Archiviazione: cartacea e digitale, strumenti e metodologie

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Archiviazione Cartacea

Ogni organizzazione vive di informazione. L'informazione è trasmessa da documenti. Tipi di documento: Il documento in generale: la registrazione in qualsiasi formato di atti, fatti, stati, dati Il documento informatico: la registrazione in formato elettronico di atti, fatti, stati, dati 2/ 43 00:00 / 00:00 K < PREV NEXT

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Il documento informatico: la registrazione in formato elettronico di atti, fatti, stati, dati Il documento dal punto di vista giuridico: ogni rappresentazione in qualsiasi formato del contenuto di atti, fatti, stati, dati giuridicamente rilevanti Il documento amministrativo: ogni rappresentazione in qualsiasi formato del contenuto di atti, fatti, stati, dati di un'amministrazione o, comunque, utilizzata per fini amministrativi. 3 / 43 00:00 / 00:00 K < PREV NEXT

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Guida all'Archiviazione dei Documenti

L'Archivio è il complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente durante lo svolgimento della propria attività. L'Archivio, come complesso di documenti, si divide in tre parti: 1) Archivio corrente: per la parte relativa agli affari in corso 2) Archivio di deposito: per la parte di documentazione relativa agli affari esauriti 3) Archivio storico: per la parte di documentazione relativa agli affari esauriti destinata alla conservazione perenne. 4 / 43 00:00 / 00:00 K < PREV NEXT

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Tipologie di Documenti

Le tipologie dei documenti: · Documenti in arrivo · Documenti in partenza · Documenti scambiati tra uffici Archiviare non significa solo accumulare e conservare, ma anche, anzi soprattutto, ordinare, gestire, organizzare. 5 / 43 00:00 / 00:00 K < PREV NEXT

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Archiviazione Tradizionale vs. Digitale

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Il processo di digitalizzazione, tutt'ora in atto, sta facilitando il compito agli addetti ai lavori, rendendo l'archiviazione documentale più sostenibile dal punto di vista economico e ambientale e più sicura per la protezione dei dati. Firma digitale e marcatura temporale stanno consentendo, infatti, di conservare anche solo la copia digitale di pratiche e atti ufficiali, sia nel pubblico che nel privato. Ciò nonostante, negli uffici e ancora di più nelle case, siamo ancora lontani dalla sparizione totale della carta e dall'utilizzo esclusivo dei formati digitali.Marker Tools Presenter Info Resources OUTLINE NOTES Search Q

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Non tutti possono disporre agevolmente dei dispositivi di autenticazione delle copie informatiche e devono conservare comunque la versione cartacea con firma in originale. Insomma, l'esigenza di regole precise e di strumenti per l'archiviazione che ci aiutino a non affogare in mezzo a scartoffie e fogli svolazzanti, è ancora del tutto attuale. È necessario conoscere i principali sistemi e tecniche di archiviazione e imparare buone pratiche per risparmiare spazio, tempo e un po' di stress. Digitale e cartaceo al giorno d'oggi coesistono e sono a tal punto complementari che non si potrebbe immaginare l'uno senza l'altro.Marker Tools Presenter Info Resources

Come Organizzare un Archivio Documenti: Gli Strumenti

Il cuore di una corretta archiviazione dei documenti è costituito dagli strumenti giusti, anzi dal corretto utilizzo degli strumenti giusti. Vediamo quali sono i più utilizzati negli uffici:

• Buste in plastica trasparente: resistenti a macchie e strappi, non si piegano e non si rompono. Sono lo strumento più utilizzato per proteggere un documento e archiviarlo in appostiti raccoglitori o faldoni. OUTLINE NOTES Search Q

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Strumenti per l'Archiviazione

Cartelle e cartelline: con elastico, con anelli e in diversi materiali (plastica e cartoncino) oggi sempre più resistenti e flessibili. Le cartelle sono utilizzate per raccogliere singoli documenti di una stessa serie o tipologia.

• Cartelle sospese: sono cartelle morbide, utilizzate per catalogare documenti, e inserite direttamente in armadi e cassetti grazie ai supporti specifici che ne consentono la consultazione. Scadenzari: molto utili per gestire l'archivio dei documenti in casa. OUTLINE NOTES Search Q

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Raccoglitori e registratori ad anelli: tra gli accessori più usati per l'archiviazione dei documenti. Tra le caratteristiche essenziali: la copertina rigida o semi rigida, sono personalizzabili e sono dotati di anelli. Variano per i formati e le dimensioni a seconda del contesto di utilizzo (uffici, scuole, casa).

