Strategie di Project Management per Eventi di Successo con Mastergeneration

STRATEGIE DI PROJECT MANAGEMENT PER EVENTI DI SUCCESSO

MODULO 1: GESTIONE DEL BUDGET

MasterGenerationAndrea Diego Bernardini - L'evento e il mondo della comunicazione Parte 1

GESTIONE BUDGET

SOLITAMENTE ABBIAMO DUE SCENARI ORGANIZZATIVI DETTATI DAL BUDGET:

• Eventi a budget fissato
• Eventi a budget in evoluzione

La tipologia d'impostazione determina anche la struttura organizzativa e talvolta la tipologia di evento.

BUDGET PRE-FISSATO

• Eventi finanziati dalle istituzioni pubbliche
• Eventi aziendali
• Eventi ad incarico diretto di azienda o altra istituzione

BUDGET VARIABILE

• Eventi con finalità di lucro
• Grandi eventi con varie tipologie di ricavi

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GESTIONE BUDGET INDICAZIONI GENERALI

QUALCUNO DEVE DIRLO

Oggi, salvo eventi con forte prevendita ed altre eccezioni, per fare un evento strutturato serve avere disponibilità economica immediata ovvero «soldi in cassa».

PIANIFICAZIONE FINANZIARIA

È un aspetto importante nella vita lavorativa di un event manager. Stimare il budget è importante e a suo modo difficile, ma sottovalutare l'aspetto finanziario potrebbe mettere in fortissima crisi l'intero evento.

ANTICIPI/SALDI

Solitamente i fornitori e le location chiedono un anticipo sul totale dovuto. Questo anticipo sarà più alto e stringente in base a quanto vi conosce e si fida. I clienti, sopratutto le prime volte, fissano il saldo del dovuto mesi dopo. Nel mezzo gli introiti dai biglietti, se ci sono, che possono risolvere molti problemi.

FORNITORI

È importante verificare, nei limiti del possibile, anche la solidità finanziaria del fornitore. Un eventuale crack di quest'ultimo potrebbe mettervi in forte crisi.

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GESTIONE BUDGET PRE-FISSATI

INDICAZIONI GENERALI

In questi casi il budget deriva da uno o più finanziamenti, pubblici o privati, di cui l'importo è ampiamente stimabile in anticipo. Di solito sono eventi che non hanno finalità di lucro come primo obiettivo ma altri:

• Culturali
• Awareness
• Ritorno economico per la comunità
• Marketing e pubblicità

FINANZIAMENTI PUBBLICI

La ricerca di questo tipo di finanziamento ha diverse applicazioni e le istituzioni da cui reperirle altrettante, per quanto difficili. Possono essere: istituzioni locali/nazionali/internazionali, fondazioni, onlus ... Etecetc ... NB: la richiesta avviene solitamente un anno prima, e l'erogazione dei fondi può arrivare molto dopo l'evento.

FINANZIAMENTI PRIVATI

Scenario migliore ma altrettanto sfidante. Solitamente si mettono obiettivi importanti e stringenti, e l'attenzione all'esecuzione è massima.

EVENTI A PREVENDITA

Il budget per quanto pre-fissato, sarà chiaro solamente una volta conclusa la prevendita.

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GESTIONE BUDGET VARIABILE

SCENARIO

Qui le variabili sono molte, tra queste:

• Eventi che si sostengono esclusivamente dalla biglietteria
• Eventi con biglietteria a cui si aggiungono vendita di servizi/spazi e sponsorship
• Eventi ibridi, con biglietteria, servizi/sponsorship e finanziamenti pubblici

INDICAZIONI GENERALI

La pianificazione di costi e ricavi è fondamentale per valutare quale sarà il budget a disposizione e come raggiungere gli obiettivi. Più l'evento sarà importante e strutturato più sarà difficile prevedere l'andamento dei costi e dei ricavi. Solo l'esperienza da la possibilità di fare previsioni sempre più precise.

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GESTIONE BUDGET VARIABILE CONSIGLI UTILI

Ricavi

• Senza uno storico a disposizione, meglio sottostimare le vendite che il contrario
• Il meteo influisce sulla vendita
• " Le sponsorship possono essere trattative lunghe
• Ricavi da enti privati/pubblici hanno solitamente dei costi collegati

Costi

• Calcolate sempre una cifra per spese impreviste / last minute
• Fate analisi di ogni passaggio/luogo del festival
• Calcolate tutti i costi legislativi/autorizzativi e di sicurezza
• L'ottimismo non è amico della pianificazione costi

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STRATEGIE DI PROJECT MANAGEMENT PER EVENTI DI SUCCESSO

MODULO 2: STRUMENTI DI PIANIFICAZIONE

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STRUMENTI

EVENTI - società strutturate

Strumenti di pianificazione finanziaria e calcolo di budget gestiti da figure professionali specializzate, con strumenti di lavoro professionali dedicati.

• Non c'è solo il singolo evento a concorrere ma la gestione della società stessa e tutto ciò che ne deriva, dal personale, alla struttura, etcetc ...

In questi scenari il professionista (event manager) collabora con il reparto amministrativo/finanziario e la direzione alla definizione del budget per le voci che gli competono.

SINGOLO EVENTO - event manager

L'event manager si può affidare a fogli di calcolo pre-impostati (es. excel) al fine di tenere sotto controllo ricavi/costi e di conseguenza il budget.

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STRUMENTI EVENT MANAGEMENT - singola trattativa

PROPOSTA PER SPONSOR

DESCRIZIONE COSTO RICAVO MARGINE AFFITTO SPAZIO 16mq 0 3.200 € 100% PERSONALE - 3 persone x 2gg (5 ore al giorno) 600€ 900€ 33% SERVIZI - elettrico + connettività 1.000€ 1.400€ 29% ALLESTIMENTO SPAZIO 3.750€ 5.200€ 28% FEE SPONSORSHIP 0 3.500€ 100% TOTALE 5.350€ 14.700€ 62%

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STRUMENTI EVENT MANAGEMENT - singola trattativa

PROPOSTA PER SPONSOR

DESCRIZIONE COSTO RICAVO MARGINE AFFITTO SPAZIO 16mq 0 3.200 € 100% PERSONALE - 3 persone x 2gg (5 ore al giorno) 600€ 900€ 33% SERVIZI - elettrico + connettività 1.000€ 1.400€ 29% ALLESTIMENTO SPAZIO 3.750€ 5.200€ 28% FEE SPONSORSHIP 0 3.500€ 100% TOTALE 5.350€ 14.200€ 62%

INDICAZIONI

• Si tende a considerare il 20% di margine su un evento un risultato accettabile. Ma la singola trattativa di un partner non tiene presente i costi fissi che l'organizzazione deve sostenere per dar vita all'evento stesso.
• Il calcolo del margine si calcola: (ricavo - costo) / ricavo %
• Il ricavo esposto ad un cliente non può essere un semplice calcolo percentuale, ma deve tener conto dei prezzi di mercato e della sensibilità del cliente stesso.

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STRUMENTI EVENT MANAGEMENT - previsionale

PREVEDERE L'ANDAMENTO ECONOMICO E IL BUDGET

In un evento stratificato con trattative multiple, e di conseguenza voci di costo e ricavi variabili è importante prevedere, e verificare di volta in volta, l'andamento. Consigli per elaborare un foglio excel:

• Riassumere tutte le singole trattative in corsa.
• Per ogni riga aggiungere una percentuale di fattibilità, che da la previsione ponderata di costi/ricavi.
• Aggiungere voci di costi /ricavi fissi a fine schema.
• Ottenere un numero che sia il più possibile vicino alla realtà del momento.

Questo documento vi accompagnerà fino all'inizio dell'evento.

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STRUMENTI EVENT MANAGEMENT - P&L

DOCUMENTO RIASSUNTIVO

A fine evento solitamente si elabora un Profit and Loss di tutto l'evento. Questo documento sarà utile a stabilire l'effettivo utile raggiunto, contemporaneamente aiuterà il reparto amministrativo a gestire/inquadrare le fatture in arrivo. NB: questi documenti excel, nell'ambito di eventi con budget importanti,sono d'aiuto all'event manager ma non possono sostituire un gestionale amministrativo professionale. Consigli per elaborare il documento:

• Inserire una riga per ogni fornitore e tipologia di fornitura.
• Inserire una colonna per ogni trattativa con il ricavo a fine colonna.
• Incrociare costi fornitori su ogni colonna.
• In una colonna finale inserire i totali
• Estrapolare l'utile

Dai totali su ogni riga potremo estrapolare il totale fatture di ogni fornitore.

L'EVENTO E IL MONDO DELLA COMUNICAZIONE

ARRIVEDERCI A MERCOLEDÌ PROSSIMO

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