Auxiliar Comunidad Madrid Tema 15: Documentos administrativos, Kybos Formación

REFERENCIAS LEGISLATIVAS

• Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (BOE 2 octubre 2015)
• Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (BOE 29 junio 1985)
• Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid (BOCM 30 abril 1993)
• Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (BOE 10 diciembre 2013)

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: CONCEPTO, FUNCIONES, CLASIFICACIÓN Y CARACTERÍSTICAS

Concepto de Documentos Administrativos

La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.

Funciones de los Documentos Administrativos

Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos:

• Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.
• Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración. Dicha comunicación es tanto interna, entre las unidades que componen la organización administrativa, como externa, de la Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones.

Clasificación de Documentos Administrativos

• Acuerdos: De iniciación del procedimiento. de adopción de medidas provisionales, de acumulación de procedimientos, de práctica simultánea de trámites.
• Requerimiento de subsanación de defectos en la solicitud.
• Petición de mejora voluntaria de la solicitud.

Acuerdos en Procedimientos Administrativos

Acuerdos de Iniciación del Procedimiento

Es el documento por el que se inicia un procedimiento administrativo de oficio, por ejemplo: el acuerdo de iniciación de un procedimiento sancionador. Los procedimientos se inician de oficio en los siguientes casos: cuando por propia iniciativa el órgano competente lo considera oportuno, como consecuencia de orden superior, por petición razonada de otros órganos o por denuncia. El documento debe, además, ser notificado a los posibles interesados.

Acuerdos de Adopción de Medidas Provisionales

Estos acuerdos se adoptan en aquellos procedimientos administrativos en los que se quiere, existiendo elementos de juicio para ello, asegurar los efectos de la resolución que en su día se dicte y para ello el órgano administrativo competente acuerda las oportunas medidas provisionales que estarán vigentes durante el tiempo que dure el procedimiento.

Acuerdos de Acumulación de Procedimientos

La acumulación de procedimientos se da en aquellos supuestos en que tanto si estos se han iniciado de oficio como a solicitud del interesado se detecta que por tener elementos comunes, por ejemplo en el contenido del procedimiento, pueden acumularse o unirse para que su tramitación se lleve a cabo conjuntamente.

Acuerdos de Práctica Simultánea de Trámites

Es el documento a través del cual se notifica a las personas interesadas en un procedimiento que se van a llevar a cabo varios trámites del procedimiento en un mismo acto al tener entre ellos una naturaleza similar.

Requerimiento de Subsanación de Defectos en la Solicitud

Es el documento a través del cual se comunica al interesado en un procedimiento que la solicitud por el presentada no reúne todos los requisitos o no acompaña todos los documentos que se exigen en la normativa correspondiente, por lo que se notifica esta incidencia a efectos de que subsane tal deficiencia en un plazo determinado (de 10-15 días), ya que de lo contrario se considera que ha desistido y el procedimiento se archivaría, terminando su tramitación.

Petición de Mejora Voluntaria de la Solicitud

Este documento puede ser utilizado en aquellos procedimientos que se han iniciado a solicitud del interesado, y en el que el órgano competente aprecia que la solicitud recibida puede ser modificada o mejorada voluntariamente por el interesado por considerarlo conveniente para el desarrollo del procedimiento. Por ejemplo un procedimiento de concesión de una subvención, iniciado por un interesado que solicita unos importes menores a los que en la norma reguladora de ese procedimiento se le conceden, por lo que cabría modificar o mejorar esa solicitud.

Características de los Documentos Administrativos

Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documento pueda ser calificado como documento administrativo.

• Producen efectos: No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no están destinados a la producción de efecto alguno como son, por ejemplo, los resúmenes y los extractos. Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.
• Son emitidos por un órgano administrativo: El emisor de un documento administrativo, aquél que lo produce, es siempre uno de los órganos que integran la organización de una Administración Pública. Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.

Todas las personas gozarán de los derechos derivados del principio de igualdad de trato y de la prohibición de discriminación por razón de sexo. Las obligaciones establecidas en esta Ley serán de aplicación a toda persona, física o jurídica, que se encuentre o actúe en territorio español, cualquiera que fuese su nacionalidad, domicilio o residencia.

ESPECIAL REFERENCIA AL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, define el documento electrónico como información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado, y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. Según el artículo 26.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, se entiende por documentos públicos administrativos los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Las Administraciones Públicas emitirán los documentos administrativos por escrito, a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia. Además, de conformidad con el artículo 26.2 de la citada Ley 39/2015, de 1 de octubre, para ser considerados válidos, los documentos electrónicos administrativos deberán:

• Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
• Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico.
• Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
• Incorporar los metadatos mínimos exigidos.
• Incorporar las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la normativa aplicable.

Un documento administrativo electrónico es, por tanto, el objeto digital administrativo que contiene la información objeto (datos y firma) y los datos asociados a ésta (metadatos). Un documento electrónico reside, desde el mismo instante de su captura, en el sistema de gestión de documentos de una determinada organización, donde permanecen inalteradas las características de autenticidad, fiabilidad e integridad, que confieren al documento valor probatorio, en el marco de la política de gestión de documentos electrónicos correspondiente. Aunque pueden definirse diferentes dimensiones y componentes digitales, para la gestión, tratamiento y conservación de un documento electrónico, éste se considera de forma funcional o conceptual como una unidad. Entre estos componentes y dimensiones de alto nivel, destacarían los siguientes:

• El contenido, entendido como el conjunto de datos en que se sustancia la información de un documento electrónico.
• La firma electrónica, definida como un conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que:

  La definición de firma electrónica avanzada según el artículo 3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.

  • Permite detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados.
  • Está vinculada al firmante de manera única y a los datos a los que se refiere.
  • Ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.
• Los metadatos, elemento que proporciona contexto al contenido, estructura y firma de un documento, contribuyendo al valor probatorio y fiabilidad de este a lo largo del tiempo como evidencia electrónica de las actividades y procedimientos.

Un documento electrónico, en su forma más común y simple está compuesto por un solo fichero de información, un conjunto de metadatos