Diseño de Proyectos: Gestión Estratégica y Planificación en la Universidad

MAGÍSTER EN EDUCACIÓN

LECTURA BASE

Asignatura: Diseño y evaluación de proyectos

DISEÑO DE PROYECTOS

Estimado alumno(a): El siguiente texto es una lectura esencial para las temáticas de estudio de su programa de Magíster. Además, se espera que usted logre comprender las diversas visiones respecto a los contenidos tratados en él, con el fin de abordar los desafíos que se presenten desde una perspectiva de conocimiento e intervención integradora.

DISEÑO Y ELABORACIÓN DE PROYECTOS

1. PRESENTACIÓN

La Formulación de Proyectos ha estado presente en la vida cotidiana y no siempre ha sido fácil su comprensión y análisis. Más aún, en el mundo de las organizaciones sociales, es un tema que se encuentra presente y con grandes dudas para los dirigentes. Por ello hemos deseado enfrentar este tema, compartiendo con Uds. algunas consideraciones sobre la temática de formulación de Proyectos.

Deseamos hacer una revisión sobre el tema de planificación, acción permanente y cotidiana, no por ello asumida en plenitud. A la vez conocer los términos utilizados en esta área para permitir un mayor y mejor entendimiento, acercándolos a la vida permanente. Normalmente ante una petición comienzan a surgir las dificultades. No siempre tenemos la capacidad de señalar claramente lo que deseamos. Ello en parte a no tener claro nuestro objetivo o bien porque la petición no es clara. Esto se expresa desde nuestra vida familiar en adelante.

A partir de ello, hemos estado trabajando el tema en distintas jornadas; creemos que no se resuelve por si solo, pero se logra abrir las puertas de la comunicación. Ese el deseo de nuestro trabajo. Hoy presentamos este taller, donde esperamos aportar al trabajo de capacitación que desarrollan los dirigentes sociales.

2. INTRODUCCIÓN

La planificación implica la realización de, a lo menos, tres grandes etapas:

Plan Los planes son formas de ordenamiento superior; tienen un carácter de totalidad y son generalmente formulados a largo plazo.

Programa Conjunto coordinado de proyectos orientados a realizar los objetivos del plan. Supone proyectos vinculados entre sí, debido a que en muchos casos un proyecto tiene como requisito la realización de otro. El programa es de mediano plazo.

Proyecto Es la unidad elemental del proceso de planificación y programación. El proyecto es de corto plazo.

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Un Proyecto está constituido por un conjunto de actividades complementarias que es necesario realizar para alcanzar uno o varios objetivos.

Proyecto es:

• Una ordenación de actividades y recursos que depende del medio donde surge y se desarrolla; es decir, del contexto económico, político y social que lo enmarca y requiere una metodología.
• Aterriza al plano de la operación lo planificado y programado en una organización.
• Es la traducción escrita de la acción o acciones que se desea realizar para enfrentar un "problema".
• El proyecto se refiere a un tiempo determinado, tiene un principio y fin.
• Todo proyecto es un plan de acción; con objetivos claros y compartidos.

La comunidad cuenta con una herramienta escrita valiosa para impulsar su propio desarrollo.

El plan de acción ordena el conjunto de tareas e iniciativas que servirán para enfrentar un problema (ordenar actividades, medios y recursos para lograr una meta u objetivo en un plazo determinado).

Una organización puede planificar una serie de proyectos a distintos niveles:

• Para mejorar su barrio.
• Para fortalecer la organización.
• Para crear nexos con otras organizaciones de la comunidad.
• Para colaborar en la gestion comunal.

3. DISEÑO Y ELABORACIÓN DE PROYECTOS.

Un proyecto se diseña sobre la base de un diagnóstico en el cual se detectan los "problemas" que aquejan a la comunidad.

El diagnóstico es el mismo que sirve de partida para la planificación y la elaboración de programas.

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Lo importante es que el proyecto apunte a solucionar un problema específico entre los muchos que puedan existir en una comunidad.

4. ETAPAS QUE CONTEMPLA EL DISEÑO Y ELABORACIÓN DE PROYECTOS.

4.1. Planteamiento del problema.

Se plantea un "problema", que siempre es una interrogante, una oración en forma de pregunta.

• ¿A cuántos afecta el problema?
• ¿Que consecuencias acarrea?
• ¿ Cuáles son las causas del problema?
• ¿Que soluciones se han intentado antes?
• ¿ Con qué recursos contamos para solucionarlo?

El diagnóstico requiere averiguar, recolectar y ordenar la información; existen para ello las siguientes técnicas, por ejemplo:

A) Asamblea En ella los miembros de la organización realizan este diagnóstico.

B) Entrevista Aplicable a dos o más personas, sobre la base de una serie de preguntas. Recoge información (datos, opiniones, críticas, nuevas ideas, planes, etc.) sobre temas específicos del diagnóstico.

C) Encuesta El cuestionario de preguntas es idéntico para todos, permite averiguar y cuantificar aspectos importantes de la realidad.

A quién encuestar: Consulta a TODOS o a una parte de la población involucrada. Preguntamos a muchas personas, en un tiempo breve, (preguntas cerradas y pocas abiertas; evitar los cuestionarios largos; hacer una propuesta o test; procesar los datos.

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4.2. Idea o Solución

Se formulan ideas que permitirian, en el corto plazo, solucionar el problema planteado.

4.3. Selección de Alternativas

Una idea puede tener varias alternativas para concretarse; por consiguiente se debe seleccionar aquella que ofrezca mayores ventajas comparativas de acuerdo a los recursos que se tienen o que potencialmente se puedan obtener.

