Sistemas de Informacion: ERP, Data Mining y Tablero de Control

SISTEMAS

Sistema. Es un conjunto de elementos que relacionados ordenadamente entre si contribuyen a determinado objetivo.

TEORIA GENERAL DE LOS SISTEMAS

• Los sistemas existen dentro de otros sistemas.
• Hay una sinergia entre los sistemas.
• Los sistemas son abiertos. Hay conectividad, no son cerrados.

Las funciones de un sistema dependen de su estructura.

Un sistema de información es un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar los procesos de toma de decisiones y de control en una organización.

• Partes que se relacionan entre si con el objetivo de captar, procesar, almacenar información y hacerla accesible para la toma de decisiones, la distribuye a las distintas áreas de interés para la toma de decisiones.
• No siempre es necesario implementar un sistema más complejo.

REQUISITOS DE LA INFORMACION DE CALIDAD

• Relación costo-beneficio.
  • El costo de un sistema que produce una información dada debe ser compensado por los beneficios provenientes de las decisiones tomadas con dicha información.
  • Compensación de la inversión (de $ y personas) en el resultado.
• Oportunidad.
  • La información debe estar disponible en el momento oportuno para la toma de decisiones.
  • Tiene que estar antes de la toma de decisiones, que no llegue después porque si no, no me sirve.
  • La información recibida con posterioridad a los hechos que se desea modificar carece de significatividad.
• Corrección.
  • Mantenerla siempre chequeada para que sea válida, exacta. O auditorias posteriores para validar la información.
  • La información generada debe ajustarse a las reglas de corrección previamente definidas y encontrarse libre de error.
  • La corrección no necesariamente implica exactitud.

SISTEMAS ERP

Enterprise Resource Planning (ERP). Es un tipo de software que las organizaciones utilizan para gestionar las actividades diarias, como contabilidad, aprovisionamiento, gestión de proyectos, gestión de riesgos, cumplimiento y las operaciones de la cadena de suministros.

• Requiere una elevada integración funcional

Y Disponibilidad de toda la información, para todo el mundo, todo el tiempo

Características de los Sistemas ERP

• INTEGRALES.
  • Abarca toda la empresa, en la medida que contrates los módulos.
  • Posibilitan el control de todos los procesos de la empresa.
  • Departamentos interrelacionados a través de varios programas integrados
  • Mejora la calidad y eficiencia
• MODULARES.
  • Las funciones se encuentran divididas en módulos.
  • Apoyan la toma de decisiones
• FLEXIBLES/ADAPTABLES.
  • Cada módulo del ERP permite ser parametrizado o customizado, de acuerdo con las necesidades del cliente.
  • Se adapta a la empresa (customización).
  • Las organizaciones tienen cambios permanentes.

IMPLEMENTACION DE UN SIST. ERP. Implica un profundo cambio en las rutinas de las personas que integran una organización. Debido a la magnitud de la inversión, el impacto proyectado en los resultados y consecuencias sobre las personas y la organización merece ser gestionado adecuadamente.

GESTION DE CAMBIO

La gestión del cambio organizacional es una forma estructurada del abordaje del proceso para conseguir que los cambios se implementen integralmente y para que se obtengan los beneficios buscados.

Requiere cumplir con objetivos en 6 niveles.

1. Patrocinadores
2. Compromiso
3. Involucramiento
4. Impacto
5. Comunicación
6. Preparación

ETAPAS DEL CAMBIO

1. Toma de conciencia
2. Interés
3. Prueba y evaluación
4. Adopción

ETAPAS DEL CAMBIO - ELIZABETH KUBER-ROSS

1. Estatus quo
2. Disrupción
3. Exploración
4. Compromiso

CURVA DE ADOPCION

De lo que los cambios generan en las personas. Curva de personas que hay en cualquier organización.

100 75 Masa crítica 50 25 0 Paladines 2% Hacedores 13% Leales 40% Escépticos Bloqueadores Masa crítica

• 2% Paladines se suman al cambio desde el inicio, está a favor. Por eso importa que las organizaciones conozcan a su gente.
  • Los primeros que tienen que estar a favor con el cambio de tecnología son los directivos. Tienen que saber dónde están antes de generar un cambio.
• 13% Hacedores se acomodan, no importa si les gusta o no, pero lo hacen.
• 40% Leales al cambio, a la organización.

Esa es la masa crítica que tengo que saber cuánto vale, que %, para ver si hago o no el cambio.

• Escépticos no se creen nada.

Bloqueadores, que con la actitud le ponen un límite. No usa las herramientas, no las analiza, no transmite.

REPOSITORIO DE DATOS - AMBIENTES DE TRABAJO

Problema: cantidad de datos que hay para almacenar y donde se guarda toda esa información. Hay muchas posibilidades de acceso, pero no todos pueden acceder a la info.

• TRANSACCIONAL.
  • OLTP (on-line transaction processing).
  • Es el ambiente donde tienen lugar las transacciones correspondientes a la operación de la empresa.
• ANALISIS DE INFORMACION
  • OLAP (on-line analytical processing).
  • Soporta el análisis de datos multidimensionales y permite a los usuarios ver los mismos datos utilizando múltiples dimensiones.

ALMACEN DE DATOS (DATA WAREHOUSING)

Es un repositorio específicamente creado para realizar consultas, satisfacer necesidades de análisis, de control y de toma de decisiones.

Características del Almacén de Datos

• Obtener distintas versiones sobre el mismo conjunto de datos. Realizar consultas complejas a través de herramientas diseñadas para los usuarios.
• Construir series de datos que dan cuenta de la historia de la empresa. Ej. Ventas.
• Descubrir patrones de conducta a partir del análisis del conjunto de datos.
• Ofrecer una respuesta rápida a los analistas
• Transformar el tiempo empleado en la elaboración de informes en tiempo aplicado al análisis de información.

