Novedades Operativas en las Encuestas Económicas del DANE

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Novedades Operativas

Encuestas Económicas

GOBIERNO DE COLOMBIA

Marzo de 2023

Generalidades del Proceso Operativo y Novedades

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Presentación

¡Le damos la bienvenida! En este material vamos a estudiar el proceso operativo y las diferentes novedades que se tienen en cuenta en las Encuestas Económicas, la definición de estas y la descripción de los procedimientos que debemos seguir para asignar correctamente cada una, teniendo en cuenta la unidad de observación (empresa o establecimiento) y la actividad económica investigada. Para realizar un adecuado recorrido por el contenido de este módulo, tomemos notas o apuntes de los elementos que consideremos más relevantes. También podemos utilizar otras estrategias que nos permitan registrar las dudas o inquietudes. ¡Comencemos!

Una Novedad es...

Definición de una Novedad

Es un evento que se presenta con cierta frecuencia durante la distribución y recolección de los formularios en las unidades estadísticas en estudio, el cual ha sido clasificado por el equipo técnico del DANE con el propósito de unificar criterios, actualizar marcos y directorios.

Proceso Operativo

Con ayuda del siguiente diagrama, podemos identificar que, antes de realizar cualquier actividad, existe un paso previo muy importante, en el cual generalmente se lleva a cabo un proceso de aprendizaje inicial, se crean usuarios para manejar el operativo, se asignan a dichos usuarios las fuentes a ser encuestadas y, finalmente, se alistan las notificaciones que serán enviadas. Es a partir de este proceso de notificaciones que se empieza a tener interacción con las fuentes, lo cual puede dar lugar a la aparición de distintas novedades.

• Aprendizaje
• Creación de usuarios.
• Asignación de fuentes.
• Notificación a fuentes nuevas
• Notificación fuentes y registro módulo operativo.

Novedad NO Recolección y validación Criticar y validar información SI · Validación posible novedad en campo. Elaborar registro de novedad Aprobación de la novedad Cierre operativo y elaboración de informes finales. · Consulta de registros.

Fuentes de Información

Al realizar el operativo de campo podemos encontrar varios casos que nos impiden el diligenciamiento del formulario. Como la finalidad es recuperar la información de la empresa objeto de estudio, debemos recurrir a diferentes fuentes de información que nos ayuden a ubicarla. Algunas de ellas son:

1. RUES (Cámara de Comercio).
2. Número telefónico de información 113.
3. Páginas web (buscadores como Google).
4. Contacto con vecinos y/o empresas contiguas.
5. Números telefónicos hallados en diferentes fuentes.
6. Nuevas direcciones halladas en diferentes fuentes Supersociedades, supersolidaria, supersalud, etc.

Validación de Posible Novedad y Consulta de Registros

Si durante la notificación se presenta alguno de los siguientes escenarios: · NO se puede confirmar por ninguna vía el recibido de la notificación. · NO es posible contactar en operativo de campo la empresa objeto de estudio. · La fuente es contactada, pero NO quiere recibir la notificación. Se deberán clasificar estas situaciones dentro de un operativo especial denominado Posible novedad y deberá validarse la información.

Consulta de Registros Administrativos y Medios Escritos

• Estado, razón social y actividad comercial. · Datos y estado RUES, último año de renovación o fecha de cancelación de la razón social de la empresa. · Páginas web de la empresa o de las Supersociedades.
• Consulta de formularios e informes anuales.

Operativo en Campo

Consulta a vecinos, por observación o directamente a la fuente, para indagar por la siguiente información:

• ¿Qué sucedió con la empresa?
• ¿ Qué sucedió con su actividad de servicios?
• ¿Hasta cuándo funcionó?
• ¿Se conoce su nueva ubicación?

Consultas a Fuentes

Consulta a la fuente para indagar por los siguientes aspectos:

• ¿ Qué sucedió con el personal que tenía ocupado en la actividad de servicios?
• Los activos de la actividad de servicios
• ¿ Hasta cuándo funcionó?
• Registro fotográfico de la ubicación

Estado de Actividad Económica

• ¿Fue suspendida temporalmente?
• ¿ Vendida, cedida (¿a quién?) o liquidada?
• ¿ Hasta cuándo funcionó?
• ¿Hasta cuándo operó desarrollando la actividad de servicios?

Registro de Novedad

En este punto del proceso, el encuestador o monitor realiza el registro de la novedad asignándole el código correspondiente. La visual y los tipos de datos que se solicitan para realizar el registro pueden variar según la operación estadística de referencia, no obstante los soportes y conceptos son los mismos.

Aprobación de la Novedad

En esta etapa, el Coordinador de campo o Asistente técnico revisa la consistencia del registro contrastando el código de la novedad operativa asignada frente a los soportes cargados, de ser correcto aprueba la novedad, de no serlo se devuelve el registro para que se complemente la información y/o los soportes correspondientes. Una vez el Coordinador de campo o Asistente técnico aprueba la novedad, el analista de DANE Central realiza nuevamente el proceso de validación para dar la aprobación definitiva.