La mejor alternativa de solución es siempre la que consigue mayores beneficios al menor costo posible en el menor tiempo posible.

4.4. Definición de los Objetivos del Proyecto

Se debe definir lo que se quiere obtener, el cambio que se desea producir, o sea, los objetivos a alcanzar. Conviene distinguir entre objetivo general y objetivos específicos.

El objetivo general expresa el logro deseado y posible de obtener frente al problema como un todo. Es el intento de responder las siguientes preguntas:

¿Qué queremos hacer? ¿Qué cambios deseamos lograr frente a la situación problema?

Una vez definido el objetivo General, estamos en condiciones de concretarlas en acciones parciales que lleven a conseguir la meta u objetivo general: son los objetivos específicos.

4.5. Plan de Actividades

Aquí se deben pensar y organizar las actividades.

Las actividades hay que diseñarlas para cada objetivo específico.

Pueden ser una o más. Para formular con precisión cada actividad, hay que preguntarse:

¿En qué consiste? (Acción).

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¿A quiénes y cuántos ayuda? (Destinatarios). ¿Dónde se hará? (Lugar) ¿Cuando se realizará? (Plazos) ¿Quiénes la harán? (Responsables) ¿Con qué se hará? (Recursos)

4.6. Ejecución del Plan

Ejecutar el plan es poner en práctica las actividades y sus derivados. La clave para el éxito de un proyecto está en asumir las siguientes premisas:

A) Constitución de un equipo eficiente de trabajo: Formar equipo afiatado, que conozca su forma de trabajar Que tenga buena comunicación Exista una clara delimitación de responsabilidades Tener mecanismos para la solución de conflictos

B) Revisión de tareas específicas Nombrar responsables de la actividad y tareas. Planificar actividades y tareas y supervisar tareas Comunicar resultados, problemas y mejoras de métodos

C) Capacitación, asesoría y seguimiento Evaluar habilidades, grados de dificultad, materiales requeridos Capacitar en las áreas en que se detecta falencias Asesorar en proyectos más difíciles Seguimiento de tareas que se realizan (ver dificultades, atrasos, costos, aciertos)

D) Cronograma Ordena, jerarquiza y controla actividades o tareas que se deben realizar para lograr un objetivo o meta.

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El Cronograma o carta Gantt ordena las actividades y fija el plazo para cumplirlas.

TIEMPO Semanas ACTIVIDAD 1ª. 2ª 3ª. 4ª. 5ª 6ª. 7ª. 8ª.

5. EVALUACIÓN

Revisar los resultados esperados de una acción o actividad, siguiendo criterios conocidos y conversados en la comunidad.

La evaluación más conocida responde a la pregunta ¿Se lograron los objetivos propuestos?, si, no o en parte.

Otros aspectos a revisar durante el proceso son por ejemplo:

¿Es la más conveniente? ¿Habrá una mejor alternativa?

Observar: ¿La información (RRHH y materiales) corresponde a la realidad? ¿Existe un nivel de participación esperado? ¿En qué etapas o actividades fue mejor? ¿En cuáles se logró menos?

Evaluación durante el proceso Seguimiento; permite conocer antecedentes útiles para reformular plan de acción; permite imaginar nuevas tareas para mejorarlo.

Evaluación al término del proceso. Ayuda a pensar hacia adelante, arroja lecciones (repetir acción o proyecto para enfrentar otros temas a resolver).

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6. PAUTA BASE PARA ELABORAR PROYECTOS.

TEMA PREGUNTAS RELEVANTES EXPLICACIÓN Identificación de la organización.

¿ Cuáles son los datos relevantes de la organización?

Se debe señalar: Nombre de la organización; Dirección, Comuna, Ciudad o Región, Teléfono; Director o Responsable; Breve descripción de la organización.

Nombre del proyecto.

¿ Qué actividad se realizará? ¿Dónde y cuándo? ¿ A quiénes va dirigido ?

Debe resumir el proyecto y especificar características. No importa si es extenso, al leerlo se debe comprender el proyecto.

Breve resumen del proyecto.

¿Cuál es el "problema" y sus causas ?.

Obstáculos a la mejora de la calidad de vida de la población. Problemas que debe resolver el proyecto. Número, sexo, edad, pertenencia a organización. Comuna, población, barrio.

¿A quiénes beneficiará? ¿A cuántos ?.

Institución o persona responsable, representante legal. Dirección. Fecha.

¿En qué lugar específico se realizará?

Describir posibles fuentes de financiamiento internas (de la organización). Municipio, Ministerios, ONGs, etc.

¿Quién se encargará del proyecto? ¿Quiénes financian? ¿ Cuando se solicita?

¿Cuánto dura el proyecto?

Describir plazos para cada actividad del proyecto.

Justificación

¿Qué problemas resolverá el proyecto?

Problemas concretos que se espera resolver.

Objetivos

¿Cuál es el objetivo general y los objetivos específicos?

Describir el logro deseado y posible de obtener.

Etapas contempladas

¿Qué etapas contempla el proyecto?

Describir las etapas que contempla la ejecución del proyecto.

Actividades

¿Qué acciones concretas se ejecutarán?

Describir cada una, señalando sus características, el tiempo y los recursos destinados a ellas.

Beneficios esperados

¿Qué se espera lograr?

Beneficios concretos o productos que se espera conseguir con el proyecto.

Presupuesto

¿Cuáles son los gastos del proyecto?

Detallar por separado los gastos e ingresos del proyecto en su totalidad.

Evaluación.

¿ Cómo se evaluará?

Describir mecanismos de evaluación del proyecto.

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