PROCESO ETL (EXTRACT - TRANSFORM - LOAD)

1. EXTRACT. Extracción de datos de diferentes sistemas fuente.
2. TRANSFORM. Transformación en materia prima depurada para OLAP.
3. LOAD. Carga de los datos limpios en los repositorios de datos.

SISTEMAS EIS (EXECUTIVE INFORMATION SYSTEMS)

OBJETIVOS de los Sistemas EIS

• Monitoreo del ambiente externo
• Planificacion
• Infromacion
• Control de gestion.
• Decisiones de retroalimentacion

CARACTERISTICAS de los Sistemas EIS

• Informacion filtrada y clasificada
• Menor nivel de detalle
• Exposición amigable para el usuario
• Información de contexto
  • La información externa permite realizar comparaciones, análisis de participación en el mercado y benchmarking (comparación con los estándares del mercado o aquellos que emplea un competidor líder y exigente).
• Selección para la toma de decisiones

HERRAMIENTA DE SOPORTE PARA

• Tableros de control.
  • Foco en determinadas funciones
  • Control de variables clave
• Balanced Scorecard (o CMI)
  • Despliegue, implantación, comunicación y control de la estrategia organizacional
  • Bajar la información para que los gerentes la lean.
• Procesos internos de planificación
  • Opción para gestionar distintos planes de forma simultánea. Ventas, compras, RRHH.

DATA MINING

La minería de datos está orientada al descubrimiento de información. Proporciona conocimiento sobre datos corporativos que no se podrán obtener a través de las consultas tradicionales a las bases de datos de OLAP.

Mediante un conjunto de técnicas estadísticas, matemáticas y de reconocimiento de patrones permite transformar información en conocimiento, que redunda en mayores beneficios para la organización.

• Buscan información. Con datos estadísticos, lógicos, matemáticos generan relaciones y van al repositorio de datos de la organización.

OBJETIVOS de Data Mining

• Obtener conocimiento
• Proponer soluciones a medida
• Obtener ganancias
• Reducir costos de operación

FASES de Data Mining

1. Definir el problema.
   1. Identificar los objetivos del negocio y de la minería de datos
2. Identificar los datos necesarios.
   1. Recolectarlos y comprenderlos
3. Preparar y preprocesar.
   1. Seleccionar algoritmos
   2. Limpiar los datos según sea necesario
4. Modelar los datos
   1. Seleccionar algoritmos
   2. Construir modelos predictivos
5. Entrenar y probar
   1. Entrena el modelo con muestra
   2. Construir modelos predictivos
6. Conocimiento
   1. Verificar el modelo final
   2. Estudiar las conclusiones

CLASE 8 - TABLERO DE CONTROL (TC)

PROCESOS BASICOS DE LA EMPRESA

De las actividades operativas a las directivas. Analista Jr. > Analista Sr. > Supervisor > jefe de área > Gerente > director Divisional > director general. Cuanto más "arriba" estas, más control tenes. Hay que identificar los responsables de cada área que definamos en el tablero de control.

1. OPERAR. A partir de los recursos necesarios (MP, MOD, Capital, Información, etc.) se obtiene como resultado el producto ofrecido a los clientes, dando origen a la cadena de valor. Es lo funcional.

Provee dores Recursos Operar Producto Clientes I+D Compras Producción Marketing Ventas Distribución

1. ORGANIZAR. Actividades para desarrollar la estructura y las metodologías que dan sustento a la operación y a la dirección de la empresa. Son las acciones típicas.

Mercado laboral Personas Organizar Estructura Organiza ción Normar Asignar Capacitar Diseñar Remunerar Implementar Contratar

1. DIRIGIR. Actuar sobre la organización y su operación para alcanzar los resultados deseados en los 3 procesos.

Análisis situacional Dirigir Políticas y medios para alcanzar los objetivos Misión, Visión y Objetivos Decidir Diagnosticar Controlar Motivar Planear Alinear Movilizar

1. GOBERNAR. Todos trabajamos para los dueños de la organización, que son los accionistas.

Directivos Dirigir Mercado laboral Personas Organizar Estructura Organiza ción Provee dores Recursos Operar Producto Clientes Resultados de la empresa Accionistas

ESTRATEGIA - COMUNICARLA, GESTIONARLA Y CONTROLARLA

AMBIENTE DE CONTROL

Abarca actitudes y valores de ejecutivos y directores, y el grado en el cual se reconoce la importancia de los métodos, la transparencia y el cuidado en la creación y la ejecución de las políticas y los procedimientos de sus empresas.

LO QUE NO SE MIDE, NO SE CONTROLA Y ENTONCES NO SE PUEDE MEJORAR

• La medición es el primer paso para el control y la mejora.
• Si no se puede medir algo, no se lo puede entender.
• Si no se lo entiende, no se lo puede controlar.
• Si no se lo puede controlar, no se puede mejorar.
• EL RECURSO ESCASO. No es la información. Es la capacidad del proceso de atención a la información. La atención es el principal cuello de botella en la actividad organizacional, y llega a ser más estrecho cuando mas alto estamos en la organización. El objeto de estudio de la economía es la escasez, por eso hacemos el control.

TABLERO DE CONTROL

TABLERO DE CONTROL. Es un conjunto de indicadores clave cuyo seguimiento en tiempo real (periódico) permite contar con mayor conocimiento de la situación de la empresa, de un sector, o de un conjunto de actividades.

Los indicadores clave son los: datos, índices o ratios que brindan información sobre un área clave.

• Es una herramienta de diagnóstico para una situación y efectuar su monitoreo permanente.

Metodología para organizar la información, presentarla en forma clara y mejorar la toma de decisiones.