Sistemi Informativi per il Management: analisi sistemica e progettazione organizzativa

L'organizzazione

ITAS UN A ALMA RMENSIS A.D. 962 UNIVERSITÀ DI PARMA - SISTEMI INFORMATIVI PER IL MANAGEMENT Analisi sistemica e Progettazione organizzativa Simone Fanelli simone.fanelli@unipr.itERSI RI PARMENSIS ALMA A.D. 962 L'organizzazione 2

Che cos'è un'organizzazione?

è uno strumento utilizzato dalle persone per coordinare le proprie azioni al fine di ottenere qualcosa che desiderano o apprezzano, vale a dire, per raggiungere i propri obiettivi. Un'organizzazione è una risposta a, e un mezzo di soddisfazione di, un bisogno umano.ERSI RI PARMENSIS ALM A.D. 962 L'organizzazione 3

• Quando nasce un'organizzazione? quando si scopre un nuovo bisogno e si decide di soddisfarlo
• Chi crea un'organizzazione? concetto di imprenditorialità: processo attraverso il quale le persone individuano opportunità che consentono loro di soddisfare bisogni, e quindi assemblano e utilizzano risorse a tale scopo.
• Perché nasce l'organizzazione? concetto di valore: vuol dire trasformare le risorse a propria disposizione per creare qualcosa, un bene o un servizio, che abbia un'utilità maggiore rispetto alle risorse grezze iniziali
• Come fa un'organizzazione a creare valore? attraverso un processo articolato in fasi che prevede la fase di input, di trasformazione e di output.ERSI RI PARMENSIS ALMA A.D. 962

Il processo di creazione di valore

4 · Input 1 · Trasformazione 2 AMBIENTE 3 · Output T · Outcome 4ERSI RI PARMENSIS ALMA A.D. 962

Il ruolo dell'organizzazione

5 Perché il processo di trasformazione e creazione di valore avviene sempre in un contesto organizzativo? Ci sono almeno 5 motivazioni:

1. Accrescere la specializzazione e la divisione del lavoro
2. Usare una tecnologia adatta alla manipolazione di grandi volumi
3. Gestire l'ambiente esterno
4. Economizzare sui costi di transazione
5. Esercitare potere e controlloRI ERSI PARMENSIS ALMA A.D. 962

Rilevanza della progettazione organizzativa

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1. Affrontare le contingenze (relazioni con l'ambiente locale e globale, sviluppo tecnologico);
2. Realizzare un vantaggio competitivo (che nasce da competenze distintive)
3. Gestire l' eterogeneità
4. Promuovere efficienza, rapidità e innovazioneERSI RI PARMENSIS ALMA A.D. 962

Misurare l'efficacia organizzativa

7 Risorse esterne (controllo) Acquisire, controllare competenze e risorse scarse e preziose Ridurre costi input Valore azione Acquisire risorse e persone di qualità Alleanze esterne Appoggio stakeholders Sistemi interni (innovazione) Innovativa e reattiva Ridurre tempi decisione Aumentare tasso innovazione prodotti Approccio tecnico (efficienza) Capacità convertire competenze in servizi prodotti Aumento qualità Ridurre i costi produzioneERSI RI PARMENSIS ALMA A.D. 962

Il concetto di sistema

8 Seiler propone (1967) un modello concettuale per rappresentare un sistema organizzativo che sarà ripreso in seguito da Rugiadini (1979) l'organizzazione è un sistema in cui un cambiamento in una qualsiasi parte produce cambiamenti in tutte le altre vincoli ambiente input comportamento output scelte feed backERSI RI PARMENSIS ALMA A.D. 962

Leggere l'organizzazione

Un modello di analisi

9 L'ANALISI SISTEMICA DELL'ORGANIZZAZIONE Per "leggere" un'organizzazione bisogna considerare: L'insieme delle parti: presenza di più componenti materiali e immateriali Le relazioni: interdipendenza e comunicazione tra le parti O Il fine: attivazione di relazioni organizzative finalizzate agli obiettivi del sistemaERSI RI PARMENSIS ALMA AD 962

Il sistema organizzativo

10 Concetti base del sistema organizzativo · L'idea di un meccanismo input-output: Il comportamento organizzativo può essere considerato un processo di trasformazione di determinati fattori di entrata (input) in certi risultati (output) · Il concetto di feed back: i risultati effettivamente prodotti diventano a loro volta input del sistema grazie al meccanismo del feedback · Il concetto di relazione funzionale: un sistema organizzativo consta di numerose variabili interrelate, ciascuna delle quali può essere con le altre in un rapporto di funzionalità o di disfunzionalitàERSI RI PARMENSIS ALMA A.D. 962

Il sistema organizzativo

11 Variabili ambientali Variabili interne (input) Istituzionali Tecniche vincoli Variabili Organiz- zative - opportunità Sociali Individuali Comportamento organizzativo Variabili risultanti (output) Efficacia organiz- zativa - Î Soddisfa- zione individuale Finalità IstituzionaliERSI RI PARMENSIS ALMA A.D. 962

Le variabili ambientali

Ambiente specifico

12 L'ambiente specifico è costituito da gruppi di stakeholder esterni che incidono direttamente sulla capacità di un'organizzazione di procurarsi le risorse: Clienti - Fornitori - Distributori - Concorrenti - Sindacati - Governo Le fonti di incertezza nell'ambiente organizzativo: - Complessità ambientale: consistenza, numero e interconnessione delle forze ambientali - Dinamismo ambientale: è funzione di quanto rapidamente le forze ambientali si modificano - Munificenza ambientale: è funzione della quantità di risorse disponibiliERSI RI PARMENSIS ALMA A.D. 962

