progetti e PRINCE2
• Come i principi di PRINCE2 siano alla base del metodo PRINCE2
• Le Pratiche di PRINCE2 e la loro applicazione nei progetti
• I Processi di PRINCE2 e la loro esecuzione nel corso dei progetti

L'esame PRINCE2 Foundation è costituito da 60 domande a scelta multipla (MCQ) e richiede che il candidato ottenga il 60% (36 domande) di risposte corrette o più per superarlo.

La Guida rapida (QRG) è una versione sintetica dei contenuti da esaminare. Progettato come riferimento pratico per facilitare la preparazione dell'esame, si allinea alla struttura del programma: ogni sezione numerata del QRG corrisponde all'esito dell'esame numerato nel programma. Si noti che l'uso del QRG non garantisce il superamento dell'esame.1. Concetti chiave relativi ai progetti e PRINCE2

Concetti chiave relativi ai progetti e PRINCE2

Definizione e caratteristiche del progetto

Progetto: un'organizzazione temporanea creata allo scopo di consegnare uno o più prodotti del business secondo un business case prestabilito.

Caratteristiche di un progetto che contraddistinguono il lavoro in un progetto dalle attività operative ricorrenti:

Caratteristiche Descrizione Cambiamento i mezzi con cui si introduce il cambiamento. Temporaneità una volta implementato il cambiamento desiderato, si riprendono le attività operative ricorrenti (nella nuova forma) e la necessità del progetto viene meno. Interfunzionalità un progetto prevede la collaborazione (su base temporanea) di un team di persone con molteplici skill per introdurre un cambiamento che avrà un impatto su coloro che non appartengono al team. Unico ciascun progetto è unico. Sebbene un'organizzazione possa intraprendere progetti similari, stabilendo schemi familiari e sperimentati per le attività di progetto, ciascun progetto sarà in qualche modo diverso. Incertezza le caratteristiche appena elencate introdurranno minacce e opportunità maggiori rispetto a quelle generalmente incontrate nelle attività operative ricorrenti.

Contesto del progetto Pratiche Persone Processi Principi Figura 1.1 I cinque elementi integrati di PRINCE2

PRINCE2® 7 Foundation | Copyright® PeopleCert International Ltd. / 3I sette aspetti da gestire in relazione alla prestazione del progetto

1. Benefici: per chi lo facciamo? Il team di gestione del progetto deve avere una chiara comprensionedello scopo del progetto e di ciò che deve essere realizzato per giustificarne l'investimento.
2. Costi: molti fattori che possono influenzare il budget/costi disponibili o che possono portare a (potenziali) scostamenti in difetto o in eccesso rispetto ad essi. Il progetto deve essere economicamente accessibile.
3. Tempo: quando verrà avviato il progetto, quando verranno consegnati i prodotti chiave e quando terminerà il progetto?
4. Qualità: il rispetto delle scadenze e del budget ha scarsa rilevanza se il risultato del progetto non è specificato o non è soddisfacente. Ciò che viene consegnato dal progetto deve essere idoneo allo scopo.
5. Ambito: il grado di ammissibilità della sotto-consegna o sovra-consegna dei benefici (realizzati o stimati).
6. Sostenibilità: tutti i progetti hanno un impatto sul loro ambiente e i team di gestione del progetto devono conoscere i target di prestazione di sostenibilità per il lavoro del progetto e per i prodotti richiesti dal progetto.
7. Rischio: limiti ai rischi aggregati del piano.

I cinque elementi integrati di PRINCE2

1. I sette principi di PRINCE2: i sette principi sono obblighi guida e buone prassi che determinano se il progetto sia davvero gestito utilizzando PRINCE2. Se non vengono applicati i principi di PRINCE2, non si tratta di un progetto di PRINCE2:

• Assicurazione di una giustificazione continua del business
• Apprendimento dall'esperienza
• definire ruoli, responsabilità e relazioni
• Gestione per fasi
• Gestione per eccezione
• Focalizzazione sui prodotti Adattamento al progetto specifico

1. Persone: una comprensione dei bisogni, delle potenzialità e delle motivazioni delle persone coinvolte e delle relazioni tra loro è fondamentale per il modo in cui il progetto viene stabilito e gestito. Le persone sono al centro del metodo PRINCE2.
2. Pratiche di PRINCE2: queste sette pratiche descrivono gli aspetti essenziali della gestione del progetto che deve essere applicata in modo coerente e durante tutto il ciclo di vita del progetto.

PRINCE2® 7 Foundation | Copyright® PeopleCert International Ltd. 4/Progetto contesto Organizzazione Piani Pratiche Persone Processi Qualità Rischi Questioni Avanzamento Principi Adattati dalla Figura 1.1 I cinque elementi integrati di PRINCE2

1. Processi PRINCE2: questi sette processi in PRINCE2 forniscono l'insieme delle attività richieste per dirigere, gestire e consegnare un progetto con successo:

• avvio di un progetto
• direzione di un progetto
• inizio di un progetto
• controllo di fase
• gestione della consegna dei prodotti
• gestione dei limiti di fase
• chiusura di un progetto

1. Il contesto del progetto: PRINCE2 è stato progettato in modo da poter funzionare in qualsiasi contesto, inclusi contesto organizzativo e commerciale, con tutti i metodi di consegna, i requisiti di sostenibilità e le dimensioni del progetto. I principi, le pratiche e i processi vengono applicati dalle persone coinvolte per assicurare che il metodo sia adatto al contesto del progetto.