Novedades de las Encuestas Económicas

Clasificación de las Novedades

Una forma de agrupar y clasificar las novedades es determinar el estado de la Actividad Económica de la fuente objeto de la encuesta de estudio. Entender en qué situación encontramos a la fuente durante el periodo de referencia de los datos nos será útil para identificar una posible novedad y, con ello, asignar el código de novedad correspondiente.

Novedad 1. Liquidada

Definición

Es el cese definitivo de la actividad económica por parte de una empresa que implica el cierre de su(s) establecimiento(s) legal o físicamente. La liquidación obligatoria tiene por objeto la realización o venta de los bienes de la empresa, para atender en forma ordenada el pago de las obligaciones a su cargo.

Operativo

Se debe establecer la diferencia entre el tratamiento jurídico y el procedimiento metodológico; en el primero, la liquidación o cancelación de la matricula comercial hace referencia a la cesación total de la actividad económica amparada por una razón social y en el segundo corresponde a la suspensión total y definitiva de la actividad económica objeto de estudio. Las fuentes de información son importantes para cada uno de los casos.

• RUES (Cámara de Comercio)
• · Número telefónico de información 113.
• · Páginas web (buscadores como google)
• · Contacto con vecinos y/o empresas contiguas
• · Números telefónicos hallados en diferentes fuentes
• · Supersociedades, supersolidaria, supersalud, etc.
• · Adjuntar soportes registro fotográfico y carta de la empresa año referencia

Diligenciar Informe de Novedad

Luego de realizar la visita de campo se procede a el diligenciamiento del informe de novedad en donde se debe tener en cuenta que el simple hecho de tener una certificación de liquidación de una sociedad o cancelación de la matricula mercantil emitida por el ente legal (cámara de comercio), no garantiza la suspensión definitiva de la actividad económica, por consiguiente, es indispensable verificar alguna de las siguientes situaciones: la desaparición física del establecimiento, cesación total de la actividad económica, liquidación de la empresa y venta o alquiler de los activos. Antes de proceder a asignar a la fuente su calidad de liquidada y asi ser retirada del directorio para próximos operativos, se debe indagar:

• Estado del (los) establecimiento(s) donde realizaba la actividad objeto de estudio: desocupados, cerrados, abiertos con actividad diferente al objeto de estudio etc.
• Tenencia o uso de los activos que eran utilizados por la empresa en la actividad objeto de estudio.
• Situación patronal del personal ocupado en el periodo de referencia. Tenga presente que los soportes que deben adjuntar al informe de novedad cumplan con las condiciones de coherencia y formalidad requeridos para correcta asignación de la novedad.

Novedad 2. Cambio de Sector

Definición

Se da cuando la empresa que viene rindiendo en la Encuesta Anual de Servicios EAS con una actividad económica específica, concentra su(s) actividad(es) y recursos para realizar actividades diferentes a la principal que pertenecen a otro sector de la economía (industria, comercio, agrícola, etc.).

Operativo

Se asigna novedad 2 cuando la empresa objeto de estudio en el periodo de referencia cambia su actividad principal por una que pertenezca a otro sector económico diferente al de servicios y la empresa objeto de estudio presenta multiactividad y el 60% de sus ingresos pertenecen a otro sector de la economía (comercio, industria, agrícola, etc); se procede a recolectar la información durante tres años consecutivos, permaneciendo en el directorio con novedad 99, para observar su comportamiento; si la empresa continúa presentando la misma tendencia en el cuarto año, se asignará la novedad 2.

Diligenciar Informe de Novedad

Al diligenciar el informe de novedad se debe Indagar y reportar la fecha, mes y año a partir del cual se realizó el cambio de actividad y la actividad económica a la cual realizo el cambio la empresa.

Novedad 3. Inactividad

Definición

La inactividad de una empresa se presenta cuando hay una carencia absoluta o temporal de actividad productiva, pero con posibilidad de reiniciarla; es distinto a su liquidación que sí es definitiva. Cuando una unidad con multiactividad deje de realizar alguna de sus actividades de forma temporal o definitiva, pero continúa realizando la actividad investigada, debe rendir información normalmente (es activa).

Operativo

Para asignar esta novedad se debe contar con los soportes entregados por la empresa, donde se puede establecer que efectivamente se encuentra inactiva económicamente, indagando si el (los) establecimientos donde desarrollaba la actividad económica en estudio siguen siendo de su propiedad, y están cerrados temporal o definitivamente, si fueron vendidos o cedidos y la empresa no se encuentra activa económicamente. Adjuntar carta de la empresa año referencia.

Diligenciar Informe de Novedad

Luego de realizar la visita de campo se procede a el diligenciamiento del informe de novedad en donde se debe tener en cuenta que para la asignación de la novedad se debe indicar lo investigado en campo acerca de:

• Nombre del informante
• Fecha a partir de la cual se encuentra inactiva
• Estado operativo de los establecimientos (o la empresa) donde desarrolla la actividad económica investigada
• Verificar que el período de inactividad fue el mismo de referencia de la encuesta (n). Tenga presente que los soportes que deben adjuntar al informe de novedad cumplan con las condiciones de coherencia y formalidad requeridos para correcta asignación de la novedad