Le variabili ambientali

Ambiente generale

13 Insieme di fenomeni esterni all'organizzazione che hanno su di essa un'influenza rilevante · situazione generale dei settori economici in cui l'impresa opera · situazione generale dei mercati · regolamentazioni pubbliche · fenomeni demografici, culturali, del territorio · mercato del lavoro · cultura diffusa in una società · progresso tecnologicoERSI RI PARMENSIS ALM A.D. 962

Le variabili interne

Tecniche

14 · modalità operative e applicative di cui si avvale il lavoro nello svolgimento dei processi produttivi · attrezzature, apparecchiature, strumenti impiegati che possono influenzare l'attività di lavoro · know-how e conoscenze applicate agli strumenti e ai processi · cambiamenti in queste variabili influenzano spesso gli assetti di fondo dell'organizzazioneERSI RI PARMENSIS ALMA A.D. 962

Le variabili interne

Istituzionali

15 · fanno riferimento all'assetto dell'istituto cui il sistema organizzativo appartiene · strutturano i poteri e le prerogative di organi e ruoli fondamentali · determinano le modalità con cui vengono prese le decisioni strategiche · assetto di governanceERSI RI PARMENSIS ALM A.D. 962

Le variabili interne

Individuali

16 caratteristiche delle persone che operano nel sistema organizzativo rilevanti per il funzionamento dell'organizzazione ESTERNE INTERNE · età · valori · sesso · atteggiamenti · istruzione · bisogni · esperienza · abilità · know-how · motivazioniERSI RI PARMENSIS ALMA A.D. 962

Le variabili interne

Sociali

17 · relazioni sociali di tipo non gerarchico che si stabiliscono nell'ambito dell'unità organizzativa di appartenenza, in altre unità, con persone esterne all'organizzazione (clienti, fornitori, ecc.) · si collocano tipicamente all'interno di gruppi e sono rilevanti per il comportamento organizzativo · le persone non operano come individui isolati sensibili soltanto alle loro motivazioni, ma sono influenzati dalle relazioni che si stabiliscono nel gruppoERSI RI PARMENSIS ALMA A.D. 962

Le variabili organizzative

18 Le variabili istituzionali, tecniche, individuali e sociali forniscono una "mappatura" della realtà organizzativa osservata. Esse sono le "forze" principali che alimentano il funzionamento del sistema Per poterle ricondurre al conseguimento degli scopi aziendali bisogna agire sulle Variabili organizzative ossia gli strumenti a disposizione del management per cambiare il comportamento organizzativo ed orientarlo al raggiungimento degli obiettivi aziendaliERSI ORI PARMENSIS AL A.D. 962

Le variabili organizzative

Sono classificabili in tre grandi categorie: 19 · Struttura organizzativa: criteri con cui viene effettuata la divisione del lavoro e il coordinamento delle attività · Sistemi o meccanismi operativi: insieme dei processi che esplicitano gli obiettivi di gestione e ne verificano il raggiungimento, garantiscono i flussi di informazioni, valutano/responsabilizzano i soggetti che operano nell'organizzazione · Stili di direzione: modalità attraverso cui si esercita il comandoERSI RI PARMENSIS ALMA A.D. 962

La struttura organizzativa

Modalità attraverso le quali sono distribuiti i compiti e le responsabilità e la forma con cui essi vengono coordinati al fine di rendere il contributo fornito dal lavoro di ciascuno armonico e orientato al conseguimento degli obiettivi prefissati. 20 ORGANIGRAMMA Staff LineaVERSI ORU PARMENSIS ALMA A.D. 962

Il ruolo organizzativo

21 Ruolo organizzativo: è l'insieme dei comportamenti connessi ai compiti operativi richiesti ad una persona dalla posizione che occupa in una organizzazione. La struttura organizzativa si basa su un sistema di ruoli interconnessi, e la relazione tra un ruolo e l'altro è definita dai comportamenti operativi.VERSI ORU PARMENSIS ALMA A.D. 962

La progettazione organizzativa

I 22 Chi sono i soggetti chiamati a gestire un percorso di progettazione organizzativa? Quali sono gli aspetti fondamentali sui cui effettuare delle scelte? - Divisione del lavoro - Coordinamento delle attività Quali sono i principali problemi legati alla progettazione?VERSI ORU PARMENSIS ALMA A.D. 962

Differenziazione orizzontale e verticale

I 23 PROBLEMA n.1 - La differenziazione La differenziazione è il processo mediante il quale un'organizzazione alloca persone e risorse ai diversi compiti e definisce le relazioni operative e di autorità che consentono di raggiungere i suoi obiettivi. Livelli di differenziazione: Bassa: organizzazione semplice, dove la divisione del lavoro è bassa, ossia tutti fanno un po' di tutto, quindi non c'è il problema di stabilire chi fa che cosa, per chi, e quando. Alta: con la crescita della complessità organizzativa, la differenziazione e la divisione del lavoro sono alte.VERSI ORU PARMENSIS ALMA A.D. 962

Differenziazione verticale

24 Ogni ruolo ha una funzione verticale e una dimensione orizzontale: - L'organigramma differenzia verticalmente i ruoli organizzativi in base all'autorità che si accompagna a ciascuno di essi (gerarchia): Autorità: è il potere di responsabilizzare le persone sulle loro azioni e di prendere decisioni su come investire e utilizzare le risorse dell'organizzazione Controllo: è la possibilità di coordinare e motivare le persone affinché lavorino nell'interesse dell'organizzazione - L'organigramma differenzia orizzontalmente in base alle principali responsabilità operative. Crea la divisione del lavoro che consente ai componenti di un'organizzazione di diventare più specializzati e produttivi (unità organizzative)