Pre-progetto Fase di inizio Fasi successive Fase finale Direzione Direzione di un progetto Avvio di un progetto Gestione dei limiti di fase Gestione dei limiti di fase Chiusura di un progetto Gestione Inizio di un progetto Controllo di fase Controllo di fase Consegna Gestione della consegna dei prodotti Gestione della consegna dei prodotti Nota

• L'avvio di un progetto viene utilizzato sia dal livello di direzione che da quello di gestione.
• Ci dovrebbero essere almeno due fasi, la prima delle quali è la fase di inizio.
• La gestione dei limiti di fase viene utilizzata per la prima volta alla fine della fase di inizio e ripetuta alla fine di ogni fase successiva, ad eccezione della fase finale. Viene anche utilizzata per preparare i piani per l'eccezione, che possono essere eseguiti in qualsiasi momento, anche nella fase finale.

Figura 12.1 I processi di PRINCE2

PRINCE2® 7 Foundation | Copyright® PeopleCert International Ltd. / 5 Business caseLe caratteristiche e i benefici di PRINCE2

Caratteristiche e benefici di PRINCE2

Poichè il metodo PRINCE2 è flessibile e si basa su principi comprovati, le organizzazioni che lo adottano come standard possono accrescere considerevolmente la propria potenzialità organizzativa e maturità in diversi aspetti della propria attività di business.

Oltre ad essere un metodo consolidato e una qualifica utilizzata in tutto il mondo, PRINCE2 offre i seguenti benefici:

• Comprovato: si basa su pratiche stabilite e comprovate e sulla governance per la gestione del progetto.
• Universale: si può applicare a qualsiasi progetto di qualsiasi entità e si può implementare facilmente insieme a modelli specialistici e di specifici settori.
• Flessibile: può essere adattato per soddisfare le esigenze specifiche delle organizzazioni coinvolte.
• Linguaggio e concetti comuni: è ampiamente riconosciuto e fornisce un vocabolario comune per tutti i fornitori.
• Focalizzazione sull'esito: assicura che i partecipanti al progetto si concentrino sulla vitalità del progetto in relazione agli obiettivi del business case.
• Maggiore maturità organizzativa: stimola ad apprendere dall'esperienza e a migliorarsi continuamente.
• Parte di un sistema integrato di metodi: progettato per funzionare con altre guide PeopleCert sulla gestione del programma, la gestione del portafoglio e la gestione del rischio.

Il contesto organizzativo

Il metodo PRINCE2 non presuppone alcun contesto organizzativo specifico. Potrebbero esserci utenti che specificano gli output desiderati (indicati come prodotti in PRINCE2), fornitori che forniranno le risorse e le competenze per consegnare i prodotti e decisori aziendali che assicureranno che l'investimento del progetto possa essere giustificato e rimanga giustificato durante il ciclo di vita del progetto.

Il progetto può far parte di una struttura di programma o portafoglio oppure può essere un reporting di progetto autonomo che riporta alla struttura di gestione della business unit.

Business Portafoglio Programma Programma Progetto A Progetto B Progetto C Progetto D Progetto E Figura 1.2 Vari contesti del progetto

PRINCE2® 7 Foundation | Copyright® PeopleCert International Ltd. 6 /2. Come i principi di PRINCE2 siano alla base del metodo PRINCE2

Come i principi di PRINCE2 siano alla base del metodo PRINCE2

Assicurazione di una giustificazione continua del business

Un progetto di PRINCE2 ha una giustificazione del business sufficiente a giustificare l'investimento per iniziare il progetto e l'investimento in corso fino al suo completamento ottimale. In caso contrario, dovrebbe essere interrotto.

Apprendimento dall'esperienza

Un team di progetto di PRINCE2 cerca, registra e implementa attivamente miglioramenti come risultato delle lezioni pertinenti apprese dai progetti precedenti e per tutta la durata del progetto. Li applica in progetti futuri e li condivide affinché altri possano applicarli.

Ruoli e responsabilità predefiniti

Un progetto di PRINCE2 ha responsabilità e ruoli definiti e concordati all'interno di una struttura dell'organizzazione che coinvolge gli interessi lato business, lato utenti e dei fornitori. Inoltre, un team di gestione del progetto di PRINCE2 inizia e costruisce relazioni con e tra le parti interessate interne ed esterne.

Gestione per fasi

Un progetto di PRINCE2 è pianificato, monitorato e controllato fase per fase.

Gestione per eccezione

Un progetto di PRINCE2 stabilisce i limiti dell'autorità delegata definendo le soglie di tolleranza per le prestazioni rispetto ai suoi piani.

Focalizzazione sui prodotti

Un progetto di PRINCE2 è focalizzato sulla definizione e sulla consegna dei prodotti, con particolare attenzione alle aspettative e ai requisiti di qualità dell'utente.

Adattamento al progetto

Un progetto PRINCE2 applica e adatta all'ambiente il metodo PRINCE2, relativamente all'entità, alla complessità, all'importanza del progetto, al metodo di consegna, alla potenzialità del team e al livello di rischio.