Procés Integral de L'activitat Comercial de Ioc.xtec.cat

Procés Integral de l'Activitat Comercial

Gestió i control de tresoreria

Les empreses planifiquen a llarg termini les inversions i el finançament. Per això han de confeccionar el pressupost de tresoreria, l'eina que per- metrà la gestió i la detecció de necessitats d'obtenció de fons a curt ter- mini.

Les empreses han de portar un control de la tresoreria de manera regular i precisa per mitjà dels llibres i registres comptables. Per comprovar que les xifres comptables registrades en els llibres existeixen o quadren amb les xifres reals que hi ha a la caixa, als bancs, etc., hi ha mecanismes de con- trol per evitar els errors o corregir les desviacions.

Llibres de registre

L'empresa ha de confeccionar els llibres de comptabilitat perquè és una exigencia legal, segons recullen els articles 25-33 del Codi de comerç, i perquè això garanteix el bon funcionament de la gestió financera.

Les empreses i els professionals estan obligats, segons el Codi de comerç i la legislació laboral i tributària, a portar uns llibres obligatoris:

• Llibre diari
• Llibre d'inventari i comptes anuals
• Llibre major
• Llibre d'actes
• Llibre de registre de socis
• Llibre de registre de contractes
• Llibre de registre d'accions nominatives
• Llibre de registre d'aportacions al capital
• Llibre de registre d'IVA

Aquests llibres s'han de legalitzar segellant-los en el Registre Mercantil. Per tenir la relació de tots els llibres obligatoris vegeu la taula 3.1:

Taula 3.1. Llibres obligatoris

Exigits per Llibre Codi de comerç · Llibre diari · Llibre d'inventari i comptes anuals · Llibres societaris: llibre d'actes (per a totes les societats), lli- bre d'actes del consell d'administració, llibre de registre d'accions nominatives en les societats anònimes i en les comanditàries per accions · Llibre de registre de contractes, en les societats unipersonals · Llibre de registre de socis, associats, col·laboradors i aporta-

Liei a impost sobre societats · Llibre de registre de compres · Llibre de registre de vendes · Llibre de registre de cobraments i pagaments · Llibre de registre de despeses Llei d'impost sobre el valor afegit · Llibre de registre de factures expedides · Llibre de registre de factures emeses · Llibre de registre de béns d'inversió · Llibre de registre de determinades operacions intracomuni- tàries Llei de l'impost sobre la renda de les perso- nes físiques Empresaris: · Llibre de registre de vendes i ingressos · Llibre de registre de compres i despeses · Llibre de registre de béns d'inversió Professionals: · Llibre de registre d'ingressos · Llibre de registre de despeses · Llibre de registre de béns d'inversió · Llibre de registre de provisió de fons i suplerts

Però les empreses també tenen llibres de carácter voluntari que contenen informació complementària dels anteriors que resulta de gran utilitat. Aquests llibres s'anomenen llibres auxiliars, i la seva funció és ampliar la informació per ajudar a desenvolupar els llibres comptables principals i per ajudar a gestionar i planificar les necessitats internes de l'empresa.

Els llibres voluntaris són:

• Llibre de registre de caixa
• Llibre de registre de bancs
• Llibre de registre d'efectes comercials a cobrar
• Llibre de registre d'efectes comercials a pagar
• Altres llibres auxiliars comptables

Aquests llibres voluntaris s'elaboren en funció de les necessitats de cada empresa i del sector en què es desenvolupa la seva activitat. Per a la gestió de tresoreria es fan imprescindibles.

Llibre de registre de caixa i arqueig

El llibre de registre de caixa serveix per registrar tots els cobraments i pagaments que fa l'empresa en efectiu cada dia.

L'estructura segueix l'esquema de taula 3.2:

Taula 3.2. Llibre de registre de caixa

Data Concepte Deure Haver Saldo dd/mm/aaaa Saldo inicial EUR Comentari de l'operació Entrades EUR (+) Sortides EUR (-) EUR

El llibre de registre de caixa té cinc columnes:

1. Data: data en què es fa l'ingrés o el pagament.
2. Concepte: motiu que origina l'ingrés o el pagament.

5. Saldo: càlcul del diner disponible en efectiu (EUR). Una anotació al deure suma, mentre que una anotació a l'haver resta al saldo anterior.

Vegeu el següent exemple per entendre millor el funcionament del llibre de registre de caixa:

Exemple de llibre de registre de caixa

L'empresa A ha realitzat, el dia 10 de maig, les següents operacions:

• El saldo de caixa en iniciar el dia és de 1.360 EUR.
• Paga la factura núm. 365 de l'empresa B per import de 580 EUR.
• Cobra la factura núm. 126 al client Z per import de 283 EUR.
• Paga a un taller la reparació d'un vehicle per import de 230 EUR (factura núm. 67).
• Fa una comanda de mercaderies lliurant a compte 540 EUR (rebut núm. 132).
• Cobra el lloguer d'un local de la seva propietat per import de 900 EUR (factura núm. 156).
• Paga un avançament a un treballador per import de 600 EUR.

Es demana registrar les operacions anteriors en el llibre de registre de caixa.

Agafarem el llibre auxiliar i anotarem en ordre totes les operacions tenint en compte que els cobraments s'anoten a la columna del deure i els pagaments a l'haver, segons taula 3.3:

Taula 3.3. Llibre de registre de caixa de l'empresa A

Data Concepte Deure Haver Saldo 10/05/20XX Saldo inicial 1.360,00 10/05/20xx Pagament fra. núm. 365 B 580,00 780,00 10/05/20XX Cobrament fra. núm. 126 Z 283,00 1.063,00 10/05/20xx Pagament fra. núm. 67 230,00 833,00 10/05/20xx Avançament rebut núm. 132 540,00 293,00 10/05/20xx Cobrament lloguer fra. num. 156 900,00 1.193,00 10/05/20XX Avançament treballador 600,00 593,00

Un cop anotats tots els moviments al llibre de registre de caixa s'efectua el recompte de caixa, que consisteix a inventariar els diners i a calcular el total. Després es fa l'arqueig de caixa, que consisteix a comprovar que el recompte coincideix amb el saldo final de la caixa. Aquestes operacions es porten a terme al final de cada jornada, de manera que qualsevol error es pugui localitzar i esmenar immediatament. Els errors solen ser per errades d'anotació, per equivocacions en cobrar o pagar o per la pèrdua d'algun justificant. Si no es pot esmenar cal fer una anotació al llibre que corregeixi la diferencia de saldos. Sempre ha de coincidir:

Saldo final = Saldoinicial + entrades - sortides

Una vegada anotades al llibre de caixa les correccions detectades en el procés d'arqueig, aquestes s'han de traslladar a la comptabilitat de l'empresa mitjançant el corresponent assentament comptable.

Exemple d'arqueig de caixa

L'empresa A ha realitzat, el dia 10 de maig, l'arqueig de caixa, i el resultat és de 580 EUR. Observa una diferencia de 13 EUR de les ano- tacions fetes al llibre de registre al recompte fet. Per resoldre la dife- rència detectada fa la corresponent anotació al llibre de caixa.

Aquesta correcció s'haurà de traslladar també a la comptabilitat de l'empresa mitjançant el corresponent assentament comptable (vegeu taula 3.4).

Taula 3.4. Llibre de registre de caixa de l'empresa A

Data Concepte Deure Haver Saldo 10/05/20XX Saldo inicial 1.360,00 10/05/20XX Pagament fra. núm. 365 B 580,00 780,00 10/05/20XX Cobrament fra. núm. 126 Z 283,00 1.063,00 10/05/20XX Pagament fra. núm. 67 230,00 833,00 10/05/20XX Avançament rebut num. 132 540,00 293,00 10/05/20XX Cobrament lloguer fra. núm. 156 900,00 1.193,00 10/05/20XX Avançament treballador 600,00 593,00 10/05/20xx Regularització arqueig 13,00 580,00

Les causes més habituals de desquadraments, és a dir, de quantitats no coincidents del recompte, arqueig de caixa i tancament de caixa, són:

• Equivocacions en el moment de fer els cobraments o els pagaments.
• Errors en anotar les quantitats en el llibre de caixa o en els justifi- cants de cobrament o pagament.
• Pèrdua d'algun justificant de cobrament o pagament, o bé que s'hagin omès.
• Errors en el registre comptable.

L'objectiu de l'arqueig ha de ser solucionar qualsevol desquadrament detectat.

S'han de diferenciar les tres fases de l'arqueig de caixa:

1. Recompte: el fa el responsable de caixa, normalment al final del dia o de la seva jornada laboral. També es pot fer l'endemà. Aquest treba- llador només fa un inventari físic dels diners de la caixa de l'empresa, però no en fa la comptabilització.

saldo uer mivie ue caixa. 3. Tancament: serveix per corregir les diferències detectades. Aquestes han de solucionar-se com abans millor fent les anotacions pertinents i l'ajust comptable.

Llibre de registre de bancs i acarament d'extractes bancaris

El llibre de registre de banc és el document que registra totes les operaci- ons efectuades amb una entitat financera.

L'estructura que segueix es mostra a taula 3.5:

Taula 3.5. Llibre de registre de bancs

Entitat bancaria: Domicili: Codi del compte: Data Concepte Deure Haver Saldo dd/mm/aaaa Saldo inicial EUR Comentari de l'operació Entrades EUR (+) Sortides EUR (-) EUR

El llibre de registre de bancs té cinc columnes:

1. Data: data en què es fa l'ingrés o el pagament.
2. Concepte: motiu que origina l'ingrés o el pagament.
3. Deure: registre de les entrades de diners en efectiu (EUR).
4. Haver: registre de les sortides de diners en efectiu (EUR).
5. Saldo: càlcul del diner disponible en efectiu (EUR). Una anotació al deure suma, mentre que una anotació a l'haver resta al saldo anterior.

Vegeu el següent exemple per entendre millor el funcionament del llibre de registre de bancs:

Exemple de llibre de registre de bancs

L'empresa A té obert al Banc de Comerç un compte corrent amb IBAN ES76 8784 2050 8757 5147 133. A través del compte corrent indicat, fa les operacions següents:

• El saldo del dia 1 de juny de 20xx és de 1.630 EUR.
• 2 de juny: transferencia a Blister, SA per import de 650 EUR, pel pagament de la seva factura BL352.
• 5 de juny: transferencia de Buga, SL per import de 783 EUR, fra. C38.
• 10 de juny: rebut del telèfon del mes de juny per import de 450 EUR.
• 15 de juny: ingrés d'un xec d'un client per import de 1.230 EUR.
• 23 de juny: pagament d'una lletra d'un proveïdor per import de 930 EUR.