• Scatole per archivio: scatole di diverse dimensioni, bianche o colorate, aperte o chiuse, all'interno delle quali sistemare faldoni e raccoglitori. A loro volta le scatole potranno essere sistemate in armadi, scaffali e stanze dedicate. OUTLINE NOTES Search 10. --- 11. --- 12. - 13. --- 14. --- 15. --- ------- 16. --- 17. --- ----- 18. --- 10/ 43 00:00 / 00:00 K < PREV NEXT > 19. ---Marker Tools Presenter Info Resources

Faldoni: particolarmente utilizzati negli uffici della pubblica amministrazione, nei Tribunali e in generale negli enti pubblici, per archiviare grandi quantità di documenti cartacei (pratiche, atti ufficiali, Gazzetta Ufficiale, etc.). Il faldone è una cartella chiusa sui tre lati con due o più fettucce. La copertina è realizzata in cartone robusto, pressato e rivestito con carta sottoposta a trattamento di vetrificazione per resistere alla polvere.

• Etichette e separatori: accessori utili per l'organizzazione dei documenti stessi all'interno di cartelle e raccoglitori. OUTLINE NOTES Search a 10. --- 11. --- 12. - 13. --- 14. --- 15. --- 16. --- 17. --- 18. --- 11 / 43 00:00 / 00:00 K PREV NEXT > 19. ---Marker Tools Presenter Info Resources OUTLINE NOTES Search 10. --- -------- 11. --- 12. --- 13. --- 14. --- 15. --- 16. --- 17. --- ----- 18. --- 00:00 / 00:00 12/ 43 K < PREV NEXT > 19. ---

Sistemi di Archiviazione: Numerico e Alfabetico

In linea generale possiamo dire che i due principali sistemi di archiviazione dei documenti sono quello numerico e quello alfabetico. Come archiviare i documenti di un ufficio dipenderà, innanzitutto, dalla tipologia di documenti e dalle esigenze specifiche dell'ufficio.Marker Tools Presenter Info Resources OUTLINE NOTES Search 10. --- ------- 11. --- - 12. --- 13. --- 14. --- 15. --- 16. --- 17. --- ----- 18. --- 13/ 43 00:00 / 00:00 K < PREV NEXT > 19. ---

Ordine di Archiviazione Numerico

Rispetto a questo ordine di archiviazione, occorre solo prestare attenzione a:

• Inserimento di documenti in un secondo tempo che richiedano una numerazione composta del tipo: 15/bis, 15/a, 15/1, etc. Utilizzare sempre raccoglitori distinti per ogni serie di numeri di archiviazione.Marker Tools Presenter Info Resources

Ordine di Archiviazione Alfabetico

Più complesso e più suscettibile ad ambiguità e confusioni perché, di norma, basato su nomi propri, il sistema di archiviazione in ordine alfabetico utilizza l'alfabeto anglosassone (26 lettere) e richiede di stabilire alcune regole di archiviazione. A titolo di esempio, ecco gli errori più comuni: Non stabilire se l'ordine alfabetico riguarda il nome o il cognome della persona; Inserire una denominazione non corretta della società; OUTLINE NOTES Search 10. --- ------- 11. --- 12. --- 13. --- 14. -- - 15. --- 16. --- 17. --- ----- 18. --- 14/ 43 00:00 / 00:00 K < PREV NEXT > 19. ---Marker Tools Presenter Info Resources

Regole per l'Archiviazione Alfabetica

Utilizzare la denominazione estesa della ditta al posto della sigla o viceversa; Considerare l'articolo determinativo prima della denominazione. Di norma è consigliato non farlo per evitare confusioni visto il probabile elevato numero di denominazioni precedute da articoli. OUTLINE NOTES Search 10. --- 11. --- - 12. --- 13. --- 14. --- - 15. -- 16. --- 17. --- 18. --- 15/ 43 00:00 / 00:00 K < PREV NEXT 19. ---Marker Tools Presenter Info Resources

Best Practice dell'Archivio Documenti in Ufficio

Ecco alcune buone pratiche da adottare per l'archivio documenti di un ufficio, fermo restando che ciascun ufficio può avere esigenze specifiche legate al tipo di attività svolta.

• Lo spazio. L'archivio ottimale dovrebbe trovarsi un ambiente separato, ma molto vicino agli uffici operative. Dovrebbe essere luminoso e armadi e scaffali devono poter essere raggiunti con facilità. Evitate, per esempio, di creare una seconda fila di documenti sugli scaffali. OUTLINE NOTES Search 10. --- -- 11. --- 12. --- 13. --- 14. --- 15. --- 16. --- 17. --- 18. --- 16/ 43 00:00 / 00:00 K < PREV NEXT > 19. ---Marker Tools Presenter Info Resources

Pulizia dell'Archivio

La pulizia. Può sembrare superfluo dirlo, ma non lo è. Gli archivi sono ambienti non vissuti tanto quanto gli altri, mantenere l'ambiente pulito con prodotti specifici, soprattutto per evitare l'accumulo di polvere, è importante per la stessa conservazione dei materiali. e - OUTLINE NOTES Search 10. --- ------- 11. --- 12. --- 13. --- 14. --- 15. - 16. --- 17. --- ----- 18. --- 00:00 / 00:00 17/ 43 K PREV NEXT > 